淺談檔案信息化建設及檔案信息資源開發(fā)

張維瑋

[摘 要]檔案信息化建設是檔案事業(yè)應對新形勢的必然選擇，對新時期檔案發(fā)展有重要意義。同時加大檔案信息資源的開發(fā)力度，為經(jīng)濟建設服務，真正做到經(jīng)濟工作發(fā)展到哪里，檔案工作就延伸到哪里。

[關鍵詞]檔案信息建設；信息開發(fā)；經(jīng)濟建設；

信息技術的迅猛發(fā)展和廣泛應用，為檔案信息資源的科學保管和開發(fā)利用創(chuàng)造了前所未有的契機，也給檔案工作帶來了挑戰(zhàn)和壓力，國家檔案在全國第十個五年發(fā)展計劃期間，提出要堅持依靠科教振興檔案事業(yè)的方針，加快檔案信息化進程。可以說，加強檔案信息化建設，是檔案事業(yè)應對全球科學技術迅猛發(fā)展形勢的必然選擇，對于在新的歷史時期發(fā)展檔案事業(yè)具有重要意義。因此，努力學習和運用當代先進的科學知識與科技手段，加快檔案工作融入信息社會的步伐，推進信息化建設，就可以使檔案事業(yè)和整個有中國特色的社會主義事業(yè)一起實現(xiàn)跨越式發(fā)展。

一、檔案信息化建設的重要意義

檔案工作在新形勢下如何與當?shù)亟?jīng)濟和社會協(xié)調(diào)發(fā)展，關鍵是要在進一步加強檔案基礎業(yè)務工作、加強檔案信息資源建設的同時，進一步開拓創(chuàng)新，與時俱進，加強推進檔案信息化建設。檔案信息化建設的目的是實現(xiàn)檔案信息資源共享、應用信息技術提高檔案利用服務水平。信息技術發(fā)展帶來的手段和技術方法，使檔案部門可以用更快捷、更生動、更形象的方式為各級黨委、政府和廣大人民群眾提供優(yōu)質(zhì)服務。這是檔案部門全面貫徹習總書記“四個全面”重要思想的具體措施，是我國迅速發(fā)展政務信息化對檔案工作提出的迫切要求和檔案工作自身發(fā)展的需要。隨著政務信息化的發(fā)展，要求檔案工作進行相應變革，推出配套措施，如果不加快檔案信息化的步伐，檔案工作就難以在政務信息化建設過程中有一席之地，就會錯失發(fā)展良機。因此，充分認識檔案信息化建設的重要意義，緊密結合當?shù)亟?jīng)濟和社會發(fā)展實際，加快推進檔案信息化建設，對于逐步提高檔案建設水平，努力使檔案信息化建設與本地區(qū)信息化建設同步，充分運用各種現(xiàn)代化技術，在服務手段、服務方式、服務內(nèi)容上大大突破傳統(tǒng)檔案工作的局限，提升傳統(tǒng)檔案工作的服務質(zhì)量和水平，從而最大限度地滿足廣大人民群眾日益增長的對檔案信息的利用需求，都具有相當大的現(xiàn)實意義和深遠影響。

二、加強檔案信息化基礎設施建設的原則和重點

檔案信息化建設是一項系統(tǒng)工程，涉及到檔案工作的方方面面，能否與各項檔案工作相融合，關系到檔案信息化建設的成敗。推進檔案信息化建設，要統(tǒng)籌規(guī)劃，突出重點，整體推進，力求取得實效。

第一，要加強基礎設施建設。要爭取把檔案信息化建設納入到本地區(qū)、本部門信息化建設的總格局中，加大對檔案信息化建設的投入，配置適應檔案信息化建設需要的計算機、網(wǎng)絡等硬件設施和相關軟件。加快現(xiàn)有檔案的數(shù)字化進程，建立完善內(nèi)部局域網(wǎng)，實現(xiàn)館藏檔案目錄的網(wǎng)上查詢和瀏覽服務。具體而言，一是要積極做好數(shù)字檔案館基礎設施的建設工作。二是要建設好文件管理中心，確保能夠在線或離線接收文件管理中心和有關立檔單位的電子文件和電子檔案。三是要積極采集未列入進館范圍的檔案信息資源，如通過網(wǎng)絡在線采集或鏈接各種關系國計民生、與群眾生活密切相關的信息，建立專題資源庫等。

第二，要切實加強對電子文件和電子檔案的管理。這是具備現(xiàn)代化的管理條件的重要體現(xiàn)，檔案部門要積極介入本地區(qū)、本部門電子文件的形成過程，加強對電子文件積累、著錄、歸檔等環(huán)節(jié)的監(jiān)督、指導，加強對電子檔案的管理。同時要積極探索電子檔案接收方式和管理、保護、利用的方法，了解發(fā)達國家在電子文件領域的管理現(xiàn)狀和發(fā)展趨勢，借鑒他們的經(jīng)驗為我們所用，推動檔案信息化建設步伐，為今后電子檔案的利用做好充分的技術和人員準備，

