物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對(duì)檔案庫房管理的影響分析

謝璽

[摘 要]物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的普及對(duì)檔案管理領(lǐng)域影響深遠(yuǎn)，不僅促進(jìn)了檔案庫房管理水平的提高，還推動(dòng)了檔案管理事業(yè)的發(fā)展與進(jìn)步。本文從物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)自身的特點(diǎn)出發(fā)，分析了物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對(duì)檔案庫房管理的影響，旨在加強(qiáng)檔案管理人員對(duì)物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的了解，擴(kuò)大物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的滲透范圍，促進(jìn)檔案管理工作效率及質(zhì)量的提高。

[關(guān)鍵詞]物聯(lián)網(wǎng)；檔案庫房；檔案管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.06.135

[中圖分類號(hào)]TP391.44；TN929.5；G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2016）06-0-01

所謂的物聯(lián)網(wǎng)是指將射頻識(shí)別（RFID）裝置、紅外感應(yīng)器、全球定位系統(tǒng)以及激光掃描器等各種信息傳感設(shè)備與互聯(lián)網(wǎng)結(jié)合起來而形成的一個(gè)巨大網(wǎng)絡(luò)，其能對(duì)被監(jiān)測(cè)物品進(jìn)行智能化的識(shí)別、定位、跟蹤、監(jiān)控和管理。物聯(lián)網(wǎng)可以稱之為互聯(lián)網(wǎng)基礎(chǔ)上的業(yè)務(wù)與應(yīng)用，它作為新一代信息技術(shù)的高度集成與綜合運(yùn)用，影響著檔案管理事業(yè)的進(jìn)步與發(fā)展，推動(dòng)了檔案庫房管理工作的開展。

1 物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的特點(diǎn)

1.1 互通性

物聯(lián)網(wǎng)的互通性主要包括在任意時(shí)間上的互通、任意地點(diǎn)上的互通以及任意物體上的互通這3個(gè)方面，即物聯(lián)網(wǎng)的使用不受時(shí)間、空間、物體的限制。它在檔案管理領(lǐng)域中的使用能夠幫助受眾從海量的信息中快捷檢索出所需要的信息，讓世界的萬事萬物都處在一種互聯(lián)共享的狀態(tài)。

1.2 智能性

物聯(lián)網(wǎng)是通過云計(jì)算、模糊識(shí)別等各種智能化計(jì)算技術(shù)的運(yùn)用，來實(shí)現(xiàn)對(duì)海量數(shù)據(jù)的智能化處理的工具，其能有效獲取物體的物理化學(xué)性質(zhì)、溫濕度、體積、質(zhì)量、密度等信息，從而實(shí)現(xiàn)物質(zhì)世界的數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化。因此，物聯(lián)網(wǎng)具備全面感知的能力，通過智能化的感知性，實(shí)現(xiàn)了人與物體、物體與物體之間的信息交流，實(shí)現(xiàn)了信息技術(shù)的完善。

1.3 可靠性

物聯(lián)網(wǎng)由于具備互通性與智能性的特點(diǎn)，讓其能夠?qū)ξ矬w進(jìn)行實(shí)時(shí)跟蹤與監(jiān)控，這就使物體的安全性及可靠性得到了保障，與檔案庫房管理的要求相一致。并且，物聯(lián)網(wǎng)的使用讓人與物體之間的信息交流成為了可能，這極大地方便了管理者對(duì)物體狀態(tài)及所處位置的實(shí)時(shí)監(jiān)控與了解，就算物體所處的狀態(tài)發(fā)生了改變，那么物聯(lián)網(wǎng)也能對(duì)物體進(jìn)行實(shí)時(shí)跟蹤監(jiān)控，并將監(jiān)控的相關(guān)信息及時(shí)準(zhǔn)確地傳遞給管理者，這有效地保障了物體的安全。

2 物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對(duì)檔案庫房管理的影響

2.1 物聯(lián)網(wǎng)推動(dòng)了檔案庫房管理技術(shù)的升級(jí)

