加強(qiáng)房產(chǎn)檔案規(guī)范化管理的措施

張雪梅

房產(chǎn)檔案是在房地產(chǎn)管理過程中形成的，是房地產(chǎn)物權(quán)登記的成果記載和原始憑證，是對(duì)房屋產(chǎn)權(quán)、房屋自然狀況以及權(quán)利狀況進(jìn)行詳細(xì)記載的各種資料的總稱。近年來，隨著房地產(chǎn)市場(chǎng)的蓬勃發(fā)展，房產(chǎn)檔案的數(shù)量日益增多，為城市拆遷規(guī)劃、房屋權(quán)屬登記與交易、處理房地產(chǎn)糾紛等提供了重要依據(jù)，是房地產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和管理的重要組成部分。

一、房產(chǎn)檔案工作的特點(diǎn)

（一）法律性

房產(chǎn)檔案是指房地產(chǎn)管理機(jī)構(gòu)在管理活動(dòng)中直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，是房地產(chǎn)行政管理法定職責(zé)的體現(xiàn)，是證明權(quán)利人與房屋之間權(quán)利的原始憑證，具有法律憑證價(jià)值。近年來，隨著我國(guó)房地產(chǎn)行業(yè)的蓬勃發(fā)展，伴隨而來的房產(chǎn)交易、抵押、評(píng)估、保全、查封等活動(dòng)日益增多，房地產(chǎn)糾紛呈上升趨勢(shì)，房產(chǎn)檔案的利用率迅速增長(zhǎng)。房產(chǎn)檔案是人民法院確認(rèn)房屋權(quán)利歸屬、處理房地產(chǎn)糾紛的重要依據(jù)，為權(quán)利人的產(chǎn)權(quán)保護(hù)提供了可靠的法律保障，促進(jìn)了社會(huì)的和諧穩(wěn)定。

（二）社會(huì)性

隨著住房消費(fèi)市場(chǎng)的全面啟動(dòng)和城市二、三級(jí)市場(chǎng)的全面放開，擁有房屋所有權(quán)的權(quán)利人越來越多，權(quán)利人在行使占有、使用、收益、處分等權(quán)利時(shí)，房產(chǎn)檔案的利用就成為確認(rèn)交易行為是否合法的必不可少的環(huán)節(jié)。由此房產(chǎn)交易雙方才會(huì)有安全感，房地產(chǎn)市場(chǎng)的運(yùn)行才能安全有序。

同時(shí)，隨著城市化進(jìn)程的加速，城市規(guī)劃、舊城改造、拆遷安置等如果采用傳統(tǒng)的調(diào)查測(cè)算方法，投入大、周期長(zhǎng)且可靠性差。而利用數(shù)字化房產(chǎn)檔案信息和館藏實(shí)物檔案可以較全面便捷地匯總、統(tǒng)計(jì)房屋權(quán)屬狀況，既節(jié)省資金又能較快地計(jì)算出成本，加快工程進(jìn)度。

（三）價(jià)值性

房地產(chǎn)屬于不動(dòng)產(chǎn)，價(jià)值高，在單位和個(gè)人的財(cái)產(chǎn)構(gòu)成中占有重要地位，隨著房產(chǎn)價(jià)值的上升，人們對(duì)房地產(chǎn)給予了前所未有的關(guān)注。房產(chǎn)檔案的有無，保管的好壞，記載得是否準(zhǔn)確、全面，直接關(guān)系到權(quán)利人的經(jīng)濟(jì)利益，房產(chǎn)檔案管理人員必須真實(shí)地記錄相關(guān)信息，客觀反映房產(chǎn)經(jīng)濟(jì)的運(yùn)行過程。因此，房產(chǎn)檔案屬于財(cái)產(chǎn)檔案，含金量高，具有價(jià)值性。

（四）網(wǎng)絡(luò)性

在當(dāng)前信息化時(shí)代下，借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)就可以將產(chǎn)權(quán)管理、圖表管理、檔案管理等結(jié)合在一起，極大地改變了過去人工收集、整理、歸檔、利用等傳統(tǒng)的檔案工作方式，有效地提高了檔案管理的效率，促進(jìn)了檔案信息的充分利用。

二、房產(chǎn)檔案管理的當(dāng)前形勢(shì)

