淺析流動人員檔案管理

單芳

摘 要：文章列舉了流動人員檔案管理現(xiàn)狀和存在的問題，探析如何做好傳媒單位流動人員人事檔案管理工作的有效措施。

關(guān)鍵詞：流動人員；檔案；管理

市場經(jīng)濟條件下的傳媒行業(yè)是一個高競爭的行業(yè)，走向市場的傳媒，人才來來往往，競爭激烈，流動加快。而流動人員的人事檔案管理成為傳媒單位檔案部門不可忽略的一個重要方面。但是，應(yīng)當(dāng)看到，現(xiàn)階段流動人員的人事檔案管理還存在著一些問題，這就需要傳媒單位強化思想認識，采取針對有效的措施，加強流動人員的人事檔案管理。

1 流動人員檔案管理存在的問題

1、檔案材料不規(guī)范 檔案材料是流動人員身份、工作經(jīng)歷、學(xué)歷、人事關(guān)系等真實、直接的證明。檔案收集整理直接關(guān)系到人事檔案的安全和流動人員的切身利益。部分流動人員人事檔案材料存在不規(guī)范主要表現(xiàn)為，材料規(guī)格不統(tǒng)一，材料邊距不規(guī)范；字跡不耐久，用圓珠筆、純藍墨水書寫，使用復(fù)印件和用針式打印機打??；部分材料手續(xù)不完備、內(nèi)容不完整；有的履歷表沒有審核簽署意見或沒有蓋章；有的政歷審查結(jié)論和處分決定沒有審批意見；有的出生年月、參加工作時間等每次填寫都不一致；有的姓名改變后不寫曾用名；工作經(jīng)歷隨意性很大，造成個人信息的混亂；檔案材料簡單，記載內(nèi)容少，補充更新不及時，缺乏系統(tǒng)性、連續(xù)性，導(dǎo)致人事檔案內(nèi)容不全面，不能“觀其卷，知其人”。

2、管理方法落后 不少流動人員人事檔案的收集、整理、儲存、檢索、利用仍沿用傳統(tǒng)的方法。材料的收集靠行政命令，材料整理不正規(guī)，材料的檢索基本靠手工完成；不少材料還是靠手工填寫、拆卷、組卷，調(diào)閱檔案采用原始的手工操作方式；反復(fù)調(diào)用原件，陽光多次照射，造成紙張發(fā)黃變脆、字跡褪色，勞動強度大，效率低，直接影響到檔案的完整與安全。雖然配置了計算機等管理設(shè)備，但軟件落后，只能調(diào)用簡要信息，不能全面反映實際情況。

3、轉(zhuǎn)遞程序紊亂 需要強調(diào)的是，流動人員人事檔案轉(zhuǎn)遞應(yīng)通過機要交通或派專人送取，不得郵寄或交流動人員本人自帶。但一些單位將流動人員檔案交由本人自帶，部分流動人員不得不通過各種途徑把檔案轉(zhuǎn)回單位，轉(zhuǎn)遞過程中對流動人員人事檔案增加了不安全因素；部分流動人員因忙于找工作未及時將檔案轉(zhuǎn)回，造成檔案毀損、遺失；一些單位在轉(zhuǎn)遞檔案時沒有按照規(guī)定填寫“干部人事檔案轉(zhuǎn)遞單”，也沒有及時進行轉(zhuǎn)遞登記，致使檔案去向無從查找；甚至一些流動人員在求職過程中私自攜帶檔案，導(dǎo)致檔案違規(guī)拆封，檔案材料失真和遺失。

4、管理落后 管理檔案需要配備相應(yīng)比例的專職干部，但實際上不少單位檔案人員配比不合理，檔案管理人員滿負荷工作，常常疲于應(yīng)付，流動人員人事檔案管理只限于裝好袋子、鎖好柜子。加之材料收集范圍和歸檔材料數(shù)量大，利用頻率大幅提高，工作任務(wù)重，導(dǎo)致部分流動人員在人事調(diào)動之際，收集的相關(guān)檔案材料尚未及時歸入個人檔案，檔案價值大打折扣。

