新醫(yī)改時(shí)期醫(yī)院綜合檔案管理工作的思考

施旋

摘要：檔案管理工作是醫(yī)院管理工作的重要組成部分，隨著新醫(yī)改工作的推進(jìn)和醫(yī)院日新月異的發(fā)展，醫(yī)療行為、科研、教學(xué)、預(yù)防保健、藥械管理、黨政管理以及其它活動(dòng)的開(kāi)展給檔案管理工作均帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)。文章通過(guò)分析目前醫(yī)院檔案管理存在的問(wèn)題，提出了對(duì)醫(yī)院檔案管理進(jìn)行改進(jìn)的一些思考，為規(guī)范醫(yī)院檔案管理提供參考。

關(guān)鍵詞：新醫(yī)改 醫(yī)院 綜合檔案管理 思考

醫(yī)院檔案是醫(yī)院在日常工作活動(dòng)中所形成的各種有保持價(jià)值的文件，如各種文字處理、圖表、聲像錄音等各種書(shū)面材料及載體材料，是醫(yī)院工作計(jì)劃和決策的可靠依據(jù)，是一個(gè)醫(yī)院所有歷史和文化的記載，為醫(yī)院科學(xué)制定未來(lái)發(fā)展規(guī)劃提供重要重要的信息資源，所以說(shuō)它是醫(yī)院的寶貴財(cái)富。在新醫(yī)改時(shí)期，醫(yī)院對(duì)檔案服務(wù)也提出來(lái)了更高的要求，面對(duì)新的信息需求，醫(yī)院檔案管理工作必須認(rèn)清面臨的問(wèn)題，科學(xué)管理方法，強(qiáng)化服務(wù)功能，實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)的改革與創(chuàng)新。

一、人事檔案管理工作特性

1.全面性。人事檔案收存職工的履歷、自傳、鑒定、學(xué)歷。政治歷史、入黨入團(tuán)、獎(jiǎng)勵(lì)、處分、任免、工資等方面形成的材料。檔案在一定程度上記錄了每個(gè)員工的成長(zhǎng)和發(fā)展的歷史，展現(xiàn)了員工的工作、家庭、專業(yè)等個(gè)人情況。所以人事檔案是每個(gè)員工的儲(chǔ)存庫(kù)，在一定程度上反映每個(gè)員工的全貌。

2.真實(shí)性。因?yàn)槿耸聶n案是組織、人事和勞動(dòng)部門(mén)正確使用人才、合理解決薪資待遇等方面的重要依據(jù)，直接為現(xiàn)實(shí)工作服務(wù)，所以真實(shí)性是人事檔案的基礎(chǔ)。它要求檔案資料的完整齊全，材料客觀真實(shí)有效。

3.動(dòng)態(tài)性。人事檔案不是一成不變的，是隨著每個(gè)員工的發(fā)展不斷完善的，不斷的將一些新的信息材料反映進(jìn)入檔案。所以人事檔案必須要及時(shí)的收集補(bǔ)充，有人就有檔，人員變動(dòng)，檔案隨之變動(dòng)，堅(jiān)持“檔隨人走”。

4.機(jī)密性。人事檔案涉及員工的諸多方面，會(huì)存在員工向組織匯報(bào)而他人不知的秘密，所以人事檔案有一定的機(jī)密性。任何人不得泄露員工的隱私以及一些個(gè)人情況。

二、綜合檔案管理存在問(wèn)題及分析

1.檔案管理規(guī)章制度還有待健全。醫(yī)院只制定了院內(nèi)規(guī)章制度，沒(méi)有明確的檔案管理辦法和未形成系統(tǒng)化的綜合檔案分類編號(hào)方案，造成了綜合檔案管理較為混亂。一是由于醫(yī)院檔案管理制度沒(méi)有切合實(shí)際具體細(xì)化，職能部門(mén)對(duì)本部門(mén)的檔案管理職責(zé)理解不清晰。二是沒(méi)有規(guī)范綜合檔案收集標(biāo)準(zhǔn)和范圍，許多本應(yīng)納入管理的檔案得不到完整的保存，甚至在人員崗位變動(dòng)時(shí)，由于工作交接不清至檔案資源流失。三是沒(méi)有統(tǒng)一的檔案目錄標(biāo)準(zhǔn)，職能部門(mén)只是根據(jù)各自的理解和使用習(xí)慣對(duì)檔案資料進(jìn)行簡(jiǎn)單整理，造成醫(yī)院檔案目錄不統(tǒng)一，查找困難。

