利用endnote有效幫助研究生論文檢索寫(xiě)作

逯紫茜?

摘 要：在知識(shí)大爆炸的數(shù)字化信息時(shí)代，信息資源迅速增長(zhǎng)，人們檢索信息變得更為便捷。但信息混亂等情況卻確實(shí)影響著人們的資源利用效率。對(duì)于研究生而言更是如此，在撰寫(xiě)論文的過(guò)程中，對(duì)參考文獻(xiàn)的排版引用等工作讓人極為頭疼，更為甚者是影響了學(xué)術(shù)成果的輸出展示。若能更好解決這一問(wèn)題，會(huì)有效提高工作效率，提升科研者們工作學(xué)習(xí)積極性。因此，學(xué)習(xí)利用好如endnote類(lèi)似的文獻(xiàn)管理軟件顯得更為迫切。本文以新傳專(zhuān)業(yè)為例，就研究生如何利用endnote這一主流信息檢索軟件從而提高論文使用效率做簡(jiǎn)要分析。

關(guān)鍵詞：Endnote；文獻(xiàn)著錄；文獻(xiàn)管理；文獻(xiàn)搜索；endnote與word；endnote缺陷

中圖分類(lèi)號(hào)：TP311 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-8122（2016）07-0128-02

隨著時(shí)代的發(fā)展，海量的數(shù)據(jù)資料充斥著人類(lèi)的生活，從新聞角度來(lái)說(shuō)，信息發(fā)布從單一走向多元，新聞把關(guān)變得非專(zhuān)業(yè)化，言論自由看似達(dá)到了一個(gè)新的高度，實(shí)則存在著信息混亂等更為嚴(yán)峻的問(wèn)題。對(duì)于新聞與傳播類(lèi)研究生來(lái)講，一個(gè)專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)的養(yǎng)成，不僅靠專(zhuān)業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)，還要隨時(shí)跟進(jìn)信息變化，在確認(rèn)其真實(shí)性的基礎(chǔ)上需要對(duì)大量信息進(jìn)行辨別與分類(lèi)整合。但當(dāng)下事實(shí)卻是信息混亂影響著學(xué)術(shù)成果的輸出展示，同時(shí)也影響了信息的及時(shí)發(fā)布，這是對(duì)一個(gè)新聞專(zhuān)業(yè)者最大的考驗(yàn)。為了消除這種尷尬，有效利用好文獻(xiàn)資料和信源價(jià)值，一些參考文獻(xiàn)管理軟件應(yīng)運(yùn)而生。

一、選擇endnote的原因

1.軟件是社會(huì)需求產(chǎn)物。隨著網(wǎng)絡(luò)的盛行，人類(lèi)的學(xué)問(wèn)由以前的紙質(zhì)化時(shí)代發(fā)展到以網(wǎng)絡(luò)為主的信息化管理時(shí)代。在全球村背景下，人們只需要?jiǎng)右粍?dòng)手指，就能搜索到幾乎所有需要的資料。但信息同時(shí)大量充斥伴隨著信息失實(shí)、信息重復(fù)等情況。失實(shí)和重復(fù)雖然可通過(guò)反復(fù)確認(rèn)來(lái)辨別，卻無(wú)疑加重了工作量，并且是可以避免的。這種參考文獻(xiàn)的誕生便為提高使用者工作效率、避免重復(fù)工作提供了可能。

2.文獻(xiàn)著錄規(guī)則化。我國(guó)自2005年起，就針對(duì)文章后部參考文獻(xiàn)著錄規(guī)則做了一系列規(guī)定，詳細(xì)可參考《文后參考文獻(xiàn)著錄規(guī)則》。這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)將不同類(lèi)型的文章做了不同規(guī)定格式?！鞍凑罩泴?duì)象，分為專(zhuān)著、專(zhuān)著中的析出文獻(xiàn)、連續(xù)出版物、連續(xù)出版物中的析出文獻(xiàn)、專(zhuān)利文獻(xiàn)、電子文獻(xiàn)這 6大類(lèi)型”[1]。

我國(guó)頒出這樣的新規(guī)定，某種程度上是國(guó)家進(jìn)步的體現(xiàn)。這項(xiàng)規(guī)定規(guī)范了文獻(xiàn)管理，對(duì)學(xué)術(shù)發(fā)表的嚴(yán)謹(jǐn)度要求提升了一個(gè)高度，同時(shí)，對(duì)文獻(xiàn)檢索者、專(zhuān)家、學(xué)者和學(xué)生的文獻(xiàn)發(fā)表也提出了更高的文獻(xiàn)素質(zhì)要求。

