關(guān)于住房公積金檔案信息化的探索思考

李永愛

摘 要：文章在分析了傳統(tǒng)管理模式現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，結(jié)合國家檔案管理要求和住房公積金具體實(shí)踐，重點(diǎn)論述了住房公積金檔案信息化的推進(jìn)實(shí)施方向。

關(guān)鍵詞：住房公積金;檔案管理;信息化

中圖分類號： G276 ? ? ? ? ? ?文獻(xiàn)標(biāo)識碼： A ? ? ? ? ? ?文章編號： 1673-1069（2016）30-112-2

0 ?引言

在深入貫徹實(shí)施《住房公積金管理?xiàng)l例》過程中，各級各部門對住房公積金引起高度的重視，繳存范圍正在擴(kuò)大，繳存比例正在提高，使用效率正在加強(qiáng)，繳存人員流動(dòng)幅度逐漸加劇，住房公積金檔案管理的信息化程度，深刻影響著人們的日常生活，切實(shí)關(guān)系到人民群眾的切實(shí)利益。

1 ?對住房公積金檔案管理信息化的幾點(diǎn)認(rèn)識

檔案管理信息化是對現(xiàn)有以紙質(zhì)為主要載體的檔案，通過采取電子掃描等高科技技術(shù)手段，對現(xiàn)在庫藏的檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為影像，與電子檔案管理系統(tǒng)軟件連接建成健全的電子檔案數(shù)據(jù)庫，以供有關(guān)人員通過局域網(wǎng)、專網(wǎng)利用計(jì)算機(jī)對檔案實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化查閱、檢索、從而既有利于檔案的安全保管，又能提高檔案利用效率。根據(jù)國家檔案局、中央檔案室印發(fā)的《關(guān)于加強(qiáng)檔案信息資源開發(fā)利用工作的意見》（檔發(fā)〔2005〕1號）、《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》（國檔發(fā)〔2002〕8號）等文件要求，把“加快檔案信息化建設(shè)”“加快現(xiàn)有檔案的數(shù)字化進(jìn)程”列為機(jī)關(guān)政府、企事業(yè)單位信息化工作的主要任務(wù)。建立數(shù)字綜合檔案室、實(shí)現(xiàn)住房公積金檔案管理信息化勢在必行。

1.1 住房公積金檔案管理信息化是適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求

住房公積金檔案作為原生的信息資源，其重要性正日益凸顯出來。逐步掌握信息技術(shù)為住房公積金檔案工作服務(wù)，節(jié)約檔案利用的空間和時(shí)間，最完整的保障檔案信息的安全，最大化實(shí)現(xiàn)住房公積金檔案管理的最優(yōu)，是順應(yīng)改革潮流，適應(yīng)時(shí)代發(fā)展，為住房公積金檔案事業(yè)邁上一個(gè)新臺階的新舉措和新要求。

1.2 住房公積金檔案管理信息化是依法管理檔案的需要

依據(jù)《中華人民共和國檔案法》，各級檔案館（室）應(yīng)當(dāng)依法保管包括電子文件在內(nèi)的各種門類各種載體的檔案信息資源。住房公積金檔案作為與人們生活工作息息相關(guān)的一種信息資源，更應(yīng)當(dāng)依法建立數(shù)字檔案館（室），并以數(shù)字檔案館（室）為依托，使住房公積金信息資源真正成為應(yīng)長期保存的最終集結(jié)地。

1.3 住房公積金檔案管理信息化是加強(qiáng)檔案信息資源建設(shè)的需要

成立數(shù)字檔案室可將住房公積金辦理過程中形成的各類電子文件及時(shí)接收進(jìn)館，與庫房檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字整合，大大豐富館藏檔案資源，方便利用。建設(shè)住房公積金數(shù)字檔案館（室），規(guī)范住房公積金電子文件的收集、歸檔、管理和利用，正是眾多技術(shù)手段中最行之有效的措施。

1.4 住房公積金檔案管理信息化是共享檔案信息資源的需要

通過辦公平臺，逐漸實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與住房公積金檔案系統(tǒng)的無縫鏈接，對住房公積金管理過程中形成的對國家和社會(huì)具有保存和利用價(jià)值的電子文件、電子檔案等信息資源進(jìn)行整合，實(shí)行集中采集、歸檔，統(tǒng)一管理，統(tǒng)一提供利用，做到數(shù)據(jù)規(guī)范、安全保密、資源共享，使查閱者可以隨時(shí)通過軟件根據(jù)權(quán)限調(diào)閱、查詢住房公積金檔案資料，社會(huì)公眾也可通過互聯(lián)網(wǎng)訪問專用網(wǎng)站查閱部分公開非涉密的住房公積金檔案資料，實(shí)現(xiàn)住房公積金管理資料信息資源共享。

