辦公室行政管理精細(xì)化的思路與對策分析

韋新

[摘 要]只有加強(qiáng)辦公室行政管理精細(xì)化，才能提高企業(yè)整體管理水平。辦公室行政管理過程中存在諸多問題。管理目標(biāo)不明確，管理缺乏科學(xué)量化方式，管理人員管理意識不高，員工職業(yè)素養(yǎng)不高。實現(xiàn)辦公室行政管理精細(xì)化的有效對策是明確管理目標(biāo)，對工作流程進(jìn)行細(xì)化以及量化；以制度化推進(jìn)精細(xì)化；重視管理人員意識的養(yǎng)成以及實際應(yīng)用；全面提高企業(yè)員工的職業(yè)素養(yǎng)。

[關(guān)鍵詞]辦公室；行政管理；精細(xì)化思路；對策

[中圖分類號] G472 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A [文章編號] 2095-3437（2016）06-0185-02

精細(xì)化管理是一種特殊的管理模式，是現(xiàn)今企業(yè)管理的一個新趨勢。它主要是以實現(xiàn)科學(xué)管理為目標(biāo)，要求做到社會分工精細(xì)化與服務(wù)質(zhì)量精細(xì)化。[1] [2]但從當(dāng)前情況看，我國企業(yè)在辦公室行政管理中還存在很多不足，未能做到精細(xì)化管理，導(dǎo)致整體管理效率不高。為此，在實際管理過程中及時分析存在問題，采取積極有效的應(yīng)對措施，進(jìn)一步提高管理效率及質(zhì)量顯得尤為關(guān)鍵和重要。[3]

一、辦公室實現(xiàn)行政精細(xì)化管理的重要性

辦公室作為企業(yè)的重要組成部門，在整個企業(yè)運作中發(fā)揮著重大的管理作用。它除了要負(fù)責(zé)傳達(dá)以及落實上級領(lǐng)導(dǎo)的各種命令與要求外，還要進(jìn)行大量基層的調(diào)研工作，包括調(diào)查統(tǒng)計、分析核對、會議籌備、日常監(jiān)督等工作。[4] [5]為了充分發(fā)揮出辦公室的最大職能，必須對辦公室行政管理工作實行精細(xì)化管理，消除管理隱患，避免日常生活中不合理現(xiàn)象的發(fā)生，降低管理管理成本，進(jìn)一步提高辦公室工作效能，全面提升企業(yè)的整體管理水平。

二、辦公室行政管理過程中存在問題

（一）管理目標(biāo)不明確

在企業(yè)中，要想提高整體管理水平，應(yīng)該樹立明確的管理目標(biāo)。但從當(dāng)前形勢看，很多企業(yè)缺乏明確的管理目標(biāo)，依然采用過去的傳統(tǒng)管理模式，憑借經(jīng)驗辦事，未能從實際出發(fā)，管理缺乏計劃性、組織性。同時，很多企業(yè)還缺乏完善的績效考核制度，未能把企業(yè)員工的職責(zé)與績效掛鉤，分工不明確，導(dǎo)致員工工作積極性不高，部分員工對企業(yè)缺乏歸屬感，遇到問題相互推脫。[6]

（二）管理缺乏科學(xué)量化方式

企業(yè)整體管理效率不高的一個最主要原因就是在實際管理過程中缺乏科學(xué)量化方式。這主要表現(xiàn)在以下幾個方面。1.對于員工的能力、品德以及績效等沒有進(jìn)行量化區(qū)分。大多數(shù)企業(yè)都存在“重績效，輕品德”的現(xiàn)象。2.未能根據(jù)崗位內(nèi)容特點、性質(zhì)制定量化標(biāo)準(zhǔn)，未能做到具體情況具體分析，缺乏針對性，對所有崗位實行相同統(tǒng)一的量化標(biāo)準(zhǔn)。3.在對量化指標(biāo)進(jìn)行設(shè)計的時候較為盲目，未能結(jié)合實際需要，未能充分考慮實踐可操作性，以至于部分員工投機(jī)取巧，采取敷衍的態(tài)度應(yīng)對考核工作。

