淺議網(wǎng)絡(luò)環(huán)境對(duì)機(jī)關(guān)檔案管理的影響

摘 要：本文從網(wǎng)絡(luò)環(huán)境對(duì)機(jī)關(guān)檔案管理產(chǎn)生的影響的客觀角度出發(fā)，意在找出好的一面和不足之處，并提出合理化建議，促使我國(guó)機(jī)關(guān)檔案的管理更加細(xì)致完善。

關(guān)鍵詞：網(wǎng)絡(luò)環(huán)境；機(jī)關(guān)檔案；管理；影響

以前的機(jī)關(guān)檔案管理是以檔案室為主，紙質(zhì)記錄為輔，用紙作為載體，記錄、收集、管理檔案，紙有易燃、易霉和保存時(shí)間短等缺點(diǎn)，非常不利于檔案的管理[1]。隨著網(wǎng)絡(luò)的普及，老式的機(jī)關(guān)檔案管理模式在某些方面也逐漸被網(wǎng)絡(luò)所替代。研究網(wǎng)絡(luò)環(huán)境對(duì)機(jī)關(guān)檔案管理的影響對(duì)于機(jī)關(guān)單位來說有著重要的現(xiàn)實(shí)意義。

1 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境對(duì)機(jī)關(guān)檔案的產(chǎn)生的積極影響

1.1 檔案的形成過程發(fā)生了變化

以前傳統(tǒng)的機(jī)關(guān)檔案產(chǎn)生的過程，主要是通過人工以紙質(zhì)文件記錄、整理的方式來完成的，這個(gè)檔案產(chǎn)生過程相對(duì)緩慢，要靠大量的人力和物力支持，如果在記錄過程中出現(xiàn)錯(cuò)誤，非常不易于修改。而利用網(wǎng)絡(luò)辦公，實(shí)行對(duì)機(jī)關(guān)檔案的管理，完美的解決了這了這些問題，打字記錄的方式遠(yuǎn)遠(yuǎn)比寫字記錄餓方式快，電腦文檔記錄只占電腦內(nèi)存而不消耗其他資源，一旦出現(xiàn)錯(cuò)誤也可以隨時(shí)進(jìn)行更改。

1.2 檔案的載體形式發(fā)生了變化

傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體一方面不利于檔案長(zhǎng)久的保存和查找，另一方面也容易造成資源浪費(fèi)。機(jī)關(guān)檔案實(shí)行網(wǎng)絡(luò)化管理，以更為便捷的記錄方式、快速的傳輸速度開始取代傳統(tǒng)紙質(zhì)辦公模式。而且在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，有著更為立體化的內(nèi)容，比如說影像和圖片，可以在檔案中插入圖片或者影像，可以更為完整的展示需要傳達(dá)的內(nèi)容，使得枯燥的內(nèi)容變的更加豐富、生動(dòng)。而且電子檔的檔案保存的時(shí)間更為長(zhǎng)久，查找起來更為方便，省時(shí)又省力。電子檔的檔案在傳輸中也不是紙質(zhì)文件能夠比擬的，電子檔的檔案?jìng)鬏斔俣妊杆偾也灰讈G失，在機(jī)關(guān)單位局域網(wǎng)內(nèi)就能完成辦公。電子檔檔案的備份也比紙質(zhì)的簡(jiǎn)單許多，有個(gè)U盤就可以了，或者直接上傳到網(wǎng)盤中。電子檔的檔案還可以進(jìn)行加密處理，這也是紙質(zhì)文件所不能做到的。

1.3 檔案管理的模式發(fā)生了變化

機(jī)關(guān)單位采用網(wǎng)絡(luò)管理檔案的模式取代舊的紙質(zhì)檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)了檔案現(xiàn)代化管理，是檔案管理模式的創(chuàng)新與進(jìn)步。而傳統(tǒng)的檔案管理模式要求檔案管理人員只需要負(fù)責(zé)檔案整理、歸檔、保存以及查閱等簡(jiǎn)單的工作就可以了[2]。

2 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下機(jī)關(guān)檔案管理存在的問題

2.1 檔案管理人員計(jì)算機(jī)水平不達(dá)標(biāo)

