Z藥檢機構(gòu)以預(yù)算管理為核心的內(nèi)控體系信息化建設(shè)

張旭

摘要：本文按照行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范的要求，對Z藥檢機構(gòu)內(nèi)部控制的建設(shè)過程進行梳理，并根據(jù)建設(shè)過程提出建議。

關(guān)鍵詞：藥檢機構(gòu) 預(yù)算管理 內(nèi)控體系 信息化

2012年，財政部出臺了行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范，2015年底又出臺全面推進行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范的要求。在此形勢下，藥檢機構(gòu)作為國家事業(yè)單位，進行內(nèi)部控制是時不我待。

按照《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》要求，建設(shè)內(nèi)控體系，有單位層面和業(yè)務(wù)層面之分。業(yè)務(wù)層面包括，預(yù)算業(yè)務(wù)控制，收支業(yè)務(wù)控制，資產(chǎn)控制，政府采購業(yè)務(wù)控制，合同控制，建設(shè)項目控制六大方面。對于Z藥檢機構(gòu)，預(yù)算、收支業(yè)務(wù)由財務(wù)部門管理。資產(chǎn)、采購、合同、工程都各有歸口管理部門，且各有管理軟件。因此進行內(nèi)控體系信息化建設(shè)的過程中，主要以預(yù)算管理為核心，給資產(chǎn)、采購、合同、工程等內(nèi)控業(yè)務(wù)做了接口。

一、建設(shè)過程

（一）梳理業(yè)務(wù)流程，明確業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，分析經(jīng)濟活動風(fēng)險，確定風(fēng)險點

1.梳理業(yè)務(wù)流程，明確業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)

根據(jù)單位新三定結(jié)果，對單位的預(yù)算業(yè)務(wù)、收支業(yè)務(wù)進行梳理，對業(yè)務(wù)特點進行總結(jié)和歸納，確定業(yè)務(wù)管理的組織構(gòu)架。

（1）預(yù)算業(yè)務(wù)。Z藥檢機構(gòu)的預(yù)算業(yè)務(wù)主要包括預(yù)算編制、預(yù)算批復(fù)、預(yù)算執(zhí)行、決算和績效評價等環(huán)節(jié)。預(yù)算業(yè)務(wù)可分為收入預(yù)算與支出預(yù)算，也可分為財政預(yù)算與內(nèi)部預(yù)算。

預(yù)算編制階段的業(yè)務(wù)流程主要是各部門按照自己歸口管理范圍進行預(yù)算編制，各部門將預(yù)算上報到財務(wù)部門，財務(wù)部門進行匯總后，交單位負責人審批后，再上交上級單位。預(yù)算批復(fù)階段的業(yè)務(wù)流程是上級單位將批復(fù)后的預(yù)算下達到單位，財務(wù)部門連通業(yè)務(wù)部門將預(yù)算指標進行分解。預(yù)算執(zhí)行階段的業(yè)務(wù)流程是各業(yè)務(wù)部門進行收支，財務(wù)部門進行會計記賬。決算階段的業(yè)務(wù)流程是財務(wù)部門對會計結(jié)果進行匯總，將財務(wù)報表上報?？冃гu價階段的業(yè)務(wù)流程是各業(yè)務(wù)部門對各自執(zhí)行的項目進行績效評價，財務(wù)部門出具經(jīng)濟績效評價結(jié)果，并匯總結(jié)果上報。

（2）收入業(yè)務(wù)。Z藥檢機構(gòu)的收入業(yè)務(wù)主要包括檢驗收費、技術(shù)服務(wù)收入、貨款等。收入業(yè)務(wù)的業(yè)務(wù)流程主要是單位收款后，各部門確認收入，開具發(fā)票或匯繳證明，記賬。

（3）支出業(yè)務(wù)。Z藥檢機構(gòu)的支出業(yè)務(wù)的業(yè)務(wù)流程主要是各部門先申請資金支付（借款或報銷業(yè)務(wù)），會計記賬，最后出納進行資金支付（支票、匯款、公務(wù)卡還款、無現(xiàn)金報賬、現(xiàn)金支出）。

完整的收支流程還應(yīng)包括銀行對賬、會計報表出具、會計檔案保存。

2.分析風(fēng)險，確定風(fēng)險點

（1）預(yù)算業(yè)務(wù)。在預(yù)算編制階段的主要風(fēng)險是：業(yè)務(wù)部門和財務(wù)部門缺乏溝通，預(yù)算編制不合理，導(dǎo)致業(yè)務(wù)活動與財務(wù)支持脫節(jié)，影響后續(xù)預(yù)算執(zhí)行。預(yù)算編制階段風(fēng)險點：各部門溝通協(xié)調(diào)是否充分；預(yù)算編制與資產(chǎn)配置是否相結(jié)合；預(yù)算編制與具體工作是否相對應(yīng)；預(yù)算編制與項目完成時間是否相一致。

