檔案館室檔號銜接存在的問題與對策

李宇

（江蘇省檔案館，江蘇南京，21000810008）

檔案館室檔號銜接存在的問題與對策

李宇

（江蘇省檔案館，江蘇南京，21000810008）

檔號是檔案館（室）在整理和管理檔案的過程中，以字符形式賦予檔案的一組代碼，是存取檔案的標(biāo)記。檔號作為檔案保管單位的標(biāo)識符號，直接與檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定和統(tǒng)計(jì)等工作發(fā)生關(guān)聯(lián)，是檔案管理諸環(huán)節(jié)工作不可忽略的要素。規(guī)范檔號的編制，是實(shí)現(xiàn)檔案科學(xué)管理的基礎(chǔ)，也是實(shí)現(xiàn)館室檔號銜接的關(guān)鍵。

一、館室檔號構(gòu)成的漸變

館室檔號構(gòu)成伴隨著我國檔案事業(yè)發(fā)展，經(jīng)歷了一個(gè)起步摸索、逐步完善和改革發(fā)展的建設(shè)過程，每一過程的跨越都將檔案科學(xué)化管理推上一個(gè)新臺(tái)階。

1.起步摸索階段

時(shí)間跨度從建國初期到改革開放前，檔案以文書為主，檔號的構(gòu)成為：全宗號—保管期限—案卷號，其中保管期限中文實(shí)標(biāo)，相同保管期限檔案按全宗流水編案卷號，案卷號位數(shù)最多達(dá)5位。檢索工具主要以案卷目錄為主，目錄號作為目錄管理編號，反映全宗內(nèi)檔案案卷目錄的冊數(shù)，與檔號沒有直接關(guān)聯(lián)。此階段檔號構(gòu)成中缺檔案門類標(biāo)識，若出現(xiàn)多種門類的檔案就會(huì)產(chǎn)生重號。

2.逐步完善階段

時(shí)間跨度從改革開放后到2000年，這一階段多門類、多載體檔案不斷涌現(xiàn)，計(jì)算機(jī)在檔案管理中得到了初步的應(yīng)用，原有檔號的構(gòu)成已不能適應(yīng)這種變化發(fā)展。1995年國家檔案局發(fā)布了《檔號編制規(guī)則》（DA/T13—94），規(guī)范了檔號的編制方法，適用于不同紙質(zhì)檔案門類，解決了之前檔號重號問題，規(guī)定的文書、業(yè)務(wù)、科技檔案檔號構(gòu)成分別為：全宗號—案卷目錄號—案卷號—件、頁（張）號；全宗號—類別號—案卷號—件、頁（張）號；全宗號—類別號—項(xiàng)目號—案卷號—件、頁（張）號。其中類別號設(shè)置一般不超過3級，不同級位間可用間隔符“·”分開；項(xiàng)目號專指產(chǎn)品、工程、課題、設(shè)備等檔案的代字和代號；類別號視同專業(yè)（專門）檔案門類號。

此階段檔號構(gòu)成有三大特點(diǎn)：一是簡化了檔號標(biāo)識，規(guī)定了全宗號屬類代碼的編制方法，以及文書檔案案卷目錄號阿拉伯?dāng)?shù)字代碼；二是引用案卷目錄號參與檔號構(gòu)成，規(guī)定了每一案卷目錄所含案卷數(shù)量一般以3位數(shù)為宜，將紙質(zhì)案卷目錄號與檔號構(gòu)成中目錄號一一對應(yīng)；三是規(guī)定了專業(yè)（專門）檔案的檔號構(gòu)成。

