淺析信息化時代人力資源和社會保障檔案管理

蘇斌

摘 要：本文借鑒國內(nèi)外關(guān)于信息化時代背景下，人力資源與社會保障檔案管理的理論與實踐研究，雖然業(yè)務檔案基本實現(xiàn)了計算機管理，在檔案接收提取、借閱借出、檔案查找等方面都有較為成熟的系統(tǒng)。但在電子檔案管理、多媒體介質(zhì)的存儲與應用、與業(yè)務系統(tǒng)的結(jié)合等方面已經(jīng)無法滿足社保檔案管理的需求。

關(guān)鍵詞：人事檔案；檔案管理；網(wǎng)絡技術(shù)；資源共享

1 引言

人事檔案管理信息系統(tǒng)是一個以人為主導，利用計算機硬件、軟件、網(wǎng)絡通信設備以及其他辦公設備，進行信息的收集、傳輸、加工、儲存、更新和維護，以企業(yè)戰(zhàn)略競優(yōu)、提高效益和效率為目的，支持企業(yè)高層決策、中層控制、基層運作的集成化的人機系統(tǒng)。因此人力資源與社會保障電子檔案管理信息系統(tǒng)，即應用于人力資源與社會保障行業(yè)檔案管理業(yè)務的信息系統(tǒng)，是通過業(yè)務人員主導，利用硬件環(huán)境，系統(tǒng)軟件，網(wǎng)絡設備及其他外圍設備，進行人力資源與社會保障行業(yè)檔案信息的收集、傳輸、加工、儲存、更新和維護，實現(xiàn)檔案文件的信息化，從而提高人力資源與社會保障行業(yè)檔案管理的效益和效率，更好的服務于社會和個人。

人力資源與社會保障電子檔案管理信息系統(tǒng)建設在我國起步較晚，由于不同地區(qū)之間由于經(jīng)濟及業(yè)務規(guī)范水平原因，檔案管理信息化建設發(fā)展很不平衡。國內(nèi)部分發(fā)達地區(qū)建立了檔案管理信息系統(tǒng)，但僅限于對檔案存放的管理，且與人力資源與社會保障業(yè)務并沒有關(guān)聯(lián)：另還相當一部分地區(qū)還未建立信息化管理機制，業(yè)務辦理模式落后，往往依賴于業(yè)務人員的業(yè)務能力，無法規(guī)范業(yè)務流程。另外，在人力資源與社會保障行業(yè)內(nèi)各類系統(tǒng)標準多樣，缺乏統(tǒng)一管理，給信息共享、交換造成一定障礙，從而引起重復開發(fā)，造成了資金和人力的浪費。進入二十一世紀以來，計算機技術(shù)、通信技術(shù)和網(wǎng)絡技術(shù)的高速發(fā)展，加快了社會經(jīng)濟的信息化進程，信息化已經(jīng)成為當今世界經(jīng)濟和社會發(fā)展的大趨勢。人力資源與社會保障檔案信息化建設是我國信息化建設的重要組成部分，建設統(tǒng)一的、規(guī)范的檔案管理信息系統(tǒng)，是人力資源與社會保障事業(yè)發(fā)展的客觀要求。

2 人事檔案系統(tǒng)解決的主要問題及設計思路

（一）解決的問題

人力資源與社會保障電子檔案管理信息系統(tǒng)是在嚴格遵守國家檔案管理規(guī)范的前提下開發(fā)的信息化管理系統(tǒng)，是屬于人力資源與社會保障服務一體化平臺系統(tǒng)的一個子系統(tǒng)，主要完成對社會人員的人力資源與社會保障相關(guān)檔案的收集、信息化、整理、管理、利用等功能，并通過對業(yè)務數(shù)據(jù)的分析監(jiān)測，提供制定檔案服務政策的數(shù)據(jù)依據(jù)。如何根據(jù)業(yè)務模式與用戶體驗，設計具有通用性的人力資源與社會保障行業(yè)電子檔案管理信息系統(tǒng)是本文要解決的主要問題。通過調(diào)研獲得用戶體驗需求和業(yè)務流程辦理需求，其中包括功能需求和非功能需求，在充分理解人力資源與社會保障檔案管理的規(guī)范法規(guī)的基礎(chǔ)上，并通過需求分析方法總結(jié)出合理的結(jié)構(gòu)設計和開發(fā)思路。

