基于醫(yī)院特色的人力資源和績(jī)效管理信息系統(tǒng)

謝丁星++佘志文

摘要：隨著衛(wèi)生信息化進(jìn)程的不斷推進(jìn)，信息化管理已經(jīng)深入到醫(yī)院管理的各個(gè)方面[1]。將原來繁瑣而不規(guī)范的考勤工作納入信息化系統(tǒng)，可以有效地提高人力資源和績(jī)效管理部門的工作效率，同時(shí)也能為領(lǐng)導(dǎo)部門把控全院人員出勤情況、進(jìn)行決策分析提供有效的參考[2-3]。該文結(jié)合人臉識(shí)別的考勤技術(shù)，在原始的考勤數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上進(jìn)行排班匹配，提出了基于人臉識(shí)別的醫(yī)院彈性排班考勤系統(tǒng)，解決了傳統(tǒng)考勤系統(tǒng)和醫(yī)院復(fù)雜排班不適應(yīng)的問題，提高了管理部門的工作效率。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院信息化；人力資源；績(jī)效管理；排班管理；彈性排班

中圖分類號(hào)：TP311 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-3044（2016）20-0098-03

1 研究背景

考勤系統(tǒng)能夠有效地統(tǒng)計(jì)員工的出勤情況，并且能夠督促員工按時(shí)出勤，是人力資源管理和績(jī)效管理的有效輔助手段[4]。隨著科學(xué)技術(shù)的日益進(jìn)步，指紋識(shí)別、人臉識(shí)別等技術(shù)的不斷完善和成熟，考勤系統(tǒng)已經(jīng)被越來越廣泛地使用于機(jī)關(guān)單位、公司、工廠和企業(yè)中[5-6]。在這個(gè)領(lǐng)域，已經(jīng)有許多的研究，其中很多已經(jīng)投入應(yīng)用，并取得了一定的成效[7]。這些研究成果和應(yīng)用經(jīng)驗(yàn)都具有很高的啟發(fā)性。其中，陳雪峰等人[8]開發(fā)出了一個(gè)集檔案編輯、顯示、檢索、輸出為一體的完整系統(tǒng)，進(jìn)行考勤檔案的管理工作，但是這套系統(tǒng)需要手工錄入考勤數(shù)據(jù)，考勤管理人員的工作負(fù)擔(dān)較重；魏琴等人[9]提出依托Excel開發(fā)考勤管理系統(tǒng)的想法，但是其受限于Excel的系統(tǒng)架構(gòu)，靈活性略顯不足；孫太國(guó)等人[10] 提出了基于B/S和C/S混合模式的考勤管理系統(tǒng)的應(yīng)用模型，但是對(duì)于醫(yī)院復(fù)雜排班的問題處理考慮不足。本文在前人經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，利用人臉識(shí)別機(jī)器作為數(shù)據(jù)來源，將排班系統(tǒng)引入考勤管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了適合醫(yī)院特色的彈性排班考勤系統(tǒng)。

2 面臨的問題

在傳統(tǒng)的考勤方式中，考勤系統(tǒng)只需要將所有員工的考勤記錄與上下班的時(shí)間段進(jìn)行核對(duì)，即可得出考勤報(bào)表（如圖1）。然而，這種方式并不適用于醫(yī)院。與傳統(tǒng)考勤方式不同，醫(yī)院的考勤系統(tǒng)面臨兩大問題：一是醫(yī)院上班時(shí)間并不統(tǒng)一，例如，護(hù)士的上班分為上夜班、下夜班、早班、下午班等等，即使是在施行了APN排班之后，護(hù)士們也仍然有多種不同的上下班時(shí)間，無法通過傳統(tǒng)的“一刀切”的方法進(jìn)行考勤；二是同一個(gè)人的班次變化較為頻繁，例如，根據(jù)科室工作的安排，以及受到個(gè)人休息時(shí)間的影響，護(hù)士每周的排班可能都有所變化，如果科室想要實(shí)行彈性排班，那么這個(gè)問題就會(huì)更加突出，與此同時(shí)，醫(yī)生值班或是臨時(shí)手術(shù)后的補(bǔ)休等也同樣不規(guī)律。這就給傳統(tǒng)的考勤方式帶來了挑戰(zhàn)。