2.檔案管理執(zhí)行權(quán)限界定不清。由于大部分醫(yī)院只是設(shè)有檔案工作小組和分管領(lǐng)導(dǎo)，沒(méi)有形成一個(gè)多職能部門(mén)共同管理的工作架構(gòu)對(duì)醫(yī)院檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)，如設(shè)立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組、收集鑒定小組、銷毀鑒定小組等，以致除檔案部門(mén)以外的管理人員對(duì)檔案管理權(quán)力執(zhí)行的內(nèi)容、范圍等界定不清。

3.檔案管理重視度不高。由于綜合檔案工作不直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，醫(yī)院普遍存在重視臨床病歷管理，而忽視綜合檔案管理現(xiàn)象，主要表現(xiàn)：一是在年度目標(biāo)管理工作中沒(méi)有將綜合檔案納入醫(yī)院管理體系中；二是醫(yī)院投入到綜合檔案管理的資源不足。如計(jì)算機(jī)、掃描儀、打印機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備配備不足，檔案庫(kù)房普遍存在布局不合理、“八防”不達(dá)標(biāo)等。

4.檔案工作效率較低。一是檔案工作與個(gè)人年度工作目標(biāo)責(zé)任考核、工資等不掛鉤，檔案管理人員工作積極性較差，尤其是職能部門(mén)檔案兼職工作人員對(duì)醫(yī)院綜合檔案管理工作制度和知識(shí)關(guān)心程度全憑自覺(jué)性。二是檔案管理人員未及時(shí)掌握檔案管理的新知識(shí)，綜合管理仍沿用傳統(tǒng)方法，造成收集的檔案資料可利用率低，檔案查閱時(shí)間長(zhǎng)等問(wèn)題。

5.電子檔案管理缺失。電子文件具有調(diào)取方便、傳遞速度快、易實(shí)現(xiàn)共享等優(yōu)點(diǎn)，現(xiàn)已越來(lái)越多地在工作中被使用。但隨之產(chǎn)生的電子文件監(jiān)管、歸檔認(rèn)證等管理問(wèn)題便陸續(xù)出現(xiàn)。一是由于沒(méi)有制定一套統(tǒng)一的電子檔案歸檔規(guī)范，使文書(shū)、聲音、視頻等電子檔案格式和標(biāo)題命名等標(biāo)識(shí)不符合規(guī)定要求；二是電子檔案缺乏認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)上文件可以嵌改，審批表上生成的領(lǐng)導(dǎo)簽名可隨時(shí)套印，嚴(yán)重影響檔案的真實(shí)性與全面性。三是電子檔案的載體是多種多樣的，部分保管環(huán)境要求較高，如光盤(pán)、軟盤(pán)、錄像帶等，稍不注意隨時(shí)都可能造成儲(chǔ)存的文件損壞。

三、加強(qiáng)醫(yī)院綜合檔案管理工作的幾點(diǎn)思考

1.健全和完善綜合檔案管理制度，完善檔案管理體系

首先要明確醫(yī)院綜合檔案管理工作的意義，在充分了解醫(yī)院實(shí)際情況的基礎(chǔ)上，結(jié)合實(shí)際，制定切實(shí)可行的管理制度。主要做法就是有針對(duì)的制定制定一套健全醫(yī)院綜合檔案管理分工辦法及完善的檔案工作手冊(cè)，以明確職責(zé)，保證各司其職，使檔案管理工作有章可循，行之有效。同時(shí)還應(yīng)將制定相應(yīng)的考核制度，明確考核量化標(biāo)準(zhǔn)，使領(lǐng)導(dǎo)和工作人員都能更加重視起來(lái)，這樣才能在制度完善的情況下能得到有效的執(zhí)行和實(shí)施。