1.5 住房公積金檔案管理信息化是節(jié)約管理成本的需要

電子文件相對于紙質(zhì)文件，其保管條件、運(yùn)作成本要求較低。2015年，隨著住房公積金存量資金釋放年終目標(biāo)任務(wù)的完成，產(chǎn)生了成千上萬的繳存檔案、支取檔案、貸款檔案，以及日常工作中形成的文件檔案，人事檔案等等。

1.6 住房公積金檔案管理信息化是安全保密工作的需要

對住房公積金檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理比分散管理更有利于維護(hù)電子文件的安全性，有效地防止涉密電子信息的外泄。同時(shí)，保管的安全系數(shù)進(jìn)一步增強(qiáng)，可防止住房公積金有關(guān)資料、單據(jù)的遺失、損毀。

2 ?實(shí)現(xiàn)住房公積金檔案管理信息化的幾點(diǎn)思考

就目前住房公積金檔案管理而言，實(shí)現(xiàn)信息化首先要實(shí)現(xiàn)既有檔案的數(shù)字化。要按照規(guī)范要求分門別類，采用現(xiàn)代化信息處理手段，以統(tǒng)一規(guī)劃、分級建設(shè)、安全保密、突出特色為方針，以文檔一體化、歸檔文件雙軌制為原則，逐步對現(xiàn)有的住房公積金文件資料進(jìn)行全面電子化處理，建立健全檔案目錄數(shù)據(jù)庫、現(xiàn)行文件數(shù)據(jù)庫，通過數(shù)據(jù)接口和檔案館檔案管理系統(tǒng)掛接，用先進(jìn)的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)提供安全、高效的管理和利用，實(shí)現(xiàn)真正的住房公積金檔案資源共享。

2.1 住房公積金檔案管理信息化需要遵循的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范

在數(shù)字化過程中，首先要嚴(yán)格遵循《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》《電子文件歸檔與管理規(guī)范》《電子文件管理暫行辦法》《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》，以及國家檔案局《企業(yè)檔案工作規(guī)范》《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》等國家法規(guī)和行業(yè)規(guī)定，就呂梁市住房公積金管理中心而言，還要遵循《山西省檔案管理?xiàng)l例》和《住房公積金檔案管理規(guī)范》等有關(guān)管理辦法。

2.2 住房公積金檔案管理信息化需要遵循的基本原則

首先要確定檔案信息化的對象，即要對所有住房公積金檔案文獻(xiàn)進(jìn)行確認(rèn)，將屬于歸檔范圍而且屬于永久或長期保存的，在工作中社會(huì)利用價(jià)值高的檔案資料列入信息化加工的范圍。

