為小微企業(yè)建立公共檔案室的可行性分析

劉 婷陳永生

（1.蘇州市城鄉(xiāng)建設(shè)檔案館，江蘇蘇州，215002； 2.蘇州市高新區(qū)檔案局，江蘇蘇州，215011）

為小微企業(yè)建立公共檔案室的可行性分析

劉 婷1陳永生2

（1.蘇州市城鄉(xiāng)建設(shè)檔案館，江蘇蘇州，215002； 2.蘇州市高新區(qū)檔案局，江蘇蘇州，215011）

為適應(yīng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展新常態(tài)，加快發(fā)展動(dòng)力轉(zhuǎn)換，增強(qiáng)社會(huì)創(chuàng)新創(chuàng)造活力，中央提出進(jìn)一步扶持小微企業(yè)發(fā)展以推動(dòng)大眾創(chuàng)業(yè)、萬(wàn)眾創(chuàng)新。小微企業(yè)作為吸納各類創(chuàng)業(yè)人才的重要載體，在提供就業(yè)崗位、緩解就業(yè)壓力、保持社會(huì)穩(wěn)定等方面發(fā)揮了重要作用。根據(jù)國(guó)家工商總局統(tǒng)計(jì)，新設(shè)小微企業(yè)吸納就業(yè)占比超過80%。［1］2015年第三季度全國(guó)市場(chǎng)主體發(fā)展情況顯示，小微企業(yè)占新登記企業(yè)總數(shù)的96.62%，小微企業(yè)“鋪天蓋地”格局逐步顯現(xiàn)。這些小微企業(yè)從成長(zhǎng)壯大到蓬勃發(fā)展會(huì)產(chǎn)生種類繁多數(shù)量巨大的檔案，企業(yè)檔案作為企業(yè)資產(chǎn)的重要組成部分，是企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)，應(yīng)當(dāng)?shù)玫酵咨频墓芾?。但小微企業(yè)因其自身規(guī)模小，在資本、技術(shù)、人才、管理等關(guān)鍵因素方面積累不足，相當(dāng)數(shù)量的小型微型企業(yè)并不具備單獨(dú)管理自身檔案的條件。因此本文提出將小微企業(yè)檔案管理納入到政府公共服務(wù)的設(shè)想，以眾創(chuàng)空間等平臺(tái)建立公共檔案室，既能夠解決小微企業(yè)管理檔案的需求，為小微企業(yè)解決發(fā)展難題，又能有效整合信息資源，拓展政府公共服務(wù)范圍。

一、公共檔案室的含義

目前學(xué)術(shù)界對(duì)于“公共檔案室”一詞尚未提出明確的定義，本文將相近的概念作出比較分析，以便于對(duì)公共檔案室有更加清晰的認(rèn)識(shí)。

1.公共檔案室與聯(lián)合檔案室的關(guān)系。聯(lián)合檔案室是在機(jī)關(guān)檔案室基礎(chǔ)上對(duì)原有管理方式變革與創(chuàng)新的產(chǎn)物，是一種優(yōu)化的機(jī)關(guān)檔案管理形式。具體指同一地區(qū)，特別是在同一市鎮(zhèn)內(nèi)的一些機(jī)關(guān)聯(lián)合起來設(shè)立一個(gè)檔案機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)保存和管理這些機(jī)關(guān)形成的檔案，這種機(jī)構(gòu)通常就是聯(lián)合檔案室。聯(lián)合檔案室與公共檔案室的區(qū)別首先在于兩者面向的服務(wù)對(duì)象不同，聯(lián)合檔案室面向機(jī)關(guān)事業(yè)單位，而本文所提到的公共檔案室主要面向企業(yè)。其次，兩者所保管的文件生命周期不同。聯(lián)合檔案室的本質(zhì)仍然是檔案室，它履行傳統(tǒng)檔案室的職責(zé)，是一種過渡性的文件管理機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)保管處于半現(xiàn)行階段的文件，而公共檔案室是一種提供綜合服務(wù)的第三方檔案管理機(jī)構(gòu)，涉及文件生命周期的各個(gè)階段。最后，兩者承接服務(wù)的主體不同。聯(lián)合檔案室是在原有檔案室工作人員的基礎(chǔ)上，將其合并優(yōu)化，提供服務(wù)的主體仍然是機(jī)關(guān)組織。而公共檔案室承接服務(wù)的主體是具備檔案管理?xiàng)l件的第三方社會(huì)組織。兩者之間的聯(lián)系在于他們都是一種橫向的檔案工作組織形式，為同一區(qū)域的不同組織提供檔案管理服務(wù)，都能夠?yàn)榻M織機(jī)構(gòu)節(jié)約人力物力資源，提高其檔案管理效率。

