檔案信息化管理的策略研究

摘要：近幾年，伴隨著科技的發(fā)展，極大的帶動(dòng)了檔案信息化發(fā)展的速度。檔案是一種重要的信息資源，對(duì)于現(xiàn)今的檔案管理工作而言，就應(yīng)該不斷的進(jìn)行管理方法的創(chuàng)新，不斷的推進(jìn)檔案管理信息化的建設(shè)，進(jìn)而最大限度的發(fā)揮檔案潛在的利用價(jià)值。本文從檔案信息化管理的主要內(nèi)容、檔案信息化管理的現(xiàn)實(shí)意義、提升檔案信息化管理的措施，幾方面對(duì)檔案信息化管理進(jìn)行一定的探討，期望可以為檔案信息化管理的發(fā)展，提供一定的理論借鑒。

關(guān)鍵詞：檔案；信息化管理；策略

檔案的信息化管理，就是指在日常的檔案管理的程序中，逐漸的融入現(xiàn)代檔案管理的理念，并采用先進(jìn)的信息化科技技術(shù)，對(duì)檔案的信息實(shí)施現(xiàn)代化的管理模式?，F(xiàn)今，伴隨著信息產(chǎn)業(yè)的飛速發(fā)展，運(yùn)用現(xiàn)代化的信息檔案管理模式，不僅可以有效的減少檔案管理員工的工作量，還可以有效的提高檔案信息資源的利用效率，充分發(fā)揮檔案的價(jià)值[1]。因此，本文從幾方面對(duì)檔案信息化管理進(jìn)行一定的探討，期望可以為檔案信息化管理的發(fā)展，提供一定的理論借鑒。

1檔案信息化管理的主要內(nèi)容

近幾年，伴隨著科技的發(fā)展，極大的帶動(dòng)了檔案信息化發(fā)展的速度。現(xiàn)代化的檔案室的誕生，也為檔案信息化管理提供了基礎(chǔ)條件（具體見圖1）。檔案信息化管理，其關(guān)鍵就是改變傳統(tǒng)的檔案管理方式，由實(shí)體保管變更為現(xiàn)代化信息技術(shù)的管理。檔案信息化管理的主要內(nèi)容，主要是經(jīng)由高級(jí)壓縮技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)等，將聲像的文件、紙質(zhì)的文件等傳輸?shù)骄W(wǎng)絡(luò)之中。檔案資料的管理，實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化、信息化，極大的提高了檔案查詢的便捷性[2]。信息化管理，使檔案信息管理實(shí)現(xiàn)了系統(tǒng)化、規(guī)范化，使檔案信息管理更具條理性，實(shí)現(xiàn)了資源的共享。

2檔案信息化管理的現(xiàn)實(shí)意義

2.1實(shí)現(xiàn)了檔案管理模式的變革

傳統(tǒng)的檔案管理模式，通常都是封閉式的管理方式，大眾對(duì)于檔案的使用效率極低，檔案的管理只是單一的簡(jiǎn)單保管，社會(huì)價(jià)值性較低[3]。但是在信息化管理模式下，檔案管理實(shí)現(xiàn)了智能化、自動(dòng)化，檔案的利用效率顯著提高，檔案的社會(huì)價(jià)值性也隨之凸顯了出來。

2.2極大的提高了檔案管理的時(shí)效性

檔案實(shí)現(xiàn)信息化的管理，在需要調(diào)動(dòng)檔案時(shí)，就可以經(jīng)由網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，快速的實(shí)現(xiàn)信息錄入檢索，極大的提高了檔案管理的時(shí)效性。同時(shí)在對(duì)電子檔案收集的過程中，可以實(shí)現(xiàn)資源的共享。在電腦中錄入檔案后，還可以有效的降低二次文獻(xiàn)的加工時(shí)間，顯著提高檔案管理的工作效率[4]。

2.3顯著提高檔案的利用效率

檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化，可以極大的提高資源共享性，檔案信息的利用效率也會(huì)顯著提高。檔案信息化管理，可以將檔案的使用范圍有效的拓展，便于各個(gè)單位使用檔案的信息資源。

