淺談醫(yī)院檔案信息化建設中的問題與對策

朱紅娟

摘 要：檔案實現(xiàn)信息化是醫(yī)療系統(tǒng)信息化建設的重要組成部分。本文論述了醫(yī)院檔案信息化建設的必然性和發(fā)展趨勢，分析了醫(yī)院檔案在信息化建設中存在的問題，并針對存在問題提出了解決對策，從而使醫(yī)療系統(tǒng)的檔案管理事業(yè)實現(xiàn)跨越發(fā)展。

關鍵詞：醫(yī)院檔案；信息化；解決對策

檔案事業(yè)屬于黨和國家事業(yè)發(fā)展的有機組成部分，發(fā)展檔案事業(yè)不僅可以幫助我們更好地了解過去，還可以把握未來的發(fā)展動向。醫(yī)院對于社會而言重要性不言而喻，在當今現(xiàn)代技術發(fā)展的環(huán)境之下，檔案信息化建設工作得到了有效的提升，醫(yī)院要想實現(xiàn)自身的信息化管理，必須對檔案信息進行網(wǎng)絡化和數(shù)字化管理，實現(xiàn)信息檔案接收、檔案傳遞、檔案儲存以及檔案利用工作的一體化發(fā)展，對相關信息實現(xiàn)高度共享。在相關部門的努力下，醫(yī)院檔案信息化建設工作取得了一定的進展，但不容置疑的是，醫(yī)院檔案信息化建設工作中依然存在著一系列的問題。

1 醫(yī)院檔案信息化建設工作中的常見問題

1.1 法律法規(guī)不健全。目前，雖然針對檔案信息化建設國家制定了一系列法律法規(guī)，但并不完善，各個醫(yī)院也未針對自身情況來完善相關的檔案信息化標準，就現(xiàn)階段來看，現(xiàn)有的法律法規(guī)僅僅只有《電子文件歸檔及管理規(guī)范》《計算機病毒防治辦法》《醫(yī)療電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》等，這些法律法規(guī)關于電子檔案信息真實性的界定還不夠完善。在以上因素的影響下，醫(yī)院檔案信息化建設工作的開展困難重重。

1.2 檔案人員綜合素質水平有待提升。就目前情況看，醫(yī)院從事檔案信息管理工作的人員多數(shù)年齡偏大，且學歷不高，他們所掌握的科學文化知識有限，還有部分老同志不愿意積極學習新知識。目前只能夠以傳統(tǒng)手段開展工作，還有部分人員不能準確理解信息檔案的內涵，難以適應工作規(guī)定的要求，在他們心目中，只要購置了現(xiàn)代化辦公設備，就代表檔案工作實現(xiàn)了信息化管理。實際上，這種認識是非常片面的，醫(yī)院檔案信息化工作不僅要求醫(yī)院有現(xiàn)代化的辦公設備，還要采用先進的管理手段與管理技術，還需要工作人員具備良好的素質，從這方面而言，醫(yī)院檔案管理人員整體思想水平滯后，需要不斷地提高與改進。

信息化時代的到來對醫(yī)院檔案管理人員的綜合素質水平提出了更高要求，與以往相比，其綜合素質也得到了相應的擴充，但是，在各類因素的影響下，很多醫(yī)院檔案管理人員并不能掌握全面的計算機技能與網(wǎng)絡技能，更有甚者，連基本的電腦操作都無法掌握，無疑嚴重影響醫(yī)院檔案信息化建設的順利開展。