計(jì)算機(jī)現(xiàn)在已經(jīng)是機(jī)關(guān)現(xiàn)代化辦公的必需品，但是畢竟進(jìn)入機(jī)關(guān)單位的時(shí)間較短，一些年齡稍大點(diǎn)的檔案管理人員對(duì)計(jì)算機(jī)的運(yùn)用并不是十分的熟練，因而在操作方便就會(huì)存在各式各樣的問題，比如不知道excel如何計(jì)算公式、如何插入表格等，這些問題特別容易造成檔案資料的錯(cuò)誤。

2.2 檔案管理人員對(duì)電子檔案管理方面存在問題

檔案管理人員對(duì)電子檔案管理和保護(hù)意識(shí)不強(qiáng)，是目前很多機(jī)關(guān)單位在電子檔案管理方面所存在的問題，嚴(yán)重點(diǎn)說這就是“通病”。再加上電子檔案歸屬范圍不夠明確細(xì)致，機(jī)關(guān)單位內(nèi)部存在著交叉作業(yè)的情況，某些機(jī)密電子檔案也沒有設(shè)置密碼，檔案管理人員沒有樹立正確的管理理念，對(duì)檔案的保護(hù)意識(shí)方面較為薄弱，缺乏應(yīng)有的責(zé)任心和職業(yè)素養(yǎng)，由于體制改革所致現(xiàn)在的機(jī)關(guān)單位都是所謂的“合同工”，這就更加降低了檔案管理人員的管理效果，更別提有效保護(hù)機(jī)關(guān)單位檔案，以上原因都會(huì)致使檔案管理的難度加大。

2.3 硬件、軟件設(shè)備不統(tǒng)一

現(xiàn)階段在國(guó)內(nèi)辦公網(wǎng)絡(luò)化方面的硬件設(shè)備和軟件設(shè)備還沒有一個(gè)具體標(biāo)準(zhǔn)，機(jī)關(guān)單位在此的選擇上空間很大，所以就造成了硬件、軟件方面的差異化、造成有些文件格式打不開的情況。

2.4 領(lǐng)導(dǎo)對(duì)機(jī)關(guān)檔案管理工作不重視

有些領(lǐng)導(dǎo)對(duì)機(jī)關(guān)檔案管理重視程度不夠，對(duì)關(guān)于電子檔案的法律法規(guī)政策也相對(duì)的缺乏了解，造成這些的主要原因就是：負(fù)責(zé)電子檔案管理的工作人員更替頻繁，由于體制改革等問題使得現(xiàn)在很多檔案管理人員都是所謂的“合同工”，在職人員的頻繁變化，使得電子檔案保管人員成了可有可無的職位，有些機(jī)關(guān)單位甚至就沒有設(shè)立檔案保管員這個(gè)職位；電子檔案也不是時(shí)時(shí)刻刻都需要用得上，不能引起領(lǐng)導(dǎo)的重視；某些觀念老舊，思想還停留在傳統(tǒng)檔案管理時(shí)期。

3 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下機(jī)關(guān)檔案管理的幾點(diǎn)建議

3.1 提高機(jī)關(guān)檔案管理人員的計(jì)算機(jī)水平

機(jī)關(guān)單位應(yīng)組織檔案管理人員在計(jì)算機(jī)方面的學(xué)習(xí)，提高檔案管理人員的相關(guān)知識(shí)儲(chǔ)備，尤其是辦公軟件的正確操作與使用，這關(guān)系到檔案管理工作是否有效的進(jìn)行。在網(wǎng)絡(luò)信息化飛速發(fā)展的今天，機(jī)關(guān)單位檔案管理人員是檔案的管理者，更是信息的收集、歸納和供給者。身為新時(shí)代的檔案管理工作者，需要不斷的學(xué)習(xí)豐富的網(wǎng)絡(luò)知識(shí)和計(jì)算機(jī)運(yùn)用知識(shí)來更新知識(shí)結(jié)構(gòu)和先進(jìn)理念，以做到提高檔案管理的水平和網(wǎng)絡(luò)化管理。

