大數(shù)據(jù)條件下的檔案資源管理信息化建設(shè)探究

馮婷婷

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大數(shù)據(jù)條件下的檔案資源管理信息化建設(shè)探究

馮婷婷

伴隨互聯(lián)網(wǎng)在各行各業(yè)的不斷發(fā)展，大數(shù)據(jù)時代下的檔案綜合管理信息化建設(shè)逐漸提上日程。本文以檔案資源管理為例，探究其在大數(shù)據(jù)背景下的平臺創(chuàng)新方法。在大數(shù)據(jù)時代的環(huán)境下，完善檔案資源管理工作，不僅能完善檔案管理，而且還能有效地推動資源管理的信息化建設(shè)，具有重要的實踐與歷史意義。

大數(shù)據(jù)時代；檔案；數(shù)字化

伴隨現(xiàn)代化技術(shù)的不斷發(fā)展，大數(shù)據(jù)逐漸運用到各行各業(yè)，采用信息化與數(shù)字化技術(shù)構(gòu)建檔案資源綜合管理平臺具有重要意義。其中作為企事業(yè)檔案的重要組織機構(gòu)，檔案資源的規(guī)范管理具有十分重要的意義，檔案資源管理系統(tǒng)的建立，可有效地保證企業(yè)資源管理系統(tǒng)共享機制，構(gòu)建數(shù)字檔案信息資源庫，順應(yīng)信息化時代的發(fā)展趨勢，也是促進檔案管理信息化、增強日常檔案資源服務(wù)質(zhì)量的主要舉措。

一、大數(shù)據(jù)時代背景

目前計算機技術(shù)與信息技術(shù)與人們的生產(chǎn)生活日益緊密，各行各業(yè)都紛紛推廣互聯(lián)網(wǎng)，行業(yè)數(shù)據(jù)迅速增長，與之而來的行業(yè)數(shù)據(jù)應(yīng)用需求逐漸旺盛。由此可見，傳統(tǒng)的計算技術(shù)將逐漸被大數(shù)據(jù)處理的計算技術(shù)所代替，并推動軟件工程技術(shù)、操作系統(tǒng)、人工智能、程序設(shè)計技術(shù)與方法等技術(shù)的發(fā)展。同時，以大數(shù)據(jù)處理為中心的計算機技術(shù)還可以汲取傳統(tǒng)計算技術(shù)的優(yōu)勢，雙方進行深度的融合，從而探討更多的研究熱點。

伴隨大數(shù)據(jù)時代的到來，檔案資源數(shù)據(jù)信息服務(wù)，主要是利用檔案資源的各種數(shù)據(jù)信息進行新開發(fā)與新利用，從而有效地促進數(shù)據(jù)信息快速的擴散、數(shù)據(jù)信息的增值、數(shù)據(jù)信息的創(chuàng)新利用。同時，還能憑借信息搜索、重組、分析等功能，按照用戶的需求提供更便捷、更時效的數(shù)據(jù)信息服務(wù)，有效地完善檔案資源館數(shù)據(jù)信息管理。對企業(yè)人力與文件檔案的管理工作，可幫助基層企業(yè)理人員對現(xiàn)有人力、財產(chǎn)、設(shè)備等資源科學(xué)的規(guī)劃與利用，從而促進企業(yè)經(jīng)濟快速、協(xié)調(diào)、健康、持續(xù)的發(fā)展。

二、大數(shù)據(jù)背景下的檔案資源管理存在的難題

在大數(shù)據(jù)時代背景下，檔案資源數(shù)據(jù)的管理需要從社會服務(wù)、管理、開發(fā)利用等方面進行革新。不同于傳統(tǒng)的檔案館藏資源，數(shù)據(jù)信息管理系統(tǒng)不僅擁有海量的信息量，而且還包含多種格式的數(shù)據(jù)與載體行駛，這對現(xiàn)有檔案資源管理增添了工作難度。

在大數(shù)據(jù)背景下的檔案資源不僅面臨海量信息，而且還得在非結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)中進行分析管理，這需要通過信息技術(shù)來開展深度的挖掘與剖析，并將挖掘到的有價值信息反饋給用戶。所以，對于檔案資源信息化管理來說，必須建立提供智力服務(wù)的數(shù)字檔案館，形成豐富系統(tǒng)的知識數(shù)據(jù)庫，這是當(dāng)前工作的重中之重。不同于傳統(tǒng)信息匱乏的社會，目前各行各業(yè)的信息管理工具更加現(xiàn)代化、信息化，電子文件的利用十分普遍，這就容易造成信息泛濫、冗雜等不良現(xiàn)象。所以，檔案資源的信息化建設(shè)在信息數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)管理上需要加大人力物力財力，為用戶提供精準(zhǔn)及時的海量信息搜尋功能，保證信息數(shù)據(jù)的有效性，這項工作任重道遠(yuǎn)，還需要多方面的硬軟件建設(shè)。