1.3 醫(yī)院檔案信息資源開發(fā)與利用腳步不一致。醫(yī)院檔案是醫(yī)院各項工作評估的主要依據(jù)之一，《醫(yī)療系統(tǒng)檔案實體分類法與工作規(guī)范》中明確提出：“醫(yī)療系統(tǒng)檔案工作是辦好醫(yī)療事業(yè)的重要基礎工作，也是評估醫(yī)院醫(yī)療質量與管理水平的重要標志，檔案工作是醫(yī)院評估體系的有機內容?！贬t(yī)院檔案信息與其他信息不同，其內容涵蓋醫(yī)療、設備、財務、黨群、科研等內容，綜合性非常強。之所以要建設醫(yī)院檔案信息，就是為用戶提供準確、及時的服務，醫(yī)院檔案室中各類科研資料和醫(yī)療資源都是醫(yī)院的寶貴財富，但是，在各類因素的影響下，醫(yī)院檔案在開發(fā)與利用過程中，還存在著一系列的問題，在日常管理工作中，大多數(shù)工作都集中在檔案保存、檔案分類以及查閱和咨詢上，關于檔案數(shù)據(jù)庫的開發(fā)以及相關網(wǎng)站的建設，還存在著很多的缺陷。

2 促進醫(yī)院檔案信息化建設工作開展的對策

2.1 完善現(xiàn)階段的檔案管理法律法規(guī)。從制度上而言，要保障醫(yī)院檔案信息化建設工作的順利實施，政府必須制定科學的法律法規(guī)，這也是保障醫(yī)院檔案管理人員工作權益的重要措施。現(xiàn)代社會科技水平迅速發(fā)展，如果失去了法律制度的保障，醫(yī)院檔案管理工作就會混亂。同時，完善醫(yī)院內部檔案管理方面的規(guī)章制度，規(guī)范收集范圍、整理標準、編目要求、保管期限、研究開發(fā)、利用權限等工作，并相應做出明確規(guī)定，使具體的工作有據(jù)可依。特別是在現(xiàn)階段政務信息公開的前提下，電子文件的真實性成為醫(yī)院電子檔案信息順利實施的重要保障，為了保障這一工作順利開展，必須根據(jù)醫(yī)院檔案信息的內容制定出科學、完善的管理法律法規(guī)，保障檔案信息資源安全性和完整性。

2.2 提升醫(yī)院檔案數(shù)字化標準規(guī)范。檔案信息化建設工作的基礎離不開標準的規(guī)范，這是檔案管理工作順利開展的前提條件和法律保障。鑒于此，在開展檔案信息化建設工作時，必須注重“交通規(guī)則”問題的解決，根據(jù)檔案信息的建設要求制定出相應的管理規(guī)范與管理標準。其內容主要包括檔案信息管理、電子文件歸檔、檔案信息資源標識、信息資源的管理、檔案信息的查詢等方面，形成一個完善的標準管理體系。同時，在紙質檔案數(shù)字化過程中，重點在檔案整理、目錄建庫、檔案掃描、圖案處理、圖像存儲、數(shù)據(jù)質控、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗收、數(shù)據(jù)備份、成果管理等基本環(huán)節(jié)制定相應的質量規(guī)范，而且，要加強數(shù)字化各環(huán)節(jié)的安全保密管理機制，確保檔案原件和數(shù)字化檔案信息的安全。

2.3 增加醫(yī)院檔案信息化的投入。要保障醫(yī)院檔案信息管理工作順利開展，相關部分需要適當增加對醫(yī)院檔案信息化的投入，為其提供必需的財政支持。如果失去了財力的支持，任何工作的開展只能是紙上談兵，醫(yī)院檔案信息化管理工作也不例外。因此，相關部門必須予以重視，為醫(yī)院檔案機構提供必備的硬件支持和軟件支持，讓醫(yī)院檔案信息化建設工作變得更加科學、合理。在醫(yī)院檔案信息化管理過程中，檔案管理部門應積極爭取醫(yī)院的支持，依托醫(yī)院，建立檔案數(shù)據(jù)庫，利用軟件管理系統(tǒng)，將檔案集中存儲于一個共享的數(shù)據(jù)庫中，將醫(yī)院檔案信息資源通過網(wǎng)絡平臺為檔案利用者提供在線的檔案調閱利用服務，也可以根據(jù)需要定制檔案服務。

