手工會(huì)計(jì)與電算化會(huì)計(jì)錯(cuò)賬更正方法比較

張冬梅+肖調(diào)生

中圖分類號(hào)：F232 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1002-5812（2016）12-0101-02

摘要：隨著企事業(yè)單位會(huì)計(jì)電算化的普及，手工會(huì)計(jì)下的錯(cuò)賬更正方法越來(lái)越難以適應(yīng)電算化會(huì)計(jì)工作的需要。會(huì)計(jì)信息化環(huán)境下，必須區(qū)分手工會(huì)計(jì)與電算化會(huì)計(jì)工作的原理、流程、載體變化，合理采用與電算化環(huán)境相適應(yīng)的錯(cuò)賬更正方法既是適應(yīng)會(huì)計(jì)信息化時(shí)代的要求，也是推動(dòng)會(huì)計(jì)信息化工作順利開(kāi)展的重要保障。

關(guān)鍵詞：手工會(huì)計(jì) 電算化會(huì)計(jì) 會(huì)計(jì)信息化 錯(cuò)賬更正

入“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的發(fā)展，手工會(huì)計(jì)逐漸過(guò)渡到了電算化會(huì)計(jì)，會(huì)計(jì)信息化對(duì)企業(yè)提高核心競(jìng)爭(zhēng)力和經(jīng)濟(jì)效益意義非凡。在實(shí)施會(huì)計(jì)信息化的過(guò)程中，合理選擇并規(guī)范會(huì)計(jì)差錯(cuò)更正方法，是會(huì)計(jì)信息化工作順利開(kāi)展不可回避的問(wèn)題，關(guān)系到會(huì)計(jì)信息化的質(zhì)量與效率。會(huì)計(jì)信息化下，雖然各商品化財(cái)務(wù)軟件開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)時(shí)也考慮到了多種控制錯(cuò)誤的辦法，但只要有人工操作，會(huì)計(jì)錯(cuò)賬就在所難免。各種會(huì)計(jì)差錯(cuò)必然會(huì)影響到最終的會(huì)計(jì)核算結(jié)果，導(dǎo)致會(huì)計(jì)信息失真。針對(duì)手工會(huì)計(jì)與電算化會(huì)計(jì)不同環(huán)境下會(huì)計(jì)差錯(cuò)的發(fā)生原因，筆者結(jié)合多年教學(xué)工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)差錯(cuò)更正方法進(jìn)行比較，以期為會(huì)計(jì)工作者提供方法指導(dǎo)。

一、手工會(huì)計(jì)環(huán)境下會(huì)計(jì)錯(cuò)賬更正方法

現(xiàn)行的會(huì)計(jì)錯(cuò)賬更正方法一般是基于手工會(huì)計(jì)而言的。由于手工會(huì)計(jì)工作是證-賬-表“三步曲”工作過(guò)程，會(huì)計(jì)差錯(cuò)按照影響程度劃分為三類錯(cuò)賬更正方法：劃線更正法，“劃線”是指在手工賬簿的錯(cuò)誤記賬欄劃?rùn)M線，再更正在欄目上方1/2處，一般適用于手工登賬時(shí)會(huì)計(jì)憑證沒(méi)錯(cuò)，轉(zhuǎn)抄賬簿時(shí)登記出錯(cuò)。紅字沖銷法，是用于更正填制會(huì)計(jì)憑證時(shí)多記金額而導(dǎo)致賬簿多記的錯(cuò)賬。方法是將多記金額填制與原分錄相同、金額用紅字登記的會(huì)計(jì)憑證，摘要備注沖銷某字某號(hào)憑證，稱為部分紅字沖銷法；也可將全部金額用紅字沖銷作一會(huì)計(jì)憑證，再填制正確的藍(lán)字金額會(huì)計(jì)憑證，稱為完全紅字沖銷法。這兩種方法填制的憑證都要過(guò)入相關(guān)賬簿，實(shí)現(xiàn)更錯(cuò)。補(bǔ)充登記法，是用于更正填制憑證時(shí)少記金額或少記業(yè)務(wù)內(nèi)容而發(fā)生的錯(cuò)賬。方法是就少記金額補(bǔ)充填制藍(lán)字憑證且摘要注明訂正某字某號(hào)憑證，再經(jīng)審核簽字過(guò)入相關(guān)賬簿。后兩種方法與第一種方法的區(qū)別在于，后兩種方法都是發(fā)生在會(huì)計(jì)憑證上的差錯(cuò)而導(dǎo)致賬簿錯(cuò)誤，屬于證錯(cuò)而賬錯(cuò)，而前者是證沒(méi)錯(cuò)而賬錯(cuò)。