本文在傳統(tǒng)的考勤方式的基礎(chǔ)上，結(jié)合醫(yī)院的實(shí)際情況，提出了一種新的排班-考勤的模式（如圖2），有效地解決了傳統(tǒng)考勤機(jī)制不適用于醫(yī)院復(fù)雜排班的問題。

3 系統(tǒng)設(shè)計(jì)和數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)

本文中所提出的系統(tǒng)分為考勤數(shù)據(jù)采集、科室排班、班次維護(hù)以及數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)四個(gè)部分。考勤機(jī)采用人臉識(shí)別的考勤機(jī)器，服務(wù)器使用HP ProLiant DL580 G5，8核1.6GhzCPU，4G內(nèi)存，數(shù)據(jù)庫(kù)使用微軟的SQL Server數(shù)據(jù)庫(kù)，并使用PHP作為前端語(yǔ)言編寫用戶操作界面，Apache作為服務(wù)提供程序。系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)如圖3-1所示：

3.1 考勤數(shù)據(jù)采集系統(tǒng)

采用人臉識(shí)別的機(jī)器，進(jìn)行日常的考勤，員工在上下班的時(shí)候進(jìn)行考勤，并將考勤數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫(kù)中，每月統(tǒng)計(jì)。

3.2 班次維護(hù)系統(tǒng)

由考勤管理部門將不同班次的上、下班時(shí)間輸入，以班次表的形式儲(chǔ)存在數(shù)據(jù)庫(kù)中。

3.3 科室排班系統(tǒng)

由科室管理人員（科主任、護(hù)士長(zhǎng)）結(jié)合步驟2中輸入的班次表，將本月科室人員的排班情況輸入，并以排班表存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫(kù)中。

3.4 數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)

由考勤管理人員操作，根據(jù)原始考勤數(shù)據(jù)以及排班表，通過排班的比對(duì)，統(tǒng)計(jì)出最終的考勤報(bào)表。

4 具體算法和實(shí)施方法

在廣泛聽取相關(guān)部門的需求之后，系統(tǒng)對(duì)考勤制定了一系列的實(shí)施規(guī)則。具體如下：

4.1 班次劃分

班次的定義如下：班次是指不同的上下班時(shí)間段；為了考勤需求，某些班次當(dāng)中有休息和吃飯的時(shí)間，需要?jiǎng)澐譃閮蓚€(gè)時(shí)間段，因此每個(gè)班次都由一個(gè)或兩個(gè)上班的時(shí)間段組成。例如，日常上班分為上午上班和下午上班兩個(gè)時(shí)間段，上夜班為傍晚到半夜一個(gè)時(shí)間段。

4.2 考勤方法

員工在進(jìn)行考勤的時(shí)候，需要在每一個(gè)上班時(shí)間段開始前半小時(shí)內(nèi)進(jìn)行一次考勤，并在結(jié)束后半小時(shí)內(nèi)再進(jìn)行一次考勤。在正確時(shí)間段內(nèi)進(jìn)行的考勤，稱為正點(diǎn)考勤。對(duì)于只有一個(gè)時(shí)間段的班次例如上夜班，只需要進(jìn)行兩次考勤即可。對(duì)于有兩個(gè)時(shí)間段的班次例如日常上班，則需要進(jìn)行四次考勤。

4.3 遲到早退

員工在一個(gè)上班時(shí)間段開始后半小時(shí)內(nèi)進(jìn)行考勤，算作遲到；在一個(gè)上班時(shí)間段結(jié)束前半小時(shí)內(nèi)進(jìn)行考勤，算作早退。