在檔案管理領(lǐng)域尚未普及物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)時(shí)，常規(guī)計(jì)算機(jī)和局域網(wǎng)技術(shù)的使用推動(dòng)著檔案庫房管理工作的開展。但在物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用之后，檔案庫房管理工作的開展不僅有常規(guī)計(jì)算機(jī)和局域網(wǎng)技術(shù)的支持，還有RFID傳感技術(shù)和Zigbee協(xié)議技術(shù)的輔助。其中，RFID技術(shù)是一種通過無線電信號(hào)來實(shí)現(xiàn)閱讀器和標(biāo)簽之間進(jìn)行非接觸雙向數(shù)據(jù)傳輸?shù)募夹g(shù)，其能有效達(dá)到目標(biāo)識(shí)別和數(shù)據(jù)交換的目的，為管理者獲取檔案信息提供了方便。Zigbee作為一種無線網(wǎng)絡(luò)協(xié)議技術(shù)，其具有低功耗、低成本、支持大量節(jié)點(diǎn)等優(yōu)勢(shì)。除此之外，Zigbee協(xié)議技術(shù)的使用能夠?qū)o線傳感器網(wǎng)絡(luò)與RFID技術(shù)科學(xué)地結(jié)合起來，在有效解決了RFID技術(shù)通信距離存在局限性問題的同時(shí)，促進(jìn)了RFID技術(shù)應(yīng)用范圍的擴(kuò)大。

2.2 物聯(lián)網(wǎng)促進(jìn)了檔案庫房管理平臺(tái)的優(yōu)化

物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展影響著檔案管理平臺(tái)的深度與廣度，讓檔案管理平臺(tái)不僅能夠在檔案機(jī)構(gòu)的內(nèi)部開展工作，還能借助于互聯(lián)網(wǎng)或其他通信網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的使用，為遠(yuǎn)程管理者、檔案資料的使用者提供更為便捷、高效的服務(wù)。在檔案管理平臺(tái)的構(gòu)建中，檔案管理系統(tǒng)和RFID數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)是其重要的組成部分。其中，檔案管理系統(tǒng)運(yùn)用在庫房的日常管理工作中，對(duì)檔案資料的借查詢、庫房的消防監(jiān)控以及庫房的溫濕度監(jiān)控等方面進(jìn)行管理。RFID數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)的使用為檔案管理系統(tǒng)的開展提供了數(shù)據(jù)上的支持，這不僅有利于檔案的精確存儲(chǔ)以及借閱人員權(quán)限設(shè)置等數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)，方便了檔案管理人員工作的開展，還有利于檔案實(shí)體與檔案管理系統(tǒng)之間實(shí)現(xiàn)物聯(lián)，為管理人員對(duì)檔案信息做到全面、雙向、實(shí)時(shí)的管理提供了極大的便利。

2.3 物聯(lián)網(wǎng)促進(jìn)了檔案管理可實(shí)現(xiàn)功能的突破

儲(chǔ)位管理功能。儲(chǔ)位管理功能的存在主要借助于RFID數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，其能夠自動(dòng)識(shí)別即將入庫的檔案信息資料，并通過標(biāo)簽的存在將檔案信息資料與庫藏資料之間進(jìn)行一定的數(shù)據(jù)聯(lián)系，根據(jù)已有的檔案資料的類型，來為管理者提供即將入庫的檔案資料的排架參考。當(dāng)檔案管理人員將檔案資料存儲(chǔ)入庫后，下達(dá)入庫儲(chǔ)位的指令，RFID數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)會(huì)將該位置存儲(chǔ)在信息中。在之后的管理工作中，當(dāng)工作人員根據(jù)存放記憶將檔案資料放入正確的位置時(shí)，RFID數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)就會(huì)有所感應(yīng)，并將數(shù)據(jù)反饋給檔案管理系統(tǒng)，在檔案管理系統(tǒng)中顯示“入庫成功”的指令。但如果管理人員將檔案資料存放錯(cuò)誤，檔案管理信息系統(tǒng)就會(huì)發(fā)出警報(bào)，令管理者意識(shí)到錯(cuò)誤，及時(shí)更正存放位置。

3 遠(yuǎn)程功能

遠(yuǎn)程功能體現(xiàn)在檔案庫房管理工作中的方方面面，它的存在能夠幫助檔案管理人員隨時(shí)隨地通過各種終端設(shè)備的使用來對(duì)檔案庫房的存放狀態(tài)進(jìn)行掌控，并能在檔案庫房發(fā)生異常情況時(shí)，管理人員也能通過終端對(duì)其進(jìn)行遠(yuǎn)程處理。對(duì)于檔案利用者來說，遠(yuǎn)程功能的存在能讓其通過多種渠道來獲取權(quán)限范圍之內(nèi)的檔案信息，方便了他們的查詢與使用。

4 跟蹤功能

跟蹤功能的存在能夠幫助檔案管理人員對(duì)需要庫藏的檔案資料進(jìn)行全面、科學(xué)、系統(tǒng)的統(tǒng)計(jì)，并讓檔案管理人員熟悉了解和掌握檔案資料的總體數(shù)量、有效調(diào)查卷以及檔案資料的利用率等方面，令管理人員及時(shí)發(fā)現(xiàn)管理工作中所存在的不足。

主要參考文獻(xiàn)

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