如何提升煤田地質(zhì)檔案管理水平

吳蘭平

摘要：煤田地質(zhì)行業(yè)的不斷發(fā)展，將地質(zhì)檔案的重要性提升到新高度，由于地質(zhì)檔案本身具有極高的保存價(jià)值以及研究意義，加之地質(zhì)檔案的管理工作相對(duì)繁重、覆蓋面廣，因此煤田地質(zhì)檔案管理工作的規(guī)范化和科學(xué)化也逐漸成為了推動(dòng)煤田地質(zhì)事業(yè)良好發(fā)展的重要?jiǎng)恿?。本文就地質(zhì)檔案管理的重要性，特點(diǎn)，現(xiàn)狀以及措施等方面進(jìn)行分析和闡述。

關(guān)鍵詞：煤田；地質(zhì)檔案；保存價(jià)值；措施

一、提升地質(zhì)檔案管理水平的意義

煤田地質(zhì)檔案是記載地質(zhì)勘探信息的重要載體，是對(duì)煤田勘探工作進(jìn)行的日常記錄，因此，無論從國家亦或是地區(qū)層面而言，完整、詳細(xì)、準(zhǔn)確的煤田地質(zhì)檔案能起到過去的勘測(cè)工作進(jìn)行總結(jié)的作用，并充當(dāng)重要的信息源頭為未來的工作提供有力參考，對(duì)工業(yè)發(fā)展規(guī)劃發(fā)揮重要的指導(dǎo)作用。作為一項(xiàng)重要的經(jīng)濟(jì)資源和技術(shù)資源，煤田地質(zhì)的生產(chǎn)和涉及等工作都依賴于詳細(xì)、準(zhǔn)確的檔案，而且地質(zhì)檔案還是煤田地質(zhì)單位的經(jīng)濟(jì)建設(shè)成果，因此有利于保障煤田地質(zhì)單位的合法權(quán)益以及煤田地質(zhì)研究成果的傳承。地質(zhì)檔案不僅要求有記載的原本，還應(yīng)有復(fù)制本。加強(qiáng)地質(zhì)檔案管理不僅對(duì)煤田事業(yè)發(fā)展具有指導(dǎo)作用，還對(duì)進(jìn)行地質(zhì)檔案管理人員的工作起到推動(dòng)作用，當(dāng)其認(rèn)識(shí)到只有對(duì)野外勘探所采集的信息進(jìn)行完整的收集、整理、分類、編號(hào)、歸檔等才能確保地質(zhì)資料的完整以及可溯性，才能為前線的實(shí)地勘探人員提供后備支持，由此其工作的積極性和責(zé)任感也會(huì)有所提升。同時(shí)，由于煤田地質(zhì)的勘探工作和相關(guān)研究日益增多，因此煤田地質(zhì)檔案還可作為寶貴的資源為科學(xué)知識(shí)的傳播、技術(shù)交流、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)等提供參考。

二、煤田地質(zhì)檔案的分類及特點(diǎn)

依據(jù)記載內(nèi)容，煤田地質(zhì)檔案可分為三類：第一，文書檔案，即由政府單位，院校和公司等在黨群工作和行政管理過程中形成的檔案資料，如行政管理檔案，黨群工作檔案，生產(chǎn)技術(shù)檔案，經(jīng)營管理檔案等；第二，科技檔案，即相關(guān)單位在進(jìn)行自然科學(xué)研究、建設(shè)和生產(chǎn)技術(shù)活動(dòng)中形成的檔案，如水文檔案，地質(zhì)檔案，生產(chǎn)技術(shù)檔案，科研檔案，測(cè)繪檔案等；第三，專業(yè)檔案，指在專項(xiàng)活動(dòng)中形成的檔案，如人事檔案，醫(yī)療檔案，會(huì)計(jì)檔案，訴訟檔案等。從其分類中便可看出，煤田地質(zhì)檔案的項(xiàng)目繁多，而且涉及的內(nèi)容范圍廣，數(shù)量大，保管期較長，尤其是其中的測(cè)繪圖紙的紙質(zhì)資料，具有極高的價(jià)值。一般情況下，地質(zhì)勘探項(xiàng)目投資總額會(huì)高達(dá)上千萬。