二、電算化會(huì)計(jì)環(huán)境下會(huì)計(jì)錯(cuò)賬更正方法

電算化會(huì)計(jì)環(huán)境下，會(huì)計(jì)工作雖發(fā)生了軟、硬件的變化，但工作目標(biāo)不變，內(nèi)容不變，本質(zhì)仍然是對(duì)單位一定時(shí)期內(nèi)發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行記錄、記量、分析的數(shù)據(jù)加工處理過(guò)程。電算化會(huì)計(jì)工作循環(huán)仍體現(xiàn)手工會(huì)計(jì)的證-賬-表三段式工作過(guò)程，只是工作的載體、手段發(fā)生了改變而已。針對(duì)電算化會(huì)計(jì)的工作原理，賬務(wù)處理系統(tǒng)是整個(gè)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的核心，會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)庫(kù)分為未記賬的臨時(shí)憑證數(shù)據(jù)庫(kù)和經(jīng)審核合法的正式賬簿數(shù)據(jù)庫(kù)。會(huì)計(jì)差錯(cuò)更正也以是否影響賬簿數(shù)據(jù)庫(kù)而留下更正痕跡劃分為直接的無(wú)痕跡修改和間接的有痕跡修改。

（一）直接修改法（無(wú)痕跡修改法）。所謂直接修改是指修改直接發(fā)生在賬務(wù)處理系統(tǒng)中的會(huì)計(jì)憑證錄入上。差錯(cuò)更正后只保存在憑證數(shù)據(jù)庫(kù)非賬簿數(shù)據(jù)庫(kù)，賬簿數(shù)據(jù)庫(kù)并沒(méi)留下曾經(jīng)修改過(guò)的線索和痕跡，故也稱為“無(wú)痕跡”修改法。實(shí)際電算化工作中，“無(wú)痕跡”修改法常見(jiàn)以下五種情況：

1.憑證尚在錄入中。憑證錄入是電算化會(huì)計(jì)工作的起點(diǎn)，電算化憑證與手工憑證一樣都具有憑證七要素。但由于制單會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)水平和其他人為因素，錄單時(shí)仍會(huì)發(fā)生憑證類別選擇、制單日期和附件張數(shù)、會(huì)計(jì)科目、摘要或金額、制單人等錯(cuò)誤錄入，這時(shí)只要憑證未保存，可以在憑證界面直接修改。這一步是電算化錯(cuò)賬最主要的發(fā)生時(shí)間，也是會(huì)計(jì)信息化下控制錯(cuò)賬的關(guān)鍵步驟。所以業(yè)界有電算化環(huán)境下內(nèi)控點(diǎn)前置之說(shuō)。

2.憑證已保存但未審核。電算化會(huì)計(jì)憑證的處理程序是：制單-出納簽字、主管簽字-審核-記賬。其中審核是各軟件中設(shè)置的必需流程。對(duì)于已保存未審核或?qū)徍宋赐ㄟ^(guò)的憑證存在錯(cuò)誤的，可在總賬系統(tǒng)“憑證填制”窗口中直接編輯修改并保存。但此時(shí)，不是所有要素都能直接修改，如憑證類別、制單日期（默認(rèn)總賬系統(tǒng)制單日期是序時(shí)的，即該張憑證不能超前上張制單日期）；如果該記賬憑證是來(lái)自總賬系統(tǒng)之外的子系統(tǒng)自動(dòng)轉(zhuǎn)賬生成的，則必須在外部子系統(tǒng)中直接修改。需注意的是外部子系統(tǒng)憑證列表中的刪除操作只相當(dāng)于總賬系統(tǒng)中的作廢處理，要徹底刪除錯(cuò)誤憑證還須在總賬填制窗口作“整理”處理。

