高校辦公室OA系統(tǒng)實踐與經(jīng)驗

顏宏

【摘要】高校辦公室OA系統(tǒng)建設(shè)不僅有利于提高學(xué)校行政辦公效率、增強辦公室整體服務(wù)水平，更對學(xué)校整體形象的提升有著非常重要的意義。本文對OA系統(tǒng)建設(shè)和推廣過程中遇到的問題提出分析和思考，以期對高校辦公室OA建設(shè)工作提供借鑒。

【關(guān)鍵詞】辦公自動化；高校辦公室；辦公效率

一、前言

傳統(tǒng)辦公模式下的高校管理工作不僅耗費了辦公室和各部門工作人員大量的時間和精力，而且在處理過程中產(chǎn)生的延時和差錯大大降低了工作效率。辦公自動化（Office Automation， 簡稱OA）是將現(xiàn)代化辦公和計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)結(jié)合起來的一種新型的辦公方式，使辦公活動由各類設(shè)備、人機系統(tǒng)來協(xié)助完成，實現(xiàn)網(wǎng)上公文管理、信息共享、事務(wù)管理、信息發(fā)布等功能，達到優(yōu)化管理結(jié)構(gòu)、調(diào)整管理體制、提高辦公效率的目的。OA系統(tǒng)是對傳統(tǒng)辦公方式的變革，它將計算機技術(shù)、通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等先進的科學(xué)技術(shù)應(yīng)用于傳統(tǒng)的信息處理中，對文字處理、信息傳遞、存儲與檢索實行了現(xiàn)代化的管理。它通過有效的資源共享和信息交流與發(fā)布，達到充分利用信息資源、提高工作效率和質(zhì)量、輔助決策、降低勞動強度、減少重復(fù)勞動的目的。作為信息化建設(shè)的重要內(nèi)容，建設(shè)功能完備的辦公自動化系統(tǒng)是高校在當(dāng)前信息化背景下的必然選擇。

二、OA系統(tǒng)建設(shè)實踐與經(jīng)驗

加強宣傳培訓(xùn)，轉(zhuǎn)變思想觀念。部分OA系統(tǒng)用戶意識薄弱，對OA系統(tǒng)理解不夠深入，未能完全意識到OA系統(tǒng)推廣使用的必要性。一些OA用戶習(xí)慣了傳統(tǒng)的辦公方式，對紙質(zhì)辦公較為依賴，主觀上不愿意主動去改變，甚至對OA系統(tǒng)持懷疑態(tài)度。同時，OA用戶年齡跨度較大、基礎(chǔ)參差不齊，難免存在現(xiàn)代化辦公技術(shù)、尤其計算機應(yīng)用水平相對薄弱的現(xiàn)象，甚至擁有畏難和排斥心理，要使他們完全接受OA系統(tǒng)需要一定的時間。此外，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對OA系統(tǒng)的態(tài)度也直接影響系統(tǒng)的建設(shè)和推廣。OA系統(tǒng)建設(shè)是一項十分繁雜的工程，它的業(yè)務(wù)涉及面廣，推廣難度大，任何環(huán)節(jié)都可能遇到困難和阻力。因此，在學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的支持下，辦公室應(yīng)成立OA系統(tǒng)建設(shè)工作小組，統(tǒng)籌規(guī)劃OA信息建設(shè)，協(xié)調(diào)解決問題和困難，加強OA宣傳和培訓(xùn)，提高校領(lǐng)導(dǎo)和教職工對OA系統(tǒng)的認(rèn)知度，同時不斷增強OA系統(tǒng)本身的實用性、易用性、穩(wěn)定性建設(shè)，保障大家對OA系統(tǒng)的用戶體驗。

明確階段任務(wù)，重視建設(shè)過程。需要調(diào)研階段，服務(wù)公司根據(jù)需要提前制定調(diào)研計劃，并結(jié)合自身項目經(jīng)驗協(xié)助用戶梳理辦公流程，最后編寫需求規(guī)格說明并請用戶簽字確認(rèn)；系統(tǒng)調(diào)試階段是系統(tǒng)上線試運行前的重要階段，應(yīng)留出至少1個月的時間，OA系統(tǒng)是否滿足用戶使用需求、是否存在BUG以及系統(tǒng)上線時間節(jié)點均在此階段確認(rèn)完成；培訓(xùn)推廣階段，OA系統(tǒng)培訓(xùn)要全方位、多層次、分階段進行，學(xué)校各部門均要參與培訓(xùn)，同時根據(jù)培訓(xùn)對象不同，制定不同的培訓(xùn)內(nèi)容和培訓(xùn)方式。