2.公共檔案室與商業(yè)性文件中心的關(guān)系。公共檔案室與商業(yè)性文件中心的區(qū)別首先在于，從盈利方式上，商業(yè)性文件中心作為一個(gè)獨(dú)立的組織機(jī)構(gòu)須自負(fù)盈虧，它是以盈利為目的的有償服務(wù)中心。公共檔案室由政府出資購(gòu)買服務(wù)，目的在于向有需求的企業(yè)或其他組織機(jī)構(gòu)提供公共服務(wù)，使用者本身并不與公共檔案室發(fā)生直接的利益關(guān)系。其次，從提供服務(wù)的方式來看，商業(yè)性文件中心是以自身為主體，面向有需求的客戶提供檔案服務(wù)，提供服務(wù)的方式相對(duì)分散。公共檔案室以企業(yè)或相關(guān)組織為主體，依托于創(chuàng)客空間等相對(duì)集中的企業(yè)聚集平臺(tái)來提供服務(wù)，它們的分布范圍取決于企業(yè)的聚集程度，提供服務(wù)的方式相對(duì)集中。再次，從兩者產(chǎn)生的原因來看，商業(yè)性文件中心是受到自身利益驅(qū)動(dòng)從而向客戶提供服務(wù)以換取利潤(rùn)的專門機(jī)構(gòu)。公共檔案室是政府為了解決小微企業(yè)或相關(guān)組織發(fā)展中檔案管理困境而購(gòu)買公共服務(wù)的產(chǎn)物。盡管兩者之間存在差別，但它們也有一定的相似之處。一方面，兩者都是社會(huì)分工細(xì)化的產(chǎn)物，提供專業(yè)領(lǐng)域的專業(yè)服務(wù)；另一方面，兩者的業(yè)務(wù)范圍較為相似，都向客戶提供檔案的咨詢、歸檔、管理和儲(chǔ)存、安全銷毀、數(shù)據(jù)保護(hù)和恢復(fù)等相關(guān)服務(wù)。

通過以上比較與分析，本文將公共檔案室界定為：以政府購(gòu)買服務(wù)的方式，在一定地域范圍或平臺(tái)內(nèi)，為有檔案管理需求的小微企業(yè)或組織機(jī)構(gòu)提供服務(wù)而設(shè)立的第三方檔案管理機(jī)構(gòu)。

二、建立公共檔案室的必要性

1.節(jié)省企業(yè)管理成本

國(guó)家檔案局調(diào)研蘇州高新區(qū)公共檔案室

小微企業(yè)是國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的重要基礎(chǔ)，是創(chuàng)業(yè)創(chuàng)新的先鋒力量，在擴(kuò)大就業(yè)、增加收入、改善民生等方面有著舉足輕重的作用。企業(yè)檔案作為一個(gè)企業(yè)正常發(fā)展不可替代的資產(chǎn)財(cái)富，有助于小微企業(yè)增強(qiáng)技術(shù)和知識(shí)儲(chǔ)備，為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展提供強(qiáng)有力的保障。但小微企業(yè)本身“低、小、散”的特點(diǎn)導(dǎo)致了其在創(chuàng)新發(fā)展過程中面臨相當(dāng)大的困難。由于小微企業(yè)規(guī)模偏小，擁有社會(huì)資源占比較低，在運(yùn)營(yíng)中必須減輕自身組織機(jī)構(gòu)負(fù)擔(dān)以及降低人力資源成本和各項(xiàng)開支成本。檔案工作需要投入檔案基礎(chǔ)設(shè)施、專業(yè)檔案管理人員以及專門的檔案管理庫(kù)房等，如果成立專門的檔案部門來管理檔案，無(wú)疑增加了企業(yè)管理的成本。公共檔案室的建立能夠避免小微企業(yè)進(jìn)行重復(fù)的人力財(cái)力投入，實(shí)現(xiàn)在同一區(qū)域內(nèi)小微企業(yè)檔案的集中管理，解決小微企業(yè)檔案管理需求與自身資源匱乏的矛盾。