3.改革發(fā)展階段

時(shí)間跨度從2000年至今。為了適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化與檔案信息資源開發(fā)的需要，充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)管理檔案的優(yōu)勢，2000年12月6日國家檔案局批準(zhǔn)頒布實(shí)施檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2000），該標(biāo)準(zhǔn)從我國檔案工作實(shí)際出發(fā)，在借鑒傳統(tǒng)立卷整理方法的基礎(chǔ)上，對歸檔文件整理進(jìn)行了改革，推行文件級整理方法，大幅度簡化整理中的手工操作。檔號構(gòu)成直接顯現(xiàn)檔案分類方法，主要有兩種：全宗號—年度—保管期限—機(jī)構(gòu)（問題）—件號；全宗號—保管期限—年度—機(jī)構(gòu)（問題）—件號。若立檔單位年度形成文件較少的，省略機(jī)構(gòu)（問題）項(xiàng)，直接按年度—件號編排。此種檔號構(gòu)成的缺陷是沒有檔案門類標(biāo)識，僅適用于文書檔案。

為了符合文檔一體化管理的要求，便于計(jì)算機(jī)管理或計(jì)算機(jī)輔助管理，保證紙質(zhì)文件和電子文件整理協(xié)調(diào)統(tǒng)一，2015年10月25日國家檔案局發(fā)布了《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T 22—2015），取代了DA/T 22—2000標(biāo)準(zhǔn)。該標(biāo)準(zhǔn)實(shí)用性較廣，除擴(kuò)展電子文件外，將館、室編件號合二為一，增加了檔案門類代碼，還規(guī)定其他門類檔案可以參照執(zhí)行。規(guī)定檔號構(gòu)成為：全宗號—檔案門類代碼·年度—保管期限—機(jī)構(gòu)（問題）代碼—件號。照此標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，特殊載體檔案的檔號也可以參照編制，達(dá)到了館室檔號編制全覆蓋無死角。

二、館室檔號銜接存在的問題

建國以來，我國檔案工作經(jīng)過不斷摸索實(shí)踐和創(chuàng)新發(fā)展，經(jīng)歷了不同發(fā)展完善階段，各階段由于檔號構(gòu)成不同，編制組合方式多樣，造成同一檔案館（室）不同歷史時(shí)期形成的檔案檔號存有差異，影響了館室全宗檔案檔號的銜接。分析原因主要有以下幾方面：

1.檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)滯后，自身存在著一定局限

每個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的出臺(tái)都是“實(shí)踐——理論——再實(shí)踐”的反復(fù)螺旋上升過程，館室檔案數(shù)量龐大，門類載體多樣，很難用后標(biāo)準(zhǔn)完全取代已有檔號的編制，加之有關(guān)檔號行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的制定因其定位不同，自身也存在一定的局限。

（1）《檔號編制規(guī)則》中“案卷編號以三位數(shù)為宜”，是一定歷史時(shí)期的產(chǎn)物，主要是為了解決案卷目錄號與紙質(zhì)目錄一一對應(yīng)的問題。3位數(shù)的提出是基于紙質(zhì)案卷目錄裝訂成冊的案卷?xiàng)l目不超過1000的因素，在實(shí)際中少有應(yīng)用。一是館室藏有大量編號超過4位數(shù)的檔案，推翻重新編號工作量超大，而紙質(zhì)案卷目錄號的問題采取分編冊號即可解決；二是立檔單位相同門類保管期限檔案的數(shù)量多數(shù)會(huì)超過1000，案卷號4位數(shù)編排較為合理，可以減少目錄號的無限膨脹。

（2）《歸檔文件整理規(guī)則》中檔號按“年度—保管期限”排序存在層級邏輯包含關(guān)系顛倒問題。此排序基于立檔單位按年度歸檔整理工作考慮，僅此而言不存在分類層級問題，但館室檔案是跨年度縱向的，保管期限明顯上位于年度。若按“年度—保管期限”編號，反映在電子目錄數(shù)據(jù)的管理上是混亂的，同一保管期限檔案按年度隔斷，與檔案實(shí)體按保管期限排架的做法不一致。

