自來水公司檔案管理存在的問題與對策研究

李文杰

摘 要：自來水公司的檔案管理是公司各項業(yè)務的重要記錄和公司精神面貌的集中寫照。為了更好地做好檔案管理工作，使其適應科學化管理和開放利用的時代發(fā)展要求，并與城市建設同步發(fā)展，滿足廣大居民的用水需求，檔案管理工作需創(chuàng)新管理手段和管理辦法。文章論述了自來水公司檔案管理中存在的問題，并提出了可行性解決措施，特別指出檔案信息化、數(shù)字化和網(wǎng)絡化是提高檔案使用效率，發(fā)揮檔案價值的重要手段。

關(guān)鍵詞：自來水公司；檔案管理

一、自來水公司檔案管理存在的問題

1.檔案資料內(nèi)容不全甚至弄虛作假?，F(xiàn)有的檔案資料多數(shù)來源于基層部門，很多基層操作者為了圖方便，在工作中不按照公司要求填寫工作記錄，形成原始檔案基礎數(shù)據(jù)缺失。例如，施工階段的工程監(jiān)理資料包括項目合同、設計文件、監(jiān)理規(guī)劃及實施細則、技術(shù)交底與會審紀要、施工組織計劃表、工程開工（復工）審報表及工程暫停令、設備核驗資料、工程進度計劃、施工階段質(zhì)量評估等專題報告、工作總結(jié)等方面的資料，由于相關(guān)責任人責任意識淡薄和檔案管理意識淡薄，不能及時的填寫和收集檔案，造成很多工作雖然完成，但是沒有參考依據(jù)，一旦當事人離開后新的工作人員接手還要重頭開始，給工作造成極大不便，甚至有部分人員在檔案中勾勾抹抹，亂涂亂改，編造數(shù)據(jù)，掩蓋質(zhì)量問題，嚴重的甚至給公司造成巨額損失。

2.檔案管理信息化程度低。自來水公司業(yè)務繁雜，事無巨細，管理著全市范圍內(nèi)縱橫交錯的地下管網(wǎng)和大量設備，關(guān)系著著千家萬戶的用水需求，檔案管理必須要以為用戶服務為宗旨，提高管理效率和服務水平。傳統(tǒng)的檔案管理，是以紙質(zhì)、照片、錄音、錄像等載體作為檔案管理的實體，以手工操作為主完成檔案的收集、整理、編目、鑒定、保管、編研、統(tǒng)計和提供利用等方面的檔案管理過程，其工作量巨大，步驟繁瑣，檔案管理部門很難對其進行歸納總結(jié)和加工，提取重要要素，很多檔案資源被束之高閣，沒有得到充分利用。有些自來水公司有大量的紙質(zhì)檔案，有些資料具有較高的使用價值，如給水管道施工圖、竣工圖等，受當時技術(shù)條件限制，圖紙資料大部份由手工繪制，隨著時間的推移，紙質(zhì)資料正在慢慢老化，保管越來越難，保管成本越來越高，同時隨著地形變化，其使用效率越來越低。如供水企業(yè)管網(wǎng)資料的修訂需要消耗大量人力、物力與時間，其修訂往往要數(shù)年時間，更新較慢，而現(xiàn)在城市發(fā)展日新月異，待管網(wǎng)圖檔修訂后，實際管網(wǎng)已發(fā)生了變化，造成管線資料現(xiàn)勢性較差，因而管網(wǎng)圖檔的修訂往往跟不上生產(chǎn)的需要。這就要求自來水公司必須以整體信息化為出發(fā)點，提高檔案管理水平。

3.檔案管理多個歸口缺少統(tǒng)一管理平臺?，F(xiàn)有的自來水公司檔案多分散管理，會議等資料多集中在行政部門，工程文件多集中在施工部門，這些部門信息的處理和流轉(zhuǎn)只局限于本部門和本地區(qū)，不能在整個公司進行很好的共享，信息孤島現(xiàn)象嚴重。公司要將重要數(shù)據(jù)進行集中管理，統(tǒng)一規(guī)劃，構(gòu)建生產(chǎn)調(diào)度、管網(wǎng)運行、營業(yè)收費、用戶服務等專業(yè)應用系統(tǒng)，形成自來水綜合管理信息平臺。

二、加強自來水公司檔案管理的措施

1.加強對自來水公司檔案管理的重視程度。自來水公司領(lǐng)導和員工要高度重視檔案管理工作，制定檔案管理責任制，明確實施步驟、工作任務、責任分工、同時要加大檔案管理的投入，實現(xiàn)軟件、硬件雙重保障。在軟件方面，運用電子文檔管理系統(tǒng)軟件，完善目錄檢索體系，建立總目錄、全引目錄、案卷目錄、分類目錄和卷內(nèi)目錄，確保檔案借閱的快速、準確。在硬件方面，公司按照標準管理要求，對現(xiàn)有檔案管理設備進行清理，配置掃描儀、防磁柜、電腦等檔案管理設備，還對檔案庫房管理實施防火、防水、防潮措施，強化了檔案室硬件建設。保管紙質(zhì)檔案時采用新型材料，包括新型千部檔案夾、千部檔案盒、人事檔案盒、科技檔案盒、檔案袋、照片檔案、光盤檔案、期刊夾和各種PP料檔案盒、文件夾及塑料證件等，所有產(chǎn)品均采用國產(chǎn)無酸紙和進口紙等優(yōu)質(zhì)材料，使檔案能在長期保存中，不變質(zhì)、不褪色、具有防蟲、防霉等特點。

