如何做好住房保障檔案管理工作

陳海燕

黨的十八大以來，習(xí)近平總書記高度重視民生工作。持續(xù)增進(jìn)民生福祉，是中國(guó)人共同的愿望和努力方向，其中住房保障工作就是事關(guān)社會(huì)和諧穩(wěn)定的民生工程之一。隨著社會(huì)保障制度的不斷健全，人民群眾對(duì)住房保障的要求也越來越高，并對(duì)如何更公平、公正、公開地享受住房保障優(yōu)惠政策的呼聲也越來越響亮。因此，在整個(gè)工作過程中形成的住房保障檔案的重要性也日益凸顯，它不僅是民生檔案信息資源的重要組成部分，也是充分體現(xiàn)保障房公平分配的重要原始資料。在新形勢(shì)下，如何進(jìn)一步做好住房保障檔案管理工作，對(duì)住房保障制度的順利實(shí)施和維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定起著舉足輕重的作用。

一、住房保障檔案的概念和歸檔范圍

（一）住房保障檔案的概念和基本分類

住房保障制度作為社會(huì)醫(yī)療、失業(yè)、養(yǎng)老等社會(huì)保障體系中的重要組成部分，對(duì)中低收入者的住房問題進(jìn)行基本保障，是促進(jìn)房地產(chǎn)市場(chǎng)健康、穩(wěn)定、可持續(xù)發(fā)展的重要內(nèi)容。住房保障檔案，是指在住房保障管理工作中形成的或者依法取得的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄?？煞譃樽》勘Ｕ蠈?duì)象檔案和住房保障房源檔案兩種類型。以余姚市為例，根據(jù)住房保障對(duì)象的不同，具體可分為公共租賃住房、經(jīng)濟(jì)適用房、限價(jià)商品房三種不同的住房保障類型。此外，紙質(zhì)檔案應(yīng)當(dāng)同步建立電子檔案，各類住房保障檔案之間應(yīng)當(dāng)彼此關(guān)聯(lián)，相互印證。

（二）住房保障檔案收集歸檔的具體范圍

1.住房保障對(duì)象檔案收集歸檔的范圍

根據(jù)住建部《住房保障檔案管理辦法》第九條規(guī)定，住房保障對(duì)象檔案指正在輪候和已獲得住房保障的住房困難家庭或者個(gè)人的檔案材料，收集歸檔范圍為：

（1）申請(qǐng)材料：包括申請(qǐng)書，申請(qǐng)人的基本情況、住房狀況和收入、財(cái)產(chǎn)狀況證明，誠(chéng)信申報(bào)記錄等相關(guān)資料；

（2）審核材料：包括審核表，審核部門對(duì)申請(qǐng)人的基本情況、住房狀況和收入、財(cái)產(chǎn)狀況等審核記錄；

（3）實(shí)施保障材料：包括輪候記錄、實(shí)施保障通知書、房屋租賃合同、房屋買賣合同、貨幣補(bǔ)貼協(xié)議等相關(guān)材料；

（4）動(dòng)態(tài)管理材料：包括對(duì)住房保障對(duì)象基本情況和住房、收入、財(cái)產(chǎn)狀況等定期或者不定期的審核材料，不良信用記錄及違規(guī)行為查處材料，變更或者終止保障等動(dòng)態(tài)變更材料。

2.住房保障房源檔案收集歸檔的范圍

根據(jù)住建部《住房保障檔案管理辦法》第十條規(guī)定，住房保障房源檔案指已分配使用的保障性住房的檔案材料，收集歸檔范圍為：

（1）申請(qǐng)材料：包括房屋來源和權(quán)屬證明材料，房屋地址、所屬項(xiàng)目或者小區(qū)名稱、保障性住房類別、房號(hào)、戶型、面積等情況記錄材料；

（2）使用管理情況材料：包括房屋承租人、租賃期限、租金標(biāo)準(zhǔn)、租金收繳，房屋購(gòu)置人、購(gòu)置價(jià)格、產(chǎn)權(quán)份額，租售轉(zhuǎn)換、上市交易，房屋入住、退出交接手續(xù)等情況記錄材料。

二、住房保障檔案管理中存在的主要問題

（一）重業(yè)務(wù)，輕檔案

在具體的住房保障工作過程中，各縣市區(qū)往往重視住房保障審核分配環(huán)節(jié)政策法規(guī)的貫徹實(shí)施，忽視后續(xù)的檔案管理工作。一些縣市區(qū)雖能根據(jù)上級(jí)的法律法規(guī)，及時(shí)跟進(jìn)出臺(tái)一系列住房保障政策，但在住建部于2013年1月1日正式實(shí)施《住房保障檔案管理辦法》以來，各縣市區(qū)出臺(tái)相關(guān)住房保障檔案管理細(xì)則的少之甚少，比起對(duì)業(yè)務(wù)的重視度而言，對(duì)檔案的關(guān)注度顯然是欠缺的?！蹲》勘Ｕ蠙n案管理辦法》只是針對(duì)普遍情況適用的管理辦法，由于各地的住房保障工作開展情況不一，需要及時(shí)跟進(jìn)相對(duì)應(yīng)的檔案管理配套政策，才能不斷建立和完善各地的住房保障體系。

