淺析文書檔案管理工作的創(chuàng)新

袁芳

摘 要：結(jié)合我國市政工程的建設(shè)狀況來講，文書檔案管理并不僅僅是一項(xiàng)常規(guī)性管理工作，其還是保證市政工程綜合效益及建設(shè)秩序的重要一環(huán)。鑒于此項(xiàng)工作的特殊性，在具體工作中，管理單位及管理者均要注重創(chuàng)新，以推動文書檔案管理工作的現(xiàn)代化和規(guī)范化。本文在簡要探討文書檔案管理工作現(xiàn)狀及創(chuàng)新必要性的基礎(chǔ)上，嘗試提出了此項(xiàng)工作的創(chuàng)新思路。

關(guān)鍵詞：文書檔案管理；現(xiàn)狀；創(chuàng)新思路

1 前言

文書檔案管理本質(zhì)上屬于基礎(chǔ)管理，關(guān)系到市政工程養(yǎng)護(hù)工作及單位的總體管理水平，因此，在當(dāng)前的條件下對其進(jìn)行創(chuàng)新，是保證檔案管理工作實(shí)際同步于新時(shí)期要求的必要性舉措，也是實(shí)現(xiàn)文書檔案管理現(xiàn)代化、標(biāo)準(zhǔn)化的有效渠道。創(chuàng)新的前提是對現(xiàn)行機(jī)制進(jìn)行改革，其中，轉(zhuǎn)變觀念是第一步。

2 文書檔案管理工作的創(chuàng)新

2.1 管理現(xiàn)狀及創(chuàng)新的必要性

在國家高度重視市政工程建設(shè)的背景下，文書檔案管理工作也得到了更多的關(guān)注。但結(jié)合目前的實(shí)際情況來看，文書檔案管理工作中的問題并沒有得到較為徹底的解決，依舊還有一些“頑固問題”遺留了下來，具體有以下幾種表現(xiàn)形式：第一種，管理程序不夠嚴(yán)謹(jǐn)。無論是文書檔案管理工作中常見的案卷標(biāo)題過于隨意，還是組卷混亂問題，都是管理程序不夠嚴(yán)謹(jǐn)?shù)捏w現(xiàn)。在管理機(jī)制約束性不強(qiáng)且監(jiān)督不力的情況下，此項(xiàng)工作往往并沒有真正按照規(guī)范程序執(zhí)行，秩序相對較為混亂。第二種，尚未實(shí)現(xiàn)高效檢索。檢索是利用文書檔案的前提，但是，由于人工法目前依舊占比較重，檢索的整體效率還是比較低的，限制了檔案資源的充分利用。第三種，管理者的業(yè)務(wù)素質(zhì)有待加強(qiáng)。現(xiàn)在有很多的文書檔案管理人員，依舊固守著舊觀念，對新時(shí)期的管理要求及現(xiàn)存問題不以為然，在工作中也不愿意學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)操作，甚至對于一些新的管理方法也比較抵觸。上述情況的存在在很大程度上與管理觀念有關(guān)，需要從思想上入手盡快轉(zhuǎn)變?？紤]到以上情況，管理創(chuàng)新可以說是創(chuàng)新文書檔案管理模式、實(shí)現(xiàn)規(guī)范管理、滿足新時(shí)期文書檔案管理工作現(xiàn)實(shí)要求的必要舉措。