2.館室工作缺乏溝通聯(lián)系，檔號編制未能統(tǒng)一

主要表現(xiàn)在：（1）全宗號沒有預(yù)先給出。一方面檔案館沒有預(yù)先將全宗號給定立檔單位，另一方面檔案室機(jī)構(gòu)改革調(diào)整后，撤并情況未及時(shí)告知檔案館以重新確定全宗號，導(dǎo)致接收進(jìn)館的檔案全宗號為空，需要進(jìn)行大量的全宗號添加工作。（2）出現(xiàn)館室檔案案卷目錄號重號和斷號現(xiàn)象。一是檔案室出現(xiàn)20世紀(jì)五六十年代檔案編目斷層，目錄號始編于“文革”后形成的檔案，這樣館室檔案的目錄號就出現(xiàn)了錯(cuò)位，合并后會(huì)產(chǎn)生目錄重號。二是檔案室只有具有永久保存價(jià)值的檔案才能移交進(jìn)檔案館，移交進(jìn)館檔案的室編目錄號會(huì)出現(xiàn)短期斷號。

3.檔案編目過于繁瑣，后續(xù)管理不便

這種現(xiàn)象主要集中在機(jī)關(guān)檔案室檔案立卷整理過程中。（1）編目層級過多，如科技檔案僅項(xiàng)目號的層級設(shè)置就多達(dá)3級，這種分類專業(yè)性很強(qiáng)，沒有統(tǒng)一的分類標(biāo)準(zhǔn)，利用時(shí)需要對照分類表查找，檔案移交進(jìn)館后利用極為不便，檔案在出入庫管理時(shí)也容易歸錯(cuò)位。（2）檔案反復(fù)起始編號，致使檔案目錄號過大。主要有兩方面原因：一是有些立檔單位在歷次向檔案館移交檔案后，案卷重新始編號，同一保管期限的檔案產(chǎn)生新的目錄號；二是按照內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)編目錄號，以會(huì)計(jì)檔案為突出，大多數(shù)立檔單位會(huì)計(jì)檔案都是由會(huì)計(jì)檔案形成部門整理和保管的，沒有集中整理的機(jī)制，自然按部門形成多個(gè)目錄號，有些單位按年始編案卷號，每一目錄僅有幾十卷檔案的現(xiàn)象也有發(fā)生。

三、館室檔號自然銜接的實(shí)現(xiàn)路徑

館室全宗檔案是一體的，檔案室的檔案遠(yuǎn)大于檔案館與之相關(guān)的全宗檔案。實(shí)現(xiàn)館室檔案檔號的自然銜接，須明確檔案室歸檔門類和載體，建立館室全宗檔案的門類架構(gòu)，規(guī)范檔號的編制。檔號的規(guī)范編制不僅要兼容所有歸檔門類、載體檔案，而且要兼容不進(jìn)館檔案，同時(shí)也要區(qū)別于檔案數(shù)字化工作，兼容電子檔案。

1.建立科學(xué)合理的館室全宗檔案門類架構(gòu)

全宗管理是檔案館檔案管理的基礎(chǔ)，館藏由無數(shù)多全宗檔案構(gòu)成，各全宗因立檔單位職能性質(zhì)不同，會(huì)形成不同門類和載體的檔案，我們將之劃分為文書、專業(yè)（專門）、特殊載體檔案3大類。有些專業(yè)性較強(qiáng)的單位還藏有專業(yè)資料，可以作為全宗檔案的補(bǔ)充材料，加在一起共有4大類，構(gòu)建成“館室全宗檔案門類架構(gòu)”（見下圖）。圖中有二級分類，基本可以涵蓋館室所有門類檔案。其中文書、專業(yè)（專門）檔案的載體是紙質(zhì)的，隨著OA的應(yīng)用及普及，將會(huì)形成大量的電子檔案，屆時(shí)按照雙套制保管的要求，紙質(zhì)檔案將成為異質(zhì)備份檔案。特殊載體檔案泛指非紙質(zhì)載體檔案，分為音頻（錄音）、視頻（錄像）、照片和實(shí)物4個(gè)門類，其載體形式多樣，除實(shí)物外，都會(huì)產(chǎn)生數(shù)碼電子檔案，光盤或移動(dòng)硬盤等將會(huì)成為雙套制保管的異質(zhì)備份檔案。