（二）重紙質(zhì)，輕電子

在新形勢(shì)新條件下，人們對(duì)檔案管理的信息化要求日益提高。但目前，一些縣市區(qū)的住房保障主管部門未將住房保障審批納入政務(wù)網(wǎng)審批流程，仍以紙質(zhì)資料審核為主，因涉及的部門多、資料多、流程多，導(dǎo)致審批時(shí)間過長(zhǎng)，工作效率極其低下。有時(shí)一本紙質(zhì)檔案需數(shù)次流經(jīng)同一個(gè)工作人員之手，導(dǎo)致多次重復(fù)翻閱，降低工作效率，且在流轉(zhuǎn)到不同的審核部門時(shí)，經(jīng)常還會(huì)因?yàn)閭€(gè)別工作人員不慎，發(fā)生保障對(duì)象檔案資料流失或破損現(xiàn)象，最終導(dǎo)致申報(bào)家庭因補(bǔ)交資料而引發(fā)不滿情緒，不利于維護(hù)政府部門的公信力。

（三）人員散，專業(yè)弱

由于住房保障工作的專業(yè)性和動(dòng)態(tài)性，檔案材料的歸集形成在具體的工作部門，但歸檔又在不同的工作部門，加上保障家庭成員的人口、經(jīng)濟(jì)收入和住房登記等情況隨時(shí)可能發(fā)生變化，導(dǎo)致保障檔案資料會(huì)不斷發(fā)生變化。由于專職檔案員對(duì)于住房保障檔案材料的增減、更新不易把握，加之從事保障工作的業(yè)務(wù)人員因機(jī)構(gòu)編制緊等原因，臨聘編制的工作人員占多數(shù)，流動(dòng)性較大，給住房保障檔案的管理工作帶來一系列不穩(wěn)定因素。同時(shí)，對(duì)住房保障檔案管理人員缺少相應(yīng)的專業(yè)培訓(xùn)，容易因?qū)I(yè)基礎(chǔ)薄弱，導(dǎo)致收集歸檔的材料不全、更新不及時(shí)，影響日后的利用效率。

三、加強(qiáng)住房保障檔案管理的建議和措施

（一）健全制度，不斷完善管理體制

做好住房保障檔案管理工作，領(lǐng)導(dǎo)重視是關(guān)鍵。一是明思路，重發(fā)展。從提高認(rèn)識(shí)入手，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)干部的責(zé)任感。改變工作思路，將住房保障檔案管理工作納入年度重要工作日程，將其作為民生檔案工作的重要組成部分，作為政府提供公共服務(wù)的一項(xiàng)重要職責(zé)和維護(hù)群眾利益的重要工作來抓。二是加大資金投入，不斷提高保障工作的高效性。加大對(duì)檔案管理人員、現(xiàn)代化辦公設(shè)施設(shè)備的投入，逐步解決人員編制問題，減少工作流動(dòng)性，提高辦事效率。三是加強(qiáng)監(jiān)督管理力度，規(guī)范住房保障檔案管理工作。住房保障主管部門負(fù)責(zé)本市住房保障檔案的監(jiān)督和管理工作，定期對(duì)住房保障檔案管理工作依法行使監(jiān)督和指導(dǎo)職權(quán)，對(duì)違反檔案管理法律法規(guī)的行為及時(shí)進(jìn)行處罰，進(jìn)一步健全檔案的接收、收集、整理、保管、利用等各項(xiàng)規(guī)章制度，落實(shí)好管理細(xì)節(jié)。

（二）轉(zhuǎn)變思路，提高信息化管理水平

新形勢(shì)下的住房保障工作需要大量運(yùn)用先進(jìn)科學(xué)技術(shù)，從事該業(yè)務(wù)工作的人員不但要有過硬的專業(yè)知識(shí)水平，而且要與時(shí)俱進(jìn)，熟練掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，具備住房保障檔案現(xiàn)代化管理的能力和水平。因此，當(dāng)下建立住房保障管理信息系統(tǒng)是時(shí)代的需要，通過利用檔案特別是電子檔案可隨時(shí)掌握保障性住房申請(qǐng)審核材料的審批情況、住房保障對(duì)象的情況及實(shí)物購(gòu)房或?qū)嵨锱渥馇闆r、貨幣補(bǔ)貼發(fā)放等情況，運(yùn)用云計(jì)算等信息化手段對(duì)住房保障相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，在最短的時(shí)間內(nèi)完成各級(jí)各類報(bào)表的生成和管理，大大提高工作效能。同時(shí)，在住房保障檔案最初形成時(shí)就保證了紙質(zhì)檔案和電子檔案的雙套并存模式，特別是通過網(wǎng)上審批，一方面可以實(shí)現(xiàn)各部門信息數(shù)據(jù)互通共享，另一方面有利于縮短審批時(shí)間，同時(shí)避免紙質(zhì)檔案在流轉(zhuǎn)審批過程中丟失，加快實(shí)現(xiàn)住房保障的規(guī)范、高效和動(dòng)態(tài)管理。

（三）加強(qiáng)培訓(xùn)，提高檔案專業(yè)管理水平

由于住房保障檔案形成量大，專業(yè)性和政策性強(qiáng)。如果將檔案全部移交給本單位綜合檔案室，將大大增加專職檔案員的管理負(fù)擔(dān)，而且專職檔案員缺乏住房保障的相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)，不利于該項(xiàng)工作的順利推進(jìn)；如果存放在業(yè)務(wù)工作部門，雖然利用方便，但不利于檔案的安全保管。因此，建議建立住房保障專業(yè)檔案室，由該業(yè)務(wù)科室的人員專人管理住房保障檔案。同時(shí)，需進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。在不斷提高工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)和能力的同時(shí)，加強(qiáng)住房保障主管業(yè)務(wù)部門、審批部門相關(guān)工作人員住房保障檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高工作人員對(duì)做好住房保障檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)和檔案管理業(yè)務(wù)水平。

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陳品祿/責(zé)任編輯