溝通管理在國(guó)際化項(xiàng)目中的應(yīng)用解析

【摘要】在項(xiàng)目管理工作的過(guò)程中，溝通是最關(guān)鍵的內(nèi)容，而且始終貫穿其中，關(guān)乎著項(xiàng)目的成敗。在國(guó)際化的項(xiàng)目中，因?yàn)轫?xiàng)目的思維方式、文化背景以及工作方式等都存在著很大的不同，所以溝通在國(guó)際化項(xiàng)目中的作用更是非常重大。文章對(duì)溝通管理在國(guó)際化項(xiàng)目中的具體應(yīng)用進(jìn)行了詳細(xì)的分析。

【關(guān)鍵詞】溝通管理；國(guó)際化項(xiàng)目；溝通原則；文化差異

國(guó)際化項(xiàng)目的根本意義就是說(shuō)某個(gè)工程項(xiàng)目在各個(gè)環(huán)節(jié)的實(shí)施過(guò)程中不止一個(gè)參與者，比如在項(xiàng)目的咨詢、設(shè)計(jì)、采購(gòu)以及施工等，都是由多個(gè)國(guó)家或者是國(guó)際組織進(jìn)行參與完成的，而且是利用國(guó)際上工程項(xiàng)目的管理理念進(jìn)行項(xiàng)目的開(kāi)展的。而項(xiàng)目的溝通管理就是為了能夠保證科學(xué)合理的收集和傳遞信息，另外還包括后續(xù)處理過(guò)程的溝通。因此，溝通管理在國(guó)際化項(xiàng)目中起著非常重要的作用，本文對(duì)溝通管理在國(guó)際化項(xiàng)目中的應(yīng)用進(jìn)行了詳細(xì)的分析。

一、國(guó)際化項(xiàng)目的主要范圍

對(duì)于國(guó)際化項(xiàng)目而言，主要包括國(guó)內(nèi)涉及到國(guó)外的工程以及國(guó)外的具體工程。所謂國(guó)內(nèi)涉及到國(guó)外的工程就是國(guó)際組織、國(guó)外的公司或者是外國(guó)的政府來(lái)中國(guó)進(jìn)行投資或者是實(shí)施的工程；而國(guó)外工程就是指總部公司所在國(guó)家以外的工程項(xiàng)目，也就是說(shuō)在國(guó)外參與投資和實(shí)施和各項(xiàng)工程。另外，香港和澳門的工程也在國(guó)際工程的范圍內(nèi)，而且可以納入國(guó)外工程的行列。

二、項(xiàng)目溝通管理的概述

（一）項(xiàng)目溝通管理的含義

所謂的項(xiàng)目溝通管理，就是為了保證科學(xué)合理的進(jìn)行信息收集、傳遞和處理而實(shí)行的一系列的過(guò)程，其中主要包括保證信息適時(shí)的產(chǎn)生、收集、傳遞以及存儲(chǔ)和處理等所需要實(shí)行的過(guò)程。按照PMI的定義來(lái)分析項(xiàng)目溝通管理的含義，就是使信息能夠及時(shí)、適當(dāng)?shù)漠a(chǎn)生、收集、傳遞、儲(chǔ)存以及處理等一系列的過(guò)程。項(xiàng)目溝通的模型如圖1所示。

對(duì)于項(xiàng)目溝通管理來(lái)說(shuō)，最基礎(chǔ)的過(guò)程包括：（1）溝通計(jì)劃。意思就是明確相關(guān)人員的信息和需求，清楚哪些人員需要哪些信息，什么時(shí)候需要以及利用什么樣的方式向他們傳遞等；（2）公布信息。意思就是將相關(guān)人員需要的信息及時(shí)傳遞到他們的手中，并且要實(shí)施溝通管理的計(jì)劃，及時(shí)應(yīng)對(duì)預(yù)料之外發(fā)生的事情；（3）績(jī)效考核。意思就是及時(shí)收集和公布相關(guān)的績(jī)效信息，從而使相關(guān)人員正確地利用資源來(lái)完成績(jī)效目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)績(jī)效考核。

（二）項(xiàng)目溝通管理的重要性

實(shí)際上，溝通的意義就是信息交流，要想確保項(xiàng)目實(shí)現(xiàn)科學(xué)、合理的實(shí)施，就一定要進(jìn)行詳細(xì)的信息溝通，而且，良好的溝通是項(xiàng)目決策和計(jì)劃的關(guān)鍵，是有效控制和管理過(guò)程的重要根據(jù)和途徑，是創(chuàng)建和改進(jìn)人際關(guān)系不可缺少的必要條件，更是促使項(xiàng)目經(jīng)理科學(xué)引導(dǎo)的重要手段。在國(guó)際化項(xiàng)目的管理過(guò)程中，如果能夠?qū)崿F(xiàn)良好的交流和溝通，就能夠獲取充分的相關(guān)信息，了解到項(xiàng)目中潛在的問(wèn)題，防止產(chǎn)生不必要的麻煩，進(jìn)而對(duì)項(xiàng)目的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行良好的控制，所以說(shuō)，有效的溝通管理在促進(jìn)項(xiàng)目發(fā)展方面起著非常重要的作用。

