高等教育國際化背景下行政秘書素質(zhì)培養(yǎng)

孔宇

摘要：院系行政秘書管理素質(zhì)的高低直接影響高校是否能成為世界一流大學(xué)。本文分析了應(yīng)對高等教育國際化，高校行政秘書要具備的能力以及專業(yè)知識與技能，闡述了行政秘書的素質(zhì)培養(yǎng)途徑，以推進(jìn)我國高等學(xué)校國際化進(jìn)程。

關(guān)鍵詞：高等教育；國際化；行政秘書；素質(zhì)培養(yǎng)

中圖分類號：G642.41 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號：1674-9324（2016）31-0199-02

一、行政秘書國際化推進(jìn)能力培養(yǎng)必要性

現(xiàn)代意義上的高等教育國際化自二戰(zhàn)之后出現(xiàn)，隨著現(xiàn)代化交通和通訊工具的飛速發(fā)展，世界步入了全球化的新時代。在世界經(jīng)濟(jì)聯(lián)系日益緊密、全球知識網(wǎng)絡(luò)不斷密集的大背景下，世界各國開始注重利用國際教育市場，優(yōu)化配置本國教育資源，在教學(xué)、科研、服務(wù)和國際合作各方面適應(yīng)全球化要求，培養(yǎng)擁有國際知識和經(jīng)驗(yàn)、精通國際事務(wù)的國際性人才。高等教育國際化正在成為影響高等學(xué)校管理、規(guī)劃、培養(yǎng)目標(biāo)和課程的一個核心因素。

高校國際化進(jìn)程的有效推進(jìn)離不開具有國際化管理服務(wù)理念的行政管理人員。高校行政秘書是行政管理層的助手和參謀，工作具有輔助性和服務(wù)性，在高校教育體制中起到中樞橋梁作用，是高校教育管理系統(tǒng)中不可或缺的一部分。其在高校國際化進(jìn)程中的作用具體表現(xiàn)在以下幾個方面。

（一）為外教及國外留學(xué)生服務(wù)

在吸引國際師資和留學(xué)生方面，高校除了要構(gòu)建良好的學(xué)術(shù)環(huán)境還要營造和諧的人文環(huán)境。行政秘書通過給這個群體營造有歸屬感和認(rèn)同感的生活氛圍，保障他們在國內(nèi)進(jìn)行長期工作和學(xué)習(xí)。同時，在生活中，行政秘書與他們進(jìn)行及時的溝通和交流，幫助他們了解學(xué)校情況，及時解決他們生活中遇到的各種困難，對吸引國際師資和國外留學(xué)生能達(dá)到事半功倍的效果。

（二）國際合作交流活動

隨著經(jīng)濟(jì)全球化的迅猛發(fā)展，教育資源自發(fā)尋求優(yōu)化配置，世界各國間的教育交流日益頻繁。高校間國際交流合作可為我國高等教育打開一個面向世界的窗口，在吸收國外優(yōu)秀教育文化的同時也讓世界看到我國高教事業(yè)的發(fā)展與成就，高校國際交流活動的具體工作要靠基層行政管理人員來落實(shí)。來訪人員的聯(lián)系、接待，出國人員的文件審批、費(fèi)用報銷等都需要行政秘書來具體操作。同時行政秘書是國外的先進(jìn)教育理念、管理經(jīng)驗(yàn)和評估體系的執(zhí)行者和實(shí)踐者，在具體執(zhí)行過程中也能發(fā)現(xiàn)各種存在的問題，一個具有國際化推進(jìn)能力的行政秘書可以將問題及時反饋給領(lǐng)導(dǎo)，并結(jié)合我國實(shí)際，向領(lǐng)導(dǎo)提出合理化建議，使國外技術(shù)和管理經(jīng)營能夠真正為我所學(xué)、為我所用。另一方面，行政秘書在維持與國外教育機(jī)構(gòu)的合作關(guān)系上發(fā)揮著至關(guān)重要的作用，一個對操作國際化事務(wù)相當(dāng)熟練的行政秘書，能夠?qū)W(xué)校的學(xué)術(shù)聲譽(yù)和號召力有效的輸出，能夠把跨國和跨文化的緯度整合或貫通到高校教學(xué)、研究和社會服務(wù)中。

（三）舉辦高端國際會議

舉辦高端的國際學(xué)術(shù)會議也是高校國際化的一個重要內(nèi)容。一屆成功的國際學(xué)術(shù)會議的召開，可以提高學(xué)校的海外聲望，增加辦學(xué)經(jīng)濟(jì)效益和服務(wù)國家外事戰(zhàn)略。行政秘書正是負(fù)責(zé)高校前期會議籌備工作的主要工作人員，熟悉國際會議申報要求與手續(xù)，了解國際交流習(xí)慣與流程的行政秘書才能確保會議工作準(zhǔn)備充分，確保國際會議順利召開。對于誓言建設(shè)世界一流大學(xué)的國內(nèi)高校來說，培養(yǎng)一批能夠熟練掌握國際化運(yùn)作的行政秘書是當(dāng)務(wù)之急。

