淺論行政執(zhí)法檔案管理工作方法

安六十七

摘 要 本文圍繞行政執(zhí)法檔案管理工作的組織領(lǐng)導(dǎo)、設(shè)施配備、流程規(guī)范、管理考核等各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行淺論

關(guān)鍵詞 行政執(zhí)法 檔案管理 方法

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

行政執(zhí)法檔案是指行政執(zhí)法機(jī)關(guān)在實(shí)施行政許可、行政處罰、行政強(qiáng)制、行政檢查及其他行政執(zhí)法活動(dòng)過(guò)程中形成的具有一定保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像和電子載體等分類保存的原始材料。行政執(zhí)法檔案的管理嚴(yán)格與否直接影響到執(zhí)法行為資料以及原始文書資料的完整和安全，具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。

（1）必須要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，明確人員職責(zé)。行政執(zhí)法檔案要求原則性強(qiáng)、真實(shí)性強(qiáng)、專業(yè)性強(qiáng)、保密性強(qiáng)，這就決定了參與行政執(zhí)法檔案工作的人員要熟知本行政執(zhí)法部門各類法律法規(guī)知識(shí)，并具有相應(yīng)的檔案專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)能力，最好是取得檔案學(xué)專業(yè)大專以上文憑。一是，要配備具備較高政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)的檔案管理人員，成立行政執(zhí)法檔案管理組織機(jī)構(gòu)，鼓勵(lì)和選拔優(yōu)秀人才參與檔案管理工作，不斷提升檔案管理人員整體素質(zhì)；二是，要加大對(duì)檔案人員的培訓(xùn)力度，制定年度專題培訓(xùn)計(jì)劃，重點(diǎn)學(xué)習(xí)《中華人民共和國(guó)檔案法》及本部門行政執(zhí)法法律法規(guī)和規(guī)章制度，借鑒檔案管理先進(jìn)單位的經(jīng)驗(yàn)和做法，不斷向行政執(zhí)法工作比較成熟的其他部門學(xué)習(xí)，嚴(yán)格執(zhí)法檔案的收集、整理、鑒定工作，通過(guò)分析具體案例、座談交流等方式，提高檔案管理人員的統(tǒng)籌規(guī)劃和應(yīng)變能力，真正做到依法建檔、依法治檔、依法管檔。

（2）要加強(qiáng)檔案設(shè)施配備，確保環(huán)境安全。行政執(zhí)法檔案因?yàn)榫哂幸欢ǖ姆尚浴⒃瓌t性、連續(xù)性和保密性，需要配備完善且安全的硬件設(shè)施、軟件設(shè)施和信息化基礎(chǔ)設(shè)施。一是，要配備硬件設(shè)施。要有單獨(dú)的行政執(zhí)法檔案室，配備具有防磁化、防碰撞、安全穩(wěn)固的檔案櫥和文件柜，分類、有序、整齊地進(jìn)行排列檔案，并配備齊全的安全防護(hù)設(shè)施和一次性鞋套等衛(wèi)生設(shè)施，由專職檔案人員管理，隨時(shí)做好檔案室的防火、防盜、防蟲(chóng)、防霉變等工作，定期對(duì)各類設(shè)施進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，提高安全防范能力；二是，要配備軟件設(shè)施。行政執(zhí)法檔案室要建立《行政執(zhí)法檔案出入庫(kù)規(guī)定》、《行政執(zhí)法檔案借閱登記制度》、《行政執(zhí)法檔案銷毀制度》等規(guī)章制度，要求制度上墻，并嚴(yán)格遵守。要設(shè)立行政執(zhí)法檔案室借閱登記臺(tái)、監(jiān)督臺(tái)等，為檔案入室、管理、借閱、歸還提供便利；三是，要配備信息化基礎(chǔ)設(shè)施。檔案管理人員要充分利用信息化資源，對(duì)檔案進(jìn)行全方位、多功能、多層次的現(xiàn)代化管理，利用多媒體功能，在確保檔案信息安全的前提下，通過(guò)磁盤存儲(chǔ)、光盤備份、局域網(wǎng)傳輸、觸摸屏查詢等方式，多媒介存儲(chǔ)，多方位查詢，切實(shí)做到行政執(zhí)法檔案的原始資料完整化、電子載體清晰化、檢索利用便捷化、保管價(jià)值最大化。

