做好省人大常委會(huì)會(huì)議會(huì)前會(huì)務(wù)籌備工作的一點(diǎn)體會(huì)

宋成

省人大常委會(huì)會(huì)議是地方人大常委會(huì)依法行使職權(quán)的基本形式，常委會(huì)會(huì)議質(zhì)量直接影響著國(guó)家或地方權(quán)力機(jī)關(guān)代表人民行使管理國(guó)家和社會(huì)事務(wù)的議事決策水平。因此，如何更為高效、有序和科學(xué)地完成常委會(huì)會(huì)議會(huì)前會(huì)務(wù)籌備工作，就值得從事會(huì)務(wù)的同志認(rèn)真總結(jié)和探討。

一、草擬會(huì)議議程草案

省人大常委會(huì)會(huì)議一般兩個(gè)月舉行一次，每次會(huì)議舉行前，會(huì)務(wù)人員要根據(jù)常委會(huì)年度議題計(jì)劃、執(zhí)法檢查計(jì)劃、專題講座計(jì)劃和提出議案機(jī)關(guān)報(bào)送的情況，在征詢有關(guān)專門委員會(huì)、常委會(huì)工作機(jī)構(gòu)的意見后，提出本次常委會(huì)會(huì)議的議程草案。編寫會(huì)議議程草案時(shí)要注意編排順序，一般為：擬表決的法規(guī)案，初審法規(guī)案，修訂或修改的法規(guī)案，批準(zhǔn)或者廢除的法規(guī)案，常委會(huì)執(zhí)法檢查報(bào)告、國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展計(jì)劃執(zhí)行情況和財(cái)政決算審計(jì)工作報(bào)告，代表資格審查報(bào)告，人事任免案等。

二、會(huì)議通知

每次常委會(huì)舉行前，都要發(fā)出會(huì)議通知。會(huì)議通知至少包括以下四個(gè)要素，即時(shí)間、地點(diǎn)、會(huì)議內(nèi)容和出席范圍。應(yīng)掌握好兩個(gè)環(huán)節(jié)，一是通知發(fā)出的時(shí)間。會(huì)議通知不能發(fā)得太早。發(fā)早了，由于距離會(huì)議召開的日期比較遠(yuǎn)，工作一忙，容易使人忘記。但也不能發(fā)得太遲。發(fā)遲了，對(duì)方不能及時(shí)收到，或者收到后來不及合理安排好手頭的工作，就會(huì)降低會(huì)議的出席率。一般是常委會(huì)會(huì)議舉行的一個(gè)月前發(fā)出預(yù)通知。在會(huì)議舉行七日前，發(fā)出正式通知。在會(huì)議舉行一日前，發(fā)出短信通知，提示出席和列席會(huì)議人員及相關(guān)部門了解會(huì)議的時(shí)間、日程、議程安排及有關(guān)要求。二是確認(rèn)出席人員。由于信息的不對(duì)稱性，千萬不能想當(dāng)然認(rèn)為，收到通知的人一定會(huì)出席。所以為了防止缺席，在會(huì)議舉行前，還會(huì)通過電話詢問有關(guān)對(duì)象，一方面詢問會(huì)議通知是否收到，另一方面了解是否出席會(huì)議，以便于做好引領(lǐng)和安排。特別是一些關(guān)鍵人員，必須反復(fù)確認(rèn)，以防出現(xiàn)因報(bào)告人缺席而使會(huì)議中斷的“特大事故”，在會(huì)前將出、缺席名單匯總后及時(shí)提供給常委會(huì)秘書長(zhǎng)和會(huì)議主持人。

三、擬定日程方案

會(huì)議日程一般按照“三個(gè)階段”來編寫。第一階段是聽取法規(guī)案的審查報(bào)告，初審法規(guī)案、修訂或修改的法規(guī)案、批準(zhǔn)或者廢除的法規(guī)案的說明，常委會(huì)執(zhí)法檢查報(bào)告和專門委員會(huì)執(zhí)法檢查報(bào)告，專題工作報(bào)告，人事任免案等。第二階段是審議法規(guī)案、常委會(huì)執(zhí)法檢查報(bào)告和專門委員會(huì)執(zhí)法檢查報(bào)告，專題工作報(bào)告、人事任免案等。第三階段是表決通過各項(xiàng)議案，聽取執(zhí)法檢查報(bào)告、專題工作報(bào)告審議情況的匯報(bào)。每次常委會(huì)會(huì)議一般安排兩至三次全體會(huì)議，若干次分組會(huì)議。重要性法規(guī)或報(bào)告會(huì)安排半天進(jìn)行分組審議，一般性的法規(guī)或報(bào)告可以合并在半天進(jìn)行審議。在全體會(huì)議表決前，安排一次主任會(huì)議。