2.重視檔案人才培養(yǎng)，加強(qiáng)人員培訓(xùn)

綜合素質(zhì)的提高人才的培養(yǎng)是提高從業(yè)人員整體素質(zhì)的有效手段，在新時(shí)期下檔案領(lǐng)域需要一支具有較強(qiáng)的綜合技術(shù)和管理能力的復(fù)合型人才隊(duì)伍，加強(qiáng)這方面的人才培養(yǎng)，能夠優(yōu)化人才結(jié)構(gòu)，可以在很大程度上充實(shí)和提高整體業(yè)務(wù)人員水平，起到示范和帶頭作用。在檔案管理工作中，人員素質(zhì)高低直接影響檔案管理工作的成效，先進(jìn)的設(shè)備需要相應(yīng)的高素質(zhì)人員去操作。因此，要實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展，則應(yīng)不間斷提高檔案管理隊(duì)伍的綜合素質(zhì)。除了采取一些專門(mén)的有針對(duì)性的專業(yè)培訓(xùn)外，還應(yīng)鼓勵(lì)檔案管理人員主動(dòng)學(xué)習(xí)，自發(fā)提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)，加強(qiáng)自學(xué)能力培養(yǎng)。要培養(yǎng)創(chuàng)新意識(shí)，做到解放思想，開(kāi)拓創(chuàng)新，迎接新事物新挑戰(zhàn)。

3. 加大投人力度，強(qiáng)化檔案室的軟硬件建設(shè)

要實(shí)現(xiàn)醫(yī)院綜合檔案管理的現(xiàn)代化，除了相關(guān)制度保障，必要的軟硬件設(shè)施建設(shè)也是必備條件之一。硬件設(shè)施是基礎(chǔ)，這將直接會(huì)影響檔案管理工作能否順利開(kāi)展，巧婦難為無(wú)米之炊，只有基礎(chǔ)設(shè)施到位了，才能開(kāi)展后續(xù)工作。要加快設(shè)施設(shè)備的更新?lián)Q代，淘汰落后設(shè)備，在基礎(chǔ)建設(shè)上要有保障?，F(xiàn)代化的檔案管理應(yīng)該是以電子檔案起點(diǎn)和為中心，所以，加強(qiáng)檔案管理的信息化水平，實(shí)現(xiàn)檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)的自動(dòng)化，這是新時(shí)期綜合檔案管理的重中之重。而信息化除了計(jì)算機(jī)，也需要相應(yīng)的配套軟件，加強(qiáng)局域網(wǎng)建設(shè)，引進(jìn)和開(kāi)發(fā)相應(yīng)的檔案管理軟件，建立醫(yī)院檔案信息系統(tǒng)和檢索系統(tǒng)，實(shí)行計(jì)算機(jī)管理，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理電子化、網(wǎng)絡(luò)化。另外，還要重視檔案信息的安全，這也需要相應(yīng)軟件系統(tǒng)的完備。

4. 做好收集工作，提高檔案利用價(jià)值和效率

信息收集，除了文件數(shù)據(jù)圖像等有形的東西外，更重要的是要挖掘看不見(jiàn)的文化。在檔案管理中，可以設(shè)立專門(mén)的資料收集人員，能更多的收集有利用價(jià)值的檔案資料，并進(jìn)行整理發(fā)掘。而檔案工作的最終目標(biāo)是提供利用，只有做到充分的利用，提高效率，才能讓檔案更好的為醫(yī)院臨床、教學(xué)、科研和醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。

結(jié)束語(yǔ)

作為新時(shí)代的醫(yī)院檔案管理人，要更新管理觀念，開(kāi)拓創(chuàng)新思路，改革創(chuàng)新方法，勇于探索和嘗試新的檔案管理路徑，使醫(yī)院檔案管理更加標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，以便更全面、真實(shí)地反映醫(yī)院整體發(fā)展?fàn)顩r和經(jīng)營(yíng)成果，為社會(huì)和醫(yī)院提供更多的社會(huì)效益和信息資源，以達(dá)到新醫(yī)改預(yù)期目標(biāo)。

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