2.2 創(chuàng)新思路

2.2.1在優(yōu)化現(xiàn)行機(jī)制的同時(shí)，完善執(zhí)行保障措施

當(dāng)前的文書檔案管理工作中之所以存在各種各樣的問題，歸根結(jié)底還是現(xiàn)行機(jī)制存在疏漏。由于機(jī)制存在疏漏，一些不規(guī)范現(xiàn)象長期得不到糾正和治理，進(jìn)而導(dǎo)致了管理成效低下的局面。所以，要想改變文書檔案管理工作的現(xiàn)狀，首先就要重視對現(xiàn)行機(jī)制進(jìn)行優(yōu)化。機(jī)制優(yōu)化是一項(xiàng)十分艱巨的任務(wù)，涉及到管理的各個(gè)方面，需要從不同角度入手同步實(shí)施改革措施，這就牽涉到執(zhí)行問題。當(dāng)前關(guān)于文書檔案管理的規(guī)范及制度并不算少，但實(shí)際工作中卻依舊頻頻出現(xiàn)問題，實(shí)質(zhì)性原因就是執(zhí)行力出現(xiàn)了問題。在執(zhí)行得不到保障的前提下，所有的機(jī)制都只能停留在理論層面上，無法作用于管理工作。所以，機(jī)制優(yōu)化必須與執(zhí)行強(qiáng)化同步進(jìn)行，只有這樣才能夠保證管理機(jī)制發(fā)揮出實(shí)際作用。在具體展開的過程中，應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注以下兩點(diǎn)：①以單位實(shí)際為依據(jù)，理清現(xiàn)行制度之間的關(guān)系，并結(jié)合新時(shí)期的文書檔案管理要求，對相關(guān)規(guī)定中過時(shí)、滯后的部分進(jìn)行修改，并在同時(shí)引入一些先進(jìn)理念。總體來講，制度清理應(yīng)按照取長補(bǔ)短、揚(yáng)棄結(jié)合的原則展開，并以促進(jìn)管理的標(biāo)準(zhǔn)化為目標(biāo)。為了實(shí)現(xiàn)規(guī)范管理，建議在修訂制度時(shí)，加入一些新的條款，對管理標(biāo)準(zhǔn)及要求進(jìn)行具體化，借助明確的規(guī)定，來強(qiáng)化機(jī)制的約束力。②在健全機(jī)制的同時(shí)，完善執(zhí)行保障措施，確保上述管理要求落到實(shí)處。為了保障執(zhí)行，建議單位視情況確定規(guī)范和監(jiān)督措施，以提升相關(guān)人員的責(zé)任意識和自我約束意識?？紤]到社會發(fā)展及技術(shù)進(jìn)步的影響，文書檔案管理中，還需要緊密結(jié)合時(shí)代變化，對相關(guān)制度進(jìn)行不斷更新，并借助定期修訂的方式，來確保機(jī)制始終與管理工作的現(xiàn)實(shí)要求保持同步。

2.2.2加強(qiáng)管理隊(duì)伍建設(shè)

文書檔案管理工作中，管理人員屬于影響工作效率的最關(guān)鍵因素之一，也是管理水平的決定性條件。鑒于當(dāng)前還有很多人員對自身職責(zé)認(rèn)識不清，管理單位有必要盡快將其錯(cuò)誤觀念轉(zhuǎn)變過來，并借助培訓(xùn)等繼續(xù)教育方式，來加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)。管理機(jī)制、規(guī)章要求都需要人去落實(shí)和執(zhí)行，所以，無論從哪方面說，加強(qiáng)對人的管理都是非常必要的。結(jié)合當(dāng)前的管理人員構(gòu)成來講，管理隊(duì)伍中最大的問題在于結(jié)構(gòu)不合理，表現(xiàn)為高素質(zhì)人才相對匱乏。針對這種情況，建議在推進(jìn)隊(duì)伍建設(shè)的同時(shí)關(guān)注以下幾點(diǎn)：①建議針對在職人員身上存在的問題，實(shí)施有目的的強(qiáng)化培訓(xùn)。培訓(xùn)應(yīng)緊密貼合管理工作的要求系統(tǒng)進(jìn)行，以保證管理人員在把握管理內(nèi)容的同時(shí)，更新管理辦法和手段。②為了使管理人員在具體工作中能夠主動進(jìn)行自我約束，單位還應(yīng)逐步確立考核機(jī)制，并輔以激勵(lì)措施，以表彰優(yōu)良的方式，來調(diào)動管理積極性?？己耸且环N無形的約束，可使管理人員真正重視工作質(zhì)量與成效，并逐漸培養(yǎng)起效率意識。而激勵(lì)措施的價(jià)值則在于，其可以與考核結(jié)果掛鉤，驅(qū)使管理人員主動改善自己的工作。③鑒于人工檢索效率不高，且滿足現(xiàn)實(shí)要求的程度低，建議對管理人員實(shí)施專項(xiàng)培訓(xùn)，以提升其計(jì)算機(jī)操作能力，使其能夠更好的適應(yīng)管理崗位的要求。

2.2.3更新管理技術(shù)

