國(guó)內(nèi)外高校圖書(shū)館研修間管理模式分析

張　璇　陳　龍（中山大學(xué)圖書(shū)館　廣州5075，暨南大學(xué)　廣州5063）

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國(guó)內(nèi)外高校圖書(shū)館研修間管理模式分析

張璇1陳龍2（1中山大學(xué)圖書(shū)館廣州510275，2暨南大學(xué)廣州510632）

研修間是一種新興的服務(wù)方式和學(xué)習(xí)空間，圖書(shū)館需要對(duì)其進(jìn)行科學(xué)管理、合理利用。本文調(diào)查了10所國(guó)內(nèi)外高校圖書(shū)館研修間的基本管理現(xiàn)狀，并對(duì)目前存在的短期模式和長(zhǎng)期模式予以比較分析，提出了研修間科學(xué)管理模式的建議。

研修間管理模式比較分析

研修間（也稱為研究室、學(xué)習(xí)室、study room、group-study 等）是圖書(shū)館在建筑空間內(nèi)劃分出相對(duì)獨(dú)立的空間，便于為讀者提供相對(duì)穩(wěn)定和自由的學(xué)習(xí)環(huán)境。研修間的設(shè)置有多種類型，按照使用對(duì)象不同，紐約大學(xué)、加州大學(xué)圣地亞哥分校設(shè)置了研究生專用學(xué)習(xí)間；中國(guó)科學(xué)院國(guó)家科學(xué)圖書(shū)館針對(duì)研究生設(shè)置了信息交流學(xué)習(xí)室；暨南大學(xué)針對(duì)有科研項(xiàng)目的教師和博士設(shè)置了研修間；臺(tái)灣師范大學(xué)設(shè)置了專案教授使用間。按照功能區(qū)分，研修間分為兩種類型：一種稱為個(gè)人學(xué)習(xí)室（Individual Study Room ），僅供單個(gè)讀者使用，適于有私密需求的個(gè)人演講練習(xí)和參與在線討論、有穩(wěn)定需求的讀者學(xué)習(xí)和寫(xiě)作等；另一種稱為討論室（Group Study Room），可供多位讀者同時(shí)使用，便于開(kāi)展研究討論。

1　研修間的產(chǎn)生及特點(diǎn)

研修間在我國(guó)首先出現(xiàn)于20世紀(jì)80年代的臺(tái)灣高校圖書(shū)館［1］，目的是為了更好地滿足讀者學(xué)習(xí)研究的需求。目前圖書(shū)館盛行“藏、借、閱、咨”一體化的集成開(kāi)放服務(wù)管理模式，其建筑格局也日趨開(kāi)放和互通，這種模式雖然有利于改善圖書(shū)館的服務(wù)環(huán)境和服務(wù)質(zhì)量，但也帶來(lái)了一些隱患：一是開(kāi)放的館內(nèi)空間稍有噪音，便會(huì)使周圍的讀者受到影響；二是難以保證學(xué)習(xí)、科研的私密性和穩(wěn)定性；三是無(wú)法開(kāi)展討論活動(dòng)。近年來(lái)，圖書(shū)館界物理?xiàng)l件的改善使其有能力從建筑空間中分隔出一些相對(duì)獨(dú)立和自由的學(xué)習(xí)空間，消除圖書(shū)館大開(kāi)放管理可能帶來(lái)的噪音和隱私問(wèn)題，以滿足讀者對(duì)安靜、私密、穩(wěn)定的學(xué)習(xí)環(huán)境的需求。同時(shí)，本世紀(jì)初葉，信息共享空間（簡(jiǎn)稱IC）服務(wù)模式和理念從國(guó)外傳入，美國(guó)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)學(xué)院圖書(shū)館的Nancy Allmang認(rèn)為IC由物理空間（Physical Commons ）和虛擬空間（Virtual Commons）共同構(gòu)成。其中，物理空間是IC的實(shí)體，包括個(gè)人工作站和小組工作站、會(huì)議室、無(wú)線網(wǎng)絡(luò)、寫(xiě)作實(shí)驗(yàn)室和休閑室［2］。研修間以獨(dú)立實(shí)體空間為主要特征，有網(wǎng)絡(luò)接入，配置電腦終端或允許自帶，可以便捷地獲取電子文獻(xiàn)資源、網(wǎng)絡(luò)資源，以獨(dú)立的物理空間形式成為IC 的重要組成部分，適應(yīng)了讀者對(duì)一站式服務(wù)的需求。由此，研修間使我國(guó)圖書(shū)館界如沐春風(fēng)，許多高校圖書(shū)館紛紛設(shè)立了研修間。

