關于信息技術在高校檔案管理中的有效應用分析

余丹

摘 要：伴隨著當今我國社會經(jīng)濟高速發(fā)展的趨勢，在高校檔案管理工作當中已經(jīng)開始推廣應用當代信息技術，由此較好地改進了高校檔案管理工作。本文深入分析了在高校檔案管理工作中如何來有效應用信息技術，并闡述了在應用此技術之后最大化的提升了高校檔案管理工作的質(zhì)量與效率。

關鍵詞：高校檔案管理；信息技術；有效應用

伴隨著我國社會經(jīng)濟、高科技等的持續(xù)發(fā)展與進步， 在高校檔案管理工作中也開始推廣應用信息技術，有效地促進了高校檔案管理工作質(zhì)量與效率的提升。信息技術自身具備著直觀形象、超大信息容量、高速傳遞等諸多的優(yōu)勢，并在檔案管理工作當中具有著極其重要的作用。高校推廣應用信息技術之后，其在教育、教學、管理等模式方面也隨之發(fā)生著改變，使得檔案資料自匯聚方式、信息平臺、保管與應用信息等諸多方面都產(chǎn)生了較大的變化。

1 信息技術對高校檔案管理的意義

1.1 信息技術的應用可以實現(xiàn)高校檔案的大容量儲存

在高校檔案管理工作中有效地應用信息技術，能夠達成海量信息的存儲，使得工作人員能夠較好的來對應管理不同類型的檔案信息。在以前實施檔案管理工作重點是應用手工來進行分類整理，不僅工作任務繁重，并且還顯現(xiàn)出較低的工作效率。在檔案管理工作中有效應用信息技術，能夠達成自動化與網(wǎng)絡化的檔案管理，并能夠促進檔案管理人員工作效率與質(zhì)量的提升，其僅需在計算機中輸入相關數(shù)據(jù)，就可以達成重復使用。另外，在系統(tǒng)輸入相關數(shù)據(jù)之后，僅能夠有著報表的自動生成，并來統(tǒng)計和分析相關的信息，由此也給予學校其他工作事務以便利性。

1.2 信息技術的應用可以為檔案管理人員提供工作上的便利

在高校檔案管理工作中有效應用信息技術之后，可使檔案管理人員自以往固有的繁復手工勞動的當中走出來，并使其工作重點導入到匯聚和編撰資料當中，如此一來就能夠較好提升檔案資源的整體性和豐富性，由此也給予學校其他工作事務以便利性。另外，匯聚分類、開發(fā)應用檔案也是一種繁復的工作，倘若檔案管理平臺缺乏完備性，則工作效率與質(zhì)量也會較低。在檔案管理工作中有效應用信息技術，即可達成檔案資源的共享。首先教師能夠以自我所具有的權限來對相關的資料進行瀏覽和下載；其次，工作人員也可通過網(wǎng)絡傳遞交接相關檔案資料，以此來對于高校整體的各項工作的質(zhì)量與效率進行有效提升。

2 高校檔案管理現(xiàn)狀

2.1 高校檔案管理觀念落后

在以往不少高校的高層管理者通常會關注于教學與科研工作方面，而忽視了檔案信息自身所具有的作用與價值。教師也是全身心投入到平時的教學實踐當中，不注重建設與管理檔案信息資源，認為自己與檔案管理工作沒有工作交集，滯后的檔案管理理念讓所建設的檔案信息顯得不完備，各類時間較長的信息資料都累積了起來，難以進行有效管理。導致產(chǎn)生了缺乏的實用性的檔案信息，對于檔案信息的客觀真實性直接構成了影響。。

2.2 高校檔案管理模式陳舊

伴隨著我國社會經(jīng)濟的高速發(fā)展，檔案信息資源已升華成為了社會進步的戰(zhàn)略型發(fā)展資源。但是，部分高校還具有著較為滯后檔案信息管理方式 依然應用手工來對檔案進行分類整理，既有較大的工作量，而且質(zhì)量與效率也較難提升，也未有專門的的檔案信息資源庫。同時“注重于管理，不注重于服務”也形成了在日常管理中的單一化，使得查閱檔案時手續(xù)較為繁瑣，未能較好的利用好檔案信息。

