當(dāng)前人事檔案管理工作存在的問(wèn)題和對(duì)策

劉慧郡

摘要：當(dāng)前人事檔案管理工作主要存在著社會(huì)對(duì)人事檔案管理工作普遍不夠重視、檔案管理內(nèi)容不能與時(shí)俱進(jìn)、檔案材料不夠規(guī)范、檔案材料失實(shí)現(xiàn)象嚴(yán)重、檔案管理信息化程度不高等問(wèn)題。筆者認(rèn)為應(yīng)從五個(gè)方面加強(qiáng)人事檔案管理工作，一要加大宣傳培訓(xùn)力度，真正重視檔案管理工作；二要完善豐富檔案內(nèi)容，提升檔案利用價(jià)值；三要統(tǒng)一檔案材料要求，促進(jìn)檔案材料規(guī)范化；四要加大教育和懲處力度，增強(qiáng)人事檔案公信力；五是提高人事檔案管理信息化程度，逐步實(shí)現(xiàn)資源共享。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理 問(wèn)題 對(duì)策

人事檔案是記載一個(gè)人政治面貌、學(xué)習(xí)工作經(jīng)歷、工作情況等信息的重要載體，是組織部門(mén)和用人單位選人用人的重要參考?？茖W(xué)管理人事檔案，是發(fā)現(xiàn)人才、識(shí)別人才、培養(yǎng)人才、使用和管理人才的重要手段。隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展和人才流動(dòng)的日益頻繁，人事檔案管理中的矛盾和問(wèn)題越來(lái)越突出。本文擬對(duì)當(dāng)前人事檔案管理工作中存在的問(wèn)題和加強(qiáng)人事檔案管理工作的對(duì)策進(jìn)行初步探討。

一、當(dāng)前人事檔案管理工作存在的問(wèn)題

1.社會(huì)對(duì)人事檔案管理工作普遍不夠重視

人事檔案管理工作是一項(xiàng)平凡瑣碎的工作，不直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，更不容易干出工作成績(jī)，所以很難引起社會(huì)的重視。一些單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案管理工作往往是“說(shuō)起來(lái)重要、排起來(lái)次要、忙起來(lái)忘掉、用起來(lái)需要”，認(rèn)為人事檔案工作無(wú)非就是“修修補(bǔ)補(bǔ)、抄抄寫(xiě)寫(xiě)、查查看看”的事務(wù)性工作，不是單位的重要工作。有些檔案管理人員“半路出家”，缺乏應(yīng)有的專(zhuān)業(yè)知識(shí)。許多用人單位尤不愿在人事檔案管理方面投入人員和財(cái)力。許多畢業(yè)生意識(shí)不到檔案的重要用途，工作后流動(dòng)性強(qiáng)，檔案又不能隨身自帶，只好把檔案長(zhǎng)期留在學(xué)?；蛉瞬沤涣髦行闹弥焕?，導(dǎo)致大量“死檔”。

由于對(duì)檔案管理工作普遍重視不夠，導(dǎo)致人事檔案管理工作常常處于被動(dòng)應(yīng)付狀態(tài)，難于充分發(fā)揮其服務(wù)功能。

2.檔案管理內(nèi)容不能與時(shí)俱進(jìn)

目前人事檔案收集歸檔的材料主要包括個(gè)人履歷、自傳、鑒定考核、學(xué)籍和職稱(chēng)、政審情況、黨團(tuán)關(guān)系、獎(jiǎng)勵(lì)與處分、職務(wù)任免、工資晉升等方面的材料。這些檔案材料只能片面反映一個(gè)人的歷史面貌和靜態(tài)情況，很難全面、完整地將個(gè)人的特點(diǎn)和才能表現(xiàn)出來(lái)。近年來(lái)干部人事制度改革中形成的能夠真實(shí)反映干部德能勤績(jī)廉表現(xiàn)、具有長(zhǎng)期查考價(jià)值的材料（如年終測(cè)評(píng)分?jǐn)?shù)、個(gè)人特長(zhǎng)、信用記錄等）未能及時(shí)補(bǔ)充到干部人事檔案中來(lái)。這樣就使人事檔案很難對(duì)人才進(jìn)行全面深入的考核，對(duì)用人單位的參考價(jià)值也就非常有限。

3.檔案材料不夠規(guī)范

一是檔案材料沒(méi)有及時(shí)更新，造成材料缺失現(xiàn)象嚴(yán)重?，F(xiàn)代社會(huì)人才流動(dòng)非常頻繁，客觀上給檔案材料的及時(shí)收集造成了困難；另一方面，有些用人單位檔案管理人員責(zé)任心不強(qiáng)，檔案轉(zhuǎn)出和轉(zhuǎn)入單位檔案管理人員缺乏溝通協(xié)調(diào)，沒(méi)有及時(shí)提供新的材料，造成很多檔案材料不連續(xù)，出現(xiàn)空白，造成“斷檔”。二是檔案材料格式混亂。有些檔案材料的手續(xù)不齊全，缺少日期、印章、簽字等程序，影響檔案的效力；有些材料用紙大小不一，難以進(jìn)行裝訂；有些檔案裝訂混亂，亂孔、脫頁(yè)現(xiàn)象較多，影響檔案的保存。

