《北京市機關檔案工作指南》解讀（一）

陳俐

2015年7月28日，北京市檔案局正式印發(fā)了《北京市機關檔案工作指南》（以下簡稱《指南》）。為了幫助各級機關檔案部門正確領會《指南》內(nèi)容，更有針對性地開展機關檔案工作，現(xiàn)對《指南》進行解讀。

出臺背景

1.國家對新時期機關檔案工作提出了一系列新要求

2014年2月，中共中央辦公廳、國務院辦公廳聯(lián)合印發(fā)了《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》，其中，針對機關檔案工作提出了一系列新要求、新任務，為全面提高機關檔案工作水平提供了重要依據(jù)。除此之外，國家檔案局還陸續(xù)發(fā)布文件，如8號令、9號令、《數(shù)字檔案室建設指南》《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》等，要落實好上述文件精神，進一步加強機關檔案資源體系建設、安全體系建設、利用體系建設，以及檔案信息化建設、檔案制度建設等，整合并制定符合機關檔案工作發(fā)展新需要的、系統(tǒng)的建設規(guī)范，顯得尤為迫切和重要。

2.北京市機關檔案工作面臨著許多新機遇新挑戰(zhàn)

第一，我國社會進入了信息時代，我市各級機關政務信息化正在向縱深推進，電子文件大量產(chǎn)生，無紙化辦公已經(jīng)成為強勁的發(fā)展趨勢，機關檔案工作的內(nèi)容面臨著重大變化；第二，機關、事業(yè)單位的機構(gòu)改革不斷深化，各類政務審批事項進一步整合，各級機構(gòu)檔案工作職責任務、文件材料歸檔范圍、檔案保管期限、檔案歸屬流向等亟需規(guī)范和統(tǒng)一；第三，隨著我市城市發(fā)展戰(zhàn)略定位的確定，“京津冀一體化”的加快實施，市行政副中心建設的迅速推進，市級重大活動不斷增多，機關檔案工作如何緊跟城市發(fā)展步伐，需要我們加大力量深入研究和探索；第四，隨著機關職能由社會管理向社會治理的轉(zhuǎn)變，精細化管理成為新的工作方向，由此產(chǎn)生和不斷完善的各類專業(yè)檔案建設急需相關政策的指導和支持；第五，機關檔案工作任務不斷增加與從事檔案工作人員不斷減少之間的矛盾日益突出，亟需根據(jù)具體實際對檔案整理外包、檔案數(shù)字化外包、檔案應用軟件開發(fā)外包、檔案寄存等提出政策性、規(guī)范性要求等。這些，都說明新時期我市機關檔案工作面臨著許多新機遇、新挑戰(zhàn)。

3.老條例規(guī)范的內(nèi)容部分與新形勢脫節(jié)

在《指南》印發(fā)之前，各級機關開展檔案工作的主要依據(jù)是中共中央辦公廳、國務院辦公廳1983年聯(lián)合制發(fā)的《機關檔案工作條例》，和國家檔案局1987年制發(fā)的《機關檔案工作業(yè)務建設規(guī)范》。兩個文件出臺的時間比較早，內(nèi)容趨于陳舊，與新形勢下的機關檔案工作出現(xiàn)脫節(jié)現(xiàn)象，已經(jīng)不能滿足當前各級機關開展檔案工作的需要。近年來，不論是國家檔案局還是我局，陸續(xù)出臺了一系列規(guī)范性文件，從不同的角度規(guī)范機關檔案工作，但是，內(nèi)容比較分散，各機關不太容易全面地把握。

4.檔案行政管理部門監(jiān)督指導需要抓手，各級檔案部門對下指導需要依據(jù)

由于清理行政規(guī)范性文件等原因，市檔案局停止了機關檔案工作升級達標活動。從近年來的檔案業(yè)務監(jiān)督指導實踐來看，無論是市檔案局，還是各區(qū)檔案局，都缺乏一種引導機關檔案工作向更高水平發(fā)展的抓手，也缺乏一個系統(tǒng)評判機關檔案管理水平高低的尺度；同時，各市屬機關對其所屬單位的檔案業(yè)務指導，也缺乏統(tǒng)一的依據(jù)。

以上情況，足以讓我們認真、冷靜地思考和研究，起草一部對機關檔案工作具有廣泛適用性、很強可操作性、較強前瞻性的《指南》。

簡要經(jīng)過

從2013年初開始，《指南》的研究工作全面展開，市檔案局成立了起草小組，吸收各方面人員參加；在歷經(jīng)廣泛調(diào)研、悉心起草、征求意見、匯總整理、專家函審、完善修改等階段后，至2015年3月形成了送審稿。

