辦公室行政管理精細(xì)化的思路與對(duì)策分析

韋新

[摘 要]只有加強(qiáng)辦公室行政管理精細(xì)化，才能提高企業(yè)整體管理水平。辦公室行政管理過程中存在諸多問題。管理目標(biāo)不明確，管理缺乏科學(xué)量化方式，管理人員管理意識(shí)不高，員工職業(yè)素養(yǎng)不高。實(shí)現(xiàn)辦公室行政管理精細(xì)化的有效對(duì)策是明確管理目標(biāo)，對(duì)工作流程進(jìn)行細(xì)化以及量化；以制度化推進(jìn)精細(xì)化；重視管理人員意識(shí)的養(yǎng)成以及實(shí)際應(yīng)用；全面提高企業(yè)員工的職業(yè)素養(yǎng)。

[關(guān)鍵詞]辦公室；行政管理；精細(xì)化思路；對(duì)策

[中圖分類號(hào)] G472 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 2095-3437（2016）06-0185-02

精細(xì)化管理是一種特殊的管理模式，是現(xiàn)今企業(yè)管理的一個(gè)新趨勢(shì)。它主要是以實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理為目標(biāo)，要求做到社會(huì)分工精細(xì)化與服務(wù)質(zhì)量精細(xì)化。[1] [2]但從當(dāng)前情況看，我國(guó)企業(yè)在辦公室行政管理中還存在很多不足，未能做到精細(xì)化管理，導(dǎo)致整體管理效率不高。為此，在實(shí)際管理過程中及時(shí)分析存在問題，采取積極有效的應(yīng)對(duì)措施，進(jìn)一步提高管理效率及質(zhì)量顯得尤為關(guān)鍵和重要。[3]

一、辦公室實(shí)現(xiàn)行政精細(xì)化管理的重要性

辦公室作為企業(yè)的重要組成部門，在整個(gè)企業(yè)運(yùn)作中發(fā)揮著重大的管理作用。它除了要負(fù)責(zé)傳達(dá)以及落實(shí)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的各種命令與要求外，還要進(jìn)行大量基層的調(diào)研工作，包括調(diào)查統(tǒng)計(jì)、分析核對(duì)、會(huì)議籌備、日常監(jiān)督等工作。[4] [5]為了充分發(fā)揮出辦公室的最大職能，必須對(duì)辦公室行政管理工作實(shí)行精細(xì)化管理，消除管理隱患，避免日常生活中不合理現(xiàn)象的發(fā)生，降低管理管理成本，進(jìn)一步提高辦公室工作效能，全面提升企業(yè)的整體管理水平。

二、辦公室行政管理過程中存在問題

（一）管理目標(biāo)不明確

在企業(yè)中，要想提高整體管理水平，應(yīng)該樹立明確的管理目標(biāo)。但從當(dāng)前形勢(shì)看，很多企業(yè)缺乏明確的管理目標(biāo)，依然采用過去的傳統(tǒng)管理模式，憑借經(jīng)驗(yàn)辦事，未能從實(shí)際出發(fā)，管理缺乏計(jì)劃性、組織性。同時(shí)，很多企業(yè)還缺乏完善的績(jī)效考核制度，未能把企業(yè)員工的職責(zé)與績(jī)效掛鉤，分工不明確，導(dǎo)致員工工作積極性不高，部分員工對(duì)企業(yè)缺乏歸屬感，遇到問題相互推脫。[6]

（二）管理缺乏科學(xué)量化方式

企業(yè)整體管理效率不高的一個(gè)最主要原因就是在實(shí)際管理過程中缺乏科學(xué)量化方式。這主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。1.對(duì)于員工的能力、品德以及績(jī)效等沒有進(jìn)行量化區(qū)分。大多數(shù)企業(yè)都存在“重績(jī)效，輕品德”的現(xiàn)象。2.未能根據(jù)崗位內(nèi)容特點(diǎn)、性質(zhì)制定量化標(biāo)準(zhǔn)，未能做到具體情況具體分析，缺乏針對(duì)性，對(duì)所有崗位實(shí)行相同統(tǒng)一的量化標(biāo)準(zhǔn)。3.在對(duì)量化指標(biāo)進(jìn)行設(shè)計(jì)的時(shí)候較為盲目，未能結(jié)合實(shí)際需要，未能充分考慮實(shí)踐可操作性，以至于部分員工投機(jī)取巧，采取敷衍的態(tài)度應(yīng)對(duì)考核工作。

