以敬人之心 行管理之道

陳曉敏

【摘 要】在中國(guó)大力推進(jìn)現(xiàn)代企業(yè)制度建設(shè)的大背景下，承擔(dān)著企業(yè)運(yùn)營(yíng)與發(fā)展”樞紐”和”橋梁”作用的辦公室，其職能也在悄然發(fā)生著變化。尤其在人員規(guī)模小、腦力密集和部門設(shè)置簡(jiǎn)單的中小企業(yè)，它不僅僅是單純的服務(wù)機(jī)構(gòu)，更是體現(xiàn)一個(gè)企業(yè)對(duì)內(nèi)對(duì)外管理現(xiàn)代化水平的重要標(biāo)志之一。如何將內(nèi)外服務(wù)溶于日常管理，在提升服務(wù)水平和服務(wù)質(zhì)量的同時(shí)達(dá)到提升公司管理水平的目的，是值得現(xiàn)代企業(yè)研究的一個(gè)重要課題。

【關(guān)鍵詞】辦公室；管理；企業(yè)

由于公司整體人員規(guī)模的限制，中小企業(yè)機(jī)構(gòu)設(shè)置通常較為簡(jiǎn)單，企業(yè)涉及到行政、后勤、安全，甚至信息化、人力資源工作都可能放在辦公室，其主要職能就是對(duì)上對(duì)下、對(duì)左對(duì)右的上情下達(dá)、組織籌劃和溝通協(xié)調(diào)。同時(shí)，辦公室是重要的輔助決策和參謀機(jī)構(gòu)，是公司決策的基礎(chǔ)管理環(huán)節(jié)。這樣重要的一個(gè)管理部門，是企業(yè)對(duì)內(nèi)對(duì)外的第一形象，每個(gè)工作細(xì)節(jié)展現(xiàn)出的專業(yè)、高效直接體現(xiàn)著企業(yè)的整體精神面貌和職業(yè)素養(yǎng)，辦公室?guī)氲墓ぷ髯黠L(fēng)其實(shí)是企業(yè)文化的源頭，所以，搞好辦公室服務(wù)與管理建設(shè)工作至關(guān)重要。

一、中小企業(yè)辦公室特點(diǎn)

1.面對(duì)的群體更加廣泛，具有工作靈活性

由于中小企業(yè)辦公室職能較為集中，需要橫向、縱向溝通協(xié)調(diào)的事項(xiàng)多，加之企業(yè)人員規(guī)模小，基本和每個(gè)人都會(huì)有打交道的機(jī)會(huì)，使辦公室與各部門的事項(xiàng)溝通方式、信息傳達(dá)渠道以及問題處理方法更具有靈活性。

2.部門職能更加繁雜，具有事件突發(fā)性

辦公室工作并非重復(fù)性的簡(jiǎn)單勞動(dòng)，而是每天處于解決不同事件的環(huán)境中，每天面臨著新挑戰(zhàn)和新問題，這也考驗(yàn)著辦公室人員的溝通協(xié)調(diào)能力、應(yīng)變能力和迅速反應(yīng)能力。

3.人員配置更加緊張，具有一人多崗性

較之大型企業(yè)的分工精細(xì)化和專業(yè)化，中小企業(yè)的分工更多依據(jù)的是崗位工作量的大小，不同專業(yè)和領(lǐng)域跨崗、兼崗的情況較多，尤其在辦公室工作中，職能多與人員配置有限這一矛盾的存在必然導(dǎo)致一人要身兼數(shù)職，這也是辦公室工作性質(zhì)決定的。

二、中小企業(yè)辦公室工作面臨挑戰(zhàn)

1.企業(yè)對(duì)辦公室重視不足，戰(zhàn)略定位較低

對(duì)于企業(yè)而言，辦公室作為“公司大總管”，雖然事務(wù)繁雜，但在傳統(tǒng)觀念中，它只是服務(wù)和辦事機(jī)構(gòu)，并不直接創(chuàng)造價(jià)值，而且是經(jīng)營(yíng)費(fèi)用的主要出口。所以，在資源分配、激勵(lì)配比以及職業(yè)發(fā)展上，企業(yè)更傾向于業(yè)務(wù)部門及其員工。基于此，如何保證辦公室工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)和內(nèi)部穩(wěn)定，保證員工工作熱情和工作主動(dòng)性，是企業(yè)管理層需要考慮的一個(gè)難以回避的問題。