建立健全制度，確保高效運行。高校辦公室應(yīng)該結(jié)合學(xué)校工作實際，積極建立健全與OA系統(tǒng)相配套相適應(yīng)的規(guī)章管理制度，嚴(yán)格規(guī)范辦公流程及系統(tǒng)操作，確保管理科學(xué)性、操作規(guī)范性、信息準(zhǔn)確性和系統(tǒng)安全性。加強相關(guān)制度建設(shè)，規(guī)范公文審批等具體流程，有助于促進OA系統(tǒng)推廣，規(guī)范OA用戶的操作，確保用戶高效、準(zhǔn)確、安全完成辦公任務(wù)，同時自覺維護系統(tǒng)正常運行。此外，現(xiàn)代化OA系統(tǒng)提倡“無紙化”辦公，就必然會涉及到領(lǐng)導(dǎo)電子簽名、學(xué)校電子印章的使用和管理。因此，完善的OA系統(tǒng)管理規(guī)定，有利于安全管理電子簽名、電子印章等重要內(nèi)容。

注重系統(tǒng)安全，保障正常辦公。由于OA系統(tǒng)一般直接接入Internet，具有網(wǎng)絡(luò)開放性的特點，而OA系統(tǒng)中傳輸、處理、儲存的文件屬于學(xué)校的內(nèi)部信息（有些可能涉密），因此OA系統(tǒng)的安全性建設(shè)顯得十分重要。首先，應(yīng)對OA系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行加密傳輸，確保傳輸、處理過程中的信息安全。其次，OA系統(tǒng)服務(wù)器中儲存了大量信息，我們不僅需要對服務(wù)器定期排查，排除安全隱患，防止病毒和惡意程序攻擊，同時做好數(shù)據(jù)備份。網(wǎng)絡(luò)安全領(lǐng)域有一個術(shù)語叫“三分技術(shù)，七分管理”，即網(wǎng)絡(luò)安全中的30%依靠計算機系統(tǒng)信息安全設(shè)備和技術(shù)保障，而70%則依靠用戶安全管理意識的提高以及管理模式的更新。因此，我們在增加技術(shù)保護的同時，也應(yīng)該不斷增強個人保密意識，不斷提高安全管理。

重視推廣方法，提供技術(shù)支持。辦公室前期在加強OA宣傳、提高OA意識的基礎(chǔ)上，應(yīng)當(dāng)分步驟、分階段進行OA系統(tǒng)培訓(xùn)和推廣。辦公室和服務(wù)公司應(yīng)當(dāng)共同協(xié)商，制定詳細的培訓(xùn)計劃和推廣安排，針對不同用戶類別提供不同的個性化培訓(xùn)。此外，辦公室可組織各相關(guān)部門OA系統(tǒng)負責(zé)人進行重點培訓(xùn)，強化OA系統(tǒng)的操作與管理，使其能夠承擔(dān)本部門的OA培訓(xùn)與操作指導(dǎo)。如各部門OA負責(zé)無法解決，可統(tǒng)一收集相關(guān)問題，并上報至學(xué)校辦公室。如果上報的問題屬于技術(shù)范疇，辦公室將及時全方位、高質(zhì)量的技術(shù)支持；如果上報的問題涉及部門辦公需求，辦公室也應(yīng)及時與相關(guān)部門協(xié)商溝通，進一步優(yōu)化OA辦公流程。

三、小結(jié)

高校辦公室OA系統(tǒng)建設(shè)提升了辦公室整體服務(wù)水平、提高了學(xué)校行政辦公a效率，同時降低了內(nèi)部運行成本，有利于促進學(xué)校信息化建設(shè)，提升學(xué)校的管理水平和整體形象。然而，高校辦公室工作內(nèi)容的綜合性和復(fù)雜性決定了OA系統(tǒng)建設(shè)難度不亞于任何部門內(nèi)部的軟件工程項目，因為它意味著高校教職工在思維方式、管理方法、規(guī)章制度等方面都需要經(jīng)歷一次深層次的轉(zhuǎn)變。我們應(yīng)當(dāng)以發(fā)展的眼光來看待OA系統(tǒng)的建設(shè)，使其在不斷發(fā)現(xiàn)問題、解決問題的過程中完善自身，進一步為學(xué)校的發(fā)展提供服務(wù)。