2015年3月，市檔案局局（館）長主持召開了局（館）長辦公擴大會議，專門研討《指南》，隨后，起草小組逐條消化吸收提出的修改意見，進一步完善了《指南》送審稿。7月，局（館）長辦公會審議通過了《指南》。

《指南》既繼承了我市幾十年來機關檔案工作的好傳統(tǒng)、好經(jīng)驗，如制度建設、基礎業(yè)務建設等，又有許多新的創(chuàng)新和發(fā)展，如數(shù)字檔案室建設、檔案信息化建設等。其以規(guī)范性文件形式出臺，一方面，將加大依法治檔的力度，使檔案行政管理部門監(jiān)督指導有章可循；另一方面，將極大推進機關檔案工作規(guī)范化進程，使各級機關開展檔案工作時有據(jù)可依，對于落實機關檔案工作的新精神、新任務，解決機關檔案工作存在的新問題、新難點，全面提高機關檔案工作水平具有重要意義。

主要內(nèi)容解讀

《指南》規(guī)定了機關檔案工作五大方面內(nèi)容。在對五大內(nèi)容進行解讀之前，我們首先要明確機關檔案和機關檔案工作的概念。

《指南》明確：機關檔案，是指各級黨政機關、群眾團體、事業(yè)單位（統(tǒng)稱“機關”）在組織領導、行政管理、行業(yè)建設、科學研究等活動中直接形成的、對國家和社會具有保存價值的、各種形式的歷史記錄。機關檔案是機關的重要信息資源，是黨和國家的寶貴財富。一個機關，根據(jù)其職能任務，會產(chǎn)生多種類別的檔案，這些檔案統(tǒng)稱為機關檔案。因此，“機關檔案”是一個集合的概念。機關檔案工作，是指各級機關依法履行檔案管理職責的活動，機關檔案工作是機關工作的重要組成部分，是機關提高工作效率和工作質(zhì)量的必要條件，是維護黨和國家歷史真實面貌的一項重要事業(yè)。機關檔案工作有其固有的規(guī)律性，分為多個環(huán)節(jié)，每個環(huán)節(jié)包含不同的內(nèi)容。以上表述，把機關檔案和機關檔案工作的內(nèi)涵、外延、地位、作用回答得比較清楚了。

一、機關檔案工作總則

1.機關檔案工作實行統(tǒng)一領導、統(tǒng)一管理的原則，維護機關檔案的完整、準確、系統(tǒng)與安全，便于本機關和社會各方面的利用。這條總則，來自于檔案法律法規(guī)，《檔案法》和北京市《實施檔案法辦法》都有專門條款表述，是對機關檔案工作最基本的要求。從各機關實際情況看，少數(shù)機關依然沒有達到，同一個機關形成的各類檔案，相關部門各管各的，主管部門放任自流，嚴格的說，這是違法的行為。

2.機關檔案工作應以建立健全檔案資源體系、檔案利用體系、檔案安全體系為目標，逐步完善檔案工作體制機制，運用現(xiàn)代信息技術(shù)與管理方法，對檔案進行科學管理和資源整合、開發(fā)，為提升機關效能和公共服務能力提供有效服務。這條總則，來自于國家檔案局和市檔案局“十二五”以來所提出的一系列總體要求。關于“公共服務能力”是機關作為政府部門的職責所在，政府對老百姓歸根結(jié)底是服務，各級機關檔案工作應為這種服務提供基礎性保障。

3.機關應把檔案信息化納入本機關信息化建設整體規(guī)劃，統(tǒng)一部署、同步實施，確保檔案部門實現(xiàn)對電子文件形成、積累和歸檔的全程監(jiān)督指導和電子檔案的管理工作。這條總則，來自于2014年2月中共中央辦公廳、國務院辦公廳聯(lián)合印發(fā)的《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》，它體現(xiàn)了信息時代各級機關政務信息化的必然要求。各級機關政務信息化的快速發(fā)展，電子文件大量產(chǎn)生，電子檔案規(guī)范化管理迫在眉睫，機關檔案部門不能被動應付，必須實現(xiàn)對電子文件形成、積累和歸檔的全過程的監(jiān)督和指導。