三、項(xiàng)目溝通的主要方式

對(duì)于項(xiàng)目溝通的方式來(lái)說(shuō)，主要包括以下幾種類型：

首先，如果按照溝通的方向進(jìn)行分類的話，可以將項(xiàng)目溝通分為上行溝通、下行溝通、橫向溝通以及斜向溝通。上行溝通的含義就是指企業(yè)中的信息從比較低的層面向比較高的層面?zhèn)鬟f的一種溝通形式，通常情況下是下級(jí)對(duì)上級(jí)的匯報(bào)、申請(qǐng)以及請(qǐng)示等；下行溝通的含義是指其中的信息從比較高的層面向比較低的層面?zhèn)鬟f的一種溝通形式，通常情況下是上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)給員工安排任務(wù)，發(fā)布命令以及指定規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)等；橫向溝通的含義是指企業(yè)中的信息在相同層面之間相互傳遞的一種溝通形式，通常情況下表現(xiàn)為員工之間的相互合作、研究和討論等；斜向溝通的含義是指企業(yè)中屬于不同級(jí)別、不同組織和不同部門之間員工進(jìn)行交流溝通的一種形式，通常情況下表現(xiàn)為不同部門之間的業(yè)務(wù)咨詢和關(guān)聯(lián)等。

其次，如果按照溝通的渠道進(jìn)行溝通方式的分類，可以將其分為書面溝通、語(yǔ)言溝通、非語(yǔ)言溝通以及結(jié)構(gòu)化內(nèi)容溝通四種類型。書面溝通的含義是指企業(yè)中的任命說(shuō)明、項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn)、年度總結(jié)、相關(guān)報(bào)告以及會(huì)議要事等，另外，私人筆記、便條等也屬于書面溝通；語(yǔ)言溝通的含義是指非常正式的會(huì)議、項(xiàng)目以及完成情況的匯報(bào)等，而且私人之間的接觸、研究以及討論等也屬于語(yǔ)言溝通；非語(yǔ)言溝通的含義是指非常正式的圖表、板報(bào)等，而且一些身體上的行為、面部的表情也屬于非語(yǔ)言溝通；結(jié)構(gòu)化內(nèi)容的溝通的含義是指程序化、規(guī)范化以及標(biāo)準(zhǔn)的驗(yàn)證以及實(shí)驗(yàn)等。

四、溝通管理在國(guó)際化項(xiàng)目中的應(yīng)用特點(diǎn)

（一）文化方面存在差異

由于各國(guó)之間的生產(chǎn)形式、生活方式、歷史文化以及地理環(huán)境等都各不相同，每個(gè)國(guó)家的文化體系都其自身的特殊性，而且國(guó)家文化中的精神體系、規(guī)范體系以及思維體系等都存在很大的差異，因此，在進(jìn)行溝通時(shí)會(huì)存在一些問(wèn)題，對(duì)溝通管理產(chǎn)生影響。

（二）溝通的成本比較大

國(guó)際化項(xiàng)目的溝通管理屬于跨文化的溝通形式，是兩種文化之間進(jìn)行的溝通，要想在根本上克服這種障礙肯定會(huì)花費(fèi)大量的物資，而且還會(huì)應(yīng)用多種方式和手段，花費(fèi)更長(zhǎng)的時(shí)間進(jìn)行雙向的溝通，進(jìn)而解決文化中存在的矛盾，在這個(gè)過(guò)程中一定會(huì)花費(fèi)大量的成本。

（三）溝通工具的使用

在國(guó)際化項(xiàng)目的溝通管理中，因?yàn)閲?guó)際化的項(xiàng)目不管是在空間還是在時(shí)間上都存在一定的距離，所以會(huì)更加注重現(xiàn)代化溝通工具的使用。在溝通工具的使用上，針對(duì)跨地域、信息量大以及數(shù)據(jù)復(fù)雜的基本情況，不僅包括經(jīng)常使用的電子信息、電話以及會(huì)議等工具，還包括網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、信息檢索系統(tǒng)以及項(xiàng)目信息管理平臺(tái)等，這些都是非常有效的溝通工具。

五、溝通管理在國(guó)際化項(xiàng)目中的具體應(yīng)用

對(duì)于國(guó)際化項(xiàng)目而言，正確有效的溝通方法以及準(zhǔn)確的溝通原則是確保項(xiàng)目成功的關(guān)鍵因素，下面以上海某國(guó)際化主題公園的項(xiàng)目為例，分析了溝通管理在國(guó)際化項(xiàng)目中的具體應(yīng)用。