3.軟件需適用國(guó)情。大數(shù)據(jù)造成了海量的數(shù)據(jù)需要具體檢索。國(guó)外文獻(xiàn)管理軟件通行的主要有endnote、mendeley等，在國(guó)內(nèi)主要有noteexpress、醫(yī)學(xué)文獻(xiàn)王等。

雖然中國(guó)近幾年在文獻(xiàn)管理軟件上做得已有了明顯提高，但不得不承認(rèn)，國(guó)外在軟件方面做得較中國(guó)更早期也更為完善。對(duì)于國(guó)外的軟件，筆者認(rèn)為中國(guó)可抱有他山之石的學(xué)習(xí)態(tài)度。在國(guó)外的軟件中，選擇EndNote管理引用參考文獻(xiàn)一直是主流選擇?！癊ndnote 由Thomson Corporation下屬的Thomson ResearchSoft 開(kāi)發(fā)。Thomson ResearchSoft是以學(xué)術(shù)信息市場(chǎng)化和開(kāi)發(fā)學(xué)術(shù)軟件為宗旨的子公司。[2]”不過(guò)近幾年來(lái)，不斷有使用者提出對(duì)于中國(guó)使用者而言，noteexpress更為方便，因?yàn)槠鋵?duì)于中文的適用性、支持率更高。但就檢索廣泛度而言，還是endnote更占國(guó)際優(yōu)勢(shì)，因?yàn)槠渲С謬?guó)際期刊的參考文獻(xiàn)格式有3776 種，寫(xiě)作模板幾百種，涵蓋各個(gè)領(lǐng)域的雜志。

二、endnote簡(jiǎn)介

EndNote參考文獻(xiàn)目錄管理軟件，“是由美國(guó)科學(xué)信息所研制開(kāi)發(fā)的應(yīng)用軟件，目前已經(jīng)更新到第15版”[3]。

Endnote的功能主要有三方面：文獻(xiàn)搜索；文獻(xiàn)管理；文獻(xiàn)編輯。在這里先來(lái)對(duì)幾個(gè)概念做一下區(qū)分：

“Library ：用來(lái)保存參考文獻(xiàn)數(shù)據(jù)的文件，即database；Filter：即把檢索獲取的參考文獻(xiàn)導(dǎo)入到EndNote的過(guò)濾方式。由于數(shù)據(jù)來(lái)源不一樣，因此數(shù)據(jù)格式都不一樣，所以導(dǎo)入數(shù)據(jù)時(shí)要根據(jù)具體情況選擇對(duì)應(yīng)的Filter”；Style：樣式，即參考文獻(xiàn)的格式。可根據(jù)投稿需要選擇或自定義格式；Reference Type：參考文獻(xiàn)類(lèi)型，如期刊、圖書(shū)等。

三、endnote文獻(xiàn)搜索

文獻(xiàn)搜索在某種意義上也就是創(chuàng)建個(gè)人數(shù)據(jù)庫(kù)。創(chuàng)建個(gè)人數(shù)據(jù)庫(kù)有三個(gè)主要步驟：a.手工輸入建立文獻(xiàn)記錄；b.在線檢索建立文獻(xiàn)記錄；c.檢索結(jié)果導(dǎo)入文獻(xiàn)庫(kù)：數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)果導(dǎo)入、搜索引擎結(jié)果導(dǎo)入。

具體步驟：打開(kāi)endnote軟件，選擇creat a new endnote library，也即創(chuàng)建一個(gè)新的個(gè)人數(shù)據(jù)庫(kù)，若有已有數(shù)據(jù)庫(kù)，選擇打開(kāi)已有數(shù)據(jù)庫(kù)。保存為enl.文件，建議保存在非系統(tǒng)盤(pán)內(nèi)，避免因重裝系統(tǒng)而導(dǎo)致的數(shù)據(jù)丟失。在個(gè)人數(shù)據(jù)庫(kù)中分組（group），便于瀏覽和管理文獻(xiàn)，每個(gè)組可以相對(duì)應(yīng)一個(gè)主題。group的概念，相當(dāng)于文件夾，最多建500個(gè)；同時(shí)在每個(gè)group里可建立group或smart group；相當(dāng)于再次分組。一篇文獻(xiàn)可以同時(shí)放在多個(gè)群組；從群組中刪除的文獻(xiàn)，仍保留在數(shù)據(jù)庫(kù)中。