二、檔案工作組織

《指南》依據(jù)檔案法律法規(guī)，從組織系統(tǒng)建設、檔案工作分管領導職責、文件形成部門職責、檔案部門職責、檔案人員要求等方面進行梳理，作出了比較明確的規(guī)定和要求。

1.組織系統(tǒng)建設問題。任何一個機關，其檔案工作的組織系統(tǒng)沒有建立，或者不完善，檔案工作就無從談起，或者不可能得到發(fā)展。

第一，從檔案工作分管領導，到檔案部門負責人，從各文件形成部門檔案工作負責人，到所有專、兼職檔案員，以及重大活動臨時機構(gòu)檔案工作負責人等，檔案工作領導關系必須確立；并且，機關檔案工作要接受同級檔案行政管理部門和上級機關檔案部門的監(jiān)督指導和檢查；各機關檔案部門每年年底，應當向同級檔案行政管理部門報送全年檔案工作情況材料，下級機關應向上級機關報送全年檔案工作情況材料。這是規(guī)矩和習慣，各行各業(yè)都是如此，因為作為檔案行業(yè)主管機關，每年必須準確掌握所轄范圍內(nèi)檔案事業(yè)發(fā)展狀況，以利于研究部署新一年的工作任務。第二，檔案機構(gòu)（如檔案處、檔案科、檔案館、檔案室、檔案管理中心等）的設立，要與機關檔案工作職能、任務相匹配，其變化情況要向同級檔案行政管理部門備案。這條也是法定要求。第三，檔案人員配備，這里主要指專職檔案員，要求市級機關專職檔案員在崗工作宜不少于5年，區(qū)級及以下機關宜不少于3年；特別要求離崗時辦理好交接手續(xù)。對于工作年限的設定，充分考慮了檔案崗位需要與檔案人才培養(yǎng)的內(nèi)在規(guī)律性。第四，明確檔案工作體系，機關建立起工作體系，檔案工作關系才能順暢。第五，檔案工作經(jīng)費，首次提出經(jīng)費的類目，為各機關申報經(jīng)費預算提供依據(jù)。任何事業(yè)發(fā)展都需要經(jīng)費保障，檔案工作也不例外。

2.檔案工作分管領導職責問題。第一次明確分管領導的四項職責，其中，對各文件形成部門文件材料歸檔工作進行績效考核，并將結(jié)果列入年終評比內(nèi)容，這是一條創(chuàng)新性要求，落實也并不難，作用將會十分明顯。

3.文件形成部門職責問題。第一次明確文件形成部門的職責，也是四項，核心是各年度文件材料歸檔。我們要推行部門立卷（件），因為：第一，文件形成部門最清楚本部門一年之內(nèi)形成哪些文件；第二，文件形成部門最清楚本部門形成的文件之間關聯(lián)性，及其價值大小。因此，推行部門立卷（件），有利于提高檔案的完整性、系統(tǒng)性、準確性，提高檔案質(zhì)量。文件形成部門的職責確定，重點傾向于對部門領導的要求，如：檢查本部門專職或兼職檔案人員履職情況，與年終考核評比掛鉤。

4.檔案部門職責問題?！吨改稀匪Q“檔案部門”，是指機關檔案工作主管部門，如市民委辦公室、市臺辦秘書處等。我們依據(jù)檔案法律法規(guī)，賦予了檔案部門的職責為七項，最新的是“參與機關績效考核”，要在機關績效考核中宣示檔案工作的存在；著重強調(diào)的是“監(jiān)督指導”和“教育培訓”，有的機關檔案部門不認真履責，長期對本機關各文件形成部門檔案工作沒有監(jiān)督指導，長期對本機關所屬單位檔案工作沒有監(jiān)督指導，長期不開展檔案法規(guī)教育和檔案業(yè)務培訓；有的作為全市行業(yè)主管機關，長期不抓全市本行業(yè)的專業(yè)檔案建設，問題十分突出。因此，各級機關檔案部門需要強化履責意識，真正把職責任務擔當起來。

5.檔案人員要求問題。這里所稱“檔案人員”，是指所有專職或兼職的檔案人員，五項要求中兩項比較新，一是熟悉本機關基本業(yè)務知識，掌握本機關工作特點和規(guī)律，這是衡量檔案人員是否稱職的基本要求；二是掌握基本的現(xiàn)代信息管理技術(shù)，并能夠在檔案業(yè)務中熟練運用，這是檔案人員適應信息社會的基本要求。所稱“通過相關考核”，一般指的是參加檔案業(yè)務上崗培訓后，必須通過考試，取得上崗證書。