（一）針對(duì)溝通管理中的矛盾，建立相應(yīng)的溝通原則和方法

對(duì)于上海某國(guó)際化主題公園的項(xiàng)目而言，它不僅帶有國(guó)際化項(xiàng)目的特點(diǎn)，而且也帶有跨邊界、跨部門以及跨組織的管理特點(diǎn)，因此，在這個(gè)項(xiàng)目的管理過(guò)程中存在著很大的項(xiàng)目沖突，亟待進(jìn)行解決。我們可以針對(duì)項(xiàng)目沖突進(jìn)行項(xiàng)目溝通管理框架的構(gòu)建，對(duì)于這項(xiàng)國(guó)際化項(xiàng)目，制定的溝通原則包括：層級(jí)對(duì)應(yīng)原則，協(xié)調(diào)方不替代項(xiàng)目責(zé)任的主題職責(zé)原則，重大的問(wèn)題及時(shí)匯報(bào)原則。通過(guò)制定相應(yīng)的溝通原則，可以進(jìn)行溝通方法的制定：圖2是項(xiàng)目?jī)?nèi)部溝通流程，圖3是項(xiàng)目與外部合作團(tuán)隊(duì)溝通流程。

在上述的國(guó)際化項(xiàng)目溝通程序中，對(duì)于各種溝通方式的程序和條件進(jìn)行了規(guī)范，比如，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)者向員工提出的工作命令以及布置的任務(wù)等屬于下行溝通，而員工向上級(jí)匯報(bào)工作屬于上行溝通，員工之間的相互合作屬于橫向溝通。

（二）充分利用溝通管理的工具，積極建立溝通管理架構(gòu)

對(duì)于國(guó)際化項(xiàng)目中的溝通管理來(lái)說(shuō)，會(huì)用到很多的溝通工具，可以將溝通工具進(jìn)行組合，積極建立一套項(xiàng)目溝通的管理架構(gòu)。在進(jìn)行架構(gòu)的創(chuàng)建時(shí)要充分考慮到各個(gè)方面的需求，從而進(jìn)行靈活的掌握和管理。管理人員可以制定例會(huì)制度，或者是定期的工作匯報(bào)以及peer review等方式。另外，經(jīng)過(guò)信息檢索系統(tǒng)、項(xiàng)目管理軟件以及檢索技術(shù)文件資料系統(tǒng)等的使用，能夠?qū)崿F(xiàn)項(xiàng)目工作人員之間的信息共享。而且對(duì)于遠(yuǎn)程的溝通而言，經(jīng)常使用的溝通工具包括電話、傳真、視頻會(huì)議以及Email等，從而建立起遠(yuǎn)程信息交流的體系。

（三）構(gòu)建項(xiàng)目溝通的管理機(jī)制

對(duì)于項(xiàng)目溝通管理機(jī)制的構(gòu)建來(lái)說(shuō)，其中主要的是制度的建立，比如定期匯報(bào)制度、例會(huì)制度等。在進(jìn)行項(xiàng)目溝通管理機(jī)制的構(gòu)建時(shí)，一定要做好事先的溝通管理計(jì)劃，其中主要包括：（1）溝通形式、溝通范圍以及溝通雙方人員等的確定；（2）溝通內(nèi)容和溝通結(jié)果的收集、傳遞、審核、儲(chǔ)存以及處理等；（3）認(rèn)真規(guī)范數(shù)據(jù)、資料以及信息的走向。經(jīng)過(guò)溝通管理計(jì)劃的制定，能夠明確溝通的結(jié)果應(yīng)該利用什么樣的形式、向什么人匯報(bào)、由什么人監(jiān)督、執(zhí)行以及使用什么方法來(lái)公布等。另外，隨著項(xiàng)目的不斷完善和進(jìn)展，一定要及時(shí)制定相關(guān)的溝通管理計(jì)劃和方法，從而保證國(guó)際化項(xiàng)目的順利實(shí)施。

六、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，在國(guó)家化項(xiàng)目的實(shí)施過(guò)程中，有效的溝通管理能夠確保項(xiàng)目在決策、組織以及計(jì)劃的過(guò)程中實(shí)現(xiàn)成功，雖然會(huì)存在很多的問(wèn)題和矛盾，但是只要充分把握其中的原則和方式，積極拓寬改進(jìn)途徑，并且加以實(shí)踐，最終還是會(huì)實(shí)現(xiàn)預(yù)期的效果。在上述的國(guó)家化項(xiàng)目中，積極建立了項(xiàng)目溝通管理架構(gòu)，制定了項(xiàng)目溝通管理的計(jì)劃，并且綜合利用了項(xiàng)目工具，其中包括電話、電子信息以及會(huì)議等。通過(guò)這些手段的使用，實(shí)現(xiàn)了信息的溝通和管理，從而促進(jìn)國(guó)際化項(xiàng)目的成功運(yùn)營(yíng)。

參考文獻(xiàn)

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作者簡(jiǎn)介：王清偉（1985-），女，陜西西安人，中國(guó)人民大學(xué)碩士研究生，研究方向：企業(yè)管理（項(xiàng)目管理方向）。