淺析中職學(xué)校的檔案保護(hù)

吳暉

【摘要】隨著中職學(xué)校檔案信息化建設(shè)的不斷發(fā)展，對檔案資源的開發(fā)、利用、要求越來越高。因而，檔案信息資源如何及時(shí)、有效的安全保護(hù)，最大限度地延長檔案資料的壽命，是當(dāng)前檔案工作者們亟需解決的問題。

【關(guān)鍵詞】中職學(xué)校；檔案保護(hù)；檔案保護(hù)技術(shù)；信息化

檔案保護(hù)工作是檔案工作的重要組成部分，也是中職學(xué)校檔案工作者的基本職責(zé)。檔案具有原始性和唯一性，是一種不可再生的信息資源，它是中職學(xué)校建設(shè)發(fā)展歷史的真實(shí)記錄，隨著信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，各種形式的信息載體不斷涌現(xiàn)，必須采取積極、穩(wěn)妥、有效的安全保護(hù)措施，做好中職學(xué)校檔案的安全保護(hù)工作，維護(hù)檔案的完整與安全，延長檔案的使用壽命，發(fā)揮檔案的整體功能和價(jià)值，為中職學(xué)校建設(shè)與發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，推動(dòng)檔案事業(yè)不斷向前發(fā)展。

一、檔案保護(hù)在中職學(xué)校建設(shè)發(fā)展中的作用

（一）文化傳承

中職學(xué)校在發(fā)展的過程中，擁有了許多歷史留存和實(shí)踐得來的文化資源，其中富集著學(xué)校發(fā)展史、人才培養(yǎng)優(yōu)勢和眾多的文化成果，讓我們能在教育體制變革的形勢下，歷史優(yōu)勢資源能完整地利用和借鑒發(fā)揮了重大作用，為中職學(xué)校的全面發(fā)展奠定了豐富的資源基礎(chǔ)。

1.檔案信息。檔案信息資料是中職學(xué)校檔案收集、整理、歸檔的相關(guān)資料，記錄著整個(gè)學(xué)校各項(xiàng)管理信息的全過程，利用檔案信息資源能保證學(xué)校教育教學(xué)和各項(xiàng)管理的順利進(jìn)行，在整個(gè)教學(xué)、科研、管理中發(fā)揮著積極的作用。

2.檔案資源。檔案是科學(xué)研究的基礎(chǔ)，而中職學(xué)校檔案真實(shí)地記錄了學(xué)校歷年來艱苦創(chuàng)業(yè)曲折發(fā)展的實(shí)踐過程，記錄了廣大教職員工在教學(xué)、科研、管理、生產(chǎn)等活動(dòng)中積累的寶貴經(jīng)驗(yàn)和重要的知識信息，為學(xué)校豐富學(xué)科門類、學(xué)術(shù)研究和科研工作提供了大量的圖書情報(bào)資料和科技信息，特別是中職學(xué)校學(xué)術(shù)成果檔案記載了全校師生歷年來的學(xué)術(shù)論文、著作等學(xué)術(shù)成果，記錄了他們在教學(xué)、科研活動(dòng)中形成的大量有價(jià)值的事實(shí)、數(shù)據(jù)，總結(jié)了他們在科研教學(xué)活動(dòng)中成功和失敗的經(jīng)驗(yàn)，蘊(yùn)藏著豐富的知識資源，是知識繼承和創(chuàng)新的基本條件。

3.檔案服務(wù)。中職學(xué)校檔案部門是為滿足學(xué)校各部門和社會(huì)各領(lǐng)域?qū)W(xué)校教學(xué)管理、專業(yè)設(shè)置和實(shí)習(xí)就業(yè)的需求，充分發(fā)揮其有價(jià)值的知識信息為社會(huì)服務(wù)。當(dāng)前，檔案部門從被動(dòng)變?yōu)橹鲃?dòng)，從后臺走向前臺，充分發(fā)揮檔案信息資源的優(yōu)勢，提供創(chuàng)新形式多樣化的特色檔案信息，為滿足學(xué)校教學(xué)、科研和社會(huì)對其日益增長的需求，在很大程度上擴(kuò)展了檔案信息的社會(huì)服務(wù)化。比如說作為學(xué)校的信息資源可以作為決策的直接論據(jù)來源和預(yù)測未來的背景材料；對外開放可以吸引有需求的人和研究人員到檔案部門來利用檔案，進(jìn)行學(xué)術(shù)研究。

