基于園林綠化檔案管理的研究

孟艷霞

摘 要 隨著社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，人們對生活質(zhì)量的要求越來越高，城市綠化也日益引起居民和政府的重視。園林綠化檔案，是記述或反映園林綠化科技活動中形成的具有保存和利用參考價值的原始記錄，它對于促進城市建設(shè)和和諧發(fā)展有著重要作用。本文試圖結(jié)合自身園林綠化檔案管理工作經(jīng)驗，對如何做好園林綠化檔案管理工作談幾點認識。

關(guān)鍵詞 園林綠化 檔案管理 措施

中圖分類號：K928.73 文獻標識碼：A

0引言

隨著城市化進程的不斷加快，城市園林綠化建設(shè)的規(guī)模和速度、質(zhì)量和水平都有了顯著提升，城市人居環(huán)境質(zhì)量明顯改善。近年來，各地建成很多園林精品工程，綠化施工的水平也越來越高。但是在具體項目中，園林綠化工程檔案資料的管理水平卻還有較大差距，很多項目的檔案資料無法全面反映園林綠化工程項目的規(guī)劃設(shè)計和建設(shè)審批情況、施工和養(yǎng)護過程的情況，也不能為建設(shè)單位提供完整的變更、竣工資料，難以為后期使用、維護提供詳盡的依據(jù)。要全面提高城市園林綠化工作水平，就必須解決園林綠化工程檔案資料管理這個突出問題。

1園林綠化檔案發(fā)展的對策

1.1科學認真地把檔案資料管起來

要健全制度，如建立檔案室管理制度、檔案查閱制度、檔案保密制度、檔案人員工作職責、保管利用制度、檔案鑒定、銷毀制度、保管期限、歸檔范圍等規(guī)定。要按制度管理，制定專職檔案人員的工作職責以及借閱、保管、保密、利用和檔案工作考核檢查制度，以嚴密的制度規(guī)范檔案制作程序，保證檔案質(zhì)量，確保各種類別、各種載體的檔案集中統(tǒng)一管理，做到從立卷歸檔到保管統(tǒng)計，從檔案利用到鑒定銷毀，從檔案移交到獎懲等每個環(huán)節(jié)都實現(xiàn)規(guī)范、高效管理。要按制度考核，把有關(guān)制度和規(guī)定納入崗位職責和考核體系，提高全員檔案意識，使大家積極主動地配合檔案部門工作，強化動態(tài)管理，一旦遺失及時查找補損，確保材料完整。

1.2加強對園林綠化檔案管理投入

首先，單位應加大對園林綠化檔案管理工作的經(jīng)費投入，配備必要的檔案管理設(shè)備和符合使用要求的庫房，加強對庫房的日常管理，為檔案管理工作創(chuàng)造良好的工作環(huán)境；其次，單位要加大對檔案管理人才的重視，設(shè)置專門的園林綠化管理人員，加強對檔案管理人員業(yè)務技能和職業(yè)素養(yǎng)等方面的培訓和教育，不斷優(yōu)化檔案管理人才隊伍，提高檔案工作人員綜合素質(zhì)；最后，要不斷創(chuàng)新服務管理模式，形成具有單位服務管理特色的檔案管理工作，促進園林綠化檔案管理水平的快速提高。

