人力資源檔案工作常見問題分析

王媛

摘 要： 人力資源的檔案管理工作對企事業(yè)單位員工及政府職員具有十分重要的影響，而當(dāng)前檔案管理體系、管理效率、服務(wù)意識等方面都比較缺乏。鑒于此，文章針對上述問題現(xiàn)狀深入分析其內(nèi)在原因，并結(jié)合多年檔案管理工作經(jīng)驗，就相關(guān)問題的解決措施提出一些的建議和意見，以供管理者參照和借鑒。

關(guān)鍵詞：人力資源 檔案管理 問題分析

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1003-9082（2016）06-0049-01

引言

人力資源檔案無論是對企業(yè)還是事業(yè)單位來說都具有十分重要的作用，在勞動資源與社會企業(yè)之間形成一條連接的紐帶，并且還能提供檔案的調(diào)用和保管等服務(wù)[1]。在企業(yè)員工及社會成員福利待遇等方面，人力資源檔案管理都扮演著重要角色。而如何進(jìn)一步做好該項工作，值得探索。

一、當(dāng)前檔案管理中的問題現(xiàn)狀分析

1.管理效率較低

當(dāng)前企事業(yè)單位在人力資源檔案管理方面的工作成效并不顯著。所謂管理成效，通常被認(rèn)為是檔案管理所起到的實際效果與所耗費的資源物力之比[2]。其中資源物力包括調(diào)用檔案、保存歸檔以及資源收集等工作內(nèi)容，以及在搜羅資料和辦理職位轉(zhuǎn)移、薪酬轉(zhuǎn)換等工作時，所耗費的時間和資源。而管理效率低下的主要表現(xiàn)，是當(dāng)前人力資源管理在程序和方法上缺少有效的優(yōu)化和簡化措施，從而即達(dá)不到預(yù)期的功效指標(biāo)，也無法降低管理成本。

2.管理體系不完善

人力資源管理中的檔案內(nèi)容不僅有傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，同時還有很多電子版文檔以及圖片等相關(guān)文件[3]。而當(dāng)前人力資源管理還沒有形成一套能有效的對這些文檔內(nèi)容進(jìn)行統(tǒng)一管理的系統(tǒng)化管理方案。在歸類、檢索、查詢等方面還有著諸多不足。從而一方面導(dǎo)致管理出現(xiàn)疏漏，遺失重要文件原本，另一方面造成檔案沉積，無法通過現(xiàn)有的檢索策略有效檢索出來。進(jìn)而導(dǎo)致有些檔案無法調(diào)取，有些檔案無法查詢。

3.缺乏服務(wù)意識

無論是企事業(yè)單位內(nèi)部還是社會人力資源管理部門，由于其不受市場競爭機制的調(diào)節(jié)，所以在服務(wù)意識上始終有所欠缺。這種欠缺體現(xiàn)為人力資源管理工作者在工作中細(xì)心程度不足，對群眾和職員需求了解不夠等多方面。而程序的繁瑣也讓前來調(diào)取檔案和續(xù)費的單位與個人頭疼不已。由于缺乏服務(wù)意識所以在宣傳工作上也有所缺失，導(dǎo)致職員或群眾對個人檔案的重要性了解程度不足。不注重檔案管理和調(diào)取，甚至因收存不善而致使檔案遺失。凡此種種都為檔案管理工作的成效造成嚴(yán)重的負(fù)面影響。

二、檔案管理問題的原因及解決方向探討

1.提高檔案管理的規(guī)范性

規(guī)范性是檔案管理工作的本質(zhì)屬性，只有確保檔案存檔、調(diào)取、查詢等各方面的規(guī)范程度，才能確保檔案管理工作確實可達(dá)到預(yù)期目標(biāo)。而當(dāng)前的檔案管理，一般是將各項工作分開為多人執(zhí)行，權(quán)力責(zé)任互相交織，導(dǎo)致大量的工作人員消極怠工。而一旦出現(xiàn)問題，則又相互推諉過錯。為改善這一現(xiàn)狀，應(yīng)該從檔案保存、收取、查詢等各個工作環(huán)節(jié)對工作人員進(jìn)行權(quán)責(zé)明確，將檔案管理事故的責(zé)任落實到每個工作人員的身上。從而在人員工作熱情和積極性等方面提高管理成效。

2.更新檔案管理方法

造成檔案遺漏的因素有很多，通常都是因為在人力資源管理過程中出現(xiàn)一些突發(fā)事件和問題，尚且來不及建檔，就導(dǎo)致很多事件沒有在檔案庫存中備案。而傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的書寫時間較長，查詢和調(diào)閱又比較困難，所以時間一久這些檔案中有很多細(xì)節(jié)內(nèi)容將被積壓抹去，導(dǎo)致人力資源檔案管理中出現(xiàn)檔案遺漏現(xiàn)象。面對這種現(xiàn)象應(yīng)該注重紙質(zhì)檔案管理的特殊性，針對不同的人力資源管理方面的突發(fā)信息，建立快速建檔機制，從而保證檔案質(zhì)量，并提高檔案管理效率。