3.憑證審核后記賬前。憑證審核后，不能直接修改和刪除。其修改的數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)原理必須是先取消審核簽字，即將憑證庫(kù)中“審核”字段的值清空，再對(duì)該庫(kù)其他相關(guān)字段的值進(jìn)行修改。由于憑證審核和憑證錄入屬于不相容崗位職責(zé)，按照會(huì)計(jì)內(nèi)部控制制度要求，兩崗是不能由同一人兼任的。發(fā)現(xiàn)已審核但尚未記賬的憑證錯(cuò)誤，須先由原審核員在總賬系統(tǒng)“憑證”/“憑證審核”功能窗口中取消審核簽章；然后制單員調(diào)出該錯(cuò)誤憑證進(jìn)行修改并保存，再重新審核。顯然這種情況的直接修改并不直接，且要反向操作、經(jīng)手多人操作，比較麻煩。

4.憑證記賬后結(jié)賬前?，F(xiàn)行會(huì)計(jì)制度規(guī)定，記賬后的憑證一般是不允許刪除或修改的，確應(yīng)修改的，經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)，可采取反向操作功能，即取消記賬、審核后直接修改。由于制度規(guī)定的模糊性，加之軟件技術(shù)上的可行性，現(xiàn)實(shí)中許多單位發(fā)生了這種錯(cuò)賬也習(xí)慣性地采用了直接修改的方法。具體方法是賬套主管在總賬系統(tǒng)“期末”/“對(duì)賬”窗口中，按“Ctrl+H”快捷鍵，激活“恢復(fù)記賬前狀態(tài)”功能；然后在“憑證”/“恢復(fù)記賬前狀態(tài)”窗口中，選擇“恢復(fù)方式”并輸入主管口令，系統(tǒng)將恢復(fù)為記賬前狀態(tài)；即反記賬反審核，修改正確后再重新審核和記賬。

5.憑證記賬后并結(jié)賬。記、結(jié)賬后的錯(cuò)誤憑證，要實(shí)現(xiàn)直接無(wú)痕修改，也要利用財(cái)務(wù)軟件提供的反向功能，即反結(jié)賬、反記賬與反審核后直接修改。過(guò)程是由后往前反向操作，首先在“結(jié)賬”向?qū)У脑路葸x擇窗口，賬套主管按“Ctrl+Shift+F6”鍵取消當(dāng)月的結(jié)賬，各賬簿記錄恢復(fù)到結(jié)賬前的狀態(tài)；然后調(diào)出錯(cuò)誤憑證按前述3、4種方法反記賬、反審核并完成修改，再重新審核、記賬和結(jié)賬。

顯然，利用會(huì)計(jì)軟件的反向功能，技術(shù)上各種情況下均能實(shí)現(xiàn)無(wú)痕跡直接修改。反向功能方便了會(huì)計(jì)人員的事后糾錯(cuò)，有利于清除數(shù)據(jù)冗余、保證賬證相符和數(shù)據(jù)安全。但筆者認(rèn)為如不加以約束、任意濫用也會(huì)存在如下弊端：一是與現(xiàn)行會(huì)計(jì)法規(guī)要求不一致，違背了《會(huì)計(jì)核算軟件基本功能規(guī)范》關(guān)于會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)輸入的基本要求和會(huì)計(jì)差錯(cuò)更正方法的規(guī)定，導(dǎo)致財(cái)務(wù)人員隨意更改會(huì)計(jì)記錄，削弱了會(huì)計(jì)工作的嚴(yán)肅性。二是為會(huì)計(jì)造假提供了方便。在會(huì)計(jì)信息化下，如果財(cái)務(wù)軟件對(duì)更改的會(huì)計(jì)事項(xiàng)沒(méi)有提供完整的、有痕跡的記錄，只靠操作日志簡(jiǎn)單記錄反向功能應(yīng)用情況，加之缺乏嚴(yán)格周密的內(nèi)控制度，會(huì)計(jì)做假、造假和經(jīng)濟(jì)違法犯罪活動(dòng)會(huì)變得更加隱蔽，會(huì)計(jì)信息化的安全性將受到極大威脅。三是可能導(dǎo)致數(shù)據(jù)系統(tǒng)錯(cuò)誤和財(cái)務(wù)混亂。在使用跨年度反結(jié)賬功能時(shí)，不同年份會(huì)計(jì)科目的核算體系可能發(fā)生調(diào)整；反記賬的原理是按記賬時(shí)留下的“線索”進(jìn)行逆向處理，記賬次數(shù)及記賬后的后續(xù)業(yè)務(wù)等不可控，軟件設(shè)計(jì)時(shí)實(shí)際只能保留重要線索；ERP等大中型財(cái)務(wù)系統(tǒng)功能復(fù)雜，數(shù)據(jù)處理技術(shù)難度加倍，系統(tǒng)間的無(wú)縫連接和數(shù)據(jù)間的實(shí)時(shí)傳遞以及自動(dòng)生成記賬憑證，都很難準(zhǔn)確全面地恢復(fù)到記賬、結(jié)賬前的狀態(tài)。線索的不完整與部分處理的“不可逆”都將導(dǎo)致系統(tǒng)數(shù)據(jù)的前后不一致，很可能產(chǎn)生系統(tǒng)數(shù)據(jù)錯(cuò)誤、財(cái)務(wù)混亂。鑒于此，除上述第3種情況反審核操作是將記賬憑證庫(kù)中“審核”字段的值清空，屬同一庫(kù)中修改外，第4、5種情況下的錯(cuò)誤憑證應(yīng)該嚴(yán)格采用有痕跡的間接修改方法。

