計算機技術(shù)對辦公自動化的具體影響探究

趙志鵬

摘 要 辦公自動化是近些年來各單位辦公的主要趨勢，辦公自動化需要以計算機技術(shù)作為主要的技術(shù)支撐。所以計算機技術(shù)在單位辦公中發(fā)揮了越來越重要的作用。文章以計算機技術(shù)在辦公自動化中的運用為著力點，介紹了我國運用計算機技術(shù)辦公自動化的發(fā)展現(xiàn)狀，同時也進一步分析了利用計算機技術(shù)在辦公自動化過程中存在的相關(guān)問題，并針對這些問題，提出相應(yīng)的可行性措施。

關(guān)鍵詞 計算機技術(shù)；辦公自動化；影響

中圖分類號 TP3 文獻標(biāo)識碼 A 文章編號 1674-6708（2016）163-0076-02

隨著科技水平的不斷提高與信息技術(shù)的不斷運用，辦公自動化逐漸成為可能。所謂辦公自動化，是將現(xiàn)代化辦公和計算機網(wǎng)絡(luò)功能結(jié)合起來的一種新型的辦公方式。辦公自動化沒有統(tǒng)一的定義，凡是在傳統(tǒng)的辦公室中采用各種新技術(shù)、新機器、新設(shè)備從事辦公業(yè)務(wù)，都屬于辦公自動化的領(lǐng)域，尤其是對計算機相關(guān)技術(shù)的使用，更是辦公自動化的一種形式，目前在許多行政單位，與事業(yè)單位都采用計算機技術(shù)，以更高效的進行自動化辦公。

1 計算機技術(shù)在辦公自動化領(lǐng)域的發(fā)展現(xiàn)狀

在我國目前，計算機技術(shù)廣泛運用于行政單位，事業(yè)單位以及相關(guān)的企業(yè)單位，使得辦公自動化成為一種便利成都高，高效率的辦公模式。計算機技術(shù)在辦公領(lǐng)域的運用的發(fā)展現(xiàn)狀，主要體現(xiàn)在一下幾個方面。首先，計算機技術(shù)在辦公自動化的運用更趨向于智能化的發(fā)展，采用較為先進的計算機技術(shù)，使單位在辦公過程中能夠?qū)崟r有效的掌握辦公的進程，比人工監(jiān)督管理更具智能性。其次，使用計算機技術(shù)進行辦公，推動了我國辦公自動化的時效性，目前，我國各單位一般都會根據(jù)本單位的業(yè)務(wù)以及所要辦公的范圍標(biāo)準(zhǔn)采用不同的計算機操作程序，這些操作程序一般都比較固定，所以辦公人員只要將所需要的數(shù)據(jù)直接輸入，便可以很快得到想要的結(jié)果。這樣的模式很大的提高了我國辦公自動化的效率，增強了辦公自動化的時效性。最后，我國已經(jīng)將計算機技術(shù)作為辦公自動化的首要技術(shù)，足以說明計算機技術(shù)在辦公自動化中的發(fā)展地位。這些發(fā)展現(xiàn)狀凸顯了我國計算機技術(shù)的重要性，但是，這并不意味著計算機技術(shù)在辦公自動化領(lǐng)域已經(jīng)發(fā)展的很完善，這其中在運用和發(fā)展過程中還存在相關(guān)的問題，這些問題也就嚴(yán)重影響了辦公自動化化的發(fā)展。

2 計算機技術(shù)在辦公自動化中的重要作用

2.1 擴大辦公范圍，優(yōu)化辦公環(huán)境

辦公自動化的形式主要表現(xiàn)在辦公范圍的擴大化。所謂辦公范圍的擴大化并不是指空間范圍的擴大化，而是指所要辦公的領(lǐng)域的不斷深化，這一點利用計算機技術(shù)便可以很好的實現(xiàn)。各辦公部門之間通過計算機技術(shù)進行文件傳送，或一些相關(guān)立項的研究，減去了人工作業(yè)的時間與地點。同時，不同單位、不同合作團體之間也可以利用計算機技術(shù)對立項進行很好的洽談，進行本單位產(chǎn)品內(nèi)容的介紹，以形成品牌效應(yīng)，促進商品的營銷。所以，計算機技術(shù)運用于辦公領(lǐng)域，在很大程度上減輕了空間和時間的障礙，擴大了辦公范圍，優(yōu)化了內(nèi)部與外部辦公的環(huán)境。