2.制定科學(xué)的館室檔號編制標(biāo)準(zhǔn)

檔號的編制應(yīng)具有唯一性、合理性、穩(wěn)定性、擴(kuò)充性、簡單性。我們以館室全宗檔案門類架構(gòu)中門類檔案為基準(zhǔn)，通過對館藏存量檔案的結(jié)構(gòu)分析、室藏增量檔案的摸底調(diào)查，以及未來檔案拓展空間的預(yù)斷，結(jié)合館室各門類各載體檔案的共性和個(gè)性差異，本著避免館室檔號的二重編號，達(dá)到自然銜接的工作思路，制定如下館室檔號編制的統(tǒng)一規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。

（1）檔號的構(gòu)成。檔號的構(gòu)成應(yīng)視檔案整理的分類方式和分類排序而定，從館室檔案的整理分類來看，主要有檔案門類、保管期限、年度、項(xiàng)目、機(jī)構(gòu)（問題）5種。歸檔文件的檔號基本按分類直接標(biāo)注，立卷檔案中檔案門類、保管期限一般用目錄號區(qū)分，年度、機(jī)構(gòu)（問題）通過案卷號編排。由此可見，立卷檔案與歸檔文件的分類整理方法基本一致，設(shè)定統(tǒng)一的檔號編制標(biāo)準(zhǔn)是可行的。

考慮到區(qū)分電子檔案及檔案分類上下位層級的邏輯包含關(guān)系，建議檔號構(gòu)成統(tǒng)一編制為“全宗號—檔案門類·保管期限（或·e）—年度—案卷號【機(jī)構(gòu)（問題）】—件號”，或“全宗號—檔案門類·保管期限（或·e）—項(xiàng)目總編號—案卷號【機(jī)構(gòu)（問題）】—件號”，后者適用于專業(yè)（專門）檔案，“檔案門類·保管期限（或·e）”可視為目錄號。第一種中若無“年度”分類項(xiàng)，下位類可以直接上移，此標(biāo)準(zhǔn)適用于館室各種類型的檔案。少量按項(xiàng)目分類號整理的檔案（如科技檔案），可以保留室行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)編號，在整個(gè)項(xiàng)目檔案收集齊全后或移交進(jìn)館前，重新按“項(xiàng)目號—案卷號”編制大流水館案卷號，進(jìn)而達(dá)到與上述檔號構(gòu)成一致。

此檔號編制解決了以往存在的三方面問題：一是使檔案門類和保管期限在檔號中直觀顯現(xiàn)；二是可避免館室檔案目錄重號；三是檔案室不移交進(jìn)館的檔案不會(huì)造成檔案館目錄號空號。此外還直觀區(qū)分了傳統(tǒng)檔案與電子檔案。

（2）檔號的標(biāo)識。在檔號的標(biāo)識上應(yīng)盡量做到簡單、可擴(kuò)充，部分層級的位數(shù)設(shè)置可留有一定的發(fā)展空間。全宗號4位標(biāo)識，首位是全宗群代碼，若全宗群位數(shù)在10以內(nèi)，可用阿拉伯?dāng)?shù)字（以下簡稱數(shù)字）標(biāo)識，超過10即用漢語拼音首位大寫字母標(biāo)識，后3位是全宗編號，用數(shù)字標(biāo)識；檔案門類一般用2位大寫漢語拼音代碼標(biāo)識，若出現(xiàn)標(biāo)識代碼重復(fù)或2位代碼標(biāo)識不清的門類，可擴(kuò)展到3位，如設(shè)備檔案和社保業(yè)務(wù)檔案分別標(biāo)識為SB、SBY；保管期限代碼用1—2位數(shù)字標(biāo)識，其中永久、長期、短期分別標(biāo)識1、2、3，定期檔案按實(shí)際年數(shù)標(biāo)識，如保管期限為30年直標(biāo)30，若是電子檔案，在保管期限代碼后面添加e，如WS.1.e表示永久文書電子檔案；年度用4位數(shù)字直標(biāo)；案卷號由4位數(shù)字標(biāo)識，若超過5位數(shù)可以考慮采用年度層級編號，1年形成檔案超過1萬的可增至5位數(shù)；機(jī)構(gòu)由3位大寫漢語拼音標(biāo)注；件號由4位數(shù)字標(biāo)識。如檔號3001—WS.1—2015—BGS—0001表示永久歸檔文書2015年辦公室第1件檔案。