2.增強(qiáng)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)能力

企業(yè)檔案很能反映出一個(gè)企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)和生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)情況，不僅僅是企業(yè)管理的第一手材料，也是企業(yè)軟實(shí)力的重要體現(xiàn)，更是企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)。建立公共檔案室有助于在關(guān)鍵時(shí)刻發(fā)揮檔案的依據(jù)和憑證作用，方便企業(yè)隨時(shí)調(diào)閱，不僅提高企業(yè)辦事效率，也維護(hù)了企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益和合法權(quán)益；有助于企業(yè)加強(qiáng)自身文化建設(shè)，利用豐富生動(dòng)的檔案素材，展示企業(yè)創(chuàng)業(yè)發(fā)展的歷程，培養(yǎng)員工的認(rèn)同感和歸屬感，創(chuàng)新企業(yè)經(jīng)營(yíng)理念，提升企業(yè)的文化品位。此外，小微企業(yè)還可以從繁瑣的檔案管理業(yè)務(wù)中抽身，從而更加專注于拓展主營(yíng)業(yè)務(wù)，提升企業(yè)品牌影響力和競(jìng)爭(zhēng)力。

3.促進(jìn)政府職能轉(zhuǎn)變

成立公共檔案室的前提條件是由政府來購(gòu)買公共服務(wù)，檔案服務(wù)是政府增加公共服務(wù)供給的重要渠道之一。2013年全國(guó)檔案局長(zhǎng)館長(zhǎng)會(huì)議強(qiáng)調(diào)：“向社會(huì)購(gòu)買事務(wù)性管理服務(wù)，是解決各級(jí)檔案部門人少事多問題的出路之一。各級(jí)檔案部門要對(duì)全部事務(wù)所進(jìn)行研究，把可向社會(huì)購(gòu)買的事務(wù)性管理服務(wù)，從由檔案人員進(jìn)行，改為以購(gòu)買服務(wù)的方式進(jìn)行?！闭?gòu)買公共服務(wù)模式的出現(xiàn)，適時(shí)填補(bǔ)了政府由“大包大攬”到“有所為，有所不為”轉(zhuǎn)變的空白區(qū)域。通過引入市場(chǎng)和社會(huì)力量共同進(jìn)行公共服務(wù)治理，剝離一些非必要的功能交給社會(huì)組織，既有利于政府專注于主體業(yè)務(wù)，避免行政透支，又能為市場(chǎng)和產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)的調(diào)整創(chuàng)造條件。各級(jí)人民政府要結(jié)合當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展?fàn)顩r和人民群眾的實(shí)際需求，因地制宜，積極穩(wěn)妥地推進(jìn)政府向社會(huì)力量購(gòu)買服務(wù)工作，不斷創(chuàng)新和完善公共服務(wù)供給模式，加快建設(shè)服務(wù)型政府。

三、建立公共檔案室的可行性

1.政策背景

近兩年我國(guó)經(jīng)濟(jì)下行壓力持續(xù)增大，經(jīng)濟(jì)走緩的主要原因在于中國(guó)經(jīng)濟(jì)自發(fā)的增長(zhǎng)動(dòng)力不足。為此，中央大力推進(jìn)“大眾創(chuàng)業(yè)、萬(wàn)眾創(chuàng)新”，增加公共產(chǎn)品、公共服務(wù)，而積極發(fā)展政府與社會(huì)資本合作的模式，作為公共服務(wù)供給機(jī)制的重大改革，已經(jīng)成為當(dāng)前國(guó)家實(shí)施積極財(cái)政政策的重要抓手。中央及各地政府對(duì)小微企業(yè)發(fā)展給予高度重視，先后出臺(tái)了一系列政策，通過政府與社會(huì)資本合作的方式，支持與引導(dǎo)小微企業(yè)發(fā)展。