2.辦公室工作繁雜且疲于應(yīng)付，管理提升難

對(duì)于辦公室部門管理者也就是辦公室主任來(lái)說(shuō)，職能分工決定其每日關(guān)注的管理?xiàng)l線比較多，很容易造成“拆東墻補(bǔ)西墻”的管理混亂，領(lǐng)導(dǎo)和員工每日頭暈眼花的埋頭處理突發(fā)事件，根本沒有時(shí)間深層次思考如何更有效地開展工作，管理水平停滯不前，甚至跟不上企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理需要。

3.對(duì)于辦公室人員培養(yǎng)較隨意，員工發(fā)展空間小

通常企業(yè)中辦公室人員，尤其是基層管理人員，流動(dòng)性是比較大的。究其原因，在較強(qiáng)的人際關(guān)系壓力下，辦公室人員往往是學(xué)習(xí)培訓(xùn)機(jī)會(huì)少，領(lǐng)導(dǎo)同事關(guān)注少，職位發(fā)展通道窄。當(dāng)然，辦公室員工流動(dòng)性不影響公司整體運(yùn)行，但對(duì)于隊(duì)伍穩(wěn)定、對(duì)于文化建設(shè)甚至公司可持續(xù)發(fā)展的影響不容小覷。

三、中小企業(yè)辦公室職能發(fā)揮的一些思路

1.牢固樹立“以敬為先”的職業(yè)素養(yǎng)，提升問題解決技巧

不管辦公室職能如何轉(zhuǎn)變，服務(wù)是辦公室工作的基礎(chǔ)職能，因此辦公室人員應(yīng)首先樹立濃厚的服務(wù)意識(shí)，在工作中擺正位置、進(jìn)入角色，才能在對(duì)領(lǐng)導(dǎo)、對(duì)同事和對(duì)外部的溝通過程中體現(xiàn)出企業(yè)文化中優(yōu)秀的職業(yè)素養(yǎng)。

有了“以敬為先”的職業(yè)素養(yǎng)，就有了從凡事從工作出發(fā)的公正原則，就有了一切服從大局的團(tuán)隊(duì)精神，就有了想他人之所想的換位思考，那么在面對(duì)諸多錯(cuò)綜復(fù)雜的矛盾時(shí)，其實(shí)很多問題就可以迎刃而解了。懂得“尊重”二字，是解決各類問題的關(guān)鍵技巧和原則。

因此，不管是公司領(lǐng)導(dǎo)還是部門領(lǐng)導(dǎo)，身先士卒的引導(dǎo)員工樹立這樣的職業(yè)素養(yǎng)，通過多種形式的學(xué)習(xí)、培訓(xùn)或者是案例分享潛移默化影響我們的員工，是企業(yè)文化建設(shè)工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容。

2.夯實(shí)辦公室各項(xiàng)制度規(guī)范，提升基礎(chǔ)管理水平

很多時(shí)候，辦公室工作出現(xiàn)拆東墻補(bǔ)西墻的窘境，甚至政令不暢的情況，還是因?yàn)榛A(chǔ)管理工作沒有夯實(shí)。一個(gè)企業(yè)基礎(chǔ)管理任務(wù)，可以說(shuō)80%都在于辦公室。辦公室管理水平的高低決定著企業(yè)整體辦公效率的高低。

因此，辦公室要建立一套科學(xué)合理、準(zhǔn)確高效和反應(yīng)敏捷的管理制度體系以及工作流程，同時(shí)在工作實(shí)踐中緊跟企業(yè)發(fā)展，持續(xù)驗(yàn)證、糾正以及優(yōu)化這套體系，更要注意的，制度存在與其執(zhí)行情況是兩回事，真正的貫徹執(zhí)行至關(guān)重要。