2.加強檔案信息化管理。檔案的信息化管理是在信息時代背景下產(chǎn)生的檔案理論與實踐，以檔案資源信息化為核心內(nèi)容的新時期檔案管理信息化理論和工作體系逐漸形成和發(fā)展并指導著具體工作。自來水公司檔案管理系統(tǒng)設計思路較先進，功能基本齊全，性能穩(wěn)定，界面友好，操作方便，經(jīng)過對科技檔案整理入庫的實踐，實現(xiàn)了檔案資料管理無紙化、網(wǎng)絡化辦公的目的，提高了檔案管理工作效率。例如，公司可以為每臺供水機電設備建立一份電子檔案，將其運行狀況、技術(shù)參數(shù)、換油保養(yǎng)情況等常規(guī)資料登記后輸入電腦，以電子檔案的形式方便資料查閱和長久保存，讓設備的“健康狀況”一目了然，為檢修、技改提供有效依據(jù)。

3.提高檔案管理的使用效率管好基建檔案發(fā)揮職能作用。城市自來水廠和供水管網(wǎng)是供水企業(yè)基建科技檔案的主體，對指導和管理供水生產(chǎn)具有特殊的重要意義。隨著城市的不斷發(fā)展，面積的擴大，人口的增長，相應的城市供水規(guī)模也在不斷擴大，檔案管理工作也發(fā)揮了極其重要的作用。某些典型工程積累了完整全面的檔案資料，在城市供水規(guī)模擴大再生產(chǎn)中發(fā)揮了積極的作用。這些可靠的技術(shù)參數(shù)在工程中得到擴展性應用.縮短了工期，提高了工效，充分體現(xiàn)了公司歸檔資料的價值。這些都得益于多年來檔案工作的不斷積累和扎實的基礎以及檔案管理人員的辛勤付出。

4.加強自來水公司的檔案安全管理。提高檔案網(wǎng)絡管理的安全性，網(wǎng)絡與應用系統(tǒng)建設中產(chǎn)生的規(guī)劃，實施方案，網(wǎng)絡結(jié)構(gòu)拓撲圖，設備配置清單，軟件需求設計書，流程圖，源程序，數(shù)據(jù)庫配置與權(quán)限設置，用戶登錄名冊與權(quán)限設置等文檔必須按內(nèi)部文件資料進行歸檔，公司的業(yè)務如果對外實行外包，項目承建單位應按安全協(xié)議規(guī)定.系統(tǒng)驗收后移交清理.不得對第三方泄露，為提高檔案信息系統(tǒng)總數(shù)據(jù)庫的安全，檔案數(shù)字化成果必須先通過技術(shù)檢驗，確定無病毒與數(shù)據(jù)的真實有效性后.才能進入檔案信息系統(tǒng)接收模塊的數(shù)據(jù)處理.合格數(shù)據(jù)才能并入檔案信息系統(tǒng)總庫，由專人負責檔案信息數(shù)據(jù)庫的管理工作，建立數(shù)據(jù)庫日常維護管理與安全檢查備份制度，采取數(shù)據(jù)庫加密，存取控制，備份恢復與數(shù)據(jù)庫審計日志等相應的安全保護措施.嚴禁非數(shù)據(jù)庫管理員繞過應用系統(tǒng)直接進入數(shù)據(jù)庫操作.

5.加強對檔案數(shù)據(jù)的整理和挖掘程?，F(xiàn)有的檔案管理側(cè)重點在數(shù)據(jù)收集整理，對于數(shù)據(jù)的歸納和分析有限，這在一定程度上影響了信息的使用，對于檔案管理人員而言，由于受專業(yè)的限制，多數(shù)只能收集整理數(shù)據(jù)，而檔案管理工作是一項專業(yè)性很強的工作。公司有必要對檔案從業(yè)人員提供業(yè)務培訓，理順檔案管理工作流程，確保檔案管理人員進行檔案整理時能夠科學分類和保管。

三、結(jié)語

綜上所述，自來水公司檔案管理是公司管理工作的重要組成部分，隨著現(xiàn)代社會人民生活質(zhì)量的提高，居民對用水的需求也不斷提高，因此，自來水公司應重視檔案管理工作，采用現(xiàn)代電子信息管理手段，提高檔案利用率，增強檔案應用價值。

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