三、檔案工作制度建設

《指南》從工作規(guī)章、管理制度、業(yè)務規(guī)范等3部分，分別提出加強制度建設的要求，每部分都列舉了應當制定的檔案工作制度清單，及各項制度應包含的內(nèi)容，便于機關建立和完善制度。這是《指南》的一個創(chuàng)新性做法。

1.工作規(guī)章。第一，檔案工作規(guī)定，這是機關一項總體性的、綜合性的檔案工作制度，不少機關尚沒有制定。第二，檔案安全工作責任制度，要逐級簽訂安全責任書，不少機關也沒有建立起來。第三，文件材料歸檔責任，是指機關在起草的有關行政規(guī)章、業(yè)務標準、工作制度中，應當有文件材料歸檔的條款。第四，檔案管理應急預案，結(jié)合本機關檔案管理的具體實際，預想可能會發(fā)生的安全問題，有針對性地制定，如檔案庫房在地下的，很容易發(fā)生安全事故，必須制定有應急預案。

2.管理制度。《指南》列舉了7項制度，本文重點解讀以下3項：

第一，文件材料歸檔制度，重點是《文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》，第一次編制必須經(jīng)同級檔案行政管理部門審批后執(zhí)行。其后，機關內(nèi)設機構(gòu)調(diào)整的要及時修訂該表，并且要抓緊進行，以保證年度歸檔工作質(zhì)量。

第二，專業(yè)檔案管理辦法?，F(xiàn)在提出“專業(yè)檔案管理”問題有著重要的現(xiàn)實意義。2011年10、11月，國家檔案局印發(fā)了兩批100種《國家基本專業(yè)檔案目錄》，正式拉開了全國性的專業(yè)檔案全面建設的序幕。其后，國家檔案局在制發(fā)的規(guī)范性文件及領導講話中，頻繁使用“專業(yè)檔案”一詞，提出了一系列有關加強專業(yè)檔案建設的任務與要求。國家檔案局還在館（室）業(yè)務指導司專門設置了專業(yè)處，有計劃、按步驟地組織開展全國專業(yè)檔案建設。

究竟什么是“專業(yè)檔案”？根據(jù)國家行業(yè)標準《檔案工作基本術(shù)語》（DA/T 1-2000）描述：專業(yè)檔案是“反映專門領域活動的檔案”。這是一個循環(huán)定義，并沒有清楚描述專業(yè)檔案究竟是什么。而且，既然是“反映專門領域活動的”，那么，稱之為“專門檔案”不是更確切嗎？但“專業(yè)檔案”等于“專門檔案”嗎？國家檔案局發(fā)布的100種專業(yè)檔案目錄中，有：地質(zhì)檔案、城建檔案、測繪檔案、水利檔案等，都是典型的科技檔案；還有，納入目錄中的移民檔案等，其中既有基建項目檔案（屬科技檔案），又有會計檔案（屬專門檔案）。因此，專業(yè)檔案不等于專門檔案，它是一個比科技檔案、專門檔案更加寬泛的概念，幾乎涵蓋了所有科技檔案、專門檔案種類。這就顛覆了傳統(tǒng)的我們對檔案三大類別的分類認識。

為了厘清相關概念，避免因檔案理論的謬誤而影響檔案實踐，經(jīng)認真研究，我們認為：專業(yè)檔案，是指在專業(yè)領域的固定業(yè)務流程中形成的，文件材料有著固定格式的、在固定時間歸檔保存的歷史記錄。這條定義未必科學、準確，但大體說清了概念?；谏鲜隼斫?，《指南》只提出了專業(yè)檔案的工作方法與要求，沒有提出科技、專門檔案的管理問題，以避免概念上的重復和累贅。在專業(yè)檔案龐大的家族中，有兩類專業(yè)檔案比較特別：一是人事檔案，二是會計檔案。這兩類檔案，凡是有獨立人事權(quán)和財權(quán)的機構(gòu)都會形成，因此，我們可稱之為：通用型（或通有型）的專業(yè)檔案。

《指南》給出了專業(yè)檔案管理制度的基本內(nèi)容，要求市級行業(yè)主管機關應當制定全市性的專業(yè)檔案管理辦法，區(qū)級行業(yè)主管機關也可先行研究制定本區(qū)域?qū)I(yè)檔案管理辦法，并報送市級行業(yè)主管機關備查。