2　國(guó)內(nèi)外圖書(shū)館研修間管理現(xiàn)狀

筆者根據(jù)研修間的開(kāi)通時(shí)間和完善程度，選取了10所國(guó)內(nèi)外高校圖書(shū)館進(jìn)行調(diào)查，其中6所為北美地區(qū)高校圖書(shū)館，4所為臺(tái)灣地區(qū)、香港地區(qū)和內(nèi)地高校圖書(shū)館，他們目前的基本管理情況見(jiàn)表1。

表1　國(guó)內(nèi)外高校圖書(shū)館研修間管理情況表

備注：以上數(shù)據(jù)信息來(lái)自各館網(wǎng)站。

從表1中的數(shù)據(jù)分析可得出以下幾點(diǎn)結(jié)論：

（1）普遍遵循先到先得原則

10所高校圖書(shū)館不論采用表單預(yù)約還是在線預(yù)約，均遵循先到先得原則，視所有申請(qǐng)者為平等主體。其中，暨南大學(xué)圖書(shū)館在審核預(yù)約申請(qǐng)的過(guò)程中，除了遵循先到先得原則，還靈活增加了向重點(diǎn)學(xué)科、重點(diǎn)項(xiàng)目建設(shè)者傾斜的考量因素，增加了管理者的主觀判斷。

（2）申請(qǐng)資格以讀者需求為標(biāo)準(zhǔn)

國(guó)外在研修間管理使用對(duì)象中一般不設(shè)置門檻，校內(nèi)師生均有申請(qǐng)資格。國(guó)內(nèi)圖書(shū)館除了人民大學(xué)圖書(shū)館，均有一定的限定條件，如只面向教師和研究生開(kāi)放，沒(méi)有面向本科生的研修間服務(wù)，主要是受限于研修間的數(shù)量。研修間服務(wù)對(duì)象在設(shè)置之初就明確其目標(biāo)定位，這樣便于使其利用效率最大化。是否應(yīng)對(duì)申請(qǐng)資格有所限定應(yīng)取決于研修間設(shè)置的初衷，即為了滿足讀者的何種需求。如紐約大學(xué)設(shè)置了個(gè)人學(xué)習(xí)室、討論室和研究生專用研修間，其中還有專門為通過(guò)綜合考試的博士生設(shè)置的論文作家間，明確規(guī)定了其適用對(duì)象和目的。

（3）在線預(yù)約系統(tǒng)是研修間科學(xué)管理的技術(shù)支撐

被調(diào)查的圖書(shū)館中有6所已實(shí)現(xiàn)在線系統(tǒng)預(yù)約，其中佛羅里達(dá)大學(xué)還開(kāi)通了移動(dòng)（手機(jī)）預(yù)約功能。預(yù)約系統(tǒng)一般采用圖表和實(shí)景圖以及地圖指示等方式清晰地展示各個(gè)研修間的地理方位、使用狀態(tài)，是否已被預(yù)約，可預(yù)約的研修間和使用的時(shí)間段。讀者在預(yù)約后可以第一時(shí)間看到預(yù)約結(jié)果，使研修間的管理更加公開(kāi)、透明。其次，預(yù)約系統(tǒng)與門禁系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)可方便讀者在網(wǎng)上預(yù)約或通過(guò)一卡通刷卡預(yù)約，由系統(tǒng)分配房間并給一卡通賦權(quán)，節(jié)省了人力。讀者使用一卡通方便進(jìn)出研修間，便于讀者管理。如果讀者超過(guò)規(guī)定限定時(shí)間未到館使用研修間，系統(tǒng)即可取消其使用權(quán)限。同時(shí)，系統(tǒng)還能夠有效地統(tǒng)計(jì)研修間實(shí)際使用次數(shù)和時(shí)長(zhǎng)，更好地實(shí)現(xiàn)研修間的自動(dòng)化管理。