4.檔案材料失實(shí)現(xiàn)象嚴(yán)重

有些檔案材料如考核鑒定、個(gè)人總結(jié)、入黨申請(qǐng)等只寫(xiě)成績(jī)，不寫(xiě)問(wèn)題，只寫(xiě)優(yōu)點(diǎn)，不寫(xiě)缺點(diǎn)，只寫(xiě)對(duì)自己有利的，不寫(xiě)對(duì)自己不利的，不能實(shí)事求是地反映一個(gè)人的情況；有些人為了利益需要，擅自涂改年齡、工齡等檔案信息，更有甚者，不惜買(mǎi)假文憑、造假檔案，欺騙組織，近年來(lái)發(fā)現(xiàn)的王紅英、黃梅芳、王亞麗、薛新民、徐楷、沈慶華等檔案造假案典型地反映出當(dāng)前人事檔案誠(chéng)信缺乏的嚴(yán)重程度。這些現(xiàn)象，嚴(yán)重影響了檔案的權(quán)威性和公信力。

5.檔案管理的信息化程度不高

大多數(shù)單位檔案管理工作電子化、信息化程度很低。有些只是錄了工作人員“三齡一歷”、職稱(chēng)、職務(wù)等基本信息和人事檔案目錄，沒(méi)有使用專(zhuān)用檔案管理軟件進(jìn)行檔案管理，沒(méi)有實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化等；有些單位檔案管理工作甚至還處在手工、半手工狀態(tài)。這種狀況造成檔案管理工作效率低下，容易對(duì)檔案造成一定的污染和毀損，容易弄虛作假，難以實(shí)現(xiàn)資源共享。

二、加強(qiáng)人事檔案管理工作的對(duì)策

1.加大宣傳培訓(xùn)力度，真正重視人事檔案管理工作

領(lǐng)導(dǎo)干部要重視檔案管理工作。挑選熱愛(ài)檔案管理工作、原則性強(qiáng)，保密意識(shí)強(qiáng)、兢兢業(yè)業(yè)、甘于奉獻(xiàn)的人員從事檔案管理工作；要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)、系統(tǒng)的培訓(xùn)，尤其是要認(rèn)真學(xué)習(xí)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《保密法》、《干部人事檔案管理工作細(xì)則》、《干部檔案工作條例》、《干部任用條例》等文件，熟練掌握干部人事檔案工作的基本知識(shí)、程序和要求，熟悉計(jì)算機(jī)操作并掌握檔案管理方面的相關(guān)軟件應(yīng)用技術(shù)。通過(guò)培訓(xùn)，不斷提高人事檔案管理人員的工作能力和專(zhuān)業(yè)素質(zhì)。

同時(shí)，要向廣大企事業(yè)單位積極宣傳檔案的重要作用；督促其及時(shí)更新、收集員工的檔案材料，保持檔案材料的連續(xù)性。向各單位員工和高校畢業(yè)生宣講檔案在就業(yè)、升職、出國(guó)等方面的重要作用，盡量避免“棄檔”、“死檔”等現(xiàn)象。

2.完善豐富檔案內(nèi)容，提升檔案利用價(jià)值

在檔案內(nèi)容上，要與時(shí)俱進(jìn)，除了現(xiàn)行規(guī)定收集歸檔的材料外，還應(yīng)逐步建立起檔案管理部門(mén)與用人單位、教育、紀(jì)檢、公安、銀行、民政、社保等部門(mén)的合作機(jī)制，收集平時(shí)工作業(yè)績(jī)材料（包括工作實(shí)績(jī)、獲得獎(jiǎng)勵(lì)、科研成果、培訓(xùn)學(xué)習(xí)等）、個(gè)人信用記錄材料（包括銀行信用和社會(huì)信譽(yù)記錄等）、繳納養(yǎng)老金材料、戶(hù)籍材料、簽訂合同材料以及個(gè)人特色材料等，提升人事檔案的社會(huì)服務(wù)功能。

3.統(tǒng)一檔案材料要求，促進(jìn)檔案材料規(guī)范化

一要規(guī)范檔案材料收集途徑、內(nèi)容、時(shí)間，確保及時(shí)歸檔、更新；二要督促用人單位和相關(guān)部門(mén)及時(shí)收集檔案材料，避免檔案材料的缺失；三要嚴(yán)格把關(guān)，規(guī)范檔案材料的手續(xù)，對(duì)于缺少日期、簽名、印章等的材料要求有關(guān)部門(mén)和人員及時(shí)完善，避免檔案材料的效力缺失；四要盡量統(tǒng)一紙張大小，便于檔案材料的整理和裝訂。

4.加大教育和懲處力度，增強(qiáng)人事檔案的公信力

一是加強(qiáng)宣傳教育，嚴(yán)禁為了個(gè)人利益涂改、偽造檔案材料；二是對(duì)于收集來(lái)的材料，尤其是學(xué)籍、職稱(chēng)、業(yè)績(jī)等材料要仔細(xì)查驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題立即清退；三是對(duì)造假?lài)?yán)重者要嚴(yán)厲打擊，依法對(duì)其進(jìn)行曝光或處罰。

5.提高信息化程度，逐步實(shí)現(xiàn)檔案材料的資源共享

一要建立檔案管理部門(mén)與用人單位、教育、紀(jì)檢、公安、銀行、民政、社保等共建、共享的人事檔案信息平臺(tái)；二要各級(jí)檔案管理部門(mén)要加大資金、人員投入力度，開(kāi)發(fā)或購(gòu)買(mǎi)相應(yīng)的計(jì)算機(jī)管理軟件；三要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行信息化培訓(xùn)，使其盡快掌握信息化管理本領(lǐng)。

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