Z高職學(xué)院收費(fèi)管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

周丹

摘 要：近年來高職院校不斷擴(kuò)大招生規(guī)模，培養(yǎng)形式和學(xué)制多種多樣，收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)也不盡相同。本文以Z高職學(xué)院收費(fèi)系統(tǒng)的開發(fā)設(shè)計(jì)為例，在政策允許的條件下為收費(fèi)工作帶來新思路和新辦法。

關(guān)鍵詞：收費(fèi)管理系統(tǒng)；需求分析；模塊設(shè)計(jì)；數(shù)據(jù)安全

隨著高等教育的不斷普及，高職教育的收費(fèi)工作強(qiáng)度和難度不斷加大，手工收費(fèi)已經(jīng)跟不上學(xué)院的發(fā)展形勢，逐漸被淘汰，設(shè)計(jì)并開發(fā)一套高效安全的收費(fèi)系統(tǒng)迫在眉睫。

Z學(xué)院在校生13000余人，辦學(xué)形式多樣化：有本科班、五年一貫制和三年制，同時還有函授成人教育、自考助讀式教育和會計(jì)繼續(xù)教育培訓(xùn)，另外還會定期舉辦各類短期培訓(xùn)輔導(dǎo)班。

每種形式的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)和收費(fèi)項(xiàng)目不盡相同，財(cái)務(wù)收費(fèi)的強(qiáng)度、難度和資金量逐年遞增，同時手工收費(fèi)帶來的失誤率也成增長態(tài)勢，Z校收費(fèi)管理工作中碰到的問題急需改善和解決。學(xué)費(fèi)、住宿費(fèi)、書費(fèi)等其他收入是學(xué)院辦學(xué)經(jīng)費(fèi)的主要來源之一，學(xué)院必須把收費(fèi)工作作為重點(diǎn)，加強(qiáng)收費(fèi)管理系統(tǒng)的建設(shè)。

一、軟硬件需求

Z高職學(xué)院有兩個校區(qū)和一個教學(xué)點(diǎn)，十五臺收費(fèi)電腦，每臺電腦都設(shè)有收費(fèi)端口，采用網(wǎng)絡(luò)版收費(fèi)軟件，通過局域網(wǎng)和虛擬專用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)互聯(lián)和遠(yuǎn)程訪問，做到實(shí)時通信和數(shù)據(jù)共享。

二、系統(tǒng)數(shù)據(jù)需求分析

事實(shí)上，收費(fèi)涉及到多個職能部門：財(cái)務(wù)處、招生處、學(xué)工處、后勤處、教務(wù)處、成教處、學(xué)籍中心、資助中心以及各個二級學(xué)院。收費(fèi)系統(tǒng)需要各部門聯(lián)動配合，為系統(tǒng)提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。系統(tǒng)需要理順各部門之間的數(shù)據(jù)關(guān)系，不能把收費(fèi)工作只框架到財(cái)務(wù)處，而是應(yīng)該設(shè)計(jì)開發(fā)成一個完成的系統(tǒng)體系。不能因?yàn)樾畔⒘坎蛔悖斐墒召M(fèi)系統(tǒng)的管理漏洞