（4）短期模式和長(zhǎng)期模式的分野

通過(guò)對(duì)比10所國(guó)內(nèi)外高校圖書(shū)館研修間的使用模式，按限定時(shí)長(zhǎng)劃分可分為短期模式和長(zhǎng)期模式兩類。短期模式，以天或小時(shí)為時(shí)間單位向讀者提供服務(wù)；長(zhǎng)期模式，以月或更長(zhǎng)時(shí)間向讀者提供服務(wù)。10所圖書(shū)館中只有臺(tái)灣師范大學(xué)、香港中文大學(xué)和暨南大學(xué)三所高校提供了長(zhǎng)期模式，大部分為一個(gè)月。其中，臺(tái)灣師范大學(xué)針對(duì)客座教授可最長(zhǎng)使用3個(gè)月。這三所高校均采用短期模式和長(zhǎng)期模式相結(jié)合的設(shè)置。而國(guó)外6所高校的研修間管理均采用短期模式。

3　短期模式和長(zhǎng)期模式的比較分析

3.1服務(wù)理念

短期模式適用于個(gè)人演講練習(xí)、學(xué)習(xí)、參與在線討論或團(tuán)隊(duì)討論，這種模式下視所有讀者為平等的服務(wù)對(duì)象，不設(shè)置申請(qǐng)門檻，遵循先到先得原則，體現(xiàn)了圖書(shū)館公平公正的服務(wù)理念。長(zhǎng)期模式適用于有長(zhǎng)期穩(wěn)定學(xué)習(xí)和科研需求的讀者群，他們需要有相對(duì)固定的空間環(huán)境和豐富的學(xué)術(shù)資源做支撐，保證在館學(xué)習(xí)、研究過(guò)程的連貫性，與短期模式不同，長(zhǎng)期模式針對(duì)特定的讀者對(duì)象，其理念是“服務(wù)于最有需要的讀者”，體現(xiàn)了圖書(shū)館多元化、個(gè)性化的服務(wù)理念。

3.2申請(qǐng)流程

在短期模式下，研修間服務(wù)的申請(qǐng)流程：讀者預(yù)約申請(qǐng)一次完成，有房間則即時(shí)分配，無(wú)匹配空房則預(yù)約申請(qǐng)失敗，讀者選擇其他時(shí)間或房間申請(qǐng)，或下次再申請(qǐng)。由于遵循先到先得的原則，加之研修間數(shù)量有限的境況，不論是表單預(yù)約還是在線系統(tǒng)預(yù)約，難免在預(yù)約第一時(shí)間出現(xiàn)預(yù)約擁堵的狀況。一項(xiàng)調(diào)查顯示，接近70%的讀者認(rèn)為經(jīng)常發(fā)生“預(yù)約不上”的問(wèn)題，只有近25%的讀者認(rèn)為偶爾發(fā)生“預(yù)約不上”的問(wèn)題，約45%的讀者有過(guò)“凌晨搶訂”房間的經(jīng)歷［3］。在這種惡性搶訂的尷尬局面下，容易給讀者正常生活和工作規(guī)律造成不良影響。

在長(zhǎng)期模式下，研修間服務(wù)的申請(qǐng)流程：讀者提出預(yù)約申請(qǐng)后，由工作人員審核其是否符合申請(qǐng)條件，如有空房可當(dāng)場(chǎng)分配，如無(wú)空房可排隊(duì)等候，不用再次提交預(yù)約申請(qǐng)。由于服務(wù)對(duì)象范圍相對(duì)小，搶訂的情況有所緩解。