三、煤田地質(zhì)檔案管理現(xiàn)存問題

現(xiàn)階段煤田地質(zhì)檔案管理存在較多問題，具體而言有檔案資料具有封閉性、管理人員水平參差不齊、管理手段和設(shè)備落后等問題。首先，由于現(xiàn)代化社會(huì)的建設(shè)以及經(jīng)濟(jì)建設(shè)的腳步正在不斷加快，地質(zhì)工作對(duì)于地質(zhì)檔案的需求劇增，但由于地質(zhì)檔案中多隱含企業(yè)甚至國家的機(jī)密資料，因此地質(zhì)檔案的管理具有一定封閉性，外界人員不可隨意查閱，這也有個(gè)別單位出于對(duì)自身利益考慮而進(jìn)行檔案封鎖所導(dǎo)致地質(zhì)檔案使用價(jià)值的浪費(fèi)。再者，我國的地質(zhì)檔案管理人才隊(duì)伍水平有待提升，其管理人員的專業(yè)性較差，因此管理水平有限，加之欠缺管理經(jīng)驗(yàn)，易因疏漏等問題而造成資料缺失和損壞，不利于地質(zhì)檔案的封存。

與此同時(shí)，我國地質(zhì)檔案管理的技術(shù)手段較為落后，這與相關(guān)部門及工作人員對(duì)地質(zhì)檔案重要性認(rèn)識(shí)不足有關(guān)，因此直接導(dǎo)致資金分配不合理，投入不足，無法滿足現(xiàn)代化的輔助設(shè)備配置，檔案管理信息化程度不高，易造成地質(zhì)檔案的缺失和損害，嚴(yán)重時(shí)會(huì)出現(xiàn)丟失。而且，地質(zhì)檔案資料還包括聲音和圖像資料，但我國聲像地質(zhì)檔案保存效果差，導(dǎo)致聲像設(shè)備管理無據(jù)可依，無制度可參考。[1]

四、加強(qiáng)煤田地質(zhì)檔案管理的措施

（一）建立健全煤田地質(zhì)檔案管理體系和制度

通過合理、完善的檔案管理體系中與具體實(shí)際相適應(yīng)的管理原則，輔之下級(jí)單位制定的具體的管理制度，地質(zhì)檔案管理工作能夠有章可循，做到標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化，具體而言，應(yīng)做到以下幾個(gè)方面：首先，對(duì)申請(qǐng)歸檔或者轉(zhuǎn)移相關(guān)檔案的時(shí)限進(jìn)行嚴(yán)格要求，以此來敦促相關(guān)單位的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)能在項(xiàng)目結(jié)束之后及時(shí)的收集整理資料并予以提交，同時(shí)檔案的接收單位也應(yīng)及時(shí)按照有關(guān)規(guī)定，規(guī)范化的統(tǒng)一歸檔，大大提高工作效率；再者，對(duì)有效資料借閱類別精心劃分。如調(diào)閱非涉密文件，可以在檔案室直接借閱使用，但是若是涉密文件，則必須出示相關(guān)借閱手續(xù)方可辦理；同時(shí)，應(yīng)保證文件在日常的管理的出入方式的規(guī)范性。如果需要對(duì)外界發(fā)布信息，那么檔案室應(yīng)根據(jù)需要統(tǒng)一發(fā)布，保證數(shù)據(jù)的管理者和相關(guān)技術(shù)施工單位處于統(tǒng)一節(jié)奏，便于管理，切實(shí)做到地質(zhì)檔案資料的保密性。[2]

（二）加強(qiáng)地質(zhì)檔案的收集和鑒定工作的管理

就檔案收集工作而言，煤田地質(zhì)檔案的原始資料是檔案管理工作中最為基礎(chǔ)性的工作，其質(zhì)量的高低將直接影響地質(zhì)檔案的收藏價(jià)值。為了提高煤田地質(zhì)檔案的收集和鑒定工作過程的準(zhǔn)確性、科學(xué)性和規(guī)范性，相關(guān)工作人員應(yīng)首先提高自己的思想認(rèn)識(shí)，對(duì)檔案管理工作加強(qiáng)重視，同時(shí)注意協(xié)調(diào)其他相關(guān)單位和部門的工作，督促其及時(shí)進(jìn)行檔案的收集和移交工作，避免地質(zhì)檔案的材料出現(xiàn)遺失，確保原始資料的完整性和準(zhǔn)確性，檔案收集部門也可將此工作納入考核制度中，以提升原始資料管理水平。同時(shí)，應(yīng)注重對(duì)勘探項(xiàng)目進(jìn)行跟蹤式的管理，即從最初的立項(xiàng)至地質(zhì)勘探竣工，期間的所有原始資料都應(yīng)完整地收集，為便于長期儲(chǔ)存，適宜用電子版儲(chǔ)存方式。

