信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策

韓吉明　史紅波

[摘 要] 信息時代的檔案管理工作是基于計算機技術(shù)與信息化技術(shù)合二為一的信息化檔案技術(shù)。信息化檔案技術(shù)區(qū)別于傳統(tǒng)的檔案管理，更加有利于信息技術(shù)的發(fā)展。然而，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，在運用到檔案管理工作過程中，出現(xiàn)了一些問題亟須去解決。

[關(guān) 鍵 詞] 信息時代；檔案管理；問題；對策

[中圖分類號] G271 [文獻標志碼] A [文章編號] 2096-0603（2016）24-0173-01

作為記錄國家機關(guān)、社會團體或個人的資料，作為一種查詢用途的途徑，檔案管理部門需要各盡其職。如今，隨著檔案收納、記錄的信息量越來越大，信息的日益全面，給檔案管理工作帶來了很大的工作量。在信息化時代背景之下，檔案管理部門也逐漸意識到信息化的管理趨勢，不斷將計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及通訊技術(shù)運用到實際工作中。

一、檔案管理工作的重要性

檔案是國家機關(guān)、社會團體或是個人在社會活動過程中形成的資料，這些資料包括文字、圖表、聲像?？茖W且規(guī)范的檔案管理工作，在一定程度上決定了一個單位的業(yè)績以及管理水平。檔案記載了一個單位的優(yōu)秀成果，有利于對其單位進行科學分析，從而找到優(yōu)缺點，揚長避短，這是制定發(fā)展方向的好教材。不斷地更新檔案管理工作的理念，探索新型的檔案管理方式，有利于更全面地反映單位的整體經(jīng)營情況。通過檔案管理工作與單位的經(jīng)營管理相結(jié)合，可以在一定程度上決定本單位的發(fā)展前途。所以，做好檔案管理工作，有利于促進社會經(jīng)濟的不斷全面發(fā)展，從而提高單位在市場中的競爭力。

二、信息時代檔案管理工作面臨的問題

（一）投資較大，管理不科學

將檔案管理由傳統(tǒng)模式向信息化轉(zhuǎn)變的過程中，會產(chǎn)生很多投資費用，比如購買相應(yīng)的計算機設(shè)備，并構(gòu)建辦公網(wǎng)絡(luò)、復(fù)印機以及掃描儀等信息設(shè)備。由于檔案的嚴密性，如果要在辦公區(qū)域構(gòu)建辦公網(wǎng)絡(luò)，要同時考慮內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)以及外部網(wǎng)絡(luò)的連接，對于網(wǎng)絡(luò)的安全性有著較為嚴苛的要求。所以，需要一些專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)維護人員，且電子設(shè)備也要與時俱進，使其后續(xù)費用不斷增加。這在很大程度上造成檔案管理機構(gòu)不愿意向信息化檔案管理轉(zhuǎn)變，因為機構(gòu)部門看不到利益的希望。

（二）檔案安全性及保密性有待提高

信息時代的檔案管理工作要求從人工手工錄入不斷地向計算機技術(shù)轉(zhuǎn)移。當然，計算機的介入解放了大部分的勞動力，但網(wǎng)絡(luò)也存在一定的風險系數(shù)。比如，一些不法分子會利用計算機網(wǎng)絡(luò)中的漏洞對原始電子檔案進行破壞，從而使原始電子檔案的真實性受到嚴重的毀壞。與此同時，如今越來越復(fù)雜的數(shù)據(jù)、種類繁多的文件，會使計算機網(wǎng)絡(luò)受到死機問題的影響，同樣會使電子檔案的安全性及保密性受到威脅。

（三）缺少信息化檔案管理工作人員

檔案管理人員在檔案管理工作中有著十分重要的作用，是管理工作的實施者。目前，檔案管理工作人員雖然具備了一定的專業(yè)技能，但是缺乏一定的信息素質(zhì)，而且由于不熟悉一定的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，他們很難掌握計算機的操作，從而無法進行信息化的管理。

三、信息時代檔案管理工作的對策

（一）加快檔案信息化的基礎(chǔ)性建設(shè)

為了加強信息化檔案管理的水平，要大力加強對檔案信息化的基礎(chǔ)性建設(shè)?？梢越ㄔO(shè)數(shù)字化檔案館，比如，建設(shè)檔案館庫房、檔案館館藏、檢索工具、規(guī)章制度等，從而在一定程度上推進計算機檔案管理的步伐，促進計算機信息技術(shù)與檔案管理工作的結(jié)合，逐步提高檔案信息化水平。

（二）建立健全檔案信息安全保障體系

檔案的安全性是檔案管理工作中十分重要的部分，但是在當代的管理過程中受到了嚴重的威脅，急需不斷加強檔案的安全性，因此必須建立健全檔案信息安全保障體系。對此，可以不斷加強對計算機網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)，從而在一定程度上增強計算機網(wǎng)絡(luò)的秘密性，使用時需要輸入密碼，從而提高安全性。除此之外，檔案管理工作人員還要定期對計算機的運行系統(tǒng)進行檢查維護，從而保證計算機可以正常地運行，使原始電子檔案不受到損壞。

（三）加強檔案管理工作人員的信息化培訓(xùn)

如今，檔案管理人員的素質(zhì)較低，不能適應(yīng)高速發(fā)展的信息化要求。而信息時代下的檔案管理工作，不僅需要管理人員擁有積極的工作態(tài)度，還要有熟練的檔案管理技能，熟練掌握信息的輸入及記錄操作，并能對突發(fā)狀況及時處理，從而提高檔案管理效率。因此，檔案管理部門要定期對檔案管理工作人員進行培訓(xùn)，從而不斷提高其專業(yè)素質(zhì)和工作能力。

信息時代下的計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)日趨成熟，這不僅給檔案管理工作帶來了機會，也給予了前所未有的挑戰(zhàn)，不斷出現(xiàn)投資較大、管理不科學、檔案安全性受到威脅、檔案管理工作人員專業(yè)性不強的問題。因此，需要從加快檔案信息化的基礎(chǔ)性建設(shè)、建立健全檔案信息安全保障體系、加強檔案管理工作人員的信息化培訓(xùn)來確保檔案管理工作的順利進行，從而不斷提高檔案管理工作的效率以及質(zhì)量，為社會、個人提供更優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。

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