檔案信息化建設(shè)的幾點思考

吉慧麗

摘 要：檔案管理作為保管國家資源的重要工作逐漸受到國家及有關(guān)部門的重視，但是傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能夠適應(yīng)信息化產(chǎn)業(yè)高速發(fā)展情況下的檔案管理需要。電子信息技術(shù)的發(fā)展為檔案管理提出了一種新的工作方式，我國的檔案管理工作也正在由傳統(tǒng)的管理方式向信息化管理轉(zhuǎn)變，但是我國目前的在檔案信息化建設(shè)中還存在很多問題，本文將對我國的檔案信息化事業(yè)建設(shè)中的主要問題進行思考，為提高我國的檔案信息化水平和質(zhì)量提供保障。

關(guān)鍵詞：檔案；信息化；創(chuàng)新

電子信息科技的進步為各行各業(yè)的經(jīng)營和發(fā)展都帶來了新的機遇，但是新方式的出現(xiàn)往往會對傳統(tǒng)理念造成沖擊，在為行業(yè)發(fā)展帶來新生的同時又會對相關(guān)從業(yè)者形成考驗，檔案信息化建設(shè)就是如此。因此要求檔案管理人員能夠迎接挑戰(zhàn)的機會，看準機遇，及時轉(zhuǎn)變工作理念、提升工作水平，加快信息化模式與檔案管理工作的交融，推進檔案信息化建設(shè)更好更快發(fā)展，使檔案管理工作能夠盡快適應(yīng)新的環(huán)境和要求，為我國社會主義建設(shè)提供更高質(zhì)量的服務(wù)。

1 檔案信息化是今后檔案管理工作的發(fā)展趨勢

網(wǎng)絡(luò)和電子設(shè)備的發(fā)展使整個世界高高效的連結(jié)在一起，計算機的出現(xiàn)使得人們的工作變得更加方便快捷，這也促使各個行業(yè)為了提高工作效率逐漸向信息化發(fā)展，運用計算機的快速運算特征縮短工作時間，為人們帶來更高效的服務(wù)。這就使得電子信息逐漸取代了傳統(tǒng)的實體信息，書籍、圖片、文件等都在向電子信息化轉(zhuǎn)變，逐漸取代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)實體信息載體，這使得人們獲取信息的途徑增多，大大增強了人們獲得信息的效率。在這種大趨勢的驅(qū)動下，檔案關(guān)系向檔案信息化發(fā)展成為必然趨勢，也是未來檔案管理工作需要注重的重點方向。

1.1 信息技術(shù)的飛速發(fā)展為檔案管理向檔案電子化過度提供了前提條件

電子信息科技的發(fā)展使得電子產(chǎn)品的生產(chǎn)成本越來越多，這也為檔案管理部門實現(xiàn)檔案信息化提供了提出，產(chǎn)品成本的降低使得產(chǎn)品的價格也隨之降低，這就降低了檔案館在進行檔案信息化建設(shè)時進行設(shè)備引進的成本，也降低了將檔案由傳統(tǒng)管理方式向?qū)崿F(xiàn)信息化轉(zhuǎn)化的難度。同時，光盤存貯在檔案管理部門的普及以及掃描儀等設(shè)備在檔案錄入工作中的使用也在一定程度上保證了電子信息充足的存儲空間，節(jié)省了檔案在向信息化模式轉(zhuǎn)變的時間，減少了信息在錄入過程中出現(xiàn)錯誤的可能性，提高了電子信息檔案的質(zhì)量，既節(jié)省了檔案信息化建設(shè)的資金投入又節(jié)約了建設(shè)時間。這些在設(shè)備支持下完成的前期工作都將為未來的檔案管理及不同的檔案系統(tǒng)之間的連結(jié)創(chuàng)造了基礎(chǔ)條件，為實現(xiàn)更方便的資源共享創(chuàng)造奠定基礎(chǔ)。

1.2 檔案管理軟件的迅速發(fā)展為檔案信息化的實現(xiàn)提供了重要保證

軟件開發(fā)是實現(xiàn)檔案信息化的重要條件，盡管我國現(xiàn)在的計算機硬件技術(shù)相對發(fā)達，但是在軟件開發(fā)方面，我國的發(fā)展建設(shè)依然是相對落后的狀態(tài)，這在一定程度上阻礙了我國檔案信息化轉(zhuǎn)化工作的進度。不過，我國目前已經(jīng)建立起了比較完整的軟件開發(fā)市場競爭體制，這就為軟件開發(fā)產(chǎn)業(yè)提供了發(fā)展動力，刺激了軟件開發(fā)領(lǐng)域的持續(xù)擴展。現(xiàn)階段，我國的檔案管理軟件開發(fā)工作正在漸漸開展起來，相關(guān)管理軟件的開發(fā)將會為檔案事業(yè)的信息化管理創(chuàng)造優(yōu)質(zhì)的條件。在未來的現(xiàn)代化檔案管理體系中，管理軟件將會提高檔案管理的效率，優(yōu)化檔案管理的服務(wù)，對管理工作起到至關(guān)重要的作用，必將成為檔案管理的有效輔助手段。因此，軟件開發(fā)對檔案信息化事業(yè)建設(shè)和發(fā)展起到非常重要的推動作用。