二、行政秘書的國際化推進(jìn)能力要求

（一）專業(yè)知識結(jié)構(gòu)

高校國際化的核心理念是教育理念和服務(wù)理念與國際前沿接軌。面對高等教育國際化帶來的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，行政秘書要重構(gòu)自己的科學(xué)文化知識結(jié)構(gòu)，開闊國際視野，不斷從各方面吸取知識。及時了解各國人才培養(yǎng)目標(biāo)、教育內(nèi)容以及教育手段和方法，這樣才能為領(lǐng)導(dǎo)獻(xiàn)計獻(xiàn)策，在高校國際化進(jìn)程中起到助手和參謀的作用。具體要做到以下幾個方面。

1.熟悉國際交流政策與趨勢。行政秘書要時刻關(guān)注國際政治格局和政府的出國留學(xué)政策，熟悉國際科技合作與交流專項經(jīng)費(fèi)管理辦法，這樣才能在處理相關(guān)的財務(wù)問題時更加得心應(yīng)手；同時要熟悉國際規(guī)則，了解國際間產(chǎn)業(yè)分工、貿(mào)易互補(bǔ)等經(jīng)濟(jì)文化交流與合作的新形勢，這樣才能結(jié)合學(xué)校實(shí)際，做出合理的留學(xué)活動前景預(yù)判，及時、妥善地解決出國留學(xué)活動中出現(xiàn)的各種問題。

2.了解院系學(xué)科專業(yè)知識。高校國際交流合作的主要任務(wù)除了“引進(jìn)來”，還要“走出去”。行政秘書并非專業(yè)教師，但同樣應(yīng)該對自己服務(wù)的學(xué)院的相關(guān)學(xué)科知識有所了解；對學(xué)科發(fā)展的歷史、現(xiàn)狀、前沿及發(fā)展趨勢等有清楚的認(rèn)識，并熟悉學(xué)校專業(yè)老師的研究領(lǐng)域與研究特色。只有做好這些方面，才能在與外教、留學(xué)生、國外來訪人員的交流過程中進(jìn)行潛移默化的文化輸出。才能通過自己這個窗口向來訪人員展示學(xué)校的歷史與文化、資源與特色，吸引外教和留學(xué)生，并促成新的國際交流與合作，提高我國高校的國際影響力與知名度。

3.掌握外語溝通能力。只有語言溝通無障礙，行政秘書與國外師資才能建立起聯(lián)系，才能讓雙方都敞開心扉。初來乍到的留學(xué)生面臨著生活環(huán)境與習(xí)俗上的巨大差異，要讓他們擺脫忐忑不安的情緒，行政秘書的語言能力就發(fā)揮著重要作用。當(dāng)外教與留學(xué)生在日常生活中遇到各種困難和困惑時，講一口流利外語的行政秘書，更容易得到他們的信賴。國外來訪人員對高校的認(rèn)同感、歸屬感往往來源于流利而無障礙的溝通；同時行政秘書與他們順暢的外語溝通和交流能夠讓外教與留學(xué)生們更好地了解學(xué)校的規(guī)章制度以及我國的法律法規(guī)，使他們在異國的新生活順利而舒暢。

（二）跨文化交流能力

1.尊重不同文化。不同地區(qū)的人擁有不同的文化背景，在民族心理方面存在較大差異，行政秘書在與他們的交流中，必須具備跨文化交際能力。要運(yùn)用得體的語言及溝通方式化解文化沖突，達(dá)到更好地進(jìn)行交流的目的。行政秘書要有一種“換位”意識，排除對不同文化的各種成見的干擾，能夠設(shè)身處地站在他人的角度去理解文化現(xiàn)象。從而做到正確認(rèn)識自己的文化，消除民族中心主義。行政秘書應(yīng)擁有“海納百川，有容乃大”的心胸，承認(rèn)不同文化之間的差異，拓寬視野，主動學(xué)習(xí)，在各種場合能夠結(jié)合不同國家及地區(qū)的政治、經(jīng)濟(jì)、文化及宗教等情況，針對不同地區(qū)的思維方式和民族心理，采取相應(yīng)的交流方法。

