新形勢下高校人事檔案管理工作創(chuàng)新思考

蔡慶紅

【摘要】高校人事檔案管理是高校管理工作當(dāng)中的重要內(nèi)容，其對于保證高校人力資源信息的掌握與合理應(yīng)用具有關(guān)鍵性意義。文章先對當(dāng)前高校人事檔案管理工作存在的問題進行分析，之后對如何實現(xiàn)高校人事檔案管理工作的創(chuàng)新進行探討，希望能夠為高校人事檔案管理水平的進步提供基礎(chǔ)支持。

【關(guān)鍵詞】高校建設(shè) 人事檔案管理 創(chuàng)新

一、當(dāng)前高校人事檔案管理工作存在的問題

從當(dāng)前的高校人事檔案管理工作行為來看，高校人事檔案管理至少在以下四方面存在不足：

1.檔案內(nèi)容簡單趨同化

檔案內(nèi)容簡單趨同化是當(dāng)前高校人事檔案管理的主要問題。長期以來人事檔案的內(nèi)容側(cè)重于對教職員工的個人履歷、政治面貌、思想表現(xiàn)等內(nèi)容的記錄，而對教師員工的能力特點、工作特點、知識能力內(nèi)容的記錄相對較少，這種重形式、輕業(yè)務(wù)的檔案內(nèi)容使得人事檔案更像是一份履歷。除此之外，各高校的檔案材料以及模式都相同，這使得不同教師的專業(yè)特長與不足之處很難在人事檔案中反映出來，以至于人事檔案失去了對教師員工管理的參考價值作用，同時也為教職員工專業(yè)能效的發(fā)揮與進步帶來了非常大的阻礙，影響了高校教育行為效果。

2.檔案內(nèi)容更新不及時

人事檔案管理是對高校教職員工信息予以記錄、管理和應(yīng)用的主要模式，其對于幫助高校實現(xiàn)對教師員工的有效管理提供關(guān)鍵信息支持。然而，很多高校在人事檔案內(nèi)容管理方面都存在內(nèi)容陳舊、更新不及時的情況，這使得人事檔案與高校教職員工的實際信息出現(xiàn)了嚴(yán)重不符的情況，以至于高校在進行人事管理時，無法依靠人事檔案內(nèi)容來獲取有效的人事檔案實際信息。

3.檔案管理職能被削弱

高校人事檔案管理是高校管理工作中的重要內(nèi)容，但由于其并不直接涉及教學(xué)行為，因此其重要性容易在高校當(dāng)中被忽視，其被忽視的直接結(jié)果就是檔案管理落后于高校運營以及其他管理行為，進而影響了檔案管理工作效果。在實際工作過程中，高校人事檔案管理隸屬于人事管理部門，其應(yīng)負(fù)責(zé)一切與人事有關(guān)的檔案管理工作。但是實際上高校人事檔案管理內(nèi)容只有教職員工的個人履歷、政治面貌、學(xué)習(xí)、職稱、工資等基本材料，其他材料則是由教務(wù)處進行管理，這種情況的出現(xiàn)使得人事檔案管理職能被削減，難以發(fā)揮有效作用。

4.檔案管理信息化缺失

實際上當(dāng)前環(huán)境下，很多企事業(yè)單位都已經(jīng)實現(xiàn)了信息化人事檔案管理模式，其在實際工作中的效能，也得到了充分的體現(xiàn)。但在高校人事檔案管理工作中，檔案管理信息化并沒有得以全面實施，這嚴(yán)重阻礙了高校人事檔案管理工作效果，也是導(dǎo)致高校人事檔案管理與其他管理工作差異性表現(xiàn)的主要原因。

二、如何實現(xiàn)高校人事檔案管理工作的創(chuàng)新

想要發(fā)揮出高校人事檔案管理工作的效果，就必須要在結(jié)合高校人事檔案管理工作需求上，對其管理理念、模式、方法予以創(chuàng)新。建議從以下四方面來對高校人事檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展予以實現(xiàn)。