三、大數(shù)據(jù)背景下的檔案資源管理探究分析

從設(shè)計思路來看，檔案資源管理可從以下方面入手：1、分布式內(nèi)外集成。構(gòu)建“數(shù)據(jù)物理分布、服務(wù)邏輯集成”的方式，實現(xiàn)數(shù)據(jù)分布式管理，從而保證在各市、縣區(qū)等區(qū)域都能有效地儲存電子文件，形成高效運行的管理環(huán)境；2、內(nèi)外網(wǎng)服務(wù)結(jié)合。通過檔案資源系統(tǒng)可實現(xiàn)內(nèi)網(wǎng)檔案信息服務(wù)、外網(wǎng)檔案信息服務(wù)的有效結(jié)合。具體來說，外網(wǎng)檔案信息服務(wù)是一個只包括在檔案發(fā)布堅定后的非涉筆檔案信息庫服務(wù)，而內(nèi)網(wǎng)檔案信息服務(wù)更加完整，不僅提供涉密信息庫服務(wù)，還能承擔(dān)非涉密信息庫服務(wù)的功能。此外，前者主要為公眾提供檢索服務(wù)，并能和企業(yè)公開查詢、政務(wù)公開查詢形成信息共享機制；后者是為內(nèi)部工作人員與管理人員服務(wù)，帶有一定的機密性。3、多層次服務(wù)。內(nèi)部檔案信息服務(wù)主要是為內(nèi)部工作人員與管理人員提供檔案信息檢索、檔案目錄服務(wù)；公開申請與控制服務(wù)，能滿足外部用戶受理申請與電子文件利用的需求；實現(xiàn)檔案信息服務(wù)的公開，能滿足外部用戶的檔案目錄信息查詢需求。其檔案實體與聯(lián)系模型圖如下所示：

圖1　檔案結(jié)構(gòu)模型對比圖

在網(wǎng)絡(luò)建設(shè)方面，檔案資源信息化建設(shè)還應(yīng)不斷構(gòu)建“互聯(lián)網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、涉密網(wǎng)”相互獨立又相互聯(lián)系的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用體系，并實現(xiàn)海量信息數(shù)據(jù)儲存的功能。根據(jù)“檔案服務(wù)大平臺、應(yīng)用系統(tǒng)大集成、檔案數(shù)據(jù)大集中”的戰(zhàn)略目標(biāo)，檔案資源管理在系統(tǒng)集成與網(wǎng)絡(luò)設(shè)備方面的需求逐漸旺盛，必須結(jié)合實際檔案信息實情進行檔案資源的各種整合，構(gòu)建符合信息化需求的檔案資源集群平臺架構(gòu)；重新規(guī)劃檔案設(shè)備資源，在統(tǒng)一系統(tǒng)、統(tǒng)一用戶管理、統(tǒng)一數(shù)據(jù)管理的基礎(chǔ)上，優(yōu)化檔案館藏的各種硬件資源與軟件資源，從而最大限度地發(fā)揮資源的功能。并且，還應(yīng)構(gòu)建檔案館的網(wǎng)絡(luò)安全審計管理平臺，在應(yīng)用服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫服務(wù)的熱備集群基礎(chǔ)上，保證檔案館各項信息數(shù)據(jù)的有效存儲。同時，在網(wǎng)絡(luò)安全上，還要建立績效考核機制，嚴(yán)格控制與管理檔案資源工作人員與管理人員的工作活動，促使其履行職責(zé)，在權(quán)限范圍內(nèi)開展工作，并存儲與監(jiān)控數(shù)據(jù)庫安全審計系統(tǒng)的各項操作記錄，形成對應(yīng)的操作日志；互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)建立對應(yīng)的門戶網(wǎng)站，為用戶提供檔案目錄服務(wù)；政務(wù)網(wǎng)應(yīng)在數(shù)字地理空間框架平臺的基礎(chǔ)上，不斷完善與開發(fā)，為檔案資源的工作人員與管理人員提供政務(wù)決策服務(wù)；涉密網(wǎng)必須保證檔案資源信息的準(zhǔn)確性、更新及時性、安全性。

四、結(jié)語

總而言之，面臨信息化時代的到來，加強檔案資源信息化平臺建設(shè)迫在眉睫，必須順應(yīng)大數(shù)據(jù)的發(fā)展環(huán)境，不斷地完善檔案資源的信息化管理與數(shù)據(jù)化管理。事實上檔案工作雖然是基礎(chǔ)性的工作，但是一項長期性的重要工作，任何與檔案管理有關(guān)的信息數(shù)據(jù)均應(yīng)得到準(zhǔn)確、細(xì)致地管理，必須在保障檔案工作穩(wěn)定的基礎(chǔ)上，最大限度地發(fā)揮與挖掘檔案資源的社會價值，將其更好地運用到國民經(jīng)濟的發(fā)展中，推動社會與企業(yè)的持續(xù)健康發(fā)展。(作者單位：山東省博興縣金泰利彩鋼板有限公司)

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馮婷婷(1980-)，山東濱州人，助理館員，山東行政學(xué)院，現(xiàn)從事企業(yè)文書與人事檔案綜合管理工作。