新時(shí)期人事檔案管理信息化建設(shè)策略探究

胡艷華

摘要：人事檔案信息是在新時(shí)期的社會(huì)狀態(tài)下一種具有重要社會(huì)價(jià)值的信息資源，人事檔案信息承載著每個(gè)人重要的個(gè)人資料與成長(zhǎng)信息，對(duì)新時(shí)期人才發(fā)展與引進(jìn)非常重要。人事檔案的管理工作是國(guó)家人力資源管理工作中重要的組成部分，在信息化時(shí)代的背景下，傳統(tǒng)意義下的時(shí)間與空間、思維方式都發(fā)生了翻天覆地的變化，這些變化對(duì)于社會(huì)的飛速發(fā)展起到了重要的影響。因此，人事檔案管理模式也需要與現(xiàn)階段的社會(huì)發(fā)展現(xiàn)狀相適應(yīng)，同時(shí)也要利用信息化、現(xiàn)代化與網(wǎng)絡(luò)化的技術(shù)優(yōu)勢(shì)，建立信息化的檔案管理模式。

關(guān)鍵詞：人事檔案 新時(shí)期 管理 信息化建設(shè)

人事檔案管理工作的內(nèi)容就是針對(duì)各個(gè)企事業(yè)單位內(nèi)部的人才信息進(jìn)行集中系統(tǒng)的管理工作。在當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展、信息化水平以及人才管理改革的潮流下，針對(duì)人才管理的方式方法進(jìn)行變革也是促進(jìn)企事業(yè)單位發(fā)展的重要組成部分。作為企事業(yè)單位人力資源管理工作中的重要內(nèi)容，推進(jìn)人事檔案管理的改革與創(chuàng)新對(duì)于引進(jìn)人才、刺激人才工作的積極性、人才的全面發(fā)展都具有重要的戰(zhàn)略意義。在現(xiàn)在的社會(huì)形勢(shì)下，人事檔案管理的模式也要不斷創(chuàng)新適應(yīng)新形勢(shì)下的社會(huì)現(xiàn)狀與要求，因此革新人事檔案管理模式，推進(jìn)信息化與網(wǎng)絡(luò)化在人事檔案管理上的應(yīng)用，使其發(fā)揮信息時(shí)代的優(yōu)勢(shì)，更好滿足實(shí)際要求。

一、建設(shè)信息化的人事檔案管理模式的重要意義

1.建設(shè)信息化的人事檔案管理模式是必然的發(fā)展要求

進(jìn)入21世紀(jì)以來，電子信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)如雨后春筍般發(fā)展，同時(shí)，我國(guó)也在逐步推進(jìn)社會(huì)信息化建設(shè)的步伐，信息的獲取與傳遞已經(jīng)是社會(huì)發(fā)展過程中具有重要作用的資源形式，越來越多的人們已經(jīng)意識(shí)到信息的獲取方式與獲取速度對(duì)決策的實(shí)施與結(jié)果都具有舉足輕重的戰(zhàn)略作用。在傳統(tǒng)的人事檔案管理模式與理念中，人才是社會(huì)發(fā)展、生產(chǎn)力組成與技術(shù)獲取的重要主題，是重要的社會(huì)資源，因此人們已經(jīng)意識(shí)到人事檔案的管理工作的重要性。隨著信息化時(shí)代的到來，信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的推廣與發(fā)展，對(duì)傳統(tǒng)的社會(huì)形態(tài)、工作習(xí)慣等方方面面都產(chǎn)生重要的影響，人事檔案的管理工作也要順應(yīng)社會(huì)潮流，向信息化的方向轉(zhuǎn)變與發(fā)展，這是新時(shí)期人事檔案管理模式革新的必然要求。

人事檔案管理中最基本的內(nèi)容應(yīng)該就是民眾的基本要求，而服務(wù)社會(huì)則是其根本目的所在，建立信息化的人事檔案管理模式是推進(jìn)政府部門業(yè)務(wù)信息化建設(shè)的重要組成，同時(shí)加快政府部門業(yè)務(wù)信息化的建設(shè)也會(huì)提高檔案管理信息化的水平與進(jìn)程。所以說，檔案管理信息化建設(shè)的步伐是與時(shí)俱進(jìn)的，只有符合世道潮流的趨勢(shì)，才能使得人事檔案更好的發(fā)揮起作用。

