職業(yè)教育行政辦公室職能化芻議

陳海英++樊安

【摘 要】 本文以職業(yè)教育系統(tǒng)中的行政辦公室職能分析為對象，從日常工作職責、教學資源維護與使用管理和信息收集與宣傳等方面對職能化的具體工作內容進行探討。強調行政辦公室工作的職責，保障工作內容和工作方式與教育發(fā)展趨勢的一致性，為教學和研究提供服務和保障。

【關鍵詞】 職業(yè)教育；辦公室；職能化

行政辦公室的管理在工作內容方面具有極強的復雜性，具體工作通常會涉及到內部的眾多部門，在辦公室行政工作中，只有有效結合眾多部門、多方面的力量才能保證日常工作的順利開展。在職業(yè)教育系統(tǒng)，行政辦公室職能化不僅包含行政職能，同時在為教學和研究服務等方面有著重要的含義。

在職業(yè)技術學校中，作為教育的基本場所，主要的功能是教學和研究，在教育系統(tǒng)，服務是行政的主要工作，支持教學和研究的日常開展是行政辦公室的主要工作目標。在職能化范疇內，制定學校（院）的管理制度、服務教學一線、維護學院正常工作開展等方面具有重要職責。本文以辦公室具體工作內容為基礎，對職業(yè)教育行政辦公室職能化要求的工作職能、教學設施管理、安全管理、信息采集與宣傳管理等方面進行分析，探討主要工作內容和方式，努力完善行政辦公室職業(yè)化管理的職責認知，提高辦公室工作效率，保障工作的順利開展。

一、行政辦公室工作職能

日常工作中，認真學習貫徹黨的教育方針和政策，樹立管理育人、服務育人。具體工作職能主要包含文案制訂、會議組織、教學資源管理、職工后勤保障等諸多內容。

做好公文收發(fā)和上傳下達工作。認真做好各類公文起草工作，按照上級有關文件要求，起草工作計劃、規(guī)劃、匯報、總結、報告、請示、交流材料、合同、通知等公文；做好文印、收發(fā)文件、信函、傳真、報刊分送等工作。

全面、周密做好會議會務工作，確保各類會議圓滿成功的召開。組織安排學院領導班子黨政聯(lián)席會議和全院職工會議，督促、檢查各部門執(zhí)行會議決議。

在日常工作中，通過建立健全制度對職工的勞資，勞動紀律考核，崗位津貼及各種補貼分配和發(fā)放工作進行保障。處理接待群眾來信和來訪，及時將來訪內容歸類報送相關部門處理，不斷完善工作內容，改進工作方式，提高工作效率。

抓好水電供應、清潔衛(wèi)生等后勤保障工作。全院辦公設備的日常維護保養(yǎng)工作及辦公用品的使用和發(fā)放工作。

二、教學設施管理

教學設施管理涉及教室、教室內的公用資源、計算機多媒體教室及其配套資源和教具等教學過程中要用到的設施。在具體管理過程中，建立使用標準流程，通過制度涵蓋所涉及的注意事項。

日常管理中必須注意教學設施的存放使用環(huán)境。例如，禁止在多媒體教室內進食、吸煙、隨地吐痰等；及時采取措施保持教學設施的干凈整潔；教學用品要各歸其位，不能隨意亂放；日常管理中要注意教學設施的防曬、防水、防潮等問題；行政辦公室辦負責教學設施的日常維護、維修與管理；定期檢查桌椅、門窗、照明、電源、多媒體設備等是否完好。

使用教學設施應在教學計劃內，獲得批準后進行使用，教室使用必須保證教學內計劃。在不影響正常教學的前提下，校內單位或個人可以借用教室，建立健全的教室借用制度和流程。例如，借用方需填寫《教室使用申請表》并簽署《教室使用告知書》。在保障教學計劃內活動之外，教室由行政辦公室統(tǒng)一調配管理，未經批準，任何單位和個人不得擅自更改教室用途，不得擅自使用教室。

教學設施的安全保障管理涉及使用安全、日常安全維護、消防安全和軟件硬件安全維護等工作。在使用過程中禁止與教學活動無關的人員進入機房。日常應定期檢查機房供電、用電設施，若發(fā)現(xiàn)故障必須停止使用并及時聯(lián)系專業(yè)人員進行排查處理，不得隨意亂拉亂接電線，用電器材應選用安全有保證的。

三、信息收集與宣傳管理

行政辦公室具有協(xié)調各部門之間配合工作的職能，為了促進各部門之間對各自工作內容的互相了解，進一步做好學院宣傳工作，行政辦公室應緊緊圍繞學院的中心工作，積極收集各項工作信息，充分發(fā)揮信息宣傳的重要作用，推進學院信息收集和宣傳工作管理的科學化、規(guī)范化。

宣傳稿件的主要內容堅持圍繞學院建設、改革發(fā)展等重要工作與活動信息。以學生思想政治教育、素質拓展工程、學風校風建設等為基礎。以教育教學改革、師資隊伍建設、人才培養(yǎng)模式深化、課程建設、實訓基地建設、校企合作、科研成果等內容為重點。針對學生最為關心的招生、就業(yè)工作信息開展專題報道。以學院及學校網站、各類正式出版刊物作為載體，宣傳內容圍繞各部門主要工作信息和院系之間交流的信息。

辦公室根據(jù)信息收集和宣傳狀況，制定宣傳工作方案，明確工作分工，統(tǒng)籌推進宣傳信息工作。制定相關的考評與獎勵制度，對工作成績突出的科室和個人進行獎勵。在信息采集和宣傳工作過程中充分調動各部門職工的參與積極性。

職業(yè)教育學校行政辦公室在日常工作中應強化具體工作的職責，以職責為己任，在教學資源管理、信息收集與宣傳和日常事務中充分體現(xiàn)服務于上下級各部門的服務性；高效協(xié)調不同部門之間的協(xié)同工作，有效地應對工作內容的綜合性和復雜性；及時準確地收集各方面的意見和建議信息，加強信息報道的全面性和時效性，保障行政辦公室工作內容和工作方式與教育系統(tǒng)發(fā)展趨勢的一致性。

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