（一）法制觀念淡薄，沒有完全依法管理檔案

房產(chǎn)檔案管理如果沒有健全的法制做后盾，檔案管理制度得不到落實(shí)和實(shí)施，就不能形成科學(xué)的管理方法，檔案的安全性和完整性、真實(shí)性等就不能得到有效保障，容易出現(xiàn)工作偏差或失誤，出現(xiàn)檔案丟失或者缺損等情況。

（二）房產(chǎn)檔案信息化建設(shè)進(jìn)程緩慢

信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化是當(dāng)前房產(chǎn)檔案的管理趨勢(shì)，構(gòu)建信息數(shù)據(jù)庫(kù)和檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，已經(jīng)成為現(xiàn)代化房產(chǎn)檔案管理過程中不可或缺的部分，傳統(tǒng)手工的檔案管理方式已經(jīng)不能有效地保障檔案管理水平。但目前房產(chǎn)檔案信息化建設(shè)進(jìn)程緩慢，多地普遍存在著現(xiàn)代化管理模式和傳統(tǒng)手工管理模式并存的形式，沒有建成完整的信息數(shù)據(jù)庫(kù)，增加了檔案信息的安全隱患。

（三）檔案工作人員素質(zhì)較低

房產(chǎn)檔案管理需要一支既有一定檔案專業(yè)知識(shí)又有一定測(cè)繪、法律等相關(guān)知識(shí)的管理隊(duì)伍，而當(dāng)前的檔案管理工作中，工作人員大都沒有進(jìn)行過專業(yè)化的培訓(xùn)，非專業(yè)人員的管理導(dǎo)致了檔案管理方式的不科學(xué)。部分地區(qū)由于檔案管理人員待遇較低，有的人員不能安于工作，不認(rèn)真鉆研業(yè)務(wù)，甚至存在想轉(zhuǎn)行或調(diào)動(dòng)的想法，從而嚴(yán)重影響了檔案資料的管理、利用和發(fā)掘，影響了檔案的質(zhì)量，降低了檔案的利用效果。

三、加強(qiáng)房產(chǎn)檔案規(guī)范化管理的措施

（一）加強(qiáng)制度建設(shè)，制定科學(xué)、統(tǒng)一、切實(shí)可行的檔案管理制度

科學(xué)有效的管理制度是房產(chǎn)檔案管理工作順利開展的先決條件，是加強(qiáng)檔案管理水平的有效途徑。從目前檔案管理部門工作狀態(tài)和運(yùn)行方式來看，檔案工作效率低下，很大程度上是因?yàn)槿狈τ行У闹贫缺O(jiān)督，從事管理工作的人員積極性低，缺乏工作熱情和創(chuàng)造性。因此，房產(chǎn)檔案管理部門應(yīng)當(dāng)首抓制度建設(shè)，建立有效的競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，提升工作人員的危機(jī)意識(shí)和競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)，將工作績(jī)效同獎(jiǎng)懲制度結(jié)合，激發(fā)工作人員的熱情和創(chuàng)造力，從而提升房產(chǎn)檔案管理水平。

連云港市房屋產(chǎn)權(quán)管理中心檔案室成立于1989年，在20多年的檔案管理工作中，檔案室嚴(yán)格按照《檔案法》的規(guī)定，結(jié)合實(shí)際情況制定了《檔案立卷歸檔制度》《檔案庫(kù)房保管制度》《檔案查詢利用制度》以及《檔案管理人員職責(zé)》《建檔人員職責(zé)》《接待人員責(zé)職》等崗位責(zé)任制。2008年《房屋登記辦法》實(shí)施后，針對(duì)檔案管理中出現(xiàn)的新規(guī)定、新要求，又制訂了《連云港市城市房屋權(quán)屬檔案管理實(shí)施細(xì)則》《連云港市房屋權(quán)屬登記信息查詢暫行規(guī)定》等技術(shù)規(guī)范。同時(shí)在工作中根據(jù)業(yè)務(wù)需要，對(duì)新出現(xiàn)的帶有普遍性的問題及時(shí)制定業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，確保各項(xiàng)工作的規(guī)范性和嚴(yán)密性，于2009年順利通過檔案工作目標(biāo)管理江蘇省五星級(jí)認(rèn)定。