3.多種渠道推動(dòng)辦公室綜合素質(zhì)，提升辦公室輔助決策能力

首先，要充分發(fā)揮辦公室主任的領(lǐng)導(dǎo)作用。

管理工作再細(xì)也不多余，但精力有限，越是多頭緒的工作職能，辦公室主任越應(yīng)該從復(fù)雜的日常工作中解脫出來(lái)，做到抓重點(diǎn)、管“要害”，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)考慮全局性的工作，統(tǒng)籌兼顧。辦公室工作往往“牽一發(fā)而動(dòng)全身”，所以這“一發(fā)”是不是要牽，如何牽，是辦公室領(lǐng)導(dǎo)要思考和協(xié)助籌劃的事情。當(dāng)然，針對(duì)基礎(chǔ)工作領(lǐng)導(dǎo)要做好崗位分工，貫徹好崗位目標(biāo)責(zé)任制，讓各自崗位都可以有計(jì)劃、有方法的開展具體工作，是充分發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)作用的基礎(chǔ)。

其次，要不斷提升辦公室員工的學(xué)習(xí)能力。

由于每天面對(duì)不同人與事的變化，辦公室人員的學(xué)習(xí)能力比其他部門員工顯得更為重要，因此，不僅要具有扎實(shí)的文字功夫，要不斷提升公文寫作能力，更要在公司業(yè)務(wù)狀況、有關(guān)政策法規(guī)等公司內(nèi)外信息方面隨時(shí)學(xué)習(xí)和吸收并與工作實(shí)際結(jié)合，每一項(xiàng)重要工作完成以后，辦公室人員要認(rèn)真總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，總結(jié)是提升學(xué)習(xí)能力的有效方法。

再次，要大力提高辦公室整體創(chuàng)新管理水平。

辦公室創(chuàng)新意識(shí)是服務(wù)管理水平得以提升的關(guān)鍵。創(chuàng)新，就是要轉(zhuǎn)變服務(wù)方式，將忙亂的、被動(dòng)的服務(wù)向從容的、主動(dòng)的服務(wù)轉(zhuǎn)變，要立足于實(shí)現(xiàn)公司戰(zhàn)略目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)超前管理，早計(jì)劃、早研究和早動(dòng)手，被動(dòng)性工作主動(dòng)去做，變被動(dòng)為主動(dòng)；創(chuàng)新，也是要轉(zhuǎn)變管理方式，將無(wú)序的、低效的管理向規(guī)范的、高效的管理轉(zhuǎn)變，要立足于建立現(xiàn)代企業(yè)目標(biāo)，增強(qiáng)協(xié)同辦公能力，優(yōu)化管理組織、共享管理資源、順暢管理渠道，最終實(shí)現(xiàn)企業(yè)決策效能的提高。

4.統(tǒng)籌包括辦公室在內(nèi)的員工梯隊(duì)建設(shè)，提升辦公室員工職場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力

辦公室作為企業(yè)運(yùn)行的“中樞”，員工參與服務(wù)與管理的主觀能動(dòng)性至關(guān)主要，否則辦公室將是“一潭死水”。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)積極轉(zhuǎn)變對(duì)辦公室職能的傳統(tǒng)觀念，充分認(rèn)識(shí)到辦公室職能對(duì)于企業(yè)發(fā)展的重要意義。

重要的一點(diǎn)，是要提升辦公室在企業(yè)的戰(zhàn)略地位，將辦公室員工的職業(yè)發(fā)展納入到企業(yè)整體梯隊(duì)建設(shè)當(dāng)中，賦予他們更多的學(xué)習(xí)、培訓(xùn)和展現(xiàn)的機(jī)會(huì)，讓積極要求進(jìn)步的員工得到提升理論水平和業(yè)務(wù)素質(zhì)的機(jī)會(huì)，同時(shí)也可以考慮將辦公室作為企業(yè)員工鍛煉綜合能力的必修課，通過人員的流動(dòng)加強(qiáng)其他部門對(duì)于辦公室工作的了解、理解和支持，增強(qiáng)員工之間的平等意識(shí)。

總之，作為一個(gè)溝通上下、聯(lián)絡(luò)各方的綜合管理部門，辦公室要深諳“尊重”的含義，懷著“敬人之心”，立足企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略，踏實(shí)、深入的做好管理協(xié)調(diào)工作，推動(dòng)企業(yè)內(nèi)部領(lǐng)導(dǎo)之間、部門之間、員工之間思想一致、行動(dòng)統(tǒng)一，從而減少企業(yè)內(nèi)耗、發(fā)揮最大效能。

參考文獻(xiàn)：

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