2.注重中西方教育理念差異。中西方教育理念差異明顯，我國傳統(tǒng)教育強(qiáng)調(diào)“師道尊嚴(yán)”，而西方教育理念則推崇“平等和互相尊重”。行政秘書在同留學(xué)生的交往中要充分考慮到這種文化差異。平時工作中要在接受差異的同時，做到“以人為本”。尊重留學(xué)生不同的個性、興趣、理念，本著服務(wù)學(xué)生的態(tài)度，為自己的工作找到一個適當(dāng)?shù)那腥朦c(diǎn)，做到平等交流，互相尊重。同時行政秘書可以倡議組織一些活動加強(qiáng)留學(xué)生與中國師生之間的交流，做好留學(xué)生和外教的引導(dǎo)工作，對學(xué)生的思維給予正確的引導(dǎo)與啟示，引導(dǎo)留學(xué)生更好地融入中國大學(xué)。

（三）組織協(xié)調(diào)能力

行政秘書的重要職責(zé)就是協(xié)調(diào)各方關(guān)系，消除和化解各種矛盾。隨著我國高校國際化推進(jìn)工作的深化，各種制度也在不斷補(bǔ)充和完善，但是在新、舊制度還未完成更替時，管理過程當(dāng)中難免產(chǎn)生各種矛盾。此時，行政秘書要加強(qiáng)溝通、協(xié)調(diào)作用，在新舊制度更替階段保障各項工作平穩(wěn)展開。此外，在國際化推進(jìn)政策制定過程中，不同職能部門對同一問題的規(guī)定有時難免產(chǎn)生分歧。這時行政秘書就要處理好上下左右、各部門之間的關(guān)系，將各項利弊，領(lǐng)導(dǎo)意圖在各部門之間準(zhǔn)確傳達(dá)，從而使新政策能夠順利制定，并且合理有效，能夠順利實(shí)施。另一方面，行政秘書的組織協(xié)調(diào)能力還表現(xiàn)在要溝通國外師資與國內(nèi)師資的關(guān)系，溝通外教與國內(nèi)學(xué)生、留學(xué)生與國內(nèi)老師的關(guān)系，行政秘書遇事要冷靜并進(jìn)行客觀的分析，正確處理好工作中的各種矛盾。

三、提高國際化推進(jìn)能力辦法

（一）行政秘書自身加強(qiáng)學(xué)習(xí)

首先，行政秘書應(yīng)樹立學(xué)無止境，用有所長的觀念。其次，平時生活中要注意跟學(xué)院老師、同學(xué)多交流。最后，要在日常工作中注意積累相關(guān)的工作經(jīng)驗(yàn)，把握好每一次同國外高校交流的機(jī)會。

（二）學(xué)校人才引進(jìn)制度修訂

致力于推進(jìn)國際化的高校，應(yīng)該從人才引進(jìn)環(huán)節(jié)就注重對基層行政秘書國際交流能力的考察，這樣可以大大縮短行政秘書國際化推進(jìn)能力培養(yǎng)周期。高校國際化要求學(xué)校老師必須熟練地掌握一門外語，在當(dāng)前的國際背景下，首選就是英語。

（三）制定國際化能力培養(yǎng)制度

鑒于基層行政秘書在高校國際化過程中發(fā)揮的重要作用，高校應(yīng)該為行政秘書制定科學(xué)有效的培訓(xùn)規(guī)劃，以提高他們的國際化推進(jìn)能力。根據(jù)學(xué)校的國際化決策意圖，開設(shè)相關(guān)的培訓(xùn)課程，充分利用學(xué)校有效的資源請相關(guān)學(xué)院，比如外語學(xué)院、人文學(xué)院、法學(xué)院的老師為行政秘書開展定期培訓(xùn)。同時在培訓(xùn)過程中要不斷總結(jié)培訓(xùn)經(jīng)驗(yàn)，反思培訓(xùn)機(jī)制等方面存在的不足，認(rèn)真做好總結(jié)，做到有計劃、有組織、有系統(tǒng)地開展培訓(xùn)活動。

四、總結(jié)

在社會的經(jīng)濟(jì)、信息、科技日益走向全球化的今天，必然要求高等教育與此相適應(yīng)。高等教育肩負(fù)著三大歷史使命——傳承人類文化、發(fā)展科學(xué)技術(shù)、推動社會進(jìn)步。對科學(xué)、文化和技術(shù)的探索與追求是全人類共同的事業(yè)。高校要圓滿完成自己的歷史使命就必須加強(qiáng)國際交流與合作。高校只有不斷向國際社會開放，借鑒國外優(yōu)秀大學(xué)的辦學(xué)經(jīng)驗(yàn)，取長補(bǔ)短，才能不斷提高辦學(xué)水平，提高自己的國際聲譽(yù)。面對高等教育國際化這一不可阻擋的歷史趨勢，行政秘書要積極主動投入其中，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，積累相關(guān)知識，有足夠的愛心與耐心為老師與學(xué)生服務(wù)，成為一座跨越國度的橋梁，為學(xué)校的國際化進(jìn)程貢獻(xiàn)自己的一份力量。

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