（二）文化創(chuàng)新

不論是高校還是中職學(xué)校，文化傳承與創(chuàng)新是密不可分的，傳承是基礎(chǔ)，創(chuàng)新是動(dòng)力，沒有傳承就不可能產(chǎn)生創(chuàng)新。學(xué)校檔案創(chuàng)新，要把學(xué)校圖書、檔案和校園網(wǎng)資源有效結(jié)合，充分利用校園網(wǎng)建設(shè)的平臺，為師生提供方便、快捷的優(yōu)質(zhì)服務(wù)，豐富校園文化建設(shè)，讓師生能夠通過不斷的學(xué)習(xí)研究去引領(lǐng)文化傳承創(chuàng)新，繼承傳統(tǒng)而不保守，視野開闊而不盲從，始終堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需要。

（三）文化升值

中職學(xué)校檔案的信息資源都是有價(jià)值的，它包括兩種價(jià)值即文化價(jià)值和社會(huì)價(jià)值，文化價(jià)值是自身存在的歷史價(jià)值，而有可能發(fā)揮出來的是它的社會(huì)價(jià)值，只有最大程度地發(fā)揮其社會(huì)價(jià)值，才能創(chuàng)造出合理的價(jià)值取向和經(jīng)濟(jì)效應(yīng)。只有對這些收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)得來的原始積累資料進(jìn)行充分利用，才能體現(xiàn)出中職學(xué)校檔案的利用價(jià)值。檔案的價(jià)值就是其利用價(jià)值，且利用價(jià)值是隨著時(shí)間的推移而增強(qiáng)的，只有充分利用檔案資源，才會(huì)讓檔案價(jià)值得到充分的顯現(xiàn)。

二、新時(shí)期中職學(xué)校檔案保護(hù)工作

檔案保護(hù)工作是一項(xiàng)專業(yè)性技術(shù)工作，即延長檔案使用壽命的一系列的技術(shù)工作，如庫房溫度控制與調(diào)節(jié)，防光、防有害氣體與防塵，有害生物的防治，庫房建筑，檔案修復(fù)技術(shù)等。因而，中職學(xué)校檔案如何被及時(shí)、有效地安全保護(hù)以及如何最大限度地延長檔案的壽命等一系列問題也就成了檔案保護(hù)工作的重要部分，迫切需要我們檔案人員去解決檔案保管及利用的安全問題，檔案能否安全保存下去起著決定性的作用?，F(xiàn)就中職學(xué)校如何做好檔案保護(hù)工作概括如下幾個(gè)方面：

（一）提高檔案保護(hù)意識

當(dāng)前，一些中職學(xué)校對檔案管理工作認(rèn)識不足，存在一定誤區(qū)，認(rèn)為檔案管理工作只是簡單的抄抄寫寫、保管的事務(wù)性工作，不是學(xué)校重要工作的一部分。一些學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)只重視教學(xué)工作和其他管理工作，學(xué)校上下都沒有檔案保護(hù)意識，認(rèn)為都是些無關(guān)緊要的輔助工作，只要“守好攤”就行了。這樣的思想意識嚴(yán)重影響到檔案工作的滯后，致使相關(guān)文字材料、圖片資料、實(shí)物檔案等不能主動(dòng)上交存檔，造成原始檔案材料采集不及時(shí)和不完整歸檔。只有把檔案保護(hù)工作納入到目標(biāo)管理考核工作中來，提高檔案工作在學(xué)校管理工作中的地位，積極爭取領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重視和支持，才能做好檔案保護(hù)工作。

（二）提高檔案人員素質(zhì)