2 科學(xué)做好流動人員人事檔案管理

流動人員人事檔案管理工作關(guān)系到勞動者切身利益，關(guān)系到人事檔案工作體系的完整，必須高度重視。

1、更新理念，完善制度 檔案部門要加強學(xué)習(xí)，充分認識流動人員人事檔案管理的重要性，轉(zhuǎn)變思想觀念，加強社會宣傳，特別是對流動人員人事檔案作用和價值的宣傳，提高流動人員對人事檔案的認識，進一步提高流動人員的法制觀念；調(diào)動檔案管理工作者的積極性和創(chuàng)造性，促進流動人員人事檔案管理的發(fā)展；建立流動人員人事檔案管理專人負責(zé)制度，完備歸檔手續(xù)，明確鑒別內(nèi)容和歸檔的要求，保障流動人員人事檔案的安全性。規(guī)范查閱制度、借閱制度，確保檔案管理的嚴(yán)肅性。

2、采用新技術(shù)，創(chuàng)新管理手段 利用計算機、網(wǎng)絡(luò)平臺及流動人員人事檔案管理服務(wù)軟件，開發(fā)出適合自身工作實際的流動人員人事檔案檢索工具，在檔案查閱、借閱、收集、歸檔、統(tǒng)計等方面實行計算機化操作；建立人事檔案信息庫，把流動人員的信息資料全部錄入信息庫，建立人事檔案網(wǎng)，按照相關(guān)規(guī)定在網(wǎng)上公布，打破時間、空間限制，便于單位或個人查閱，實現(xiàn)檔案信息資源的共享。

3、及時歸檔，規(guī)范渠道 檔案部門要主動與相關(guān)部門協(xié)調(diào)聯(lián)系，將反映業(yè)務(wù)水平、工作實績、學(xué)習(xí)進修、職務(wù)變動、工作調(diào)動等方面的最新材料有效充實到流動人員人事檔案，并按來源渠道派專人送取，及時進行歸檔；檔案管理人員對收集、轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)遞的流動人員人事檔案材料進行嚴(yán)格審查，避免失真信息入檔，對不符合歸檔要求的材料要及時進行處理，對手續(xù)不全、材料規(guī)格不統(tǒng)一以及字跡未按規(guī)定書寫的材料要退回材料形成部門進行完善或重新按規(guī)定形成材料，確保材料齊全完整、手續(xù)完備、材料規(guī)格和字跡符合要求，保證人事檔案的權(quán)威性、準(zhǔn)確性和真實性。

4、加強建設(shè)，提高素質(zhì) 傳媒單位要加大對檔案管理的資金投入，并且納入到單位經(jīng)費預(yù)算；檔案部門要加強自身建設(shè)，配備相關(guān)現(xiàn)代化設(shè)施，以便檔案管理實現(xiàn)動態(tài)化管理和維護，改變檔案管理不適應(yīng)形勢和時代要求的不利局面；檔案部門要根據(jù)單位實際開發(fā)研制檔案管理軟件，建立人才信息收集、反饋和跟蹤系統(tǒng)，建立數(shù)字檔案和多媒體檔案，實行系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)，實現(xiàn)檔案的科學(xué)化、現(xiàn)代化管理；傳媒單位領(lǐng)導(dǎo)層要大力支持檔案部門，加強培訓(xùn)，拓展學(xué)習(xí)領(lǐng)域，更新知識結(jié)構(gòu)，及時掌握現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案工作中的運用，提高檔案管理人員的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，強化他們的責(zé)任意識和學(xué)習(xí)意識，使他們能夠積極探索新的管理模式，努力掌握科學(xué)管理的原則和方法，提高工作效率。

綜上所述，傳媒單位檔案部門要順應(yīng)新形勢、新變化，正視流動人員人事檔案管理中存在的問題，更新理念，完善制度，采用新技術(shù)，創(chuàng)新管理手段，加強軟硬件建設(shè)，提高自身素質(zhì)，努力掌握檔案科學(xué)管理的原則和方法，提高工作效率。