在預(yù)算批復(fù)階段的主要風(fēng)險是：按照程序批復(fù)的預(yù)算在單位內(nèi)部沒有進行指標分解，單位預(yù)算調(diào)整和追加程序不規(guī)范。預(yù)算批復(fù)階段風(fēng)險點：預(yù)算批復(fù)指標分解是否下達到具體工作部門；預(yù)算調(diào)整程序是否規(guī)范；預(yù)算追加程序是否規(guī)范。

在預(yù)算執(zhí)行環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險是：不按照預(yù)算規(guī)定的范圍和標準開支，導(dǎo)致預(yù)算執(zhí)行與預(yù)算指標不符，產(chǎn)生無預(yù)算支出、超預(yù)算支出，預(yù)算執(zhí)行進度慢。預(yù)算執(zhí)行環(huán)節(jié)風(fēng)險點：是否在預(yù)算批復(fù)額度和開支范圍內(nèi)執(zhí)行預(yù)算；預(yù)算執(zhí)行是否符合國家政策；預(yù)算執(zhí)行進度是否合理。

決算階段的主要風(fēng)險是：決算編報與單位原始數(shù)據(jù)不一致。決算階段風(fēng)險點：決算編報是否真實、完整、準確、及時。

（2）收入業(yè)務(wù)。收入業(yè)務(wù)的主要風(fēng)險：未按收費許可規(guī)定的項目和標準征收；上繳國庫的收款收入到非國庫銀行賬號；合同收入的合同簽訂不準確。收入業(yè)務(wù)的風(fēng)險點：收入是否實現(xiàn)歸口管理；是否按規(guī)定時間向財務(wù)部門提供收入有關(guān)憑據(jù)。

（3）支出業(yè)務(wù)。支出業(yè)務(wù)的主要風(fēng)險：支出事前審核不嚴；原始票據(jù)審核不嚴，存在使用虛假票據(jù)套取資金的風(fēng)險；借款不還款，往來款變壞賬；支出資金安全性；支出特殊項目科目是否合規(guī)安全。支出業(yè)務(wù)的風(fēng)險點：支出是否與預(yù)算相符；是否符合國家要求的支出標準；原始票據(jù)是否真實、合法；支出是否與合同一致；往來款能否及時催收；支出大額資金是否有審批；支出特殊項目是否有歸口管理部門管理。

（二）設(shè)計具體內(nèi)部控制方案，采用相應(yīng)的風(fēng)險控制方法

1.不相容崗位相分離

Z藥檢機構(gòu)在財務(wù)部門內(nèi)部將出納崗與會計核算崗剝離，出納崗與印章保管崗分離，會計核算崗也與會計檔案保管崗、銀行對賬崗相分離。

在業(yè)務(wù)部門內(nèi)部將業(yè)務(wù)申請人與業(yè)務(wù)審批人相分離。

紀檢監(jiān)察部門作為內(nèi)部監(jiān)督與各部門相獨立。

2.內(nèi)部授權(quán)審批控制

Z藥檢機構(gòu)對資金支出的管理是以項目管理的模式進行管理的。按照項目區(qū)分，每個項目設(shè)定項目負責人，項目支出由項目負責人審批。涉及歸口管理部門的由歸口管理部門負責人審批。涉及大額資金的，嚴格按照管理權(quán)限進行審批。

如果授權(quán)人無法實施審批，需要授權(quán)給他人的，必須將授權(quán)人本人簽字的授權(quán)書在財務(wù)部門備案。

3.歸口管理

Z藥檢機構(gòu)成立預(yù)算管理委員會，由財務(wù)部門牽頭組織預(yù)算工作；對財務(wù)的審計監(jiān)督，由紀檢監(jiān)督部門負責；政府采購由后勤服務(wù)部門負責辦公用品和實驗材料集中采購，由儀器設(shè)備管理部門負責辦公儀器和實驗儀器的集中采購，召開會議和培訓(xùn)由各組織部門按照政府采購名錄自行抉擇，但要提前一年上報會議計劃，提前一個月上報會議預(yù)算；資產(chǎn)管理由儀器設(shè)備管理部門負責規(guī)章制度的制定，綜合管理，實盤；合同管理由業(yè)務(wù)部門綜合統(tǒng)管，負責參與合同的簽訂和相關(guān)活動，統(tǒng)一管理合同專用章和授權(quán)委托書，對合同履行實施有效控制。