3提升檔案信息化管理的措施

3.1確保檔案信息的完整性、安全性

企業(yè)檔案信息具有較高價(jià)值性的前提條件，就是應(yīng)該確保信息的安全性。信息安全，主要體現(xiàn)在信息管理系統(tǒng)中軟件安全；硬件安全；信息傳播的安全。首先，針對(duì)不同的企業(yè)檔案信息資源，應(yīng)該采取差異性的信息安全等級(jí)保護(hù)措施。其次，對(duì)于不同公司而言，檔案信息的網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)，應(yīng)該限制在公司內(nèi)部使用，同時(shí)應(yīng)確保數(shù)據(jù)庫(kù)的密級(jí)工作。第三，在進(jìn)行檔案信息管理系統(tǒng)的選擇時(shí)，應(yīng)依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格挑選，堅(jiān)決避免降低選擇標(biāo)準(zhǔn)的情況發(fā)生。第四，企業(yè)中應(yīng)依據(jù)檔案管理的軟件、硬件、機(jī)房的要求，進(jìn)行安全系統(tǒng)管理制度的制定，最大程度的保護(hù)好計(jì)算機(jī)的安全[5]。

3.2不斷提高檔案信息化管理的現(xiàn)代意識(shí)

作為企業(yè)的管理者，應(yīng)意識(shí)到企業(yè)檔案管理的信息化，是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求，應(yīng)意識(shí)到企業(yè)檔案信息化管理對(duì)企業(yè)發(fā)展的重要性。現(xiàn)今，任何一個(gè)企業(yè)若想在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中，獲得自身的發(fā)展空間，就必須要有效的利用信息化平臺(tái)，不斷的挖掘與開發(fā)企業(yè)檔案中，對(duì)于企業(yè)發(fā)展有利的價(jià)值信息，在實(shí)現(xiàn)信息資源共享的條件下，不斷的促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。對(duì)于企業(yè)管理者，應(yīng)不斷的提高檔案信息化管理的現(xiàn)代意識(shí)，可以經(jīng)由開展培訓(xùn)工作等，提高現(xiàn)代化信息管理的意識(shí)，帶動(dòng)檔案信息化管理的建設(shè)與發(fā)展。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層，應(yīng)意識(shí)到檔案信息化管理，在提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益、帶動(dòng)企業(yè)發(fā)展方面的積極意義，應(yīng)增加對(duì)于企業(yè)檔案信息化管理的投入資金，加大先進(jìn)電子設(shè)備的使用力度。同時(shí)對(duì)于檔案的管理人員，也應(yīng)開展定期的學(xué)習(xí)活動(dòng)，逐漸的改變員工的檔案工作意識(shí)，真正的發(fā)揮檔案信息化的現(xiàn)實(shí)作用[6]。

3.3實(shí)現(xiàn)檔案信息資源采集的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化

實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案的規(guī)范化，就應(yīng)該依據(jù)國(guó)際質(zhì)量認(rèn)證體系要求，在計(jì)算機(jī)的檢索、管理，電子文檔等方面，對(duì)企業(yè)檔案信息推行規(guī)范化管理。實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化，就應(yīng)該依據(jù)國(guó)家的有關(guān)規(guī)定，有效的做好標(biāo)引、著錄工作。建立與完善檔案信息數(shù)據(jù)的采集制度，就可以有效的帶動(dòng)檔案信息化管理的實(shí)現(xiàn)。

3總結(jié)

檔案是一種重要的信息資源，對(duì)于現(xiàn)今的檔案管理工作，就應(yīng)該不斷的進(jìn)行管理方法的創(chuàng)新，不斷的推進(jìn)檔案管理信息化的建設(shè)，進(jìn)而最大限度的發(fā)揮檔案潛在的利用價(jià)值。

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[6]張雨薇，李鋒.人事檔案管理信息化建設(shè)的必要性與建設(shè)策略分析[J].科協(xié)論壇，2013（11）：148-149.

作者簡(jiǎn)介：

姓名：何麗娟（1978年12月20日）、性別：女、民族：漢族、籍貫：肇慶市、單位全稱：肇慶市鼎湖區(qū)廣播電視臺(tái)、現(xiàn)職稱：會(huì)計(jì)初級(jí)、學(xué)歷：本科。