1.手工輸入，較少使用。New reference界面，下拉欄選擇保存文獻(xiàn)種類(lèi)，一般為英文顯示。下方輸入auther、year、title等。首次輸入的作者、期刊名和關(guān)鍵詞顯示紅色，之后這些文字會(huì)在Term list自動(dòng)登記在案，下次輸入同樣文字時(shí)會(huì)自動(dòng)跳出并顯示為黑色。作者名的表示方式有三種： daren li；li d R；li，da ren。當(dāng)需要做筆記時(shí)一般在下方的notes一欄輸入。文獻(xiàn)記錄輸入好后直接關(guān)閉窗口或在File處點(diǎn)擊“Close Reference”就會(huì)自動(dòng)保存文獻(xiàn)信息。

2.在線聯(lián)網(wǎng)，較多使用。選擇tools中online search，在提供引擎中選擇一個(gè)搜索網(wǎng)站，比如Pubmed（NLM）。Search for：輸入檢索詞；in field：選擇搜索字段。選擇下載篇數(shù)。注1：需要注意，在線檢索后，文件是以暫時(shí)下載的狀態(tài)存在的，若關(guān)閉則文件丟失；注2：可以通過(guò)Shift和ctrl鍵選擇需要的文獻(xiàn)保存；注3：下載文獻(xiàn)只是摘要，若需要全文顯示需選中另行全文下載。

3.檢索結(jié)果導(dǎo)入endnote，以cnki為例。許多數(shù)據(jù)庫(kù)都有直接的Endnote導(dǎo)出格式，即使沒(méi)有導(dǎo)出格式，我們也可以根據(jù)簡(jiǎn)單的變換把文獻(xiàn)記錄導(dǎo)出。“但是部分?jǐn)?shù)據(jù)庫(kù)，主要指中文數(shù)據(jù)庫(kù)，我們則需要自行編輯過(guò)濾器將文獻(xiàn)導(dǎo)入文獻(xiàn)庫(kù)。[4]”中國(guó)學(xué)術(shù)文獻(xiàn)出版總庫(kù)：cnki網(wǎng)站搜索，選中文獻(xiàn)，選擇存盤(pán)，在彈出頁(yè)面中選擇endnote，輸出到本地文件。保存為txt格式。在endnote軟件中選擇import。同樣的道理，有時(shí)我們會(huì)在網(wǎng)站下載一些pdf格式的文檔，用同樣的步驟可以將本地的pdf文件導(dǎo)入到endnote中去。

四、endnote管理文獻(xiàn)

“endnote文獻(xiàn)管理功能包括添加、刪除、排序、去重、標(biāo)星等一般性管理，也包括自動(dòng)分組、統(tǒng)計(jì)分析、形成統(tǒng)計(jì)圖表等智能化管理。[5]”前者是較為普遍性功能，但后者卻是區(qū)分其他不完善軟件的特殊功能，是評(píng)估軟件性能的重要標(biāo)志。

當(dāng)需要用endnote對(duì)文獻(xiàn)進(jìn)行管理時(shí)，可通過(guò)打開(kāi)endnote個(gè)人數(shù)據(jù)庫(kù)，點(diǎn)擊文獻(xiàn)前方y(tǒng)ear排序?yàn)g覽，瀏覽摘要，根據(jù)重要程度加星標(biāo)，再通過(guò)點(diǎn)星標(biāo)二次排序，文獻(xiàn)便會(huì)按星標(biāo)重要次序進(jìn)行排列。通過(guò)ctrl+選中文檔右鍵，選擇show selected references可只顯示選中文獻(xiàn)。在my groups區(qū)域，可創(chuàng)建文件夾，右鍵creat?？赏ㄟ^(guò)拖拽和右鍵添加的方式將文檔放進(jìn)分組。Endnote支持兩級(jí)目錄，在母文件夾目錄下可繼續(xù)創(chuàng)建文件夾。注：創(chuàng)建smart group，它可自動(dòng)檢測(cè)包含關(guān)鍵詞的文獻(xiàn)進(jìn)入文件夾，也即通過(guò)作者、年份、條件等進(jìn)行自我分組，這是endnote強(qiáng)大功能體現(xiàn)之一。右鍵選中文獻(xiàn)全文下載；右鍵粘貼或拖拽本地附件。

五、endnote在論文寫(xiě)作中與word適配性

EndNote 除了具有強(qiáng)大的文獻(xiàn)管理能力，還能方便地將文獻(xiàn)插入到Word文檔中，并依據(jù)不同期刊的要求，自動(dòng)生成對(duì)應(yīng)的參考文獻(xiàn)格式。這解決了不少研究生在論文寫(xiě)作中最為頭疼繁瑣的問(wèn)題之一。