學(xué)校必須配備專職的檔案管理人員，負(fù)責(zé)學(xué)校檔案材料收集、整理、歸檔、查閱工作，使日常工作中形成的檔案材料能及時(shí)完整歸檔。以便讓具有保存價(jià)值的檔案材料，能有效地為領(lǐng)導(dǎo)決策、教學(xué)、科研提供準(zhǔn)確、完整的信息資源。檔案管理工作的好壞，取決于檔案人員的專職水平，一方面要有責(zé)任心，能吃苦耐勞；另一方面就是要注重自身專業(yè)水平的提高，要通過在實(shí)踐中的學(xué)習(xí)和參加檔案管理培訓(xùn)等方式，以求達(dá)到熟悉和掌握科學(xué)、規(guī)范管理要領(lǐng)和方法，來提高工作實(shí)效和檔案質(zhì)量。達(dá)到

（三）提高檔案投入

中職學(xué)校應(yīng)設(shè)置專門的檔案室，配置專用的檔案庫房。一般庫房應(yīng)選擇在樓層高的位置且通風(fēng)條件好、能遮陽的地方，整個(gè)庫房的設(shè)計(jì)應(yīng)符合國家檔案保管庫房的標(biāo)準(zhǔn)要求，以達(dá)到符合保護(hù)檔案的條件。同時(shí)也要根據(jù)學(xué)校的條件配置相關(guān)的設(shè)備設(shè)施，如自動(dòng)報(bào)警與滅火裝置、殺菌設(shè)備、掃描儀、消毒機(jī)，還可根據(jù)溫、濕度對檔案的影響添置溫濕調(diào)配器、空調(diào)等，特別是根據(jù)庫房的面積位置來選擇合適自己學(xué)校檔案存放的密集架，也可根據(jù)新型載體的種類配備不同的柜架來貯存聲像資料、光盤、膠片，以便于對這些載體檔案信息的保護(hù)。在當(dāng)前信息化時(shí)代，電子檔案產(chǎn)生的同時(shí)需借助計(jì)算機(jī)系統(tǒng)來存貯和讀取，通過網(wǎng)絡(luò)來訪問是必然趨勢，故中職學(xué)校也要添置配套的計(jì)算機(jī)和相適應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，為日后的無紙化管理奠定相應(yīng)的基礎(chǔ)。

三、新時(shí)期檔案保護(hù)技術(shù)的應(yīng)用與發(fā)展

中職學(xué)校的檔案形式有文字、聲像、圖文等，為保證檔案材料的完整，保證學(xué)校檔案質(zhì)量，迫切需要對檔案資料進(jìn)行保護(hù)。

（一）傳統(tǒng)紙質(zhì)載體的保護(hù)及保護(hù)技術(shù)的應(yīng)用

傳統(tǒng)收集、整理、歸檔的文件以紙質(zhì)為主，紙質(zhì)檔案保護(hù)工作的目標(biāo)是使檔案的載體——紙張“延年益壽”，因?yàn)檩d體和記錄的信息是結(jié)為一體的，保住了紙質(zhì)文件的形體，以文字記錄的信息就得以保存。由于紙質(zhì)檔案在整個(gè)檔案形成的過程中會(huì)受到紫外線和溫濕度的危害，復(fù)印、掃描帶來的損失，還有人為破壞、傳閱丟失等客觀因素的影響，會(huì)導(dǎo)致紙質(zhì)文件不能永久性保存。特別是紙張的耐久性在一定的條件下，如高溫、高濕酸、酶、氧化劑的腐蝕，可發(fā)生水解和氧化反應(yīng)，會(huì)導(dǎo)致紙質(zhì)文件不能長期或永久保存。但只要我們運(yùn)用現(xiàn)代科學(xué)新技術(shù)、新成果，對紙質(zhì)檔案進(jìn)行防光、防霉、抗氧、去酸、去濕等技術(shù)處理，就能使處理過的紙質(zhì)檔案抵抗外界不良環(huán)境的能力有顯著的加強(qiáng)；另外，紙質(zhì)檔案信息褪化或字跡漸變模糊的情況下，可以采用先進(jìn)的恢復(fù)劑、保護(hù)劑和固色劑來防止紙質(zhì)材料上的信息褪化、模糊。比如陜西省檔案館李玉虎研制的擴(kuò)散、褪色復(fù)寫紙、圓珠筆字跡恢復(fù)劑和褪色藍(lán)黑墨水固色劑都是效果明顯的保護(hù)劑。