3.3自動(dòng)化程度

短期模式下由于申請(qǐng)者數(shù)量大，如采用表單申請(qǐng)則需要工作人員在后臺(tái)審核后分配，操作繁瑣和機(jī)械，也缺乏即時(shí)性，而采用在線預(yù)約系統(tǒng)，工作人員只需設(shè)置好預(yù)約和門禁系統(tǒng)，并定期清理研修間即可，因此短期模式有必要配備在線預(yù)約系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)全自動(dòng)管理。長(zhǎng)期模式下，通常針對(duì)的是有特定需求的讀者對(duì)象，需要工作人員審核申請(qǐng)材料，并對(duì)收到的申請(qǐng)進(jìn)行郵件答復(fù)，如在“研修間申請(qǐng)已收到，但暫無(wú)空房”時(shí)，人工告知讀者排隊(duì)情況和大致等待時(shí)間；在“研修間成功開(kāi)通時(shí)”，告知讀者可用房號(hào)、使用時(shí)間、注意事項(xiàng)；在“研修間使用時(shí)間結(jié)束時(shí)”，提醒讀者及時(shí)清理自己的個(gè)人物品和保存在電腦上的資料。同時(shí)，在研修間使用過(guò)程中加強(qiáng)對(duì)已分配使用的研修間進(jìn)行空置率管理，對(duì)累計(jì)超過(guò)一定時(shí)間不使用研修間的讀者做出提醒或取消其使用權(quán)限。香港中文大學(xué)圖書(shū)館還明確提示，圖書(shū)館工作人員會(huì)定期檢查教師學(xué)習(xí)室，清除閑置在學(xué)習(xí)室內(nèi)的未借書(shū)籍或閱覽書(shū)籍。這些工作不能全依賴在線預(yù)約系統(tǒng)和門禁系統(tǒng)來(lái)控制，即不能完全倚靠自動(dòng)化管理，還需要配置人工負(fù)責(zé)研修間的各流程服務(wù)。

4　研修間科學(xué)管理模式

在讀者需求日益多元化、個(gè)性化的今天，研修間服務(wù)作為一種新型的服務(wù)方式和學(xué)習(xí)空間，在高校圖書(shū)館中發(fā)揮越來(lái)越重要的作用。目前已有不少高校圖書(shū)館設(shè)置了研修間，期望建立相對(duì)完善的研修間服務(wù)模式。本文對(duì)研修間設(shè)置的目標(biāo)群體、時(shí)長(zhǎng)模式、管理流程等進(jìn)行分析，提出以下建議：

（1）根據(jù)讀者需要合理設(shè)置研修間服務(wù)類型和時(shí)長(zhǎng)模式。在研修間管理中，應(yīng)根據(jù)讀者的實(shí)際需要合理設(shè)置個(gè)人研修室和多人討論室的數(shù)量和比例，并根據(jù)特定的服務(wù)目標(biāo)，設(shè)置研修間服務(wù)時(shí)長(zhǎng)模式，使多種研修間服務(wù)類型并存，將短期模式和長(zhǎng)期模式相結(jié)合，滿足讀者多元化的服務(wù)需求，同時(shí)提高研修間的合理使用率。

（2）主要采用在線預(yù)約系統(tǒng)，輔之人工管理。自動(dòng)化系統(tǒng)可以提高研修間管理的效率，但不能解決長(zhǎng)期模式下的管理問(wèn)題，因此有必要對(duì)長(zhǎng)期模式的研修間輔以人工管理，在提高研修間服務(wù)效率的同時(shí)更加人性化服務(wù)，實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理。

［1］劉盈盈.高校圖書(shū)館研修室與討論室現(xiàn)狀及管理研究［J］.圖書(shū)館論壇，2010（2）.

［2］孫瑾.Calgary 大學(xué)圖書(shū)館的信息共享空間解讀［J］.圖書(shū)館建設(shè)，2006（5）.

［3］陸璇，劉敬芹.中國(guó)人民大學(xué)圖書(shū)館研修間服務(wù)與管理情況調(diào)查分析［J］.圖書(shū)館論壇，2013（3）.

張璇碩士，助理館員，中山大學(xué)圖書(shū)館。

陳龍碩士，暨南大學(xué)副研究員。