（二）間接修改法（有痕跡修改法）。會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中，通過(guò)保留錯(cuò)誤憑證和更正憑證去更正賬面數(shù)據(jù)以留下修改痕跡的線索，稱為間接修改法或有痕跡修改法。按照《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》第18條規(guī)定：對(duì)已審核并記賬的錯(cuò)誤憑證更正，須用紅字憑證沖銷法或者藍(lán)字憑證補(bǔ)充登記法?？傊g接修改法既能區(qū)分會(huì)計(jì)人員的責(zé)任，又能留下審計(jì)線索，確保了會(huì)計(jì)信息的真實(shí)有效。會(huì)計(jì)信息化環(huán)境下，具體方法分為以下兩種：

1.補(bǔ)充登記法。記賬后，如憑證中會(huì)計(jì)科目無(wú)誤，只是金額錯(cuò)誤——憑證金額少計(jì)，則采用補(bǔ)充憑證登記法，按少記金額重填一張藍(lán)字記賬憑證；如為金額多記，則采用紅字更正法，就多計(jì)金額填寫一張同科目和方向的紅字金額憑證，用以沖銷多計(jì)金額；補(bǔ)充的憑證正常審核-記賬即可。另還要在摘要欄中注明補(bǔ)充某字某號(hào)憑證。

2.完全紅字沖銷法。記賬憑證記賬后，發(fā)現(xiàn)憑證金額多記，會(huì)計(jì)科目、記賬方向或其他事項(xiàng)有誤，可采用紅字憑證沖銷法更正。即在總賬系統(tǒng)“填制憑證”窗口中，打開(kāi)“制單”/“沖銷憑證”功能，彈出窗口中輸入要沖銷的錯(cuò)誤憑證字號(hào)信息，系統(tǒng)將自動(dòng)生成一張與原錯(cuò)誤憑證完全相同的紅字憑證，用以沖銷原錯(cuò)誤憑證，然后再填制一張正確的藍(lán)字記賬憑證，再對(duì)這兩張憑證進(jìn)行審核并記賬，實(shí)現(xiàn)對(duì)原憑證的沖銷和重新更正。須注意的是，此方法的更正原理相同于手工會(huì)計(jì)下的完全紅字沖銷法，而不同于部分紅字沖銷法，因?yàn)榧由显e(cuò)誤憑證，此方法前后共制單三張憑證，也不同于上述補(bǔ)充登記法下前后只完成兩張憑證。

參考文獻(xiàn)：

[1]張獻(xiàn)奇.會(huì)計(jì)信息化下錯(cuò)賬更正方法芻議[J].財(cái)會(huì)月刊，2009，（12）.

[2]孫艷華.會(huì)計(jì)電算化的反復(fù)核反記賬反結(jié)賬[J].中國(guó)鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)會(huì)計(jì)，2007，（3）.

[3]朱麗，黃進(jìn)龍.如何應(yīng)對(duì)會(huì)計(jì)電算化實(shí)訓(xùn)中的錯(cuò)誤操作[J].商場(chǎng)現(xiàn)代化，2009，（30）.

[4]熊緒進(jìn).會(huì)計(jì)信息化環(huán)境下的錯(cuò)賬更正探討[J].財(cái)會(huì)研究，2010，（10）.

[5]史新浩.追溯重述法在重要前期差錯(cuò)更正中的應(yīng)用[J].商業(yè)會(huì)計(jì)，2010，（18）.