1.3加強檔案人員的專業(yè)知識和技能培訓

檔案工作者素養(yǎng)的提升是檔案管理的基礎(chǔ)性工作。檔案工作者要認清自己肩負的責任，有針對性地加強檔案工作的專業(yè)學習，不僅要學習檔案管理制度、整理辦法，學習和掌握計算機知識和操作技能，而且要學習園林專業(yè)的業(yè)務知識、工程施工管理的政策規(guī)范等，真正做一個多面手。當前比較迫切的是，盡快培訓園林綠化工程施工單位的資料管理人員，使其懂得園林綠化工程檔案資料歸檔知識，達到規(guī)范園林綠化工程檔案資料歸檔的目的。同時對參加各方的人員培訓，引導大家在簽訂合同時對參建單位設(shè)立專門條款，明確規(guī)定各方應負擔的責任，提交檔案資料的套數(shù)、質(zhì)量和時間等，最終實現(xiàn)園林綠化工程竣工資料交接與園林工程竣工驗收同步舉行。園林工程檔案資料達不到完整、精確、系統(tǒng)要求的，沒有通過竣工資料交接驗收的就不能組織園林綠化工程竣工驗收，通過以上辦法使園林綠化工程檔案資料更加規(guī)范、完整和實用。在此基礎(chǔ)上，加強對檔案資料工作人員的信息化培訓，包括檔案管理信息系統(tǒng)、電子文件的發(fā)展和計算機病毒等知識的培訓；軟件操作和維護技能培訓；網(wǎng)絡知識的學習和培訓等?？梢园褕@林綠化工程檔案資料管理編制成一套成熟的軟件管理程序，通過學習培訓和程序的推廣運用，達到規(guī)范管理的目的。

1.4重視建檔工作的網(wǎng)絡化

重視建檔工作的網(wǎng)絡化，有專門的負責人負責，在相關(guān)制度的指導下，有專業(yè)的網(wǎng)絡檔案管理人員進行網(wǎng)絡檔案的儲存和管理，利用計算機管理的優(yōu)勢將各個檔案進行整理、分類和立卷，并且簡明扼要地做好記錄，以便輕松地保管和查找。最后，我們一定要制定嚴格的檔案查看和借閱制度，杜絕隨意翻看和任意更改的行為。檔案是企業(yè)重要信息資源，檔案信息化建設(shè)是企業(yè)信息化建設(shè)的組成部分，是企業(yè)檔案管理創(chuàng)新的重要方面，也是檔案工作實現(xiàn)歷史與未來有機鏈接的戰(zhàn)略之舉。積極適應信息化帶來的文件形成電子化、文件傳遞網(wǎng)絡化、文件存儲數(shù)字化、文件管理動態(tài)化的發(fā)展要求和趨勢，成為檔案管理工作的重中之重。

1.5明確檔案收集渠道

園林綠化檔案管理工作與生產(chǎn)計劃部門的相關(guān)工作有著緊密聯(lián)系，要協(xié)調(diào)兩者工作，保障園林綠化檔案收集渠道暢通。具體來說，就是要緊密配合園林綠化修建工作進度，依據(jù)工作進度隨時做好檔案的編目與整理工作。園林綠化工作開始之前，檔案管理人員要對現(xiàn)場測量數(shù)據(jù)進行準確記錄，核實可能產(chǎn)生變更的數(shù)據(jù)，并保存相關(guān)的工程文件；在園林綠化工作進行過程中，園林綠化檔案管理人員要詳細記錄標高復核記錄、苗木出圃單等一系列情況，要注意收集最新最準確的數(shù)據(jù)以及具體的操作記錄等，并及時納入檔案管理體系；在園林綠化工作完成之后，則要對完結(jié)報告，資金決算、工作驗收等所產(chǎn)生的一系列文字和音像資料進行記錄和保管，要對資料進行科學分類，并根據(jù)檔案資料的利用價值和檔案性質(zhì)做好檔案號編排工作，以便進行積極妥善的保存。

2結(jié)語

隨著城市建設(shè)如火如荼地展開，園林綠化建設(shè)也日益發(fā)展起來，園林綠化檔案是園林綠化科技活動中形成的具有保存和利用參考價值的原始記錄，對于促進園林綠化工作的進一步開展有重要作用。園林綠化檔案管理部門應加強對檔案管理資料的重視，解決檔案工作中存在的問題，做好檔案管理工作，促進城市建設(shè)的協(xié)調(diào)發(fā)展。

參考文獻

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