基于網(wǎng)絡(luò)的儀器設(shè)備管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

【摘要】?jī)x器設(shè)備是高等學(xué)校進(jìn)行教學(xué)、科研、技術(shù)開(kāi)發(fā)的重要物質(zhì)基礎(chǔ)，儀器設(shè)備管理水平的高低直接影響著教學(xué)、科研的發(fā)展速度和規(guī)模。加強(qiáng)高校儀器設(shè)備的管理，對(duì)于提高高校的辦學(xué)水平，防止國(guó)有資產(chǎn)流失，具有十分重要的意義。本文從闡述高校儀器設(shè)備實(shí)施信息化管理的需求入手，分析高校儀器設(shè)備管理系統(tǒng)的功能、特點(diǎn)與實(shí)現(xiàn)。

【關(guān)鍵詞】?jī)x器設(shè)備管理系統(tǒng)；特點(diǎn)；信息化管理；功能

隨著國(guó)家“科教興國(guó)”戰(zhàn)略的實(shí)施，國(guó)家不斷加大對(duì)高校的投入，特別是近年來(lái)國(guó)家對(duì)高校“211工程”和各種教育經(jīng)費(fèi)投入力度不斷加大，國(guó)內(nèi)高校儀器設(shè)備都有了成倍的增加，使得高校的教學(xué)、科研綜合實(shí)力有了明顯的增強(qiáng)，學(xué)校的辦學(xué)規(guī)模、質(zhì)量和效益有了明顯的改善，學(xué)校的設(shè)備購(gòu)置量每年都在飛速增長(zhǎng)。如何管好、用好這些儀器設(shè)備，充分發(fā)揮這些儀器設(shè)備的投資效益，使其發(fā)揮最大的投資效益，是各高校國(guó)有資產(chǎn)管理部門(mén)亟需研究和探討的重要課題。

一、高校應(yīng)用儀器設(shè)備管理系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)

為進(jìn)一步提高科研儀器設(shè)備的管理水平，開(kāi)發(fā)一套適合高校使用的儀器設(shè)備管理系統(tǒng)可以對(duì)儀器設(shè)備的分散管理進(jìn)行統(tǒng)一，規(guī)范管理方式，提高儀器設(shè)備管理工作效率。對(duì)管理業(yè)務(wù)中涉及的數(shù)據(jù)，分析其中的內(nèi)在關(guān)聯(lián)，以達(dá)到加強(qiáng)溝通，提供信息共享平臺(tái)，減少數(shù)據(jù)錄入、統(tǒng)計(jì)匯總工作量的目的。同時(shí)，嚴(yán)格按照質(zhì)量控制體系加強(qiáng)對(duì)儀器設(shè)備的實(shí)時(shí)監(jiān)控、有效管理以及自動(dòng)提醒，相關(guān)信息按權(quán)限范圍共享與公開(kāi)。

儀器設(shè)備管理系統(tǒng)的應(yīng)用對(duì)于學(xué)校來(lái)說(shuō)，是具有一定優(yōu)勢(shì)的。有利于整合各項(xiàng)教育教學(xué)資源，促使儀器設(shè)備管理模式不斷改進(jìn)，以及各部門(mén)工作流程不斷優(yōu)化，有效避免在儀器設(shè)備管理中出現(xiàn)重復(fù)勞動(dòng)的情況；有利于降低綜合管理成本，促使高校儀器設(shè)備管理由傳統(tǒng)的局部管理、集中管理逐步過(guò)渡到遠(yuǎn)程管理、全程管理，使儀器設(shè)備管理延伸到高校各個(gè)部門(mén)中，有利于減輕工作量、避免重復(fù)勞動(dòng)，降低綜合管理成本；有利于實(shí)現(xiàn)儀器設(shè)備管理目標(biāo)。借助儀器設(shè)備管理信息化平臺(tái)，能夠進(jìn)一步強(qiáng)化高校管理部門(mén)對(duì)新增儀器設(shè)備資產(chǎn)購(gòu)置的審批論證，從而使儀器設(shè)備的配置更加優(yōu)化，有利于節(jié)約購(gòu)置資金。

二、高?；诰W(wǎng)絡(luò)儀器設(shè)備管理系統(tǒng)的功能和特點(diǎn)

開(kāi)發(fā)儀器設(shè)備管理系統(tǒng)的目的是利用校園局域網(wǎng)的優(yōu)勢(shì)，為學(xué)校各部門(mén)提供一個(gè)管理儀器設(shè)備的平臺(tái)，幫助各部門(mén)及設(shè)備資產(chǎn)管理處對(duì)學(xué)校的設(shè)備進(jìn)行統(tǒng)一、有效的管理，進(jìn)而提高學(xué)校管理的效率。