2.人事檔案信息化建設(shè)在提高工作質(zhì)量和勞動(dòng)效率方面的積極作用

信息化時(shí)代下，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式已經(jīng)完全不能適應(yīng)新時(shí)代下的社會(huì)環(huán)境與發(fā)展現(xiàn)狀，建立信息化的人事檔案管理模式，充分利用信息化、網(wǎng)絡(luò)化的便捷優(yōu)勢(shì)，提高操作、管理與信息處理的效率。信息化程度的逐步推廣，相關(guān)的操作人員可以利用信息化與網(wǎng)絡(luò)化的優(yōu)勢(shì)，對(duì)各種人事信息、數(shù)據(jù)搜集、人事管理等日常管理工作更加高效、迅速的完成，還可以利用信息化的檔案管理針對(duì)員工的學(xué)習(xí)、生活等細(xì)節(jié)進(jìn)行人性化的管理與關(guān)懷，不僅僅緩解了傳統(tǒng)人事檔案管理上重復(fù)機(jī)械的工作內(nèi)容，更加減輕了工作強(qiáng)度，提高工作效率。

信息化的人事檔案管理模式上引入互聯(lián)網(wǎng)和局域網(wǎng)，其可以有效避免傳統(tǒng)管理上信息的重復(fù)錄入現(xiàn)象，降低工作失誤出現(xiàn)的概率。此外，根據(jù)信息化技術(shù)的諸多特點(diǎn)，可以根據(jù)實(shí)際工作中情況進(jìn)行信息的實(shí)時(shí)更新，保證人事檔案信息的實(shí)效性與準(zhǔn)確性。在檔案管理方面，管理者完全可以根據(jù)局域網(wǎng)的交流互動(dòng)特點(diǎn)對(duì)人事評(píng)審等工作進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)會(huì)議溝通，充分發(fā)揮信息技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)。人事檔案管理的信息化過程會(huì)大大提高人事管理工作的效率，豐富人事管理模式與手段。

二、當(dāng)前人事檔案信息化建設(shè)過程中面臨的問題

1.基礎(chǔ)設(shè)施配備不完善

深化信息技術(shù)在人事檔案管理上的應(yīng)用，不但需要掌握信息技術(shù)的操作技術(shù)，而且硬件設(shè)備的配備與技術(shù)培訓(xùn)也是非常重要的，例如保證計(jì)算機(jī)與相關(guān)操作人員的匹配，才能夠保證信息化的檔案儲(chǔ)存與管理?，F(xiàn)階段在不少地方的信息技術(shù)設(shè)備都匹配不到位或者設(shè)備老化、軟件不完善，人員操作技能掌握不夠，所以也限制了信息化建設(shè)的步伐。

2.檔案管理人員素質(zhì)有待提高

所有工作的操作主體都是人，思考的長(zhǎng)度決定執(zhí)行的程度，任務(wù)的決定于執(zhí)行都是靠人的思想與意識(shí)決定的。同理，信息化人事檔案管理的水平，實(shí)際管理程度與個(gè)人的決定了與執(zhí)行力是相關(guān)的?，F(xiàn)階段我國(guó)專業(yè)檔案管理人員很多對(duì)于專業(yè)的人事檔案管理知識(shí)與方法沒有進(jìn)過系統(tǒng)的專業(yè)培訓(xùn)，其工作經(jīng)驗(yàn)也不夠豐富，對(duì)于專業(yè)的信息技術(shù)知識(shí)掌握不夠，不能夠適應(yīng)信息化時(shí)代人事檔案模式。

3.信息化管理標(biāo)準(zhǔn)不明確

信息化的人事檔案管制模式需要針對(duì)性的明確目標(biāo)，才能確保改革的方向。對(duì)于人事檔案管理制度需要根據(jù)時(shí)代特征建立正確的管理標(biāo)準(zhǔn)，只有明確了具體的標(biāo)準(zhǔn)，才能保證在全國(guó)范圍內(nèi)進(jìn)行的信息化管理制度的建設(shè)是統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)的，避免各地有各地的標(biāo)準(zhǔn)，建設(shè)的結(jié)果五花八門不夠統(tǒng)一，不能夠進(jìn)行全國(guó)性的統(tǒng)一管理。同時(shí)，針對(duì)相關(guān)工作人員的管理制度不夠明確，就會(huì)傷害那些努力工作同志的工作積極性，造成社會(huì)不公平現(xiàn)象的發(fā)生，影響工作環(huán)境與工作效率。

三、在新階段人事檔案管理信息化建設(shè)的重要策略

1.進(jìn)一步完善信息化建設(shè)的基本思想

信息化建設(shè)如今倍受矚目，人事檔案管理也應(yīng)該順應(yīng)時(shí)代變化進(jìn)行信息化管理。采用信息化管理其優(yōu)點(diǎn)在于通過對(duì)互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的學(xué)習(xí)和利用，使人事檔案管理做到信息即時(shí)更改傳輸，操作方便高效，信息處于動(dòng)態(tài)變化中，以此方法能夠更好的完善人事檔案管理工作。所以，非常有必要學(xué)習(xí)檔案信息化建設(shè)的主要思想和理論，明白人事檔案管理信息化的目的及影響，因此，相關(guān)工作人員必須具備較高的專業(yè)水平和工作素養(yǎng)。