1.利用EndNote提供的期刊模板撰寫(xiě)文章。在Tools中的Manuscript templates中查找所要投稿的期刊模板后，便可以根據(jù)向?qū)б徊讲教顚?xiě)相應(yīng)內(nèi)容。在文章中按期刊參考文獻(xiàn)格式要求直接插入?yún)⒖嘉墨I(xiàn)，如果有刪除或插入的參考文獻(xiàn)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)改寫(xiě)參考文獻(xiàn)序號(hào)及順序。

2.在word中插入引用腳注。安裝好endnote之后，word中會(huì)自動(dòng)出現(xiàn)endnote插件圖標(biāo)，光標(biāo)放在需要插入位置，打開(kāi)endnote選中文獻(xiàn)可直接插入word中。在word中，endnote可根據(jù)選擇不同投稿類(lèi)型自動(dòng)更新腳注格式。腳注格式重要性在前文已提過(guò)，不再贅述。Endnote還提供了論文模板和引文編排功能，在某種程度上為研究生的論文謄寫(xiě)提供了方便。

六、endnote缺陷

不可否認(rèn)，諸如endnote這類(lèi)軟件的出現(xiàn)大大提升了工作者的工作效率，但是在使用過(guò)程中還是會(huì)顯現(xiàn)出一些缺陷，若能有效改進(jìn)這些問(wèn)題，Endnote又會(huì)增進(jìn)一批新的用戶(hù)群。

1.endnote與word不能兼容：在安裝過(guò)程中因?yàn)闆](méi)有先關(guān)閉office等原因，導(dǎo)致endnote在word中不顯示，就此網(wǎng)友總結(jié)了幾種解決辦法。其中使用反饋率最高的方法是：在endnote安裝目錄里找到EN9CWYW.dot/EN9Cwyw.WordXP. wll這2個(gè)文件，copy到C：＼Documents and Settings＼你的用戶(hù)名＼Application Data＼Microsoft＼Word＼STARTUP文件夾里即可；2.endnote與中文適配性較弱，甚至無(wú)法顯示中文：這樣就導(dǎo)致了很多國(guó)內(nèi)使用者拋棄老牌endnote轉(zhuǎn)而使用noteexpress。網(wǎng)上流傳的多為網(wǎng)友自制漢化版；3.endnote兼容軟件較少：除了與word兼容以外，與wps等軟件都不兼容，這無(wú)疑會(huì)縮窄用戶(hù)量。

當(dāng)今時(shí)代，已不僅僅是拼人才的時(shí)代，而是一個(gè)拼效率的時(shí)代。怎樣才能提升自己的競(jìng)爭(zhēng)力，提高自己的效率才是一個(gè)研究生應(yīng)該關(guān)注的。Endnote作為一款資歷深、市場(chǎng)廣的信息檢索軟件，其功能的強(qiáng)大毋庸置疑，雖然受到一些新興軟件的沖擊，但其市場(chǎng)廣度依舊不容小覷。不只是針對(duì)某一類(lèi)研究生，所有研究生在進(jìn)行文獻(xiàn)檢索與管理時(shí)，面對(duì)海量的文獻(xiàn)資料，僅僅學(xué)會(huì)熟練掌握是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，更要學(xué)會(huì)科學(xué)有效的管理與使用。因此，學(xué)會(huì)有效利用這類(lèi)文獻(xiàn)管理軟件將是新一代學(xué)術(shù)工作者不可或缺的能力之一。

參考文獻(xiàn)：

[1] 朱大明.學(xué)術(shù)會(huì)議文集析出參考文獻(xiàn)著錄的規(guī)范化[J].中國(guó)科技期刊研究，2014（12）.

[2] 姚煒，陳蘭，王德.基于Endnote的CNKI文獻(xiàn)導(dǎo)入方法[J].現(xiàn)代情報(bào)，2008（1）.

[3] 焦艷平.Endnote個(gè)人參考文獻(xiàn)圖書(shū)館簡(jiǎn)介與基本使用方法[J].現(xiàn)代圖書(shū)情報(bào)技術(shù)，2004.

[4] 最受歡迎的文獻(xiàn)管理工具[EB/OL].國(guó)家科學(xué)圖書(shū)館講義，http：// www.docin. com /p-537010208.html.

[5] 陳定權(quán)；劉頡頏.參考文獻(xiàn)管理軟件評(píng)析與展望——以Endnote、NoteExpress為例[J].現(xiàn)代圖書(shū)情報(bào)技術(shù)， 2009（Z1）.

[責(zé)任編輯：傳馨]