1、主要功能

（1）儀器設(shè)備管理。包括儀器設(shè)備入庫(kù)、儀器設(shè)備使用、儀器設(shè)備借用、儀器設(shè)備續(xù)借、儀器設(shè)備歸還、儀器設(shè)備預(yù)約、儀器設(shè)備維修、儀器設(shè)備報(bào)廢以及儀器設(shè)備檔案管理。

（2）儀器設(shè)備執(zhí)行管理。包括儀器設(shè)備期間核查、儀器設(shè)備檢定（校驗(yàn)）和儀器設(shè)備故障、維護(hù)保養(yǎng)、停用、降檔使用、啟用。

（3）統(tǒng)計(jì)分析。該模塊可以統(tǒng)計(jì)分析儀器設(shè)備維修原因，對(duì)具體成因進(jìn)行把關(guān)，避免不需要的維修。還可以分析統(tǒng)計(jì)儀器設(shè)備利用率和維修率。此外，也可以快速統(tǒng)計(jì)出某臺(tái)儀器在哪些科研項(xiàng)目中使用過(guò)。

（4）業(yè)務(wù)提醒包括檢定（校驗(yàn)）提醒、儀器歸還提醒、儀器預(yù)約提醒、期間核查提醒、維護(hù)保養(yǎng)提醒。針對(duì)儀器設(shè)備借用、歸還、預(yù)約、檢定校驗(yàn)、期間核查、維護(hù)保養(yǎng)的執(zhí)行進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，對(duì)快到歸還期限或超期未還、超期未檢定校驗(yàn)、超期期間未核查、超期未維保的儀器設(shè)備給出及時(shí)預(yù)警和告警。

（5）參數(shù)維護(hù)。由儀器設(shè)備管理員維護(hù)用于儀器設(shè)備管理中的所有參數(shù)及其值。包括儀器設(shè)備類(lèi)別、檢驗(yàn)類(lèi)別、使用狀態(tài)、組件狀態(tài)、提醒閥值等。

2、主要特點(diǎn)

（1）過(guò)程管理。系統(tǒng)覆蓋了儀器設(shè)備管理的全過(guò)程等各個(gè)環(huán)節(jié)，并且跟蹤了設(shè)備完整的轉(zhuǎn)移過(guò)程，進(jìn)行了設(shè)備全生命周期管理。

（2）動(dòng)態(tài)監(jiān)控。系統(tǒng)除了提供儀器設(shè)備狀態(tài)和分布狀況等靜態(tài)管理資料外，還提供了儀器設(shè)備動(dòng)態(tài)情況的監(jiān)控資料，如：設(shè)備利用率、故障率、維修率、運(yùn)行情況等。

（3）功能靈活。系統(tǒng)管理員可以靈活配置用戶的角色及應(yīng)用權(quán)限，對(duì)系統(tǒng)基礎(chǔ)參數(shù)和提醒閥值進(jìn)行維護(hù)。

（4）實(shí)時(shí)性。儀器設(shè)備的借用、歸還、預(yù)約、檢定校驗(yàn)、期間核查、維護(hù)保養(yǎng)到期都會(huì)自動(dòng)預(yù)警，超期未進(jìn)行也會(huì)及時(shí)告警；儀器設(shè)備生命周期各個(gè)環(huán)節(jié)及計(jì)劃的執(zhí)行操作都會(huì)自動(dòng)生成儀器設(shè)備履歷表信息。

（5）全面性。對(duì)全院各個(gè)研究所的儀器設(shè)備信息進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范管理，所有系統(tǒng)用戶均能共享院儀器設(shè)備信息。充分考慮與MIS系統(tǒng)中其他管理系統(tǒng)的銜接及后續(xù)功能擴(kuò)展。設(shè)備資產(chǎn)管理系統(tǒng)中符合條件的儀器可流轉(zhuǎn)過(guò)來(lái)?？蒲泄芾硐到y(tǒng)中，可通過(guò)項(xiàng)目關(guān)聯(lián)所使用的儀器。

三、高校儀器設(shè)備管理系統(tǒng)的應(yīng)用與實(shí)現(xiàn)