2015年3月國(guó)務(wù)院辦公廳下發(fā)9號(hào)文件《國(guó)務(wù)院辦公廳關(guān)于發(fā)展眾創(chuàng)空間推進(jìn)大眾創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)的指導(dǎo)意見》（以下簡(jiǎn)稱《意見》）［2］，《意見》中明確提出要綜合運(yùn)用政府購(gòu)買服務(wù)、無(wú)償資助、業(yè)務(wù)獎(jiǎng)勵(lì)等方式，支持中小企業(yè)公共服務(wù)平臺(tái)和服務(wù)機(jī)構(gòu)建設(shè)，為創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)搭建高效便利的服務(wù)平臺(tái)，提高小微企業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。同年5月，國(guó)務(wù)院第92次常務(wù)會(huì)議審議通過并轉(zhuǎn)發(fā)了由財(cái)政部牽頭，會(huì)同發(fā)展改革委、中國(guó)人民銀行聯(lián)合制定的《關(guān)于在公共服務(wù)領(lǐng)域推廣政府和社會(huì)資本合作模式的指導(dǎo)意見》［3］，決定圍繞增加公共產(chǎn)品和公共服務(wù)供給，廣泛采用政府和社會(huì)資本合作模式。

建立公共檔案室作為一種政府與社會(huì)資本合作來提供公共服務(wù)的方式，符合當(dāng)前我國(guó)小微企業(yè)發(fā)展的現(xiàn)狀，也是積極響應(yīng)國(guó)家方針政策的重要舉措。國(guó)家關(guān)于大眾創(chuàng)業(yè)、萬(wàn)眾創(chuàng)新，以及政府與社會(huì)資本合作的相關(guān)政策，為推行公共檔案室建立提供了極大的可能性，使得公共檔案室在眾創(chuàng)空間等平臺(tái)的基礎(chǔ)上，為小微企業(yè)發(fā)展做好堅(jiān)實(shí)后盾。

2.主體需求

檔案學(xué)家巴斯克斯說：“可以確定這樣一條原則，在任何時(shí)候文件都應(yīng)該存放在它的利用者最便于利用的地方?！毙∥⑵髽I(yè)集群化發(fā)展的特征使得公共檔案室便于為其提供即時(shí)的服務(wù)，方便企業(yè)存取和利用檔案，能夠更好地滿足企業(yè)的需求。根據(jù)《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》，企業(yè)檔案主要分為黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營(yíng)管理類、生產(chǎn)技術(shù)管理類、產(chǎn)品類、科學(xué)技術(shù)研究類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類、會(huì)計(jì)檔案類、干部職工檔案類等11個(gè)類型。目前以新興小微企業(yè)實(shí)際情況來看，其檔案主要集中在產(chǎn)品類、科研類、經(jīng)營(yíng)管理類等方面，尤其是專利技術(shù)文件、產(chǎn)品檔案往往是小微企業(yè)生存的關(guān)鍵，做好這些檔案資料的管理及利用對(duì)于小微企業(yè)今后的發(fā)展至關(guān)重要，但多數(shù)小微企業(yè)本身沒有足夠的條件去管理檔案，即使抽出專人或兼職人員來管理，也是非常耗時(shí)耗力。將小微企業(yè)檔案管理的需求從企業(yè)主營(yíng)業(yè)務(wù)中剝離出來，交給公共檔案室來管理，能夠使企業(yè)得到專業(yè)化的檔案管理服務(wù)，提升檔案管理水平。