（二）切實(shí)做好房產(chǎn)檔案的收集工作

收集工作是房產(chǎn)檔案規(guī)范化管理的首要環(huán)節(jié)，也是整個(gè)工作流程中最為基礎(chǔ)的工作，只有確保房產(chǎn)檔案資料的完整性和真實(shí)性，才能為后續(xù)工作的開展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。檔案收集要做到登記材料內(nèi)容完整、準(zhǔn)確，能全面、真實(shí)地反映房地產(chǎn)的本來面貌，反映物權(quán)的歸屬、沿革、變動(dòng)等情況。收集的各類登記材料要系列化，能完整地反映房地產(chǎn)權(quán)利狀況，使之成為有應(yīng)用價(jià)值和長(zhǎng)久保存價(jià)值的檔案。

為了提高房產(chǎn)檔案收集工作水平，應(yīng)該嚴(yán)格按照《城市房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理辦法》的要求，建立完善的管理制度，明確各個(gè)崗位的職責(zé)以及工作流程，對(duì)收集檔案的范圍、分類等做出細(xì)致的劃分。要加強(qiáng)與各個(gè)業(yè)務(wù)部門的聯(lián)系，做好檔案資料的移交工作，確保檔案資料收集工作的順利開展。

連云港市房屋產(chǎn)權(quán)管理中心檔案室在收集檔案的過程中，嚴(yán)格按照《連云港市城市房屋權(quán)屬檔案管理實(shí)施細(xì)則》的要求，從受理、審核、登簿、發(fā)證等各個(gè)環(huán)節(jié)按歸檔范圍和歸檔要求收集、制作登記資料，力求文件材料的形式、規(guī)格、技術(shù)指標(biāo)等達(dá)到高度一致，保證凡屬歸檔范圍內(nèi)的各種形式的文件材料都要收集齊全。同時(shí)，對(duì)每卷檔案在整理前先檢查驗(yàn)收，缺件、錯(cuò)件檔案以及內(nèi)容不完整、字跡不清晰等文件予以退回，杜絕不符合標(biāo)準(zhǔn)的檔案入庫(kù)。

（三）認(rèn)真做好房產(chǎn)檔案的整理工作

房產(chǎn)檔案資料收集之后，應(yīng)按照《房屋登記辦法》《城市房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理辦法》等相關(guān)法規(guī)的規(guī)定，將應(yīng)當(dāng)歸檔的登記材料按內(nèi)容和形式進(jìn)行排列編號(hào)，編制目錄、封面并移交進(jìn)行集中統(tǒng)一保管，形成系統(tǒng)的資料庫(kù)。

在檔案整理過程中，要嚴(yán)格按照檔案資料管理的規(guī)則操作，對(duì)登記材料要按照“一宗一卷”即“每辦理一件登記所形成的材料立一個(gè)卷”的規(guī)定立卷，卷內(nèi)材料要按《房地產(chǎn)登記技術(shù)規(guī)程》的規(guī)定進(jìn)行排序、編寫頁(yè)碼、編寫卷內(nèi)目錄和備考表等。紙質(zhì)檔案裝訂時(shí)應(yīng)將材料上的金屬物全部剔除干凈，對(duì)破損或者幅面過小的材料應(yīng)采用A4白襯紙托裱，幅面大于A4的材料，應(yīng)按A4大小折疊整齊，并預(yù)留出裝訂邊際。卷內(nèi)文件材料裝訂應(yīng)整齊美觀，不得壓字、掉頁(yè)，不得妨礙翻閱。

（四）加強(qiáng)房產(chǎn)檔案的動(dòng)態(tài)管理

房產(chǎn)檔案的動(dòng)態(tài)性是房產(chǎn)檔案最顯著的特點(diǎn)。房產(chǎn)檔案形成后，房地產(chǎn)的權(quán)利和房地情況并不是固定不變的。為了保證房產(chǎn)檔案信息的準(zhǔn)確性和及時(shí)性，需要采用動(dòng)態(tài)管理方式，根據(jù)產(chǎn)權(quán)人的變化、房屋現(xiàn)狀的變更來補(bǔ)充新材料，更改房產(chǎn)檔案中的簿、檔、圖等，以確保房產(chǎn)檔案信息的真實(shí)性和系統(tǒng)性，使房產(chǎn)檔案成為“活”檔案。

（五）加強(qiáng)房產(chǎn)檔案的信息化建設(shè)

1.提升檔案信息化的認(rèn)識(shí)