2.3 住房公積金檔案管理信息化過程中需要注意的問題

①對于大量住房公積金檔案的作息化加工工作，如果由外包服務(wù)商進(jìn)行加工，必須要求其有合理的加工工序設(shè)置，必須有成熟的生產(chǎn)管理機(jī)制，必須有有效的監(jiān)督管理制度，還必須有嚴(yán)格培訓(xùn)、經(jīng)驗(yàn)豐富的生產(chǎn)、管理隊(duì)伍，還要有符合國家規(guī)定的保密資質(zhì)和措施。②在對住房公積金檔案信息化加工前，要嚴(yán)格做好檔案的有關(guān)交接手續(xù)，以檔案的原始?xì)w檔號（盒號）為檔案標(biāo)識，作為記錄、核對的依據(jù)，與外包服務(wù)商做好記錄臺賬，相互簽字認(rèn)可，同一批次接收的檔案，要同一批次歸還，對有破損的檔案，要有記錄和雙方的簽字認(rèn)可。③在對住房公積金檔案信息化加工的過程中，要按照《檔案著錄規(guī)則》的要求，規(guī)范住房公積金檔案中的目錄內(nèi)容。包括確定檔案目錄的著錄項(xiàng)、字段長度和內(nèi)容要求。如有錯(cuò)誤或不規(guī)范的案卷題名、文件名、責(zé)任者、起止頁號和頁數(shù)等，應(yīng)進(jìn)行修改。④在對住房公積金檔案掃描之前，根據(jù)檔案管理情況，盡量避免去除裝訂物，確實(shí)影響掃描工作需要拆除時(shí)應(yīng)注意保護(hù)檔案不受損害。破損嚴(yán)重、無法直接進(jìn)行掃描的檔案，必須先進(jìn)行專業(yè)技術(shù)修復(fù)，折皺不平影響掃描質(zhì)量的原件應(yīng)先進(jìn)行相應(yīng)處理（壓平或燙平等）后再進(jìn)行掃描。⑤在對住房公積金檔案掃描過程中，要進(jìn)行全過程監(jiān)控，認(rèn)真填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程交接登記表單，登記掃描的頁數(shù)，核對每份文件的實(shí)際掃描頁數(shù)與檔案整理時(shí)填寫的文件頁數(shù)是否一致，不一致時(shí)應(yīng)注明具體原因和處理方法。遇有漏掃、重張，圖像黑邊、偏斜、折角、不清晰等情況，及時(shí)進(jìn)行重掃或補(bǔ)掃。對掃描出現(xiàn)偏斜的圖像應(yīng)進(jìn)行糾偏處理，對圖像頁面中出現(xiàn)的影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)如黑點(diǎn)、黑線、黑框、黑邊等應(yīng)遵循不影響可懂度，展現(xiàn)檔案原貌的原則，進(jìn)行去污處理。⑥掃描工作完成后，拆除過裝訂物的檔案應(yīng)按檔案保管的規(guī)范要求重新裝訂。恢復(fù)裝訂時(shí)，應(yīng)注意保持檔案的排列順序不變，做到安全、準(zhǔn)確、無遺漏。保證裝訂牢固，案卷整齊，卷內(nèi)材料不松動(dòng)，脫落，保持與原案卷一致。⑦隨機(jī)抽取樣本，以質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，檢驗(yàn)產(chǎn)品質(zhì)量，對于質(zhì)量不合格的生產(chǎn)任務(wù)，返回至相應(yīng)工序，重新加工。質(zhì)量合格的任務(wù)則可以轉(zhuǎn)換格式，制成成品掛接到檔案管理軟件中。

3 ?住房公積金檔案管理信息化的經(jīng)濟(jì)效益分析

3.1 直接效益

通過對住房公積金檔案信息化加工過程，加強(qiáng)對珍貴、重要檔案的保護(hù)，可以極大地提高檔案利用的效率和水平，提高檔案管理的工作效率。同時(shí)，在互聯(lián)網(wǎng)和政務(wù)專網(wǎng)上進(jìn)行開放住房公積金檔案目錄的網(wǎng)上查詢，逐步實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上開放檔案信息原文的有償查詢，實(shí)現(xiàn)增值服務(wù)。

3.2 間接效益

對住房公積金檔案信息化加工，有利于將檔案信息資源轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力，是檔案電子政務(wù)的重要組成部分，在推動(dòng)檔案數(shù)字化的發(fā)展等方面有著積極的作用。一是實(shí)現(xiàn)7×24小時(shí)的實(shí)時(shí)在線，全系統(tǒng)任何角落的使用者都可以訪問自己所需的檔案資料，提高了查詢速度;二是實(shí)現(xiàn)住房公積金檔案信息資源的在線接收為各立檔單位節(jié)約了大量的人力、物力，節(jié)約了大量寶貴的時(shí)間，提高了工作效率;三是住房公積金檔案信息內(nèi)容更加全面完整，不僅包含檔案目錄信息，也完整包含了具體的信息內(nèi)容，利用者不需要再查閱紙質(zhì)檔案，大大延長了住房公積金檔案的保存期限，間接經(jīng)濟(jì)效益非常巨大。

總之，隨著住房公積金事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展，建立住房公積金綜合數(shù)字檔案館（室）、實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化是住房公積金檔案事業(yè)發(fā)展的必然產(chǎn)物，必將為住房公積金事業(yè)的健康、穩(wěn)定發(fā)展提供有力的保障和積極的服務(wù)。

參 考 文 獻(xiàn)

[1] 姜之茂.當(dāng)前檔案工作的走勢評析[J].上海檔案，2002，3.

[2] 張大偉.關(guān)于大雙軌制管理概念及其對策研究[J].檔案科技與現(xiàn)代化.