2.2 提高辦公自動化的運行效率

提高辦公自動化的運行效率，主要體現(xiàn)在，利用計算機特有的辦公操作技術(shù)進行操作，可以在很短的一段間內(nèi)實現(xiàn)結(jié)果的出現(xiàn)，減輕了人工辦公時的繁重的任務(wù)量，同時，利用計算機技術(shù)進行相關(guān)的系統(tǒng)操作，是一種科學(xué)的技術(shù)手段，在利用計算機技術(shù)的操作過程中，所獲得的數(shù)據(jù)結(jié)果相比于人工操作準(zhǔn)確度更高，參考的數(shù)據(jù)更有價值，數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性也就決定了辦公過程中的運行效率的高低，因此，利用計算機技術(shù)，提高了辦公自動化的運行效率。

2.3 提供了大量的可利用的信息

信息化的時代，掌握大量的信息也是一種財富，企業(yè)在辦公過程中可以根據(jù)自身的需求利用計算機技術(shù)獲取大量的信息，信息的收集，為單位辦公提供了更好的信息參考數(shù)據(jù)，同時也可以根據(jù)外部的信息，對單位內(nèi)部的方案進行調(diào)整，與時俱進，及時進行相關(guān)的技術(shù)以及制度的創(chuàng)新，實現(xiàn)最大化效益。隨著時代的發(fā)展，信息是溝通單位內(nèi)外部的一個很好的途徑，計算機技術(shù)為單位提供了獲取信息的平臺，因此可以說，計算機技術(shù)的使用，為辦公自動化提供了大量的可靠信息。

很好的利用計算機技術(shù)進行相關(guān)的操作，可以將計算機技術(shù)對辦公自動化的優(yōu)點發(fā)揮到極致，但是在現(xiàn)實的運用過程中，不能合理的運用計算機技術(shù)，或者對計算機技術(shù)的掌握不夠熟練，也就在很大程度上降低了計算機技術(shù)的利用率，這些問題在某些行政單位、事業(yè)單位以及企業(yè)單位普遍存在，因此，必須很好的解決這些問題。

3 計算機技術(shù)在辦公自動化的利用過程中存在的問題及相關(guān)的可行性建議

3.1 相關(guān)計算機技術(shù)系統(tǒng)的安全度有待提高

利用計算機技術(shù)進行自動化辦公，是一種較為便利的條件，但是，存在與之相應(yīng)的問題就是，利用計算機技術(shù)辦公過程中，相關(guān)的系統(tǒng)保密性不全，一些重要的文件沒有一個合理的安全保密程序，這也就使得在辦公過程中，由于安全性不高的操作，使得單位內(nèi)部的重要數(shù)據(jù)、重要信息被泄露，這樣一來就會給相關(guān)的單位造成很大的損失，所以計算機系統(tǒng)在辦公自動化過程中，沒有一個良好的保密系統(tǒng)作為支撐，是很難確保計算機技術(shù)在辦公過程中的安全性與可靠性。

針對這一問題的出現(xiàn)，必須采取相關(guān)的技術(shù)手段對此進行系統(tǒng)的安全的保障，首先，相關(guān)的單位在辦公自動化過程中需要根據(jù)自己公司的需要設(shè)置更好的智能保密系統(tǒng)，并將文件的保密工作集中在更少的人管理，避免多人利用計算機技術(shù)操作過程中使信息泄露，同時，還要加強計算機保密系統(tǒng)的研發(fā)與運用，將保密技術(shù)發(fā)揮到更好的作用，最后，要加強對計算機的定期排查力度，對計算機的保密系統(tǒng)進行定期的維修排查，以便在第一時間發(fā)現(xiàn)信息泄露源，及時進行相關(guān)補救措施。

3.2 相關(guān)工作人員對計算機技術(shù)的操作能力欠缺

這一問題突出的表現(xiàn)在相關(guān)的行政單位進行計算機技術(shù)的辦公。相關(guān)行政單位的辦公人員一般任職時間較長，年齡較大，所以對一些新興起的計算機技術(shù)掌握的不夠全面，以至于在實際的利用計算機技術(shù)進行辦公過程中的效率低下，甚至也有可能會產(chǎn)生錯誤的操作，這樣也就嚴(yán)重影響了我國的辦公自動化的進程。

所以，為了更好的解決這類問題，相關(guān)的單位必須進行定期的計算機操作技術(shù)的培訓(xùn)，對一些計算機技術(shù)操作進行合理的規(guī)范，讓辦公人員的操作能力提升，同時相關(guān)的操作人員也要從實際的辦公中掌握相關(guān)的技術(shù)操作要點，嚴(yán)格的規(guī)范自身的行為，提高自身的辦公？水平。

4 結(jié)論

在辦公自動化已經(jīng)成為一種重要的辦公發(fā)展趨勢的今天，必須要重視計算機操作技術(shù)的重要作用性，認(rèn)識到計算機操作過程中存在的不足，并及時加以改正，讓計算機技術(shù)很好的發(fā)揮其優(yōu)點，提高辦公自動化的效率水平。

參考文獻

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