2.4 加強醫(yī)院檔案數(shù)字化人才培養(yǎng)是關鍵。必須確立“以人為本”的思想觀念，即重視數(shù)字化檔案管理專業(yè)人員、管理人員及其后續(xù)儲備人才。在各類因素的影響下，很多醫(yī)院缺乏專業(yè)檔案管理人員，現(xiàn)有的檔案工作人員普遍學歷偏低，不僅專業(yè)的檔案工作人員少，懂現(xiàn)代化信息技術的專業(yè)人才更少。為了解決這一問題，醫(yī)院在開展檔案管理工作時，必須重視數(shù)字化建設工作，解決人才的瓶頸問題，加強對現(xiàn)有檔案工作人員的培訓與教育，重視網(wǎng)絡技術、信息技術的培訓，通過崗位培訓、專題講座、重點討論以及在職教育等多種形式來提高現(xiàn)有的檔案工作人員在專業(yè)知識、數(shù)據(jù)庫資源管理、計算機網(wǎng)絡運用等方面的知識和技能，不斷更新檔案工作人員知識結構，保證每一個檔案工作人員都可以緊跟社會的發(fā)展腳步。此外，還應注意到的一個問題是，以往傳統(tǒng)的檔案工作模式是采用人和紙的結合，數(shù)字化檔案管理模式與之不同的是強調“人機結合”，工作人員需要通過計算機和計算機網(wǎng)絡來為相關人員提供專業(yè)性的檔案服務。要適應數(shù)字信息時代要求，檔案管理人員不僅要具備扎實的檔案知識，還要具備計算機知識、醫(yī)學知識、通訊知識、網(wǎng)絡知識，還要了解基本的網(wǎng)絡維護知識和知識版權問題，成為一名復合型人才。必要時，可引進計算機、網(wǎng)絡技術等方面的專業(yè)人員，對他們進行檔案業(yè)務知識培訓，同時由他們負責對網(wǎng)絡資源開發(fā)、網(wǎng)絡安全、數(shù)據(jù)庫建設方面進行技術支撐。在這一個關鍵的過渡性階段，每一個檔案管理人員都要注重自身角色的轉變，真正地履行檔案工作者的職責。

2.5 利用網(wǎng)絡推進檔案工作的開展。充分利用現(xiàn)代化技術手段，建立檔案信息資源數(shù)據(jù)庫，將醫(yī)院檔案管理部門收集的紙質檔案、縮微膠片檔案、視頻音頻檔案轉化成為數(shù)字信息并建立不同的檔案信息資源數(shù)據(jù)庫。通過醫(yī)院建立的局域網(wǎng)，或將互聯(lián)網(wǎng)與自身的醫(yī)療科研網(wǎng)連接起來，這也給醫(yī)院檔案工作的開展提供了對外服務窗口，為信息資源共享提供了良好的契機。采用網(wǎng)絡技術和計算機技術可以幫助醫(yī)院建立完善的自動化信息管理系統(tǒng)，該種系統(tǒng)需要支持WINDOWS NT、NOVELL、NETWARE或UNIX等多種組網(wǎng)方式，該種模式可以幫助檔案人員隨時查閱和傳遞信息，提升醫(yī)院的檔案服務水平與檔案資源的利用率，這對于檔案工作的開展是大有裨益的。

3 結語

綜上所述，醫(yī)院檔案信息化工作的開展是一個循序漸進的過程，需要花費大量的時間和精力，醫(yī)院檔案信息化也不是一個簡單的問題，為了做好這項工作，需要在日常工作中不斷地發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，借鑒他人的管理經驗，每一個檔案工作人員都需要從科學的角度來看待檔案信息化問題，以建設數(shù)字檔案館為核心，實現(xiàn)信息資源共享，滿足用戶需求，以信息化帶動檔案管理創(chuàng)新，全面提升信息服務水平，積極地參與醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展建設，促使醫(yī)院檔案事業(yè)與時共進。

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