淺談醫(yī)院文書檔案管理

牛靜麗

【摘 要】文書檔案具有科學(xué)規(guī)范的內(nèi)容特點，這也是文字使用價值發(fā)揮的基礎(chǔ)。對于醫(yī)院來說，文書檔案有著重要的價值。文書檔案管理的好壞在一定程度上也能夠反映出醫(yī)院的管理以及發(fā)展水平。本文就醫(yī)院的文書檔案管理進行了分析，從多方面提出了建議，希望能夠?qū)︶t(yī)院的文書檔案管理工作作出一定的幫助作用。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院；文書檔案；管理

現(xiàn)代社會主義經(jīng)濟建設(shè)促進了醫(yī)療事業(yè)的進一步發(fā)展，醫(yī)院的管理也朝著規(guī)范化、科學(xué)化的角度發(fā)展，對于醫(yī)院文書檔案的管理也逐漸的重視起來。文書檔案的管理水平在一定程度上也反應(yīng)了醫(yī)院的發(fā)展水平，文書檔案作為一種重要的文字資源在醫(yī)療領(lǐng)域發(fā)揮著重要的作用，要想使管理更加規(guī)范，需要增加人力、物力以及財力方面的管理力度，制定并采取統(tǒng)一的管理策略，使得檔案管理工作逐漸的步入正規(guī)化的軌道，可以結(jié)合現(xiàn)代先進的技術(shù)來進行管理，更加有效的利用和保存資源。

一、增加人力物力以及財力投入

要加強醫(yī)院文書檔案的管理工作，首先就要在硬件配置上進行一定的投入，若硬件設(shè)施不到位就會使文檔管理工作很難得以優(yōu)化，甚至?xí)霈F(xiàn)管理方面的漏洞。同時還要從財力方面進行考慮，增加財力方面的支出，將錢財投入應(yīng)用到文書檔案管理上，建立一個專門的文書檔案管理室，以往在一些醫(yī)院當中很少有專門的檔案管理室，一些重要的檔案文件也只是隨意的堆放，并沒有專門的地點來進行儲存和管理，因此很容易造成檔案的丟失，遺漏、丟失、積壓等問題嚴重的影響到了檔案的管理，這種管理方式容易出現(xiàn)很多問題，不利于后期的管理工作。所以說投入一定的財力還是十分有必要的，可以投入財力建立一個專門的檔案管理室，很多醫(yī)院的檔案都是缺乏統(tǒng)一的管理，所以造成了各種各樣的問題，因此這樣統(tǒng)一化的管理還是非常必要的。有了財力的投入加上管理的逐漸正規(guī)化，勢必會增加一些人力的投入，專門的文書檔案管理室要安排專門的人員進行管理，并且要選擇比較有責任心和敬業(yè)心的人去擔任這份工作，因為畢竟這些文檔都是非常重要的，不能掉以輕心，如果管理人員不在工作狀態(tài)上，那么將會對管理工作造成很大的影響。管理人員積極耐心并且擁有很高的工作熱情，才能夠保障工作的順利進行，另外還需要投入一定的物力，因為檔案管理人員需要很高的職業(yè)道德素養(yǎng)，雖然要經(jīng)過嚴格的篩選，但是在后期的工作過程中還是要定期的進行培訓(xùn)，對這些人員進行政治思想教育，并且還需要對業(yè)務(wù)水平進行考核和培訓(xùn)，這需要一定的物力投入，各個部門的人員要進行明確的分工，保證管理工作能力快速高效的進行。通過多方面的努力來促使管理工作的進行，保證醫(yī)院工作的順利開展。

二、健全管理制度，完善管理工作

醫(yī)院的辦公文件或是病人檔案等都是非常重要的文字資源，需要在各個部門之間傳遞應(yīng)用，除了專門的辦公部門之外，其他的各個部門也會產(chǎn)生很多相關(guān)的文件材料。因此，醫(yī)院內(nèi)部的各個部門之間一定要加強聯(lián)系，和辦公室部門做好溝通交流工作，在日常工作中互相協(xié)調(diào)配合，建立并且完善管理制度，以這樣的形式來避免文件的丟失、傳遞錯誤等問題。正所謂無規(guī)矩不成方圓，在醫(yī)院文書檔案管理的過程中同樣也是如此，如果這一工作沒有制度的約束，那么就很容易出現(xiàn)問題，所以說還是要按照規(guī)章制度以及規(guī)范的流程來進行管理，無論是文件的發(fā)放還是傳遞都要按照規(guī)定的制度來進行，進行登記記錄，由專門的負責人進行收發(fā)，每一項工作的開展絕對不能馬虎，在保證各個手續(xù)都正常的情況下才能夠批準。另外，在制度實施的過程中各個部門要互相配合和監(jiān)督，嚴格的監(jiān)督才能夠保障制度的順利實施，在收取文件的時候也不要大意，進行認真的核對清點工作，保證不遺漏和丟失任何文件，在健全制度的監(jiān)督下完善檔案管理工作。

三、結(jié)合現(xiàn)代技術(shù)，實施信息化管理

現(xiàn)代信息技術(shù)在不斷的發(fā)展，在人們生活的各個領(lǐng)域都有著廣泛的應(yīng)用，信息技術(shù)在各個行業(yè)當中都發(fā)揮著重要的應(yīng)用價值，在醫(yī)療領(lǐng)域同樣也是如此，醫(yī)院也應(yīng)該跟上時代的步伐，在日常管理工作中善于利用現(xiàn)代先進的技術(shù)，實行管理的自動化。以往的醫(yī)院檔案管理工作都是非常復(fù)雜繁重的，因為需要大量的人力花費很長的時間去進行整理歸納，如果需要某些文件的話翻找起來也不是很方便。計算機的加入有效的解決了這一問題，將這些文字檔案整理到電腦上，可以隨時的進行查找和翻看，并且采取互聯(lián)網(wǎng)檔案管理的方式也會更加高效，通過操作計算機能夠快速方便的找到想要的資料信息，并且計算機的另一個好處就是保密性和隱私安全性比較高，對于一些特殊文件可以進行加密處理。利用計算機可以制作資料數(shù)據(jù)庫，將各種文件信息資源整理到這一資源庫當中，充分的發(fā)揮計算機的作用，使得醫(yī)院文書檔案的管理進行信息化、自動化的時代，并且采取這樣的方式也能夠促使這些資料信息在一個穩(wěn)定的狀態(tài)下存儲，可隨時的對資料信息進行拓展和增加，并且用于檔案管理的人員也可以進行精簡，選擇計算機操作能力較強的人員對檔案進行管理，使醫(yī)院的整個辦公流程更加高效快速。

總而言之，醫(yī)院是一個嚴肅且神圣的地方，醫(yī)院內(nèi)部的工作也應(yīng)該是井井有條，一絲不茍的，不應(yīng)該存在松懈的地方，特別是文書檔案的管理，這些都是重要的資料信息，需要進行妥善的保管和整理存放。但是就目前的狀況來看，很多醫(yī)院的這一工作做的都不是很到位，還需要進行完善處理，需要采取更加科學(xué)高效的方式進行管理。使得管理工作走上正規(guī)化、科學(xué)化的道路，這樣的統(tǒng)一管理也更加有利于醫(yī)院工作的順利開展。

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