（二）設計思路

本文主要思路為，分析了人力資源與社會保障檔案管理業(yè)務的實際需求和業(yè)務流程，設計和實現(xiàn)了電子檔案管理系統(tǒng)。首先，本文針對人力資源與社會保障電子檔案管理系統(tǒng)項目背景和所面對問題進行了論述，并且針對在國家信息化建設下人力資源與社會保障電子檔案管理面臨的問題進行了分析。在此之上優(yōu)化改進了檔案管理業(yè)務的辦理流程，進而描述系統(tǒng)的功能需求和非功能性需求，形成了人力資源與社會保障電子檔案管理系統(tǒng)的總體需求和設計指南。然后，根據(jù)前文所得的系統(tǒng)總體需求及設計指南，對人力資源與社會保障電子檔案管理系統(tǒng)進行架構(gòu)設計。首先根據(jù)檔案管理的法律法規(guī)及管理信息系統(tǒng)的設計模式提出系統(tǒng)設計的目標和原則，然后分別通過系統(tǒng)技術(shù)架構(gòu)和功能架構(gòu)兩個方面進行系統(tǒng)架構(gòu)的詳細設計。其中技術(shù)架構(gòu)要求考慮系統(tǒng)的可擴展性，可維護性，可靠性，安全性以及性能問題。在此基礎(chǔ)上，首先設計出系統(tǒng)的網(wǎng)絡結(jié)構(gòu)和數(shù)據(jù)存儲結(jié)構(gòu)，然后基于架構(gòu)分層模型并依據(jù)理論，設計出程序邏輯架構(gòu)中各層的功能。功能架構(gòu)要求能夠全覆蓋用戶的業(yè)務需求，并需要考慮今后的業(yè)務擴展性，設計出完整的系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)，在此基礎(chǔ)上完成各功能模塊的設計。其次，根據(jù)系統(tǒng)的技術(shù)架構(gòu)及功能架構(gòu)闡述了人力資源與社會保障電子檔案管理系統(tǒng)的詳細設計。其中包括業(yè)務功能模塊的詳細設計及數(shù)據(jù)庫存儲結(jié)構(gòu)的詳細設計。再次，根據(jù)系統(tǒng)的詳細設計，對系統(tǒng)實現(xiàn)過程中的軟件工程控制及項目質(zhì)量控制進行了詳細的說明。并在系統(tǒng)實現(xiàn)之后，詳細闡明系統(tǒng)測試過程，并討論了壓力測試的環(huán)境搭建和測試過程。最后，本文簡單介紹了人力資源與社會保障電子檔案管理系統(tǒng)目前的應用情況，總結(jié)了系統(tǒng)的設計和實現(xiàn)方案，提出了人力資源與社會保障電子檔案管理系統(tǒng)的今后發(fā)展的趨勢和改進意見。

3 人事系統(tǒng)目標和解決的問題

（一）系統(tǒng)目標

建立檔案信息資源共享平臺，實現(xiàn)各類檔案資源管理、檔案信息服務利用的信息化檔案管理機制。檔案系統(tǒng)的使用范圍橫向涉及人力資源與社會保障地市級管理機構(gòu)各相關(guān)科室及下屬各單位，縱向涉及區(qū)縣級管理機構(gòu)及其下屬各單位。本系統(tǒng)建設以高效率的信息化檔案業(yè)務管理、高可靠的信息資源服務為宗旨，以建立檔案信息化綜合管理平臺為重點，以滿足檔案管理者和檔案利用者需求為目標，基于檔案智能檢索技術(shù)和電子化管理技術(shù)，實現(xiàn)檔案信息資源的共享和檔案管理現(xiàn)代化。

（二）系統(tǒng)解決的問題

電子文件的采集與處理。按照相關(guān)規(guī)則規(guī)范通過服務總線模式對業(yè)務經(jīng)辦系統(tǒng)提供接口，實現(xiàn)業(yè)務辦理過程中業(yè)務檔案進行電子化，并規(guī)定其所屬業(yè)務關(guān)系，并指定其保管范圍，期限，保密程度。主要內(nèi)容是檔案電子化及規(guī)范化。檔案文件結(jié)構(gòu)管理。在管理信息系統(tǒng)中靈活的構(gòu)建檔案文件之間符合國家檔案管理規(guī)范的目錄結(jié)構(gòu)，處理各種檔案邏輯結(jié)構(gòu)的維護，建立方便用戶查找的索引目錄，并且管理檔案文件的物理存放位置。檔案業(yè)務關(guān)系管理。支持國際化標準的網(wǎng)絡協(xié)議、軟件體系結(jié)構(gòu)和接口標準，便于平臺擴展和升級，保證能與業(yè)務系統(tǒng)、OA系統(tǒng)以及其他應用系統(tǒng)的無縫集成。接口包括：提供JAVA的接口來保證與其他開發(fā)的業(yè)務系統(tǒng)進行無縫集成，主要用于各業(yè)務系統(tǒng)和本平臺進行數(shù)據(jù)交互。提供WebServices的接口來保證與非開發(fā)的業(yè)務系統(tǒng)進行無縫集成，主要用于各業(yè)務系統(tǒng)和平臺進行數(shù)據(jù)交互。提供JAVASCRIPT的接口來保證為各業(yè)務系統(tǒng)能夠直接調(diào)用平臺提供的一些界面，從而簡化未來業(yè)務系統(tǒng)的開發(fā)難度。4、針對某些特殊功能，平臺應提供一些控件來讓其它業(yè)務系統(tǒng)可以直接進行集成，例如：掃描、打印等功能，平臺應提供控件，各業(yè)務系統(tǒng)可以直接調(diào)用這些控件，并且產(chǎn)生的數(shù)據(jù)可以直接歸檔到平臺中，供其它業(yè)務系統(tǒng)使用。檔案相關(guān)信息的直觀顯示。多格式文件瀏覽器技術(shù)，可提供給FLEX電子文件閱讀器進行展現(xiàn)。支持等寬、等高、百分比顯示、支持縮略圖、支持當前文件的文字搜索。

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