（三）管理人員管理意識不高

實現(xiàn)精細(xì)化管理的重要前提是管理人員需具備良好的精細(xì)化管理意識。如果能夠具備這種意識，在制定辦公室各種規(guī)章制度的時候，會更加客觀、更加細(xì)致，及時對存在的不足做出局部或者整體性更改，促使制定出的指標(biāo)更具科學(xué)化。[7]但從實際調(diào)查結(jié)果來看，很多管理人員依然缺乏這種意識，導(dǎo)致企業(yè)管理工作漏洞百出，管理水平停滯不前。

（四）員工職業(yè)素養(yǎng)不高

企業(yè)中部分員工職業(yè)素養(yǎng)不高，自身理論、技術(shù)操作能力停滯不前，未能與時俱進(jìn)。[8]在工作中，部分員工以自我為中心，缺乏精細(xì)化工作意識，缺乏團(tuán)結(jié)合作集體精神，缺乏創(chuàng)新精神，工作態(tài)度懶散，敷衍了事，未能把工作作為更高的職業(yè)追求，貪圖享樂，得過且過。

三、實現(xiàn)辦公室行政管理精細(xì)化的有效對策

（一）明確管理目標(biāo)，對工作流程進(jìn)行細(xì)化以及量化

在實踐中，應(yīng)樹立明確的管理目標(biāo)，嚴(yán)格要求每一位員工按照流程做事，全面實現(xiàn)辦公室精細(xì)化管理，這可以從以下幾個方面著手。1.保證權(quán)責(zé)制衡，定崗、定制。根據(jù)辦公室的主要職能以及具體的工作流程科學(xué)設(shè)置工作崗位。同時，對各個崗位職責(zé)加以明確，分工合作，確保各崗位間既獨立又合作。2. 確保正常運作，優(yōu)化工作流程。[9]簡約科學(xué)的工作流程對實現(xiàn)辦公室精細(xì)化管理具有重大的促進(jìn)作用。應(yīng)努力完善優(yōu)化辦公室工作流程，使其操作更加簡便快捷。應(yīng)根據(jù)工作任務(wù)自身的邏輯性，把其分成若干個部分，這樣便于企業(yè)高層管理者更加直觀的對這些工作任務(wù)進(jìn)行審視和考慮，了解每一個工作環(huán)節(jié)中存在的不足，并及時作出反饋和調(diào)整。同時，借助互聯(lián)網(wǎng)優(yōu)勢，實現(xiàn)辦公自動化，及時全面收集信息，從上至下、從外到內(nèi)對工作管理機(jī)制進(jìn)行協(xié)調(diào)，防止出現(xiàn)管理空白，確保各個工作環(huán)節(jié)之間實現(xiàn)無縫銜接。3.制定嚴(yán)格的考核標(biāo)準(zhǔn)與要求。對程序性以及易量化的辦公室工作，在對量化指標(biāo)設(shè)計時應(yīng)確保其科學(xué)性；對主觀性較強(qiáng)以及非程序性工作，應(yīng)對其指標(biāo)評價進(jìn)行定性設(shè)計。對表現(xiàn)優(yōu)秀的員工給予積極獎勵，帶給其滿足感和自豪感；對工作松散、違紀(jì)員工給予批評教育、警告處分。

（二）以制度化推進(jìn)精細(xì)化

對于企業(yè)來說，實行辦公室精細(xì)化管理是提升整體管理水平的關(guān)鍵。為此，要想在實行精細(xì)化管理過程中把精細(xì)化管理理念滲透到每一位員工思想中，首先必須要制定出一套科學(xué)的管理制度，對采購、銷售、財務(wù)、薪酬、調(diào)研、宣傳等各個工作環(huán)節(jié)作出詳細(xì)規(guī)定。對于重大事項以及集體決策，要經(jīng)過集體討論，采取民主決策機(jī)制，秉持公平、公正、公開原則，進(jìn)一步提高輔助決策的質(zhì)量。對于符合當(dāng)前實際需要的機(jī)制給予保留，過時的及時摒棄，最終形成一套高效、科學(xué)、合理的管理體系，以此來激勵和約束員工，為精細(xì)化管理辦事提供依據(jù)。最后，要求員工根據(jù)制度辦事，實現(xiàn)有據(jù)可依，有責(zé)可循，各個部門既相互獨立，又相互配合，互相監(jiān)督，建立監(jiān)督以及批評渠道，形成互動的管理監(jiān)督機(jī)制。