4.4 判定規(guī)則

同時(shí)存在正點(diǎn)考勤和遲到/早退考勤的情形下，只計(jì)算正點(diǎn)考勤。例如，在上班前半小時(shí)和上班后半小時(shí)都進(jìn)行了考勤，則只按照正點(diǎn)考勤計(jì)算，即只計(jì)算上班前的考勤。如果一名員工在一天的所有考勤時(shí)間段的上下班時(shí)間段都進(jìn)行了正點(diǎn)考勤，則他今天計(jì)為正常上班。如果有考勤部分或全部缺失，即該考勤的時(shí)間段未進(jìn)行考勤，則計(jì)為曠工。缺失部分的，計(jì)為曠工半天；全部缺失的，計(jì)為曠工一天。如果沒有缺失，但有遲到/早退考勤記錄的，則計(jì)為遲到早退。每月末進(jìn)行匯總，統(tǒng)計(jì)所有出勤天數(shù)。

考勤系統(tǒng)的算法用偽代碼表示如下：

算法1運(yùn)行于班次維護(hù)系統(tǒng)，負(fù)責(zé)把班次信息寫入數(shù)據(jù)庫(kù)。輸入的內(nèi)容是班次名、班次上班時(shí)間段數(shù)目和每個(gè)時(shí)間段的上下班時(shí)間。需要訪問的數(shù)據(jù)庫(kù)是班次表數(shù)據(jù)庫(kù)。

算法2運(yùn)行于科室排班系統(tǒng)，負(fù)責(zé)對(duì)人員進(jìn)行排班。輸入的內(nèi)容是員工信息、排班日期和班次名。需要訪問的數(shù)據(jù)庫(kù)是班次表數(shù)據(jù)庫(kù)和排班表數(shù)據(jù)庫(kù)。具體步驟是判斷輸入的班次名是否存在于班次表，如果存在則將排班信息寫入排班表，否則報(bào)錯(cuò)。

算法3運(yùn)行于考勤統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)，負(fù)責(zé)統(tǒng)計(jì)人員的出勤狀況。輸入信息是待統(tǒng)計(jì)人員列表、統(tǒng)計(jì)開始時(shí)間和統(tǒng)計(jì)結(jié)束時(shí)間。需要訪問的數(shù)據(jù)庫(kù)有班次表數(shù)據(jù)庫(kù)、排班表數(shù)據(jù)庫(kù)和原始數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)庫(kù)。對(duì)于待統(tǒng)計(jì)人員列表中的每一個(gè)人，系統(tǒng)對(duì)統(tǒng)計(jì)時(shí)間區(qū)間段內(nèi)的每一天，從排班表數(shù)據(jù)庫(kù)中讀取其班次名，并從班次表中讀取相應(yīng)的上下班時(shí)間，然后進(jìn)行班次核對(duì)，并且輸出結(jié)果。如果該天該員工在排班表中只有一個(gè)上班時(shí)間段，則直接輸出結(jié)果；如果有兩個(gè)，則進(jìn)行如下比對(duì)：如果兩個(gè)時(shí)間段內(nèi)都是正點(diǎn)考勤，則輸出結(jié)果為正點(diǎn)考勤；如果兩個(gè)時(shí)間段內(nèi)都缺勤，則輸出結(jié)果為缺勤；如果兩個(gè)時(shí)間段內(nèi)有一個(gè)缺勤，則輸出結(jié)果為缺勤半天。

如果沒有缺勤但是有一個(gè)以上遲到早退，則輸出結(jié)果為遲到早退。最后將結(jié)果以報(bào)表的形式輸出。

算法4在算法3中被調(diào)用，用于判斷員工在某個(gè)時(shí)間段的出勤情況。輸入信息是員工信息、上班時(shí)間和下班時(shí)間，訪問的數(shù)據(jù)庫(kù)是原始數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)庫(kù)，輸出結(jié)果是正點(diǎn)考勤、遲到或是曠工。

5 運(yùn)行成效及改進(jìn)方案

系統(tǒng)設(shè)計(jì)完成后，具體實(shí)施分為三個(gè)步驟。第一步，要架設(shè)服務(wù)器，并將程序安裝到全院各個(gè)部門，其中班次維護(hù)系統(tǒng)和數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)僅安裝在考勤管理部門計(jì)算機(jī)，科室排班系統(tǒng)僅安裝在科室管理人員計(jì)算機(jī)。第二步，要組織相關(guān)管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，使他們熟悉相關(guān)的操作。第三步，在系統(tǒng)投入運(yùn)行后，要隨時(shí)監(jiān)控系統(tǒng)運(yùn)行，保證系統(tǒng)穩(wěn)定，聽取科室反饋意見，并定期備份數(shù)據(jù)。