3.規(guī)范各門類檔案檔號編制要求

按照上述檔號的構(gòu)成和標(biāo)識，從立卷和不立卷兩種檔案整理方式著手，統(tǒng)一館室文書、專業(yè)（專門）、特殊載體檔案檔號的編制方法。

（1）文書檔案。立卷檔案檔號構(gòu)成為“全宗號—WS·保管期限（或·e）—案卷號—件號”，同一保管期限的檔案編制一個(gè)流水案卷號；歸檔文件檔號構(gòu)成為“全宗號—WS·保管期限（或·e）—年度—機(jī)構(gòu)（問題）—件號”。

（2）專業(yè)（專門）檔案。專業(yè)（專門）檔案門類較多，檔案分類形式多樣，各立檔單位可根據(jù)實(shí)際確定檔案分類方法。立卷檔案檔號構(gòu)成有兩種：“全宗號—檔案門類·保管期限（或·e）—項(xiàng)目總編號—案卷號—件號”或“全宗號—檔案門類·保管期限（或·e）—年度—案卷號—件號”。專業(yè)（專門）檔案也可以采用不立卷的方式整理，檔號可參照歸檔文件編制。對于按行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)編制檔號的如科技檔案，行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)號作為室編號保留，待整體項(xiàng)目完成檔案歸檔齊全后，編制館流水案卷號，行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)號不參與檔案館檔號構(gòu)成。

（3）特殊載體檔案。由音頻（錄音）、視頻（錄像）、照片和實(shí)物4類構(gòu)成。音頻檔案包含錄音磁帶、錄音光盤和音頻電子檔案等，用LY標(biāo)識；視頻檔案包含錄像磁帶、錄像光盤和視頻電子檔案等，用LX標(biāo)識；照片檔案載體分底片沖印照片（簡稱照片）、底片和數(shù)碼電子照片，用ZP標(biāo)識，底片與照片是同一信息，只給一個(gè)檔號；實(shí)物門類標(biāo)識為SW。特殊載體檔案檔號編制分別如下：

聲像檔案。分為音頻（錄音）和視頻（錄像）兩種，按照立卷和不立卷兩種方式整理。原生檔案由盤帶等載體承載的，盤帶可視作案卷管理，盤帶號等同于案卷號，檔號構(gòu)成為“全宗號—檔案門類·保管期限—盤帶號—件號”，同門類同保管期限的不同載體的檔案可以流水混編盤帶號。原生檔案是數(shù)碼電子的，可以采用件整理的方式，一個(gè)數(shù)碼文件相當(dāng)于一件，按年度整理編號，檔號構(gòu)成為“全宗號—檔案門類·保管期限·e—年度—件號”，如檔號“3001—LX.1.e—2010—0008”解讀為3001全宗2010年形成的永久第8件數(shù)碼視頻檔案。

照片檔案。照片檔案無論是底片沖印還是數(shù)碼電子都按件整理。底片沖印照片檔號構(gòu)成為“全宗號—ZP·保管期限—冊號—件號”，照片按組信息排放裝冊，一冊可裝若干組信息照片，冊內(nèi)編流水件號，冊號視同案卷號；數(shù)碼照片檔號構(gòu)成為“全宗號—ZP·保管期限·e—年度—組信息號—件號”，照片按年度整理，組信息號相當(dāng)于歸檔文件中的問題項(xiàng)，3位阿拉伯?dāng)?shù)字編排。保管期限為永久的數(shù)碼照片沖印裝冊，雙套制保存，大流水編制冊號，冊號參與著錄，不作為檔號構(gòu)成項(xiàng)。