3.社會(huì)環(huán)境

為小微企業(yè)建立公共檔案室的社會(huì)基礎(chǔ)主要在于兩個(gè)方面：

一方面在大眾創(chuàng)業(yè)、萬(wàn)眾創(chuàng)新的引導(dǎo)下全國(guó)各地創(chuàng)業(yè)創(chuàng)新平臺(tái)逐步增多，它們將成為公共檔案室賴以生存與發(fā)展的基礎(chǔ)。根據(jù)江蘇省人力資源和社會(huì)保障廳數(shù)據(jù)，截至2015年9月，江蘇省已建成各級(jí)各類創(chuàng)業(yè)載體1797個(gè)，累計(jì)入住企業(yè)達(dá)9.82萬(wàn)戶。［4］以蘇州市為例，2015年10月蘇州工業(yè)園區(qū)成為全國(guó)首個(gè)開放創(chuàng)新綜合實(shí)驗(yàn)城市，在“十二五”期間，基本形成了“集聚一流創(chuàng)新要素、營(yíng)造一流創(chuàng)新環(huán)境、實(shí)現(xiàn)一流創(chuàng)新產(chǎn)出”的創(chuàng)新發(fā)展態(tài)勢(shì)，以科技為主力的“創(chuàng)新生態(tài)圈”日益清晰。根據(jù)《蘇州市實(shí)施創(chuàng)客天堂行動(dòng)發(fā)展眾創(chuàng)空間的政策意見》，到2020年蘇州將擁有眾創(chuàng)空間超過300家，集聚創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)人才超過10萬(wàn)人，新增創(chuàng)新小微企業(yè)超過3萬(wàn)家。目前蘇州已相繼涌現(xiàn)出蘇州高新區(qū)獅山創(chuàng)客匯、昆山高新區(qū)陽(yáng)澄湖兩岸青年創(chuàng)業(yè)園、蘇州自主創(chuàng)新廣場(chǎng)蘇創(chuàng)空間等一批特色鮮明的創(chuàng)業(yè)平臺(tái)，眾包、眾扶、眾籌等新型平臺(tái)已成為小微企業(yè)的“后臺(tái)服務(wù)器”。

另一方面，第三方檔案管理機(jī)構(gòu)數(shù)量增長(zhǎng)及條件日趨成熟為建立公共檔案室提供了有利條件。伴隨著外包服務(wù)業(yè)在檔案領(lǐng)域的不斷發(fā)展以及相關(guān)法律法規(guī)體系的健全，目前我國(guó)已有相當(dāng)數(shù)量的第三方檔案管理機(jī)構(gòu)。它們從最初依托于檔案行政部門到如今發(fā)展成為完全獨(dú)立的專業(yè)性服務(wù)機(jī)構(gòu)，其業(yè)務(wù)領(lǐng)域也從單純的檔案整理服務(wù)拓展到檔案軟件管理與開發(fā)、檔案咨詢服務(wù)、檔案寄存、檔案鑒定等全方位的檔案服務(wù)。經(jīng)過市場(chǎng)的檢驗(yàn)與同行之間的相互競(jìng)爭(zhēng)，這些機(jī)構(gòu)能夠不斷完善自身，更好地適應(yīng)客戶需要，將為小微企業(yè)提供深入且廣泛的市場(chǎng)支持。

綜上所述，為小微企業(yè)建立公共檔案室已經(jīng)具備了充分的必要性與可行性條件。實(shí)際上，蘇州首個(gè)公共檔案室已在高新區(qū)科技醫(yī)療器械產(chǎn)業(yè)園中投入使用，免費(fèi)為入園的小微企業(yè)提供“線上線下”的檔案保管、利用、咨詢及衍生服務(wù)，解決企業(yè)檔案管理的難題，這對(duì)于今后公共檔案室在全國(guó)范圍推廣有著深遠(yuǎn)的意義。在新時(shí)代全民創(chuàng)業(yè)環(huán)境下，面對(duì)小微企業(yè)日益增長(zhǎng)的檔案管理需求，公共檔案室的建立、運(yùn)營(yíng)及風(fēng)險(xiǎn)管控將是未來值得我們深思與探索的課題。

［1］中國(guó)工商報(bào).新設(shè)小微企業(yè)吸納就業(yè)占比超過80%［EB/OL］.http：//www.saic.gov.cn/gts/fwfz/201603/t20160301_ 166949.html，2016-03-01.

［2］國(guó)務(wù)院辦公廳.國(guó)務(wù)院辦公廳關(guān)于發(fā)展眾創(chuàng)空間推進(jìn)大眾創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)的指導(dǎo) 意 見 ［EB/OL］.http：//www.gov.cn/ zhengce/content/2015-03/11/content_9519.htm，2016-03-11.

［3］財(cái)政部，發(fā)展改革委，人民銀行.關(guān)于在公共服務(wù)領(lǐng)域推廣政府和社會(huì)資本合作模式的指導(dǎo)意見［EB/OL］.http：//www.scio.gov.cn/xwfbh/xwbfbh/xczb/ xgzc/Document/1448388/1448388.htm，2016-03-11.

［4］揚(yáng)子晚報(bào)網(wǎng).江蘇1797個(gè)創(chuàng)客空間任你選一個(gè)格子間就是一家公司［EB/ OL］.http：//www.yangtse.com/jiangsu/ 2015-09-16/647288.html.2016-3-20.