第一，要有一顆向上的心，保持不斷學(xué)習(xí)的狀態(tài)，做事有創(chuàng)造力，利用新知識(shí)、新技術(shù)改善工作中的不足。

第二，培養(yǎng)和加強(qiáng)他們對(duì)工作的認(rèn)知，使得該工作可以有組織有系統(tǒng)的進(jìn)行，首先以大局為重，各方面考慮周全，以人為根本，部署好每項(xiàng)工作，讓管理人員發(fā)揮主動(dòng)能動(dòng)性，利用自身優(yōu)勢(shì)，積極完成工作。

第三，檔案信息化建設(shè)并不是一項(xiàng)短期工作，需要根據(jù)現(xiàn)實(shí)情況，一步一步探索，通過實(shí)際工作發(fā)現(xiàn)問題，不斷摸索學(xué)習(xí)提升實(shí)際應(yīng)用能力，從信息化管理的主要工作內(nèi)容跟信息系統(tǒng)維護(hù)等多方面出發(fā)，對(duì)出現(xiàn)的各種情況及時(shí)處理，保證這項(xiàng)工作以良好狀態(tài)運(yùn)作下去。

2.采用一體化管理

實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的信息化，必須重視建設(shè)過程的管理，采用科學(xué)先進(jìn)的方法管理電子人事檔案，保證其人事資料是全面準(zhǔn)確，有價(jià)值的，并且確保其安全不泄漏，信息資料能夠快速、高效、有保障的得到傳遞。利用網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)技術(shù)作為支撐，信息化建設(shè)完成后可以應(yīng)用到人事檔案管理的方方面面，包括建立檔案、檔案的分類保管、信息資料查詢、檔案?jìng)鬟f等，能夠使管理工作中檔案的建立、接收、派發(fā)、保存、使用、查詢等實(shí)現(xiàn)一體化，信息化管理可讓檔案管理工作更加高效便捷。

3.加快人事檔案管理軟件的研發(fā)

信息化的人事檔案管理的平臺(tái)的搭建對(duì)于信息化建設(shè)是非常重要的組成部分，而信息化的管理平臺(tái)就是具體的信息化認(rèn)識(shí)檔案管理軟件。加快相關(guān)管理軟件的開發(fā)進(jìn)程，建立系統(tǒng)的人事檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的建設(shè)和利用，在硬件與軟件方面提高軟件系統(tǒng)的綜合適應(yīng)能力。同時(shí)，將人事檔案管理軟件與實(shí)際的人事檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行聯(lián)系，推進(jìn)人事檔案信息化普及的力度。在實(shí)際的運(yùn)行與操作過程中，增加對(duì)相關(guān)操作人員的實(shí)際培訓(xùn)與理論學(xué)習(xí)。注重管理軟件的實(shí)際操作能力與人性化考慮安排，在保證管理軟件基本的人事檔案管理功能的基礎(chǔ)上，注意人事檔案信息安全性與保密性，將人事檔案電子化操作的進(jìn)程不斷完善。

4.加強(qiáng)相關(guān)信息之間的溝通

將人事檔案資源之間建立充分的信息溝通與聯(lián)系是非常重要的，對(duì)相應(yīng)的管理部門與直接企業(yè)都是具有直接關(guān)系的。針對(duì)相應(yīng)的問題，建立通暢的信息溝通與交流渠道，增加其相互溝通協(xié)調(diào)，保障相關(guān)檔案信息的完整性與正確性，針對(duì)具體的建立檔案管理數(shù)據(jù)庫，豐富數(shù)據(jù)庫內(nèi)容的建設(shè)，完善相關(guān)資源與信息的保障，提高資源溝通的水平，加快信息化與網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的步伐。

在社會(huì)改革開發(fā)、經(jīng)濟(jì)全球化、信息技術(shù)飛速發(fā)展的階段，計(jì)算機(jī)早已經(jīng)進(jìn)入千家萬戶，信息技術(shù)已經(jīng)在社會(huì)生活的各個(gè)領(lǐng)域得到應(yīng)用。在新的人事檔案管理模式中，計(jì)算機(jī)技術(shù)的引進(jìn)推動(dòng)了人事檔案管理向信息化轉(zhuǎn)變的速度，大大提高了人事檔案收集、處理與管理的工作效率。在實(shí)際的人事檔案管理操作中，將新的技術(shù)與方案逐步與開發(fā)，不斷將人事檔案管理工作更加系統(tǒng)化、完善化，使其在新時(shí)期發(fā)揮更大的積極作用。

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