結(jié)合文書檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)情況來講，落后的已經(jīng)不僅僅是管理者的觀念，還包括相關(guān)的管理技術(shù)。技術(shù)是工作效率的保證，在技術(shù)已經(jīng)明顯滯后的情況下，工作效率必然與現(xiàn)實(shí)要求存在不小差距。因此，盡快對管理技術(shù)進(jìn)行創(chuàng)新，也是亟待落實(shí)的一項(xiàng)工作。同時(shí)，考慮到此項(xiàng)管理的服務(wù)功能，技術(shù)更新還是優(yōu)化服務(wù)質(zhì)量的必要舉措。關(guān)于技術(shù)創(chuàng)新，本文的建議為：①管理中應(yīng)注重新技術(shù)的引入，使現(xiàn)代技術(shù)為管理工作服務(wù)。其中，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)是一項(xiàng)可有效提升文書檔案管理效率的技術(shù)，將其引入管理工作中，可以借助計(jì)算機(jī)的效率優(yōu)勢，推動此項(xiàng)管理的智能化，對于實(shí)現(xiàn)高效管理具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。②出于滿足現(xiàn)實(shí)要求的考慮，在更新技術(shù)的同時(shí)，還應(yīng)注重同步實(shí)施信息化建設(shè)，并借助網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)為資源共享提供依托。資源共享不僅是文書檔案管理工作水平提高的重要標(biāo)志，也是充分利用文書檔案資源，發(fā)揮其參考依據(jù)作用的重要渠道，現(xiàn)實(shí)中應(yīng)對此給予重視。

2.2.4關(guān)注細(xì)節(jié)，避免疏漏

對于一項(xiàng)工作來講，細(xì)節(jié)往往可以起到?jīng)Q定整體成效的作用，文書檔案管理工作也是如此。所以，關(guān)注細(xì)節(jié)是做好此項(xiàng)工作的基本要求。為了避免因細(xì)節(jié)問題影響大局，在管理中應(yīng)重視以下幾點(diǎn)：①從管理制度層面上對細(xì)節(jié)問題作出明確規(guī)定，并對要求的落實(shí)情況實(shí)施監(jiān)督。②以重要性為依據(jù)，對管理對象進(jìn)行分類，并實(shí)行分類管理。分類管理的優(yōu)勢在于其可以針對不同類別的檔案進(jìn)行個(gè)性管理，既有利于減輕管理負(fù)擔(dān)，又可以保證機(jī)密文件的安全性，在提高效率方面作用明顯。③對管理程序進(jìn)行明確，并嚴(yán)厲禁止私改程序的行為。這樣做可以提升管理的標(biāo)準(zhǔn)化水平、避免私改程序?qū)е碌牟槐匾獑栴}，有助于減弱人為因素對管理成效的負(fù)面影響?？偠灾幚砗眉?xì)節(jié)問題，才能減少管理疏漏，工作的有效性才會得到增強(qiáng)。

3 結(jié)語

總體來講，文書檔案管理是一項(xiàng)看似簡單、實(shí)則異常復(fù)雜的工作，且對市政工程建設(shè)與維護(hù)有著不容忽視的影響。鑒于當(dāng)前的管理中依舊存在管理程序不夠嚴(yán)謹(jǐn)、管理效率整體偏低、管理人員素質(zhì)有待提升等問題，建議現(xiàn)實(shí)中在加強(qiáng)重視的基礎(chǔ)上，從優(yōu)化機(jī)制、更新技術(shù)、推進(jìn)隊(duì)伍建設(shè)、關(guān)注細(xì)節(jié)等方面進(jìn)行改善。

參考文獻(xiàn)

[1]時(shí)虹云.文書檔案管理工作中存在的問題及對策分析[J].檔案天地，2016，（03）：53-54.

[2]吳艷紅.辦公自動化與文書檔案管理[J].決策與信息，2016，（03）：164-164.

[3]葉凌.辦公室文書檔案管理信息化研究[J].時(shí)代報(bào)告：學(xué)術(shù)版，2016，（01）：11-11.

[4]余月英.加強(qiáng)機(jī)關(guān)文書檔案管理水平之我見[J].辦公室業(yè)務(wù)，2015，（16）：68-68.

[5]陳龍.淺析文書檔案管理向現(xiàn)代化的推進(jìn)[J].科研，2015，（54）：104-104.endprint