3.檔案管理人員素質(zhì)有待提高

檔案管理部門的工作人員年齡較大，尤其是管理層人員一般都是其他部門領(lǐng)導(dǎo)兼職或者調(diào)配過來。在這些人的潛意識中人力資源檔案管理實際上是在幫助職工/群眾進(jìn)行檔案管理，是為政府或者企事業(yè)單位服務(wù)。從而忽略了檔案管理工作真正應(yīng)該針對的對象，造成其服務(wù)性不足。而下屬職員對為人民服務(wù)問題的理解也不夠深入。從而導(dǎo)致大量具有豐富信息內(nèi)容和可挖掘價值的檔案，真正的利用和管理效率都十分低下。加之管理者對信息技術(shù)、計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等領(lǐng)域的管理重視程度不足，使技術(shù)利用率有限。

三、提高人力資源檔案管理的有效措施

1.加強制度的規(guī)范化

制度規(guī)范在任何工作、任何部門都具有必要性，而檔案管理工作對規(guī)范的制度以及嚴(yán)格的管理措施具有更高的要求。所以對檔案管理工作進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化管理是十分必要的。從工作人員角度來說，通過加強制度規(guī)范，嚴(yán)格劃分權(quán)利責(zé)任，能減輕人員自身的惰性，提高其工作意識和工作自主性。并加強員工的服務(wù)意識和責(zé)任感。從企業(yè)事業(yè)單位角度來說，通過制度規(guī)范能將管理制度滲透到工作的任意環(huán)節(jié)當(dāng)中，實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一、流轉(zhuǎn)程序的統(tǒng)一以及保存方式的統(tǒng)一規(guī)劃管理，為后續(xù)檔案的調(diào)閱、查詢等工作提供方便。并減少檔案管理工作所耗費的人力和物力。

2.提高檔案管理的信息化程度

在信息時代，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案已經(jīng)不是檔案管理工作的重點內(nèi)容。而通過在檔案管理過程中全面實行信息化管理，則能有效提高檔案管理工作的效率，并節(jié)省管理時間，方便人員使用、調(diào)閱、查詢和更改。在檔案管理時，應(yīng)設(shè)立完善的管理系統(tǒng)，并提高檔案管理中信息技術(shù)應(yīng)用比例，適當(dāng)?shù)臏p少傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的應(yīng)用。在此過程中要加大資金投入力度，完善信息基礎(chǔ)建設(shè)，購置專業(yè)的人力資源管理系統(tǒng)和相應(yīng)的輔助硬件設(shè)備。與傳統(tǒng)檔案管理充分結(jié)合，并制定信息化管理措施，對整個管理過程進(jìn)行嚴(yán)格管控。

3.加強工作人員素質(zhì)水平

檔案管理工作人員的素質(zhì)水平對檔案管理成效具有十分重要的影響，只有人員素質(zhì)提升并且對檔案管理工作的服務(wù)性認(rèn)識有所加強，才能適應(yīng)當(dāng)前的市場環(huán)境和社會環(huán)境，為群眾和職工創(chuàng)造更大且更多的效益。人員的素質(zhì)水平分為兩種，其一是職業(yè)道德水平，可通過加強宣傳教育、思想培訓(xùn)并輔之以制度管控，確保員工認(rèn)真工作并及時處理相關(guān)問題。其二是職業(yè)技術(shù)水平，為應(yīng)對信息化管理趨勢，需要引進(jìn)專業(yè)人才，帶動整體職工技術(shù)能力。加強專業(yè)技能培訓(xùn)和考核，提高工作人員技術(shù)素質(zhì)。

4.堅持歸檔原則

歸檔原則涉及到具體的歸檔工作，一旦出現(xiàn)問題，勢必影響整體管理工作的規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)性。保證其標(biāo)準(zhǔn)，實現(xiàn)檔案的保管利用價值，保證卷宗檢索便捷，保證案卷整體完整。實際工作中，工作人員應(yīng)該明確此類要求，同時明確國家此方向的規(guī)章制度，注意幾個問題：其一，確保檔案具有時效性，保證文件已經(jīng)完成，方可采取歸檔，如果人力資源調(diào)配仍在繼續(xù)，不可歸檔檔案；其二，是明確檔案的重點內(nèi)容，實際工作中注意區(qū)分資料，將材料中的重點內(nèi)容總結(jié)出來，特別一些形式和內(nèi)容較為相似的材料，更是要細(xì)致劃分，根據(jù)實際情況提升整體工作的效率。其三，是確保檔案完整性。工作中區(qū)分重點，同時明確一些不重點內(nèi)容也是檔案的關(guān)鍵，管理時應(yīng)該管理檔案全部內(nèi)容，通常一類的檔案可以歸類在一起，保證同一問題的完整性。

總結(jié)

由上文可知，在信息技術(shù)逐漸進(jìn)步、人力資源形態(tài)變動愈加顯著的當(dāng)下。通過檔案管理制度的規(guī)范化、信息化以及工作人員素質(zhì)的提高，能滿足群眾和職工的要求。期待在未來，人力資源管理的服務(wù)性與效率將會更加優(yōu)化。

參考文獻(xiàn)

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