四、準(zhǔn)備會(huì)議文件

這是常委會(huì)會(huì)議準(zhǔn)備階段中最為重要的一個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)。常委會(huì)會(huì)議文件不僅種類較多，而且涉及面廣，時(shí)效性要求還高。所以，作為會(huì)務(wù)人員一定要做到五個(gè)熟悉。

一要熟悉會(huì)議議程草案和日程安排。常委會(huì)會(huì)議的文件何時(shí)印發(fā)到組成人員手上，有的是有具體法定時(shí)間規(guī)定的，馬虎不得，耽擱不得，誤時(shí)不得。比如，在全體會(huì)議表決前的主任會(huì)議結(jié)束后，提請(qǐng)全體會(huì)議表決的一些法規(guī)草案、檢查報(bào)告和人事任免案才能正式印發(fā)。所以，負(fù)責(zé)辦會(huì)的同志對(duì)會(huì)議議程不能只知一個(gè)大概，不僅要搞清楚會(huì)議議程和日程的全部?jī)?nèi)容，還要細(xì)到搞清楚會(huì)議每天的上午、下午要審議的具體議程。這樣，對(duì)文件的催交與印發(fā)能做到心中有數(shù)，也有利于文件的編號(hào)和準(zhǔn)備。

二要熟悉辦文的人員。文件的催交是需要與有關(guān)部門具體的負(fù)責(zé)人員打交道的。特別是政府部門，一定要與具體經(jīng)辦文件的同志熟悉，這樣才能從容有序。最好在第一次與對(duì)方溝通時(shí)，要把對(duì)方的姓名、聯(lián)系電話、手機(jī)號(hào)碼乃至微信、郵箱和QQ號(hào)碼等都記下，像檔案那樣保存起來，做一個(gè)有心人。

三要熟悉文件格式。常委會(huì)會(huì)議的文件涉及法規(guī)、議案、專題報(bào)告、說明、決定、決議等多種類型的文件，由于提報(bào)的部門不同，許多文件格式也不統(tǒng)一。比如，二級(jí)標(biāo)題有的用的字體是黑體，有的用的是仿宋，有的加粗了，有的帶括號(hào)等，而作為會(huì)議文件，就必須要格式一致，因此，會(huì)務(wù)人員一定要熟悉格式。同時(shí)，因?yàn)闀r(shí)間限制和工作疏忽，致使部門提報(bào)的文件有可能出現(xiàn)錯(cuò)別字，如果沒有發(fā)現(xiàn)，直接會(huì)影響常委會(huì)會(huì)議的質(zhì)量與進(jìn)程。所以，會(huì)務(wù)人員必須也要是一個(gè)好的校對(duì)員，特別是對(duì)文件標(biāo)題、條標(biāo)、政治性語句、任免人員的姓名等關(guān)鍵性的地方要反復(fù)校對(duì)。

四要熟悉印制進(jìn)度。為了確保文件質(zhì)量和保密，常委會(huì)會(huì)議印制文件由專門的文印部門負(fù)責(zé)。作為會(huì)務(wù)人員必須要知曉文印部門的印刷能力、工作效率和人員特點(diǎn)，這樣才能準(zhǔn)確掌握文件印制時(shí)效。在文件較多時(shí)，可以根據(jù)文件特點(diǎn)制作一個(gè)印制進(jìn)度表，然后根據(jù)這個(gè)進(jìn)度表向文印部門提出具體完成時(shí)間的要求，并根據(jù)這個(gè)進(jìn)度表進(jìn)行催辦。

五要熟悉印制份數(shù)。會(huì)議文件及相關(guān)材料的份數(shù)也屬于會(huì)務(wù)的同志需要搞清楚的范疇。文件印多了，造成浪費(fèi)；印少了，更為麻煩，甚至可能直接影響常委會(huì)會(huì)議的正常召開。而印的正好則非常不容易，有時(shí)媒體記者報(bào)道會(huì)議需要一些會(huì)議材料，個(gè)別委員對(duì)法規(guī)或者議案感興趣，也會(huì)要求會(huì)務(wù)人員再多提供幾份材料。所以，作為會(huì)務(wù)人員必須要提前預(yù)判，根據(jù)不同的法規(guī)或者議案，印制合理數(shù)量的會(huì)議文件。