1.3 檔案管理工作的創(chuàng)新需要實現(xiàn)檔案工作信息化

傳統(tǒng)的檔案管理工作需要通過手動操作的方式對檔案進行裝訂、分類、查找等工作，操作過程過于繁雜，浪費了很多時間，檔案管理工作者的大部分精力都消耗在檔案的制作過程中，檔案管理消耗的時間加長，管理效果和質(zhì)量也不是很高，這在很大程度上增加了檔案管理的工作量。面對越來越快節(jié)奏的生活和工作模式，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能夠適應(yīng)現(xiàn)代對于檔案管理的需要，檔案管理工作也需要提高速度以及管理質(zhì)量。在這種新要求下，進行檔案信息化建設(shè)就成為一個必然選擇，通過電子信息設(shè)備實現(xiàn)對檔案的分類及管理，進行工作服務(wù)手段是創(chuàng)新可以簡化檔案工作者的工作程序、節(jié)省檔案管理時間，提高檔案查詢的速度，減少人力資源的浪費，人們可以通過計算機檢索的方式快速查找目標資源信息，實現(xiàn)檔案的高效服務(wù)，提高檔案管理質(zhì)量。

2 實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的具體措施

2.1 實現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化

檔案信息化是檔案工作現(xiàn)代化的重要基礎(chǔ)。通過信息技術(shù)的運用，可以實現(xiàn)檔案信息處理的自動化，從而達到檔案、文件的一體化管理，實現(xiàn)檔案信息的高速檢索，對文字、圖像、音頻、視頻等不同載體檔案進行數(shù)字化儲存，并通過計算機和多媒體技術(shù)對多元的信息資源進行圖、文、聲、形并茂的合成加工，豐富檔案信息資源利用的表現(xiàn)形式；通過信息技術(shù)的運用，可以實現(xiàn)檔案信息遠距離、無障礙的傳遞和交流，從而達到檔案信息資源的互通與共享，方便社會公眾對檔案信息的利用。

2.2 實現(xiàn)檔案工作標準化

檔案信息化對檔案工作的標準化提出了更高的要求。隨著信息技術(shù)迅速發(fā)展，硬件設(shè)備與軟件系統(tǒng)升級換代日益加快，為適應(yīng)新舊設(shè)備與系統(tǒng)的兼容性，滿足數(shù)字資源長期保存的需要，也必須按照標準化的要求開展檔案的信息化工作。檔案信息化工作的開展，越來越要求樹立檔案工作標準化的意識，徹底改變在傳統(tǒng)檔案工作條件下各自為政、標準各異的檔案管理狀況。

2.3 實現(xiàn)檔案工作開放化

檔案信息化為檔案工作由封閉型走向開放型提供了物質(zhì)保證。隨著檔案信息化的開展，衡量檔案工作的好壞，不僅要看它對檔案信息資源的收集、加工整理和保管狀況，更重要的還要看它對所藏檔案信息資源的傳遞和開發(fā)狀況，是否可以將檔案信息資源快速、準確、完整地提供給用戶參考利用。

2.4 實現(xiàn)檔案工作服務(wù)化

檔案信息化為檔案工作服務(wù)化創(chuàng)造了重要條件。在檔案信息化的條件下，檔案工作由檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，檔案工作的重要任務(wù)是實現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，為社會提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。這對檔案工作搞好服務(wù)提出了更高的要求。量、服務(wù)效率。因此，過去單純地提供檔案資料這樣一種范圍狹窄、形式單一呆板的檔案服務(wù)形式已經(jīng)不能適應(yīng)信息化時代的要求，只有采用信息化的高科技手段在開發(fā)利用上做文章，才能全方位地向社會提供政治、經(jīng)濟、法律、科技等方面的高質(zhì)量的檔案信息服務(wù)。

結(jié)束語

面對全球信息化的大環(huán)境，檔案管理工作需要適應(yīng)環(huán)境要求，實現(xiàn)管理手段的創(chuàng)新和工作理念的轉(zhuǎn)變。檔案信息化建設(shè)能夠增強檔案信息管理的水平和質(zhì)量，促進檔案管理工作向高效化、高質(zhì)量、高速度轉(zhuǎn)化，提高檔案管理服務(wù)的工作質(zhì)量。檔案信息化是社會發(fā)展的必然選擇，是我國進行社會主義現(xiàn)代化建設(shè)的重要途徑之一，對我國建設(shè)全面小康社會目標的實現(xiàn)具有重要意義，同時也是促進我國經(jīng)濟持續(xù)發(fā)展，保證國家建設(shè)水平持續(xù)提高的基礎(chǔ)。

參考文獻

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