4.預(yù)算控制

Z藥檢機構(gòu)加強預(yù)算管理，實現(xiàn)過程控制。

完善內(nèi)部預(yù)算管理，設(shè)立預(yù)算管理工作小組，健全預(yù)算論證審批組織架構(gòu)；制定《預(yù)算管理辦法》，規(guī)范預(yù)算管理職責，明確預(yù)算編制內(nèi)容，嚴格預(yù)算審批程序；專項預(yù)算實行歸口管理、指標控制。

建立財務(wù)分析體系。按月發(fā)布預(yù)算執(zhí)行簡報，建立預(yù)算執(zhí)行季度分析、年度財務(wù)分析制度，及時提供會計信息。

要按照預(yù)算批復(fù)的額度和規(guī)定的開支范圍辦理資金支付業(yè)務(wù)，對資金的使用形成了預(yù)算約束。政府采購也要先上報預(yù)算→后計劃→再采購的流程，形成了預(yù)算對單位資產(chǎn)購置行為的約束。

實行會議費、培訓(xùn)費年度有計劃，舉辦前要提交預(yù)算、執(zhí)行中不得突破預(yù)算。

5.會計控制

Z藥檢機構(gòu)梳理現(xiàn)有財務(wù)制度，建立健全財務(wù)制度，制定財務(wù)部門服務(wù)公約；加強會計機構(gòu)建設(shè)，配備相應(yīng)資格能力的會計人員，從事會計記賬工作的人員必須有從業(yè)資格證書；合理設(shè)置財務(wù)崗位，主要分為預(yù)、決算崗位，出納崗位，支出核算崗位，收入核算崗位，銀行對賬和會計檔案管理崗位，科研管理崗位，工資薪酬核算崗位；實行崗位責任制，確保各崗位權(quán)責明確，不相容崗位相分離；制定會計基礎(chǔ)工作規(guī)范手冊，明確工作責任，加強財務(wù)審核；每周固定一個下午的工作時間，專門拿出來對會計人員進行培訓(xùn)，將培訓(xùn)日?；?，著力提高會計人員的職業(yè)道德和業(yè)務(wù)水平。

6.單據(jù)控制

預(yù)算、決算方面主要通過留存領(lǐng)導(dǎo)審批簽字、蓋章后的報表；收入方面通過開具發(fā)票實現(xiàn)；支出方面，除勞務(wù)費、專家費要提交勞務(wù)費、專家費表由領(lǐng)取人親筆簽字領(lǐng)取外，都需要報銷人提供原始發(fā)票；其中，材料費和辦公費需要附明細；差旅費的報銷需附出差審批單和會議通知；會議費的報銷需附會議預(yù)算表、報銷發(fā)票、舉辦地點提供的流水單，會議通知、簽到表、會議現(xiàn)場照片等。

在單據(jù)控制中，會計檔案保存是內(nèi)部控制尤為重要的一環(huán)，按照新會計檔案管理辦法的要求和未來云審計的需要，對會計檔案進行掃描，存儲在網(wǎng)絡(luò)，對目前的會計檔案保存的安全性提出了新的挑戰(zhàn)。

7.信息內(nèi)部公開

Z藥檢機構(gòu)在內(nèi)網(wǎng)搭建了財務(wù)信息平臺，既發(fā)布國家財經(jīng)政策也發(fā)布機構(gòu)內(nèi)部制定的財經(jīng)制度，這些制度既對廣大職工有培訓(xùn)宣傳的意義，也同時作為收支業(yè)務(wù)控制的依據(jù)。財務(wù)信息平臺還能提供銀行收款情況供各部門認領(lǐng)收入，也提供項目經(jīng)費查詢功能和支出審批功能。項目負責人可以在平臺上進行網(wǎng)上審批，也可以在平臺上查詢自己負責的項目的收支情況，與預(yù)算框架進行對比，了解項目經(jīng)費執(zhí)行進度和項目經(jīng)費余額。

（三）根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定建立健全單位各項內(nèi)部管理制度

根據(jù)本單位實際和近期國家要求的重點進行了內(nèi)部管理制度梳理，包括財務(wù)管理總制度，經(jīng)費支出管理辦法，出國經(jīng)費管理辦法，差旅費管理辦法，會議費管理辦法，公務(wù)接待費管理辦法，公務(wù)卡管理辦法，票據(jù)管理辦法，暫借款管理辦法，會計檔案管理辦法，固定資產(chǎn)管理辦法，政府采購管理辦法，基本建設(shè)項目財務(wù)管理辦法等。

（四）信息系統(tǒng)架構(gòu)，實現(xiàn)內(nèi)控體系信息化

1.信息系統(tǒng)基礎(chǔ)

鋪建信息系統(tǒng)首要是綜合考慮信息系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)運行環(huán)境，包括對硬件的要求，對操作系統(tǒng)的要求，對瀏覽器的要求等。

