建筑工程檔案資料有效管理方法

夏永強

摘 要：建筑工程的檔案管理工作屬于建筑工程項目工作中的重要組成部分，主要負責相關(guān)數(shù)據(jù)以及狀況的記錄，具有重要的現(xiàn)實意義。本文主要探索有效的管理方法進而不斷促進建筑工程檔案管理水平的提高。

關(guān)鍵詞：建筑工程；檔案資料；有效管理

在我國經(jīng)濟水平不斷發(fā)展的背景下，建筑業(yè)作為一個潛力比較大的行業(yè)，已經(jīng)得到了不斷的發(fā)展。我國的建筑行業(yè)發(fā)展水平逐漸上升，同時不可避免的有問題的產(chǎn)生。建筑工程的檔案資料的重要性已經(jīng)得到了廣泛的認可，建筑檔案資料本身的內(nèi)容比較廣泛，對檔案資料的有效管理是具有比較大的重要性的，必須要深入探討有效的管理措施。

1 建筑工程檔案資料管理的內(nèi)涵分析

建筑工程的檔案資料主要是指建筑工程的項目從立項開始到驗收結(jié)束整個過程中，所產(chǎn)生的過程資料。建筑檔案資料具有真實性的特點，同時還具有單一獨立性以及實用性。為了確保檔案資料的完整、安全以及準確，必須要做好檔案資料的管理工作。建筑工程檔案資料一般應該進行驗收。

建筑工程檔案資料所包含的內(nèi)容包括建筑工程的各個環(huán)節(jié)，涉及內(nèi)容比較廣泛，一般可以分為三個方面，一種是綜合性文件，主要包括計劃書、上級批準文件以及政府要求拆遷等相關(guān)文件，同時還包括工程相關(guān)合同，以及審計內(nèi)容等；還有一種屬于工程施工文件資料，主要包括竣工生產(chǎn)的報告以及立項報告，圖紙設計、變更等過程中產(chǎn)生的生成性報告等，同時還包括例會內(nèi)容、事故處理等資料。第三種工程檔案資料是屬于竣工圖?？⒐D不僅僅包括工程竣工后的圖紙，同時還包括建筑工程的平面布置圖、接線圖等。

2 建筑工程檔案資料管理中存在的問題

建筑工程具有比較大的復雜性，所產(chǎn)生的檔案資料比較繁多，其檔案資料管理中主要存在以下幾點問題：

（一）檔案管理模式比較混亂，缺乏統(tǒng)一有效的管理

在建筑工程的檔案資料管理工作中，涉及到的管理機構(gòu)比較多，不少機構(gòu)形成了專門的檔案處理室，一些機構(gòu)則并未建設，因此，在具體的建筑工程施工過程中，檔案資料的管理模式比較混亂。不少機構(gòu)的檔案管理工作并未單獨列出來，而是交給業(yè)務部人員來完成，不利于檔案資料的有效整理以及具體應用。

（二）檔案管理人員的素質(zhì)水平較低，未形成較深入的認識

在建筑工程檔案資料的管理過程中，不少檔案資料管理人員的專業(yè)素質(zhì)水平比較低下，并未認識到檔案資料管理的重要性，在工作態(tài)度上不認真?，F(xiàn)代信息社會，信息成為一種財富，檔案資料的管理工作的重要性逐漸凸顯，而現(xiàn)有的檔案資料管理人員的素質(zhì)水平達不到時代發(fā)展的要求。

（三）檔案資料有缺失現(xiàn)象，未及時進行歸檔管理

由于建筑工程項目的工期一般比較長，在相關(guān)檔案資料的管理中，存在部分資料丟失的情況。當檔案資料沒有進行及時歸檔時，資料可能會丟失，進而影響到檔案資料的歸檔工作。

3 建筑工程項目檔案資料有效管理方法

（—）完善建筑工程項目管理制度，統(tǒng)一管理模式

在建筑工程項目過程中，建設比較完善的建筑工程檔案資料管理制度，按照國家的政策法規(guī)將檔案資料的管理模式進行統(tǒng)一，對檔案管理人員的責任進行明確。建筑工程檔案資料管理，必須要通過對責任的明確，保證檔案資料的真實性，進而為建筑單位的合法權(quán)益提供必要的保障。

（二）提高檔案資料管理人員的專業(yè)素質(zhì)，應用多種培訓方式

在建筑工程的檔案資料管理工作中，檔案資料管理人員是工作的核心，檔案資料管理人員的專業(yè)素質(zhì)水平直接影響到檔案資料管理水平。通過應用有效的培訓手段，促進檔案資料管理人員的專業(yè)素質(zhì)的提高，可以有效提高檔案資料管理工作的質(zhì)量。建筑企業(yè)應該積極開展相關(guān)的培訓活動，通過聘請專業(yè)講師，提高培訓效果，全面促進檔案資料管理人員的素質(zhì)水平，同時不斷提高檔案資料的真實性，促進歸檔工作的順利進行。

（三）積極應用信息技術(shù)，實現(xiàn)檔案資料管理的信息化

在信息時代，建筑工程檔案資料的管理工作需要積極引進高新技術(shù)，不斷促進管理技術(shù)的現(xiàn)代化。建筑工程企業(yè)應該積極引入信息技術(shù)，促進檔案資料管理的水平，通過檔案資料錄入系統(tǒng)的建設，不斷促進檔案資料管理效率的提高，同時實現(xiàn)對建筑工程項目資料信息的完整以及真實錄入，有助于展開嚴格控制。

（四）加強竣工驗收檔案資料的質(zhì)量，促進資料的實效性的提高

建筑工程的檔案資料在實際的工程驗收中具有重要的應用作用，是一種必要憑證。建筑工程的檔案管理人員應該嚴格按照相關(guān)的規(guī)范，全面審核建筑工程檔案資料，并做好竣工檔案的驗收工作，進而提高建筑工程檔案資料的完整性以及準確性。

4 結(jié)束語

建筑工程檔案資料管理在建筑工程中具有重要的應用意義，建筑工程企業(yè)應該積極應用多種有效策略，促進檔案資料管理水平的提高。通過提高對檔案資料管理的認識，采用多種有效培訓方式，以及積極運用信息技術(shù)等有效方法，促進建筑工程檔案資料的管理效率以及質(zhì)量的提高。

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