（3）要加強(qiáng)檔案流程規(guī)范，提升過(guò)程控制。行政執(zhí)法檔案由行政執(zhí)法單位在結(jié)案后兩個(gè)月內(nèi)歸檔，裝訂歸檔時(shí)要一案一卷、一卷一號(hào)，如果涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)機(jī)密及個(gè)人隱私，可以單獨(dú)設(shè)立副卷，歸檔為兩卷。卷內(nèi)資料應(yīng)當(dāng)制作目錄，放在資料首頁(yè)，去掉金屬物，破損修補(bǔ)完整，并用阿拉伯?dāng)?shù)字在卷內(nèi)資料右上角編寫頁(yè)碼。聲音及影像資料也應(yīng)在儲(chǔ)存介質(zhì)上逐件編號(hào)，單獨(dú)存放，并單獨(dú)造冊(cè)登記。行政執(zhí)法檔案封皮應(yīng)用碳素筆或藍(lán)黑墨水書寫或電腦打印，簡(jiǎn)明扼要，能反映卷內(nèi)資料內(nèi)容。要根據(jù)檔案保管年限分門別類進(jìn)行保管，涉及重大影響以及向司法機(jī)關(guān)移送的檔案要永久保存、妥善保管。檔案歸檔后需要借閱的，應(yīng)當(dāng)填寫《檔案查閱登記簿》，辦理借閱手續(xù)。借閱結(jié)束后，應(yīng)當(dāng)及時(shí)歸還，不得涂改和標(biāo)記。對(duì)超出保管期限且無(wú)保存價(jià)值的行政執(zhí)法檔案，應(yīng)當(dāng)由鑒定小組提出具體意見(jiàn)，填寫行政執(zhí)法檔案銷毀清冊(cè)，經(jīng)單位主要負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，至少兩人參與在指定地點(diǎn)銷毀，并在銷毀清冊(cè)上簽名備案，確保檔案安全。

（4）加強(qiáng)檔案管理考核，健全督導(dǎo)機(jī)制。一是，要建立健全完善的行政執(zhí)法監(jiān)督法律體系，制定操作性強(qiáng)的法律規(guī)章和相關(guān)監(jiān)督條例，加強(qiáng)內(nèi)部監(jiān)督與外部檢查相結(jié)合的制約機(jī)制，強(qiáng)化督導(dǎo)功能。成立行政執(zhí)法檔案考評(píng)小組，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行考核評(píng)比，從而引起職能部門及檔案管理人員的高度重視，加大對(duì)行政執(zhí)法檔案依法管理工作的促進(jìn)，確保行政執(zhí)法檔案的安全有效；二是，要完善行政執(zhí)法檔案內(nèi)部考評(píng)制度，嚴(yán)格執(zhí)行各類管理標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范執(zhí)法檔案管理，專人專室保管，同時(shí)，定期組織行政執(zhí)法案卷評(píng)查會(huì)議及檔案室安全檢查，由行政執(zhí)法檔案考評(píng)小組具體進(jìn)行監(jiān)督考核，強(qiáng)化檔案管理制度的貫徹落實(shí)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。對(duì)于在檔案考評(píng)中表現(xiàn)突出、責(zé)任心強(qiáng)、有創(chuàng)新意識(shí)的檔案管理人員實(shí)行表彰獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)發(fā)生損毀、丟失、涂改、偽造或擅自出售、泄密等重大不規(guī)范問(wèn)題實(shí)行“一票否決”制，旨在提升檔案人員積極性，進(jìn)一步規(guī)范檔案操作流程，提升檔案質(zhì)量；三是，要建立外部監(jiān)督制約機(jī)制，協(xié)同司法、監(jiān)察及檔案行政管理部門等外部行政執(zhí)法監(jiān)督部門，對(duì)行政執(zhí)法檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)和檢查，加大督導(dǎo)考核力度，努力將不規(guī)范行為消滅在萌芽狀態(tài)，從而促進(jìn)行政執(zhí)法檔案工作的健康有序發(fā)展。