2.信息系統(tǒng)的主要模塊

采用網(wǎng)上預(yù)約報賬系統(tǒng)實現(xiàn)網(wǎng)上報賬；采用檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)單據(jù)掃描上傳和對電子單據(jù)的管理；采用無現(xiàn)金系統(tǒng)實現(xiàn)報銷款項直接支付到經(jīng)辦人卡內(nèi)；采用物流化報賬系統(tǒng)實現(xiàn)報賬單據(jù)的分配和狀態(tài)記錄，還可通過綜合信息發(fā)布平臺實現(xiàn)短信通知。

3.在信息系統(tǒng)中固化流程

將網(wǎng)上審批歸口管理部門梳理清楚，對大額資金審批進行限定，按照一般報銷申請，借款申請，出國費申請，差旅費申請，勞務(wù)費、專家費申請，會議、培訓(xùn)費申請分為六類。

網(wǎng)上填報的業(yè)務(wù)在后臺進行實時校驗，根據(jù)業(yè)務(wù)流程實現(xiàn)相關(guān)部門的網(wǎng)上流程審批，保證申請通過的業(yè)務(wù)在財務(wù)核算系統(tǒng)中切實可行。

經(jīng)辦人選擇報銷業(yè)務(wù)類型，選擇經(jīng)費使用項目，填寫報銷金額，掃描上傳原始單據(jù)，進入審批流程，經(jīng)項目負責人審批后，系統(tǒng)自動凍結(jié)相應(yīng)的項目額度。還需要歸口管理部門審批的，進入歸口管理負責人審批流程，需要大額資金審批的，進入大額資金審批人審批流程。審批完成的報銷單，財務(wù)人員在財務(wù)系統(tǒng)可以讀取并生成全部或部分會計憑證。

通過審核后，出納人員可以進入無現(xiàn)金系統(tǒng)進行支付，報銷款項直接支付到經(jīng)辦人卡內(nèi)。綜合信息發(fā)布平臺可以將經(jīng)費使用情況，往來催款，經(jīng)費到款，項目執(zhí)行進度，工資發(fā)放通知，報銷流程進度發(fā)送到相關(guān)人員處。

二、建議

（一）自上而下，領(lǐng)導(dǎo)的支持是關(guān)鍵

內(nèi)部控制很復(fù)雜，涉及到多個歸口管理部門，不單單是財務(wù)一個部門的事情。建設(shè)單位內(nèi)部控制，執(zhí)行單位內(nèi)部控制，對單位內(nèi)部控制進行評價的過程，涉及預(yù)算業(yè)務(wù)、收支業(yè)務(wù)、政府采購業(yè)務(wù)、資產(chǎn)管理、建設(shè)項目、合同等各項經(jīng)濟業(yè)務(wù)，需要各部門進行溝通，協(xié)調(diào)，形成動態(tài)控制，長效機制。這些跨部門的協(xié)調(diào)溝通與合作，關(guān)鍵在于單位領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持。

（二）解決信息孤島問題是基礎(chǔ)

完善的內(nèi)部控制應(yīng)建設(shè)一個覆蓋全部門全流程，從預(yù)算審批到?jīng)Q算報表的信息系統(tǒng)。事業(yè)單位內(nèi)部往往各部門各有信息系統(tǒng)，信息孤島問題無法徹底解決。在這種情況下建造信息系統(tǒng)時首先要注意系統(tǒng)的運行環(huán)境，該信息系統(tǒng)與操作系統(tǒng)的適應(yīng)度，與掃描儀、打印機、高拍儀的適應(yīng)度，與銀行系統(tǒng)的銜接情況。同時，建設(shè)系統(tǒng)時不但要滿足現(xiàn)有業(yè)務(wù)需要，還要注重面向未來發(fā)展，給各個管理模塊都留下未來可接入的端口。

（三）制度完善是支撐

相關(guān)制度中其實早有內(nèi)部控制的要求，比如出國經(jīng)費管理辦法中對團組和預(yù)算審批的要求，以及開支控制的要求，但這些內(nèi)控要求都分散在各個制度中。內(nèi)部控制制度的建立健全及完善，既是對現(xiàn)有的一些制度的梳理、整合，也是對缺失或模糊脫節(jié)部分的明晰完善，實現(xiàn)管理制度的整合，銜接業(yè)務(wù)部門和財務(wù)部門的工作環(huán)節(jié)。

基金項目：中國食品藥品檢定研究院中青年基金項目“以預(yù)算管理為核心的中檢院內(nèi)控體系信息化研究”（2014A1）

參考文獻：

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[3]劉永澤.行政事業(yè)單位內(nèi)部控制制度設(shè)計操作指南[M].大連：東北財經(jīng)大學(xué)出版社，2013.

（作者單位：中國食品藥品檢定研究院）