1.樹立良好的檔案管理意識

樹立良好的檔案管理意識是高校實現(xiàn)人事檔案管理工作創(chuàng)新的第一步。從表面上看檔案管理意識的樹立僅僅是檔案管理人員所應(yīng)該做的事，實際上這應(yīng)該是整個高校當(dāng)中所有教職員工所應(yīng)該做的事。人事檔案作為對高校所有教職員工信息記錄的主要行為，其對于教職員工的薪酬待遇、專業(yè)提升以及職業(yè)發(fā)展都有著非常重要的聯(lián)系，因此教職員工必須要對其予以重視，深刻認(rèn)識到檔案管理對自己未來發(fā)展的重要性，并且能夠積極、主動的配合人事檔案管理工作。

2.做好人事檔案鑒別與管理

從高?，F(xiàn)代化發(fā)展模式角度考慮，想要實現(xiàn)對人事檔案管理水平的提升，就必須要做好對人事檔案的鑒別與管理。所謂人事檔案的鑒別，即根據(jù)不同關(guān)鍵內(nèi)容進行檔案類別劃分，然后將教職員工檔案按照關(guān)鍵內(nèi)容進行分類管理，然后在教職員工的基礎(chǔ)檔案中對其所含有的關(guān)鍵內(nèi)容進行歸檔，以實現(xiàn)對人事檔案的特征化、專長化管理。關(guān)鍵特征類型可以分為職稱、工種、特長、學(xué)歷、專業(yè)等內(nèi)容。此種檔案管理模式一方面在高校需要專長教職員工時，只需要根據(jù)關(guān)鍵特征就能夠完成人事資源管理，提高了工作效率。另一方面其對于教職員工的專長發(fā)展具有非常好的促動作用。

3.提升人事檔案的應(yīng)用效率

人事檔案是對高校人事資源進行管理的重要信息模式，其在高校人事資源管理工作中，起到了非常重要的信息支持作用。想要實現(xiàn)人事檔案管理工作進步，就必須要先提升人事檔案的應(yīng)用效率。在實際工作中，人事檔案管理人員必須要提高自身專業(yè)素質(zhì)，并以此為基礎(chǔ)來實現(xiàn)對人事檔案的高效化管理，確保高校各項管理工作在需求人事檔案信息內(nèi)容時，其能夠充分發(fā)揮出信息支持作用。

4.實現(xiàn)人事檔案管理信息化

在現(xiàn)代信息技術(shù)支持下，人事檔案管理必須要實現(xiàn)信息化發(fā)展，才能真正實現(xiàn)創(chuàng)新發(fā)展，提高工作效率。為此，高校可以建立檔案管理信息系統(tǒng)，然后對所有人事檔案信息進行電子版錄入，這樣不僅能夠方便人事檔案信息的管理，還能釋放勞動力，提高人事檔案的應(yīng)用管理效果。從當(dāng)前的高校人事檔案管理信息化建設(shè)效果來看，硬件設(shè)備的投入不是問題，但軟件系統(tǒng)的研究方面尚存不足，為此高校必須要在結(jié)合高校自身人事檔案管理實際需求的基礎(chǔ)上，加大對人事檔案軟件系統(tǒng)管理的投入與研究，爭取盡快實現(xiàn)人事檔案管理工作的電子化、信息化。

總結(jié)：

綜上所述，人事檔案管理是以對高校所有人力資源管理為途徑，來實現(xiàn)對高校管理、教育水平的促進與提升，因此做好人事檔案的管理對于高校發(fā)展來說意義重大。從目前來看，我國絕大部分高校的人事檔案管理仍然處于相對落后的階段，這對于高校人力資源的有效利用非常不利，因此高校人事檔案管理人員必須要充分的發(fā)揮出自己的作用，以積極、正確的心態(tài)去完成自己的工作，去實現(xiàn)自身工作行為的創(chuàng)新，在為高校人事檔案管理帶來更多支持的基礎(chǔ)上，也為高校教育水平的進步提供最基礎(chǔ)的支持。

【參考文獻(xiàn)】

[1]趙群.人事制度改革形勢下高校人事檔案管理人員素質(zhì)的幾點思考[J].云南檔案，2011，03：48-50.

[2]馬榮霞.適應(yīng)新形勢、新任務(wù)需要努力做好高校人事檔案管理工作[J].檔案天地，2011，06：56-57.

[3]楊吟.聘任制下高校人事檔案管理工作中存在的問題及應(yīng)對措施[J].學(xué)園，2014，21：42-43.