3.2 提升檔案管理人員的正確管理理念

提高檔案管理在機(jī)關(guān)單位管理中的地位，以加強(qiáng)檔案管理人員的工作積極性，并建立檔案分類管理制度，做到各部門各司其職，機(jī)密文件加密碼并且不互通。對(duì)機(jī)關(guān)檔案的管理人員進(jìn)行管理和愛崗敬業(yè)培訓(xùn)，樹立正確的管理理念，培養(yǎng)責(zé)任心和對(duì)檔案的保護(hù)意識(shí)，提高檔案管理人員的綜合素養(yǎng)。

3.3 統(tǒng)一各機(jī)關(guān)部門使用的辦公操作系統(tǒng)

在硬件方面，標(biāo)準(zhǔn)配置的標(biāo)準(zhǔn)要統(tǒng)一，符合日常機(jī)關(guān)檔案管理的需求；在軟件方面，機(jī)關(guān)單位要做到操作系統(tǒng)的優(yōu)化工作，統(tǒng)一的檔案讀取軟件和統(tǒng)一的軟件格式，確保檔案在互通過程中的順利讀取，避免的因讀取軟件不同或者格式不同引起檔案打不開的情況發(fā)生。

3.4 提高領(lǐng)導(dǎo)對(duì)機(jī)關(guān)檔案管理工作的重視程度

首先，設(shè)立專門的電子檔案管理職位是必須的，做到“術(shù)業(yè)有專攻”，專門的人才放到專門的職位，懂得多才能做的好，出了成績(jī)才能引起領(lǐng)導(dǎo)對(duì)機(jī)關(guān)檔案管理工作的重視；其次，建立健全員工離職、入職和交接制度，做到機(jī)關(guān)檔案的無縫銜接，讓領(lǐng)導(dǎo)不再有“需要檔案時(shí)，卻無檔案可查”的感覺[3]；再次，機(jī)關(guān)檔案管理人員應(yīng)該主動(dòng)出擊，多向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)實(shí)時(shí)的工作情況，提出合理化建議，提升機(jī)關(guān)檔案部門的重要性；相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)也應(yīng)該重視和學(xué)習(xí)機(jī)關(guān)單位現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)辦公、現(xiàn)代化的電子檔案管理。

4 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境影響之下機(jī)關(guān)檔案管理工作的發(fā)展趨勢(shì)分析

4.1 手工書寫，再錄入計(jì)算機(jī)

收工書寫主要是指機(jī)關(guān)單位安排專人從事文書的起草工作，然后將資料交給檔案管理人員，由之錄入到計(jì)算機(jī)里，以此作為機(jī)關(guān)單位的正式文件并加以儲(chǔ)存，手稿也作為輔助材料儲(chǔ)存。

4.2 直接鍵盤錄入計(jì)算機(jī)

直接鍵盤錄入計(jì)算機(jī)就是直接用計(jì)算機(jī)起草文件并進(jìn)行修改，完成以后直接保存即可，此種方法方便、省事、便于修改。

4.3 數(shù)碼影像設(shè)備記錄生成

數(shù)碼影像設(shè)備主要是用來記錄機(jī)關(guān)單位的重要會(huì)議和重要活動(dòng)，以圖片、音頻或者視頻的形式當(dāng)作檔案儲(chǔ)存起來，方便日后查找。

5 結(jié)語

總之，機(jī)關(guān)單位的檔案管理工作是日常工作中必不可少的一方面，網(wǎng)絡(luò)化、無紙化辦公的推廣與發(fā)展對(duì)機(jī)關(guān)單位檔案管理工作具有十分重大的意義，機(jī)關(guān)檔案保管人員也應(yīng)在現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)環(huán)境之下，全面做好檔案管理工作。

參考文獻(xiàn)

[1]邵景霞.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校檔案信息安全問題研究[J].天中學(xué)刊.2012.27（2）.

[2]陸穎蕊網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理系統(tǒng)技術(shù)研究[J].黑龍江檔案2014.

[3]唐明利.淺議網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的檔案 管理[J].科技情報(bào)開發(fā)與經(jīng)濟(jì).2014（23）.

作者簡(jiǎn)介

姚冰（1978-），女，廣東，廣東省深圳市鹽田區(qū)檔案局，本科。