第三，隨著政務信息化的不斷發(fā)展，各級機關單位都要逐步開展數(shù)字檔案室建設，這是國家戰(zhàn)略。數(shù)字檔案室建成后，其配套的一系列管理制度也要建立起來，以確保數(shù)字檔案室順利運行。

其他制度，如：保管、保密、鑒定、銷毀、統(tǒng)計、利用等制度，各級機關也應當抓緊完善，本文不一一贅述。

3.業(yè)務規(guī)范。第一，各門類檔案的整理規(guī)范。市屬機關文書檔案整理規(guī)范不需要各機關制定，統(tǒng)一執(zhí)行市檔案局（館）的標準，但專業(yè)檔案整理規(guī)范需要行業(yè)主管部門統(tǒng)一制定。第二，各種特殊載體形態(tài)的檔案管理規(guī)范，各機關單位可以按照國家和市檔案局的有關標準、規(guī)定，結(jié)合本機關具體實際制定。第三，有關檔案信息化方面的標準、規(guī)范，要在市檔案局指導下制定。

關于檔案工作制度的修訂、審核和印發(fā)執(zhí)行問題，《指南》強調(diào)：市級機關的檔案工作規(guī)章、專業(yè)檔案管理辦法及業(yè)務規(guī)范，應經(jīng)市檔案行政管理部門審核批準后制發(fā)。涉及全市性的專業(yè)檔案管理辦法，應與市檔案行政管理部門聯(lián)合印發(fā)執(zhí)行。

四、檔案業(yè)務建設

《指南》所規(guī)定的檔案業(yè)務建設內(nèi)容，是機關檔案工作的主體業(yè)務?！吨改稀方Y(jié)合新階段新情況，從機關檔案工作業(yè)務流程的9個部分，分別提出辦法和要求。即文件材料形成、積累、整理與歸檔，檔案收集，檔案整理，檔案保管，檔案鑒定、銷毀，檔案統(tǒng)計，檔案利用，檔案移交，檔案購買服務等。本文重點強調(diào)以下4個部分內(nèi)容：

1.文件材料形成、積累、整理與歸檔。第一，文件材料形成與積累問題，要求文件形成部門在文件材料形成時，要使用耐久、可靠的記錄載體和記錄方式；機關領導人和承辦人要及時將辦理完畢的、具有保存價值的文件材料交本部門兼職檔案員保管（重大活動要隨時形成、隨時收集）；部門兼職檔案員平時要做好應歸檔文件材料的積累和分類，專柜保管；檔案部門要經(jīng)常監(jiān)督檢查各部門平時的歸檔工作。

第二，文件材料整理問題，整理原則依然是比較經(jīng)典的4句話；整理方法和要求一般按照本機關制定的整理規(guī)范進行，如果是需要移交進館的檔案，則要按照檔案館的進館檔案標準要求整理；專業(yè)文件材料的整理，按照行業(yè)主管機關制定的統(tǒng)一標準進行；照片、音視頻、電子等特殊載體材料的整理，按照國家標準和市檔案局相關要求進行。

第三，文件材料歸檔范圍問題，《指南》按照國家檔案局8號令，給出4條原則性要求，因為每個機關具體情況不同，歸檔范圍也不同，但強調(diào)歸檔范圍不得擅自擴大或縮小。專業(yè)文件材料的歸檔范圍基本上都由行業(yè)主管機關確定好了，沒有特殊情況也不能擅自擴大或縮小。

第四，文件材料歸檔時間問題，按照《條例》規(guī)定，文書檔案于第二年6月底前完成歸檔，即：各文件形成部門要將上年度形成的文件材料收集、整理完畢，并向檔案部門移交，這一過程稱之為“歸檔”。而專業(yè)文件材料的歸檔時間按照專業(yè)檔案的形成特點和規(guī)律確定。

第五，文件材料歸檔要求問題，5條要求比較具體，特別要注意：整理使用的材料要耐久，封皮、目錄和備考表填寫要規(guī)范。

2.檔案鑒定、銷毀工作。檔案鑒定，分為文件材料歸檔時的歸檔鑒定、定期檔案達到了保管期限的銷毀鑒定、進館檔案自形成之日起滿30年后的開放鑒定三種鑒定內(nèi)容。

第一，歸檔鑒定，重點是各類檔案保管期限表的編制問題，與文件材料歸檔范圍的編制同步進行；文書檔案分永久、30年、10年，專業(yè)檔案由行業(yè)主管機關統(tǒng)一確定。