（三）管理人員管理意識(shí)不高

實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理的重要前提是管理人員需具備良好的精細(xì)化管理意識(shí)。如果能夠具備這種意識(shí)，在制定辦公室各種規(guī)章制度的時(shí)候，會(huì)更加客觀、更加細(xì)致，及時(shí)對(duì)存在的不足做出局部或者整體性更改，促使制定出的指標(biāo)更具科學(xué)化。[7]但從實(shí)際調(diào)查結(jié)果來看，很多管理人員依然缺乏這種意識(shí)，導(dǎo)致企業(yè)管理工作漏洞百出，管理水平停滯不前。

（四）員工職業(yè)素養(yǎng)不高

企業(yè)中部分員工職業(yè)素養(yǎng)不高，自身理論、技術(shù)操作能力停滯不前，未能與時(shí)俱進(jìn)。[8]在工作中，部分員工以自我為中心，缺乏精細(xì)化工作意識(shí)，缺乏團(tuán)結(jié)合作集體精神，缺乏創(chuàng)新精神，工作態(tài)度懶散，敷衍了事，未能把工作作為更高的職業(yè)追求，貪圖享樂，得過且過。

三、實(shí)現(xiàn)辦公室行政管理精細(xì)化的有效對(duì)策

（一）明確管理目標(biāo)，對(duì)工作流程進(jìn)行細(xì)化以及量化

在實(shí)踐中，應(yīng)樹立明確的管理目標(biāo)，嚴(yán)格要求每一位員工按照流程做事，全面實(shí)現(xiàn)辦公室精細(xì)化管理，這可以從以下幾個(gè)方面著手。1.保證權(quán)責(zé)制衡，定崗、定制。根據(jù)辦公室的主要職能以及具體的工作流程科學(xué)設(shè)置工作崗位。同時(shí)，對(duì)各個(gè)崗位職責(zé)加以明確，分工合作，確保各崗位間既獨(dú)立又合作。2. 確保正常運(yùn)作，優(yōu)化工作流程。[9]簡(jiǎn)約科學(xué)的工作流程對(duì)實(shí)現(xiàn)辦公室精細(xì)化管理具有重大的促進(jìn)作用。應(yīng)努力完善優(yōu)化辦公室工作流程，使其操作更加簡(jiǎn)便快捷。應(yīng)根據(jù)工作任務(wù)自身的邏輯性，把其分成若干個(gè)部分，這樣便于企業(yè)高層管理者更加直觀的對(duì)這些工作任務(wù)進(jìn)行審視和考慮，了解每一個(gè)工作環(huán)節(jié)中存在的不足，并及時(shí)作出反饋和調(diào)整。同時(shí)，借助互聯(lián)網(wǎng)優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，及時(shí)全面收集信息，從上至下、從外到內(nèi)對(duì)工作管理機(jī)制進(jìn)行協(xié)調(diào)，防止出現(xiàn)管理空白，確保各個(gè)工作環(huán)節(jié)之間實(shí)現(xiàn)無縫銜接。3.制定嚴(yán)格的考核標(biāo)準(zhǔn)與要求。對(duì)程序性以及易量化的辦公室工作，在對(duì)量化指標(biāo)設(shè)計(jì)時(shí)應(yīng)確保其科學(xué)性；對(duì)主觀性較強(qiáng)以及非程序性工作，應(yīng)對(duì)其指標(biāo)評(píng)價(jià)進(jìn)行定性設(shè)計(jì)。對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的員工給予積極獎(jiǎng)勵(lì)，帶給其滿足感和自豪感；對(duì)工作松散、違紀(jì)員工給予批評(píng)教育、警告處分。

（二）以制度化推進(jìn)精細(xì)化

對(duì)于企業(yè)來說，實(shí)行辦公室精細(xì)化管理是提升整體管理水平的關(guān)鍵。為此，要想在實(shí)行精細(xì)化管理過程中把精細(xì)化管理理念滲透到每一位員工思想中，首先必須要制定出一套科學(xué)的管理制度，對(duì)采購(gòu)、銷售、財(cái)務(wù)、薪酬、調(diào)研、宣傳等各個(gè)工作環(huán)節(jié)作出詳細(xì)規(guī)定。對(duì)于重大事項(xiàng)以及集體決策，要經(jīng)過集體討論，采取民主決策機(jī)制，秉持公平、公正、公開原則，進(jìn)一步提高輔助決策的質(zhì)量。對(duì)于符合當(dāng)前實(shí)際需要的機(jī)制給予保留，過時(shí)的及時(shí)摒棄，最終形成一套高效、科學(xué)、合理的管理體系，以此來激勵(lì)和約束員工，為精細(xì)化管理辦事提供依據(jù)。最后，要求員工根據(jù)制度辦事，實(shí)現(xiàn)有據(jù)可依，有責(zé)可循，各個(gè)部門既相互獨(dú)立，又相互配合，互相監(jiān)督，建立監(jiān)督以及批評(píng)渠道，形成互動(dòng)的管理監(jiān)督機(jī)制。