（三）重視管理人員意識的養(yǎng)成以及實際應(yīng)用

企業(yè)管理人員應(yīng)加強(qiáng)對基層辦公室的管理調(diào)研力度，按照各個工作崗位特點，結(jié)合企業(yè)的實際情況，制定出符合辦公室的管理方式。同時，在制定過程當(dāng)中，把“精華、細(xì)化”作為依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，把各種管理工作精確分解，并充分考慮不同工作間的共性和異性，同時具備先覺管理意識，積極主動采取精細(xì)化管理手段，對各種工作任務(wù)進(jìn)行科學(xué)分配。在日常中，應(yīng)與時俱進(jìn)，以自身帶動企業(yè)員工共同成長進(jìn)步，充分發(fā)揮出自身的領(lǐng)導(dǎo)作用，除了對相關(guān)紀(jì)律問題作出硬性規(guī)定之外，還應(yīng)該對所有的工作責(zé)任、流程以及方向作出具體的規(guī)定，營造出積極向上、和諧融洽的工作氛圍，加強(qiáng)對員工的宣傳及教育工作，進(jìn)一步落實完善員工福利制度，保障員工利益，進(jìn)一步提高員工的積極性，增強(qiáng)他們的集體榮譽感。

（四）全面提高企業(yè)員工的職業(yè)素養(yǎng)

要想保障企業(yè)精細(xì)化管理工作順利開展，就必須對企業(yè)員工提出更高的要求。高層管理人員首先要幫助員工構(gòu)建學(xué)習(xí)平臺，為企業(yè)員工提供更多的培訓(xùn)機(jī)會，加強(qiáng)員工在理論知識、技術(shù)操作能力以及素養(yǎng)等方面的培訓(xùn)力度，確保每一位員工都能成為高技能、高素質(zhì)的人才，并把這種技能和素養(yǎng)逐步運用到日常工作中，全面提高工作效率和工作質(zhì)量。其次，在實際工作中，還應(yīng)努力提高每一位企業(yè)員工的經(jīng)濟(jì)化意識，培養(yǎng)他們的團(tuán)結(jié)協(xié)作精神，促使他們意識到團(tuán)隊合作的重要性，學(xué)會彼此尊重，彼此理解，互相幫助，互相鼓勵，營造出和諧融洽、健康積極的工作氛圍，讓每一位員工把企業(yè)當(dāng)成第二個家，樹立與企業(yè)共存亡的理想信念。最后，在整個辦公室行政精細(xì)化管理過程中，注重細(xì)節(jié)，因為細(xì)節(jié)具備寶貴的價值，在管理過程中發(fā)揮著不可替代的作用。在實際工作中，要求員工始終堅持規(guī)范性的操作原則，嚴(yán)格律己，注重細(xì)節(jié)，在細(xì)節(jié)中發(fā)現(xiàn)問題，并及時解決問題，把管理中的創(chuàng)新技巧與規(guī)范性技巧相結(jié)合，摒棄傳統(tǒng)的工作方式，逐步培養(yǎng)出精細(xì)化的工作習(xí)慣，并把這種習(xí)慣沿用到實際工作中，全面提高辦公室整體工作效能。

四、結(jié)束語

辦公室是企業(yè)不可或缺的管理部門，它所需要處理的事物繁多，責(zé)任重大，整個企業(yè)中發(fā)揮著無法替代的作用，如果處理不妥，輕則會增加企業(yè)任務(wù)量，重則將會給企業(yè)正常運作造成不同程度的影響。為此，必須要實行辦公室行政精細(xì)化管理，提升辦公效能，這樣才能確保企業(yè)各個工作流程正常運作，才能全面提升企業(yè)整體管理水平，促使企業(yè)各項發(fā)展戰(zhàn)略得以順利實現(xiàn)，引領(lǐng)企業(yè)逐步邁向成功之路。

[ 參 考 文 獻(xiàn) ]

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[責(zé)任編輯：陳 明]