在運(yùn)行中，科室反映良好，系統(tǒng)運(yùn)行3年，共累積數(shù)據(jù)700余萬條，有效地減輕了人力資源部門的工作負(fù)擔(dān)。

同時(shí)，我們一直虛心聽取科室和人力資源管理部門的意見和反饋。經(jīng)過總結(jié)，系統(tǒng)的不足之處主要有以下兩點(diǎn)：

1）對(duì)于做手術(shù)或是臨時(shí)加班的醫(yī)生，系統(tǒng)的考慮并不充分，容易導(dǎo)致醫(yī)生加班卻反而被算作曠工的情形，影響了醫(yī)生的工作積極性。人力資源部門采取的解決方法是由科室定期上報(bào)加班人員名單，在生成的后期報(bào)表中手工修改。這種方法不夠正規(guī)，也容易因?yàn)榭剖夜芾砣藛T忘記等原因出現(xiàn)紕漏。

2）系統(tǒng)每月才統(tǒng)計(jì)一次報(bào)表，但是科室人員希望能夠?qū)崟r(shí)查詢自己的考勤信息，以便自我對(duì)照。

針對(duì)這兩個(gè)問題，我們對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行了以下改進(jìn)：

1）為排班系統(tǒng)添加班次修改功能，具體規(guī)定是：除了當(dāng)前日期一周以前的班次外，其他日期均可以修改班次，并添加班次“手術(shù)”和“加班”。這是為了在醫(yī)生值班或是手術(shù)后修改班次，以計(jì)算考勤。在“手術(shù)”或是“加班”班次的情況下，只需要進(jìn)行上班時(shí)的一次考勤即可算為正點(diǎn)考勤。

2）開發(fā)新模塊“考勤信息自查”，根據(jù)用戶的信息和輸入的日期區(qū)間，可以方便地查詢考勤的記錄以及考勤結(jié)果，方便科室人員自查。

進(jìn)行改進(jìn)后，原有的缺陷得到了很好的彌補(bǔ)。由于排班系統(tǒng)的加入，使得護(hù)士的工作量得到了更準(zhǔn)確的統(tǒng)計(jì)，也大大提高了護(hù)士的工作積極性。醫(yī)生的加班也能得到正確的統(tǒng)計(jì)，避免了加班反而缺勤的尷尬。同時(shí)，人力資源部門得到的出勤報(bào)表的準(zhǔn)確率較以往也有了很大的進(jìn)步，參考價(jià)值大大提升。總體而言，該系統(tǒng)有效提高了員工的工資熱情，減輕了人力資源部門的工作負(fù)擔(dān)，也為醫(yī)院管理人員提供了有價(jià)值的參考數(shù)據(jù)。

6 結(jié)束語(yǔ)

本文在傳統(tǒng)考勤方式的基礎(chǔ)上，集合醫(yī)院人力資源管理的實(shí)際情況，提出了基于人臉識(shí)別的醫(yī)院彈性排班考勤系統(tǒng)。本文的主要貢獻(xiàn)有以下幾點(diǎn)：

1）對(duì)傳統(tǒng)考勤方式進(jìn)行了研究，并對(duì)其利弊進(jìn)行了分析和歸納；對(duì)傳統(tǒng)考勤方式應(yīng)用于醫(yī)院所可能面臨的問題進(jìn)行了總結(jié)，明確了研究的方向和需要解決的問題。

2）在傳統(tǒng)考勤系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，根據(jù)醫(yī)院排班較為復(fù)雜的特點(diǎn)，加入了結(jié)合排班進(jìn)行統(tǒng)計(jì)的功能，使得在醫(yī)院實(shí)行電子化考勤的準(zhǔn)確率得到了大幅的提升。

3）根據(jù)應(yīng)用過程中得到的反饋，添加了修改排班和考勤信息自查的功能，使系統(tǒng)的靈活性、準(zhǔn)確度和易用性都有了很大的提升。

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