（二）電子檔案新型載體的保護(hù)及應(yīng)用

隨著電子技術(shù)的發(fā)展，電子文檔也應(yīng)運(yùn)而生。電子文檔的載體材料是磁性物質(zhì)和光盤等新型載體，新型載體具有雙重性，一是載體本身，二是所載信息。由于受電子文檔載體制成材料的不穩(wěn)定性，新型載體比紙張更容易受磁場、霉菌、庫房溫濕度、有害氣體、煙塵等外界因素的破壞，特別是不可忽視的電腦病毒，最易導(dǎo)致所記錄的信息更易被破壞，影響數(shù)據(jù)的正常讀取和數(shù)據(jù)信息，使電子文檔失去保存價(jià)值。對新載體的這種特性，需以科學(xué)的保護(hù)技術(shù)手段入手來保護(hù)所載信息的永久性和穩(wěn)定性。國

1.紙質(zhì)檔案被電子檔案所取代。在學(xué)校的日常檔案管理中，電子文檔應(yīng)用越來越多，出現(xiàn)了紙質(zhì)文檔和電子檔案并存的現(xiàn)狀。檔案人員在備份保存紙質(zhì)檔案的同時(shí)，必須對電子檔案進(jìn)行拷貝和加密，為了保護(hù)電子數(shù)據(jù)的安全性應(yīng)定期進(jìn)行備份，重要數(shù)據(jù)應(yīng)有兩個(gè)以上的備份并分開保存，為防止自然災(zāi)害等特殊情況，還要對重要檔案資料采取異地備份和保存，以防檔案信息任意更改和丟失。同時(shí)還需讓電子檔案保持中性格式化，具有兼容性，以便于信息可以在不同時(shí)期的計(jì)算機(jī)上讀取和載體之間進(jìn)行轉(zhuǎn)移、傳閱。

2.電子檔案的多樣性。中職學(xué)校除了文字材料還有圖像、視頻、音頻等形式多樣的原始資料。不同載體的保護(hù)方式是不一樣的。如照片、照相底片、縮微片、磁帶、軟盤、光盤等新型載體，這些承載著整個(gè)學(xué)校的實(shí)踐點(diǎn)滴和深刻記憶的信息資料，除了對它們進(jìn)行庫房環(huán)境優(yōu)化、選擇適當(dāng)?shù)谋９芷骶吆痛娣盼恢?、正確使用防止誤操作等物理技術(shù)的保護(hù)之外，如：照片檔案的保護(hù)應(yīng)著重于抑制霉菌的生長可調(diào)節(jié)庫內(nèi)環(huán)境的pH值，添加必要的防霉劑；照相底片應(yīng)配備空調(diào)設(shè)備控制溫度并給予附加的防潮措施如放置中性吸濕劑。如果要防止電子文件信息不被修改、盜竊、刪除的技術(shù)主要有防火墻技術(shù)、存取權(quán)限控制、數(shù)據(jù)加密法、數(shù)字水印法、數(shù)字時(shí)間印章法等。在條件允許時(shí)，及時(shí)將存貯電子文件的磁盤載體更換成光盤，便于長久保存。不管磁盤還是光盤，定期復(fù)制是當(dāng)前延長電子文件壽命的有效措施，磁盤每2年，光盤每5年轉(zhuǎn)儲(chǔ)一次，轉(zhuǎn)儲(chǔ)后的載體與原載體同樣編號保存。

總之，隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化已是必然的發(fā)展趨勢。因此，每一位檔案工作者都要有緊迫感，努力學(xué)習(xí)和掌握現(xiàn)代科學(xué)知識，提高檔案保護(hù)意識，采取有效的檔案保護(hù)手段，把檔案管理提升到一個(gè)全新的水平。轉(zhuǎn)貼于中國論文下載中心 http：//www.studa.net 轉(zhuǎn)貼于 中國論文下載

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