2.3 高校檔案管理水平整體低下

現(xiàn)今因為部分高校仍然在應用以往固有的人工管理檔案的方式，造成了巨大的信息量的保存不便于查閱，管理的質(zhì)量與效率較低。另外此種方式，會讓較多的人接觸到檔案，難以保證檔案的保密。并且不便于保存、查閱、更新檔案，并直接造成了檔案的長期的累積，形成了就會較多的檔案資料的存儲，不便于保存、查閱、更新檔案。

3 信息技術在高校檔案管理工作中有效應用

3.1 信息技術中硬技術的應用

高校檔案管理工作中應充分應用計算機、移動硬盤、打印機等多種輔助設備，能夠有助于工作人員順利實施檔案管理工作。在以往固有的檔案管理工作，是應用手工的方式來匯聚和處置檔案資料數(shù)據(jù)，使得工作量較大，而且形成了工作效率低下。巨大的檔案信息量使得查閱時較為困難。而在應用和推廣信息技術之后，在高校檔案管理工作大都配置起了計算機及其輔助設備，能夠使得工作人員直接從網(wǎng)絡來獲取需要的資料信息，并轉(zhuǎn)換和制作為電子版文件進行存儲，以此來達成檔案資料的數(shù)字化形式。電子文件不僅方便存儲和保管，而且不占用保管的空間。由于電子文件是新型的信息載體，近數(shù)年以來，現(xiàn)今的電子檔案已經(jīng)逐漸替代了原先的紙質(zhì)檔案。學校所榮獲的各類獎品，因為保管過程中會出現(xiàn)破損和陳舊等情況，所以應該拍攝出視頻或是照片來進行影像保存，另外所榮獲的各種紙質(zhì)的獎狀與證書等，能夠制作成掃描件作為電子文檔保存到計算機中。

3.2 信息技術中軟技術的應用

即使是早期的文件系統(tǒng)也能夠轉(zhuǎn)化為電子文檔進行有效的存儲，由于此部分文件具有著繁瑣的數(shù)據(jù)信息，在共享數(shù)據(jù)和檢索信息等諸多方面都有著部分的弊端，因此難以進行的范圍的應用推廣。在當今信息技術的持續(xù)發(fā)展趨勢下，為能較好的在檔案管理工作顯現(xiàn)出電子文檔的管理工作數(shù)據(jù)庫的作用。應用數(shù)據(jù)技術的能夠較快的達成消除數(shù)據(jù)信息的冗余消除、有效檢索信息、存儲和共享信息。在高校構建起了檔案信息管理的數(shù)據(jù)庫，能夠較好的應用計算機自身的快速檢索、密集存儲的功能，既可有效提升高校檔案信息的保密性，還可有效提升檔案管理工作質(zhì)量與效率。作為世界性的計算機網(wǎng)絡的互聯(lián)網(wǎng)技術，是自規(guī)模不同、類型相異的計算機網(wǎng)絡所匯合構成的。由于計算機網(wǎng)絡化的普及，產(chǎn)生了共享的信息資源，隨著持續(xù)性發(fā)展的互聯(lián)網(wǎng)技術，在設備的配置及技術方面性能互聯(lián)網(wǎng)技術都可達成檔案的網(wǎng)絡化管理的標準化要求?；ヂ?lián)網(wǎng)技術既可達成傳遞、接收、匯聚數(shù)據(jù)檔案，還可達成真正意義上的共享網(wǎng)上信息資源數(shù)據(jù)，并使得高校檔案管理工作效率與質(zhì)量得到較大提升。

4 結語

總而言之，與社會其他行業(yè)的檔案管理工作相較，高校檔案管理工作具體有著自身的特殊性，其檔案資料是以校史和與學校教育發(fā)展相關的資料為主，應用現(xiàn)代信息技術可較好提升檔案管理工作的整體水平，以及進一步提升檔案的有效利用率，使得學校師生及社會上有相關需求的人們能夠便捷的查閱檔案信息。從而體現(xiàn)出檔案信息的存在價值。因此，各個高校應確實來對檔案管理工作的理念進行轉(zhuǎn)變，進一步開發(fā)和利用好檔案信息資源，并能夠達成檔案管理工作的科學化和信息化，以此來更好的促進高校教育教學及各項工作的順利展開。

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