第二，銷毀鑒定，鑒定、銷毀工作怎么做，《指南》寫得很清楚。當前的問題是很多機關不做這項工作，導致很多到期檔案占用庫房空間，浪費行政成本；有的雖然做了鑒定，卻不敢銷毀，領導不簽批，這是不敢擔當?shù)谋憩F(xiàn)。

第三，開放鑒定，隨著國家和我市對歷史研究的不斷深入，隨著老百姓法律意識、維權(quán)意識的不斷增強，要求檔案館依法向社會開放檔案的呼聲越來越高，檔案館開放鑒定工作的壓力也越來越大。但是，按照國家檔案局的要求，檔案館逐卷、逐件的開放鑒定任務量非常大，工作內(nèi)容豐富，考慮因素復雜，這就需要檔案形成機關給予大力協(xié)助，提出移交檔案是否開放的意見和建議。因此，檔案開放鑒定是需要機關配合的工作，希望涉及的各個機關都能夠給予積極支持。開放鑒定工作內(nèi)容包括：檔案內(nèi)容的開放鑒定、標密檔案的解密工作。

3.檔案移交工作。機關檔案有兩個出口，一是到期的定期檔案鑒定銷毀；二是屬于進館范圍的檔案向國家綜合檔案館移交。這兩個出口都需要保持通暢。本文所稱的檔案移交，是指后者。我市國家檔案館有兩類：一是國家綜合檔案館，如市、區(qū)兩級17個檔案館；二是國家專門檔案館，如市城建檔案館。

檔案移交要依法進行，凡是列入市檔案館檔案收集范圍的，在本機關保存20年后，必須向市檔案館移交，這是移交單位法定義務。凡是屬于市檔案館的移交檔案單位，各機關的永久文書檔案，以及其他永久保管的檔案在本機關保存滿20年后都要向市檔案館移交。要按計劃移交，不得拖延甚至拒絕，否則就是違法；各區(qū)級及以下機關單位的檔案，永久和保管期限為30年的，在本機關單位保存10年后，要向本區(qū)檔案館移交。移交檔案必須辦理相應的移交手續(xù)。

《指南》還規(guī)定：臨時機構(gòu)撤銷前，其檔案應向有關主管機關或同級國家綜合檔案館移交。所謂臨時機構(gòu)，是指為完成某項重大任務、重大工程建設，由市或區(qū)兩級政府組建的、人員從各相關單位抽調(diào)的工作部門，其形成的各類檔案，應當在市、區(qū)檔案行政管理部門的指導下，通過制定相關規(guī)定而確定其歸屬流向，最終的流向應當是同級國家綜合檔案館（屬于城市建設的檔案應當移交城建檔案館）。

4.檔案購買服務。關于機關檔案購買服務問題，這是近年來涌現(xiàn)的、發(fā)展迅速的新生事物，《指南》就此提出了相關要求：

第一，依規(guī)進行。首先，2013年11月黨的十八屆三中全會《關于全面深化改革若干重大問題的決定》明確：“推廣政府購買服務，凡屬事務性管理服務，原則上都要引入競爭機制，通過合同、委托等方式向社會購買?！?014年2月兩辦《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》明確：“規(guī)范并支持檔案中介機構(gòu)、專業(yè)機構(gòu)參與檔案事務；”2014年12月國家檔案局印發(fā)了《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》，2016年將出臺檔案行業(yè)標準《檔案社會保管服務機構(gòu)管理規(guī)范》等。所以，檔案購買服務是大勢所趨。

第二，購買服務內(nèi)容。目前為4項內(nèi)容，即：檔案整理、檔案數(shù)字化、檔案應用軟件開發(fā)、檔案寄存。今后有可能還會拓展。這4項購買服務的內(nèi)容所涉及的檔案，必須是非涉密的。

第三，及時報告。凡是購買非涉密的外包服務，必須在合同、協(xié)議簽訂后的一個月內(nèi)向同級檔案行政管理部門報告。

第四，泄密查處。如果因檔案購買服務發(fā)生了檔案信息泄密問題，檔案行政管理部門就要追究相關責任。為了確保檔案購買服務不發(fā)生問題，一是要預先審查企業(yè)背景，有外資背景的一律排除；二是要與企業(yè)簽訂《保密協(xié)議》，預先區(qū)分相關責任；三是要將員工向企業(yè)簽訂的《保密承諾書》提交備案，擰緊員工保密發(fā)條；四是加工場所要嚴肅紀律，配置監(jiān)控設備，從技術(shù)上進行失密泄密的防范。