科學(xué)技術(shù)高速發(fā)展的今天，傳統(tǒng)的管理方法和手段已經(jīng)無法適應(yīng)房產(chǎn)檔案管理工作的需求，需要依靠計(jì)算機(jī)軟件進(jìn)行檔案管理，依靠網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代化設(shè)備進(jìn)行檔案的檢索與存儲(chǔ)。因此，房產(chǎn)檔案管理工作人員要充分認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)的重要性，認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化是房產(chǎn)檔案管理的有效途徑。

2.打造房產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)

打造房產(chǎn)檔案管理的信息化，首先要完善房產(chǎn)檔案管理信息系統(tǒng)，把房產(chǎn)交易系統(tǒng)與房產(chǎn)檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接，交易信息同步于檔案系統(tǒng)中，同時(shí)利用掃描儀等設(shè)備把相關(guān)圖像信息導(dǎo)入交易信息系統(tǒng)中，運(yùn)用技術(shù)軟件進(jìn)行整合和調(diào)閱，形成準(zhǔn)確、完善的房產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。

連云港市房屋產(chǎn)權(quán)管理中心非常重視檔案管理信息化建設(shè)，按照住建部“房地產(chǎn)交易與權(quán)屬登記規(guī)范化管理考核標(biāo)準(zhǔn)及考核辦法”的要求，建立了一個(gè)集錄入、掃描各種類別和密級(jí)的房產(chǎn)檔案系統(tǒng)，使紙質(zhì)檔案圖像化，實(shí)現(xiàn)了電子化的集中存儲(chǔ)、索引、管理、查詢等。在充分考慮房產(chǎn)交易業(yè)務(wù)的前提下，結(jié)合檔案電子化的發(fā)展趨勢(shì)，在產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍管理系統(tǒng)中專設(shè)檔案管理模塊，檔案工作的各環(huán)節(jié)都運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理，達(dá)到收集、整理、掃描、編目、備份、統(tǒng)計(jì)、查閱等全由信息系統(tǒng)操作，極大地提高了工作質(zhì)量和效率。

3.建立檔案數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)

通過信息化，建立一整套房產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)，管理人員能夠從不同角度對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析、整理，對(duì)房地產(chǎn)市場(chǎng)的發(fā)展做出合理預(yù)測(cè)，便于相關(guān)職能部門科學(xué)決策，及時(shí)調(diào)控，減小風(fēng)險(xiǎn)，有效地維護(hù)房地產(chǎn)市場(chǎng)的健康發(fā)展。

（六）提高檔案管理人員綜合素質(zhì)水平

首先，要對(duì)管理人員進(jìn)行有針對(duì)性的培訓(xùn)，加強(qiáng)檔案學(xué)知識(shí)、法律知識(shí)和房地產(chǎn)相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)的學(xué)習(xí)，掌握行業(yè)動(dòng)態(tài)、新規(guī)，提高專業(yè)素養(yǎng)和知識(shí)水平。

其次，要注重復(fù)合型人才的培養(yǎng)。檔案信息化的建設(shè)和實(shí)施，需要既懂計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)又精通檔案業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才，無論是系統(tǒng)軟件的選購(gòu)、研發(fā)還是信息化的具體實(shí)施、維護(hù)，都需要人才的支撐。檔案部門除引進(jìn)計(jì)算機(jī)專業(yè)技術(shù)人員外，還要加強(qiáng)在職檔案管理人員的計(jì)算機(jī)知識(shí)培訓(xùn)，做到能夠熟練操作計(jì)算機(jī)和檔案管理軟件，掌握房產(chǎn)信息資料的錄入、分類、檢索等程序，提高檔案的存儲(chǔ)和處理能力。

最后，房產(chǎn)檔案管理是一項(xiàng)細(xì)致繁瑣的工作，需要檔案管理人員具有強(qiáng)烈的責(zé)任心和使命感，認(rèn)真對(duì)待工作，確保房產(chǎn)檔案信息化建設(shè)的順利開展。

參考文獻(xiàn)：

1.齊劍茹.加強(qiáng)房產(chǎn)交易中心檔案管理工作的措施.東方企業(yè)文化.2015.23

2.王歡.對(duì)做好房地產(chǎn)交易管理中心檔案工作的思考.東方企業(yè)文化.2015.24

3.蔡天茹.試論房產(chǎn)檔案管理的數(shù)字化技術(shù).民營(yíng)科技.2015.9

4.劉海燕.淺談房產(chǎn)檔案管理新模式構(gòu)建思考.科技風(fēng).2015.23

陳品祿/責(zé)任編輯