五、關(guān)于會(huì)議主持用語的起草

起草會(huì)議主持用語需要注意以下兩點(diǎn)，一是會(huì)議的程序。要對(duì)會(huì)議所涉及的時(shí)間、議題、匯報(bào)人認(rèn)真核對(duì)，決對(duì)不能搞錯(cuò)。有時(shí)匯報(bào)人會(huì)臨時(shí)發(fā)生變動(dòng)，所以在會(huì)前還要再次核對(duì)校準(zhǔn)。要從有利會(huì)議審議角度考慮，盡量把涉及同一個(gè)匯報(bào)人的議案安排在一起進(jìn)行。要注意時(shí)間的安排，避免出現(xiàn)會(huì)議前緊后松或者會(huì)議超時(shí)等情況。對(duì)涉及審議或聽取有關(guān)報(bào)告目的的主持用語，要提綱挈領(lǐng)、力求簡(jiǎn)潔，避免啰嗦，在上下文的銜接時(shí)，順利流暢。同時(shí)，因?yàn)橹鞒钟谜Z只有主持人才有，所以文字要符合主持人口語的習(xí)慣，讓主持人一看就懂，讓參會(huì)人一聽就明。二是主持人在會(huì)議期間要講的話。領(lǐng)導(dǎo)講話是機(jī)關(guān)文稿中最難寫好的文種之一。根據(jù)《議事規(guī)則》，常委會(huì)會(huì)議由主任主持。主任不能出席時(shí)，可以委托副主任召集并主持。所以，講話不能千篇一律，要根據(jù)主持人的不同，講話風(fēng)格也要不同。講話要圍繞會(huì)議主題和主持人意圖來展開，觀點(diǎn)態(tài)度要符合中央和省委的精神，切合人大工作實(shí)際，要聚焦準(zhǔn)確、站位高遠(yuǎn)。結(jié)構(gòu)要嚴(yán)謹(jǐn)完整，邏輯鮮明。語言要親切自然，精辟獨(dú)到，富有號(hào)召力、感染力和節(jié)奏感。

六、關(guān)于會(huì)場(chǎng)的布置

會(huì)場(chǎng)的布置，也是常委會(huì)會(huì)務(wù)服務(wù)工作中的一項(xiàng)內(nèi)容，涉及會(huì)標(biāo)內(nèi)容、座位的安排、會(huì)議材料的發(fā)放、電子設(shè)備的調(diào)試、會(huì)議座椅的擺放、會(huì)議用水、會(huì)場(chǎng)衛(wèi)生、新聞報(bào)道等諸多方面。特別是座位安排，是很深的一門學(xué)問。常委會(huì)全體會(huì)議時(shí)，主任會(huì)議成員在主席臺(tái)就座。主任居中，副主任、秘書長(zhǎng)依次排列左右。通常的原則是“以左為尊、以右為次”。當(dāng)人數(shù)為奇數(shù)時(shí)，1號(hào)領(lǐng)導(dǎo)居中，2號(hào)領(lǐng)導(dǎo)在1號(hào)領(lǐng)導(dǎo)的左手位置，3號(hào)領(lǐng)導(dǎo)在1號(hào)領(lǐng)導(dǎo)的右手位置，其他領(lǐng)導(dǎo)位置分別依次擺放。當(dāng)人數(shù)為偶數(shù)時(shí)，1、2號(hào)領(lǐng)導(dǎo)同時(shí)居中，2號(hào)領(lǐng)導(dǎo)在1號(hào)領(lǐng)導(dǎo)的左手位置，3號(hào)領(lǐng)導(dǎo)在1號(hào)領(lǐng)導(dǎo)的右手位置，其他領(lǐng)導(dǎo)位置分別依次擺放。列席會(huì)議的省政府負(fù)責(zé)人在主席臺(tái)左側(cè)就座，法檢兩院負(fù)責(zé)人在主席臺(tái)右側(cè)就座。常委會(huì)委員和會(huì)議列席人員等，均在常委會(huì)會(huì)議廳就座。前區(qū)為委員席，按姓名筆畫排列。后區(qū)為列席人員、公民旁聽、記者和工作人員席。后區(qū)左側(cè)主要是各市人大常委會(huì)、地區(qū)人大工委負(fù)責(zé)人，專門委員會(huì)組成人員。后區(qū)右側(cè)主要是省政府秘書長(zhǎng)或副秘書長(zhǎng)、省政府法制辦主任和議案說明人，常委會(huì)工作機(jī)構(gòu)、辦事機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人，應(yīng)邀列席會(huì)議的部分全國(guó)人大代表和省人大代表，旁聽公民，新聞?dòng)浾吆陀嘘P(guān)工作人員。

以上僅僅是我的一點(diǎn)點(diǎn)體會(huì)，作為從事會(huì)務(wù)工作的人員，要不斷增強(qiáng)大局意識(shí)和責(zé)任意識(shí)，在工作中積累經(jīng)驗(yàn)，提升會(huì)務(wù)服務(wù)能力，確保每次常委會(huì)會(huì)議都取得圓滿成功。

（作者單位：黑龍江省人大常委會(huì)辦公廳）