（三）重視管理人員意識(shí)的養(yǎng)成以及實(shí)際應(yīng)用

企業(yè)管理人員應(yīng)加強(qiáng)對(duì)基層辦公室的管理調(diào)研力度，按照各個(gè)工作崗位特點(diǎn)，結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況，制定出符合辦公室的管理方式。同時(shí)，在制定過程當(dāng)中，把“精華、細(xì)化”作為依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，把各種管理工作精確分解，并充分考慮不同工作間的共性和異性，同時(shí)具備先覺管理意識(shí)，積極主動(dòng)采取精細(xì)化管理手段，對(duì)各種工作任務(wù)進(jìn)行科學(xué)分配。在日常中，應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，以自身帶動(dòng)企業(yè)員工共同成長(zhǎng)進(jìn)步，充分發(fā)揮出自身的領(lǐng)導(dǎo)作用，除了對(duì)相關(guān)紀(jì)律問題作出硬性規(guī)定之外，還應(yīng)該對(duì)所有的工作責(zé)任、流程以及方向作出具體的規(guī)定，營(yíng)造出積極向上、和諧融洽的工作氛圍，加強(qiáng)對(duì)員工的宣傳及教育工作，進(jìn)一步落實(shí)完善員工福利制度，保障員工利益，進(jìn)一步提高員工的積極性，增強(qiáng)他們的集體榮譽(yù)感。

（四）全面提高企業(yè)員工的職業(yè)素養(yǎng)

要想保障企業(yè)精細(xì)化管理工作順利開展，就必須對(duì)企業(yè)員工提出更高的要求。高層管理人員首先要幫助員工構(gòu)建學(xué)習(xí)平臺(tái)，為企業(yè)員工提供更多的培訓(xùn)機(jī)會(huì)，加強(qiáng)員工在理論知識(shí)、技術(shù)操作能力以及素養(yǎng)等方面的培訓(xùn)力度，確保每一位員工都能成為高技能、高素質(zhì)的人才，并把這種技能和素養(yǎng)逐步運(yùn)用到日常工作中，全面提高工作效率和工作質(zhì)量。其次，在實(shí)際工作中，還應(yīng)努力提高每一位企業(yè)員工的經(jīng)濟(jì)化意識(shí)，培養(yǎng)他們的團(tuán)結(jié)協(xié)作精神，促使他們意識(shí)到團(tuán)隊(duì)合作的重要性，學(xué)會(huì)彼此尊重，彼此理解，互相幫助，互相鼓勵(lì)，營(yíng)造出和諧融洽、健康積極的工作氛圍，讓每一位員工把企業(yè)當(dāng)成第二個(gè)家，樹立與企業(yè)共存亡的理想信念。最后，在整個(gè)辦公室行政精細(xì)化管理過程中，注重細(xì)節(jié)，因?yàn)榧?xì)節(jié)具備寶貴的價(jià)值，在管理過程中發(fā)揮著不可替代的作用。在實(shí)際工作中，要求員工始終堅(jiān)持規(guī)范性的操作原則，嚴(yán)格律己，注重細(xì)節(jié)，在細(xì)節(jié)中發(fā)現(xiàn)問題，并及時(shí)解決問題，把管理中的創(chuàng)新技巧與規(guī)范性技巧相結(jié)合，摒棄傳統(tǒng)的工作方式，逐步培養(yǎng)出精細(xì)化的工作習(xí)慣，并把這種習(xí)慣沿用到實(shí)際工作中，全面提高辦公室整體工作效能。

四、結(jié)束語(yǔ)

辦公室是企業(yè)不可或缺的管理部門，它所需要處理的事物繁多，責(zé)任重大，整個(gè)企業(yè)中發(fā)揮著無法替代的作用，如果處理不妥，輕則會(huì)增加企業(yè)任務(wù)量，重則將會(huì)給企業(yè)正常運(yùn)作造成不同程度的影響。為此，必須要實(shí)行辦公室行政精細(xì)化管理，提升辦公效能，這樣才能確保企業(yè)各個(gè)工作流程正常運(yùn)作，才能全面提升企業(yè)整體管理水平，促使企業(yè)各項(xiàng)發(fā)展戰(zhàn)略得以順利實(shí)現(xiàn)，引領(lǐng)企業(yè)逐步邁向成功之路。

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[責(zé)任編輯：陳 明]