地質(zhì)檔案的鑒定較為復(fù)雜，其工作涉及兩個(gè)方面，即對(duì)檔案的保存期限進(jìn)行鑒定和復(fù)查。地質(zhì)檔案的鑒定應(yīng)嚴(yán)格遵從“審查從細(xì)、留存從寬”原則，結(jié)合考慮歷史發(fā)展?fàn)顩r和實(shí)際工作的要求，同時(shí)又要考慮勘探單位和社會(huì)服務(wù)的需要。從事檔案鑒定的工作人員須具備一定的專業(yè)知識(shí)和計(jì)算機(jī)技能，如鉆探知識(shí)和檔案管理方法。

（三）加強(qiáng)地質(zhì)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)

檔案管理隊(duì)伍的質(zhì)量將直接影響檔案管理工作的效果，其中，領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)首先做到以身作則，重視人才培養(yǎng)，而不能有檔案管理是“任何人都能做的工作”錯(cuò)誤思想。檔案管理人員不僅需要具備一定勘探專業(yè)知識(shí)，同時(shí)還要有責(zé)任感和認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)?shù)奶幨缿B(tài)度。

（四）推行地質(zhì)檔案管理的信息化

實(shí)行檔案管理信息化，即利用數(shù)字信息對(duì)檔案資源進(jìn)行整理并實(shí)現(xiàn)信息資源的存儲(chǔ)和檢索，管理人員再依據(jù)管理載體對(duì)檔案進(jìn)行整理利用，現(xiàn)在傳統(tǒng)檔案管理也在時(shí)代發(fā)展的要求下進(jìn)行了創(chuàng)新，向著信息化這一領(lǐng)域邁進(jìn)。檔案信息化建設(shè)首先應(yīng)從建立在合理的準(zhǔn)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上。首先，資料的征收環(huán)境應(yīng)開發(fā)和利用信息化手段，使隱藏文件的價(jià)值得到最大化的凸顯。同時(shí)，檔案信息管理應(yīng)向數(shù)字化方向發(fā)展，傳統(tǒng)的地質(zhì)文件基本上都主要是以紙張文件的形式存在的。勞動(dòng)密集型的管理使得其訪問也很困難，并且占用了很多的倉庫空間以及增加了很多管理成本。數(shù)字文件能夠克服傳統(tǒng)檔案館的缺點(diǎn)，節(jié)省了大量人力、物力和財(cái)力，不受地域限制，實(shí)現(xiàn)資源共享。[3]

（五）增強(qiáng)檔案管理保密工作

我國的可利用資源正在逐漸變得稀缺，因此，礦產(chǎn)開發(fā)也成為了重要機(jī)密，對(duì)于企業(yè)來講，地質(zhì)檔案也具有商業(yè)價(jià)值，是決定市場(chǎng)競爭力的關(guān)鍵因素，因此，加強(qiáng)保密工作必不可少，這要求相關(guān)人員切實(shí)貫徹國家法律法規(guī)以及相關(guān)制度，嚴(yán)格執(zhí)行《檔案法》和《保密法》以及借閱制度和復(fù)制制度等；同時(shí)，應(yīng)對(duì)涉密檔案進(jìn)行獨(dú)立保管，防止與其他檔案文件混淆；為防止檔案材料外泄，還應(yīng)安排專門的人員對(duì)檔案的存儲(chǔ)庫房進(jìn)行管理，禁止非專管人員入內(nèi)。

煤田地質(zhì)檔案是國家和相關(guān)地質(zhì)單位的珍貴財(cái)富，具有保障國家資源以及指導(dǎo)地方規(guī)劃的重要作用，因此煤田地質(zhì)單位應(yīng)積極采取有效措施以積極提高煤田地質(zhì)檔案管理水平，并推進(jìn)檔案管理的信息化建設(shè)，同時(shí)在保證保密性的同時(shí)增強(qiáng)資源共享。（作者單位：內(nèi)蒙古煤田地質(zhì)局153勘探隊(duì)）

參考文獻(xiàn)：

[1]王盈.關(guān)于地質(zhì)科技檔案管理的思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016，（5）：71，73.

[2]蘇曉萌.淺談提高地質(zhì)檔案管理工作的重要性及方法[J].黑龍江史志，2014，（13）：112..