1、儀器設(shè)備入帳管理

儀器設(shè)備購(gòu)買(mǎi)者或使用者根據(jù)正規(guī)稅務(wù)發(fā)票，儀器設(shè)備使用說(shuō)明書(shū)及與之相關(guān)的說(shuō)明資料登錄網(wǎng)絡(luò)版的《高校儀器設(shè)備管理系統(tǒng)》，登記設(shè)備的相關(guān)信息，然后提交給資產(chǎn)管理部門(mén)審核。若審核不通過(guò)，即設(shè)備信息填寫(xiě)不正確，需更改后再提交。審核通過(guò)后打印儀器設(shè)備驗(yàn)收單（一式三份），驗(yàn)收人員簽字，蓋章，經(jīng)手人簽字，留下2聯(lián)（其中一聯(lián)資產(chǎn)管理部門(mén)存檔，另外一聯(lián)定期返回給各院系管理員），另一聯(lián)給經(jīng)手人隨發(fā)票到財(cái)務(wù)處辦理報(bào)銷(xiāo)。資產(chǎn)管理部門(mén)在網(wǎng)上審核設(shè)備信息登記通過(guò)后，要及時(shí)點(diǎn)擊設(shè)備驗(yàn)收功能框，審核通過(guò)的信息立刻實(shí)時(shí)地傳送到財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)報(bào)銷(xiāo)工作的工作系統(tǒng)里。財(cái)務(wù)部門(mén)在進(jìn)行帳務(wù)處理時(shí)，只要打開(kāi)此工作系統(tǒng)，對(duì)照資產(chǎn)管理部門(mén)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳送的該設(shè)備驗(yàn)收審核信息，如確認(rèn)準(zhǔn)確無(wú)誤，做標(biāo)記（打勾），完成點(diǎn)擊操作。

2、儀器設(shè)備實(shí)時(shí)對(duì)帳

儀器設(shè)備購(gòu)置驗(yàn)收入庫(kù)，即通過(guò)儀器設(shè)備網(wǎng)上驗(yàn)收，當(dāng)財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)新入庫(kù)的儀器設(shè)備進(jìn)行報(bào)帳時(shí)，可通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行數(shù)據(jù)核對(duì)，做到基礎(chǔ)數(shù)據(jù)必須準(zhǔn)確。每季度末，資產(chǎn)部門(mén)通過(guò)點(diǎn)擊財(cái)務(wù)核對(duì)這一功能框，及時(shí)了解財(cái)務(wù)報(bào)帳情況。資產(chǎn)管理、財(cái)務(wù)兩部門(mén)通過(guò)該系統(tǒng)未審核庫(kù)反饋的信息，及時(shí)跟蹤，對(duì)本季度已經(jīng)入庫(kù)卻沒(méi)有去財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行報(bào)銷(xiāo)的儀器設(shè)備了解情況，如確定由于客觀原因無(wú)法在本季度報(bào)銷(xiāo)的設(shè)備，資產(chǎn)管理部門(mén)要將該設(shè)備從本季度設(shè)備庫(kù)中做退庫(kù)處理。確定與財(cái)務(wù)部門(mén)同步一致，保證與財(cái)務(wù)部門(mén)實(shí)時(shí)對(duì)帳，很好地解決了資產(chǎn)管理與財(cái)務(wù)部門(mén)之間的未達(dá)帳問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)了真正的帳物統(tǒng)一。

3、實(shí)時(shí)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備管理數(shù)據(jù)傳輸

每季度末，資產(chǎn)部門(mén)對(duì)所有入庫(kù)數(shù)據(jù)及其變動(dòng)做最終處理。形成相應(yīng)數(shù)據(jù)塊。經(jīng)網(wǎng)絡(luò)實(shí)時(shí)向各部門(mén)傳輸相應(yīng)數(shù)據(jù)塊，構(gòu)建了全校各個(gè)部門(mén)共享的儀器設(shè)備管理的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，實(shí)時(shí)地、準(zhǔn)確地把儀器設(shè)備各種信息進(jìn)行上傳。各部門(mén)管理人員通過(guò)這個(gè)平臺(tái)上網(wǎng)查閱、檢查、修改、打印本部門(mén)的帳目。經(jīng)常與資產(chǎn)部門(mén)進(jìn)行溝通，雙方密切配合對(duì)該單位儀器設(shè)備進(jìn)行跟蹤管理，基本上做到不丟失，不漏帳，不重帳，不錯(cuò)帳，同時(shí)定期地對(duì)全校儀器設(shè)備進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)核查，掌握儀器設(shè)備整個(gè)壽命周期的真實(shí)情況，真正意義上做到了帳目與實(shí)物的雙重管理，帳目與實(shí)物的真正一致。

基于網(wǎng)絡(luò)的儀器設(shè)備管理系統(tǒng)，能夠?qū)崿F(xiàn)儀器設(shè)備的全過(guò)程網(wǎng)絡(luò)化管理。一方而可以減少一些不必要的重復(fù)工作，而且還可以確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性；另一方而學(xué)校各個(gè)部門(mén)都可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)非常方便查詢本單位的各種信息，從而加強(qiáng)了學(xué)校各單位之間的信息交流，使儀器設(shè)備管理工作效率和水平大幅度提高。總之，設(shè)備管理只有實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)管理，才能稱(chēng)得上是現(xiàn)代化的、具有生命力的管理，才能更好地為教學(xué)、科研服務(wù)。

【作者簡(jiǎn)介】

唐婉（1985—），女，海南文昌人，桂林理工大學(xué)南寧分校教師。