第三，加強對專業(yè)人才的培養(yǎng)與教育。檔案信息是一個促使由檔案管理向檔案信息管理的過程。檔案信息化建設的目標是最大限度延長檔案的壽命，最廣泛、最快捷提供檔案信息滿足社會各界的需求。檔案學理論就是信息化建設的理論基礎。更何況在加快信息化建設過程中仍然需要對檔案實體的管理。因此，信息化建設人才需要深厚的檔案學基礎理念，熟悉檔案工作的規(guī)律，從而創(chuàng)新更科學、更先進的管理方法。檔案信息存取自動化、檔案信息管理智能化、檔案信息利用網(wǎng)絡化則是檔案信息化的基本特征。為此必須創(chuàng)新思維，學習和掌握現(xiàn)代化管理思想、現(xiàn)代化管理技術，并有機地與檔案工作結合起來，這是加強檔案信息的關鍵。從檔案信息化建設所需要的人才結構上看，一是需要研究型人才。這部分人才是信息化建設的生力軍，去完成架構信息化建設的理論，研究電子文件歸檔管理辦法、電子檔案保管、遠程利用技術方法、電子檔案原始憑證等突出問題，研究新技術、新方法在檔案領域的應用，研究、開發(fā)經(jīng)濟的、適用的、兼容的檔案管理軟件等工作。二是需要管理人才。這部分人需要掌握國內(nèi)外、省內(nèi)外信息化建設的現(xiàn)狀、問題、制定各自范圍電子文件、電子檔案管理規(guī)劃，制定有關電子文件和電子檔案管理辦法和標準。三是需要實用操作性人才。隨著辦公自動化、文檔一體化程度的提高，電子文件的產(chǎn)生、傳遞、存儲、歸檔、著錄、保管、利用都將由計算機輔助管理。需要一大批懂得現(xiàn)代化管理的基本知識，熟練操作微機，了解網(wǎng)絡知識，靈活使用檔案管理軟件，能夠勝任文檔的存儲、編輯、檢索、利用等工作的實用操作人才。

三、加大對檔案信息資源的開發(fā)力度

檔案的信息性，主要體現(xiàn)在檔案對社會的總體作用，可歸結為信息交流作用。檔案是整個社會信息庫的一個重要組成部分，它所提供的是最原始、最真實、最可靠的信息，它是應對經(jīng)濟全球化所不可或缺的信息。加大對檔案信息資源的開發(fā)力度，為經(jīng)濟建設服務，特別是大數(shù)據(jù)時代的“游戲規(guī)則”由原來的主動開放變?yōu)楸粍娱_放，由原來的政策性開放變?yōu)轶w制性開放。在這兩個轉變中，檔案工作，必須發(fā)揮自身作用，充分挖掘其信息資源，為地區(qū)經(jīng)濟發(fā)展，融入經(jīng)濟全球化發(fā)揮應有的作用。這里有兩項工作可以做。一是應對經(jīng)濟全球化，檔案為當前清理、完善政策法規(guī)提供信息服務。目前，從中央到地方，各級黨政群機關都在清理以前的法律、法規(guī)和政策性文件，有的保留，有的修改完善，有的廢止。這些法律、法規(guī)和政策都已歸入檔案。這些檔案的價值沒有變，對于清理政策性法規(guī)，一定會起到非常大的作用。二是應對經(jīng)濟全球化，檔案為今后當?shù)亟?jīng)濟參與激烈的國際市場競爭提供信息服務。檔案作為一支為經(jīng)濟發(fā)展服務的一個信息庫，其任務更繁重。一方面，它要為政府提供包括檔案信息在內(nèi)的國內(nèi)信息。包括政府公務信息、市場經(jīng)濟信息、和社會信息等。另一方面，要為政府提供包括檔案信息在內(nèi)的國際信息。包括世界政治、經(jīng)濟的現(xiàn)狀與動向，國際市場信息等，這些在我國逐步步入經(jīng)濟全球化，更廣泛地參與國際競爭的新情況下，可謂至關重要。

科技在迅猛發(fā)展、社會在不斷進步、國家在日益強大，檔案部門要充分認識檔案信息化建設的重大意義，站在新的起跑點，用新思路、新辦法，與時俱進、開拓進取，全面推進檔案信息化建設，促進檔案事業(yè)持續(xù)健康快速發(fā)展，為我國改革開放和現(xiàn)代化建設服務。□

（編輯/李舶）