實(shí)物。按件整理，檔號構(gòu)成為“全宗號—SW·保管期限—分類號—件號”。由于各立檔單位實(shí)物檔案數(shù)量不多，類型繁雜，為了易于管理，再按分類編號，按照實(shí)物的歸檔范圍劃分為榮譽(yù)類、紀(jì)念品（禮品）類、印信類和字畫類4類，分別標(biāo)識為RY、LP、YX、ZH，各分類號下不區(qū)分年度編流水件號。具體實(shí)物的分類各立檔單位可根據(jù)歸檔種類酌情而定。

資料。公開出版和內(nèi)部發(fā)行的資料號構(gòu)成為“全宗號—ZL—冊號”；其他資料可參照歸檔文件整理方式編資料號。

4.完善檔號規(guī)范實(shí)施工作

館室檔號銜接的關(guān)鍵在檔號的規(guī)范化建設(shè)，檔案形成于檔案室，落戶在檔案館，前端檔案室檔案的規(guī)范整理尤為重要。在3大類檔案中，各立檔單位的文書、特殊載體類檔案基本固定，檔號易于統(tǒng)一規(guī)范，專業(yè)（專門）檔案除人事、會(huì)計(jì)、基建等檔案門類固定外，各立檔單位依工作職能會(huì)產(chǎn)生不同門類的專業(yè)檔案。2011年，國家檔案局根據(jù)《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃》和建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系的要求，印發(fā)了第一、第二批《國家基本專業(yè)檔案目錄》，初步明確了專業(yè)檔案內(nèi)容，劃分為人事、民生、政務(wù)、經(jīng)濟(jì)、文化5大類。各立檔單位可參照設(shè)定專業(yè)檔案管理門類，但要注意避免將職能處室形成的業(yè)務(wù)檔案歸入文書檔案的情況，以此建立室檔案門類架構(gòu)，規(guī)范檔號的編制。

館室檔號的規(guī)范化是一個(gè)漸進(jìn)的過程，需要經(jīng)歷一個(gè)過渡階段。對于不同時(shí)期館室檔號編制的差異，不能強(qiáng)求用統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)去替代，而是在確保檔號唯一的前提下，允許多種編制方法的存在，逐步趨于規(guī)范。過渡期內(nèi)應(yīng)正確處理好存量檔案和增量檔案的關(guān)系。檔號規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的實(shí)施應(yīng)以增量檔案為起點(diǎn)，檔案局可以業(yè)務(wù)指導(dǎo)的方式指導(dǎo)并督促檔案室執(zhí)行。對標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施前形成的存量檔案，盡量保持原整理基礎(chǔ)不變，僅對檔案室向檔案館移交檔案中出現(xiàn)的不完整檔號和館室重復(fù)檔號進(jìn)行更號。為此，建立并完善各種檔案登記統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，加強(qiáng)館室間的相互溝通和協(xié)調(diào)尤為重要。檔案館應(yīng)事先給定檔案室全宗號，檔案室須將機(jī)構(gòu)撤并情況及時(shí)告知檔案館，確定變更后機(jī)構(gòu)的全宗號。檔案館在檔案移交進(jìn)館前須做好摸底調(diào)查，提前對重號檔案進(jìn)行更號處理，盡量保持原編案卷號不動(dòng)，采用批量處理的方式修改目錄號，選擇應(yīng)用條形碼檔號標(biāo)簽，同步完成電子目錄和檔案實(shí)體更號。此方法通過實(shí)踐驗(yàn)證簡便易行，效率較高，且不易出差錯(cuò)，在加貼檔號標(biāo)簽的同時(shí)完成檔案清點(diǎn)工作，對存在的問題及時(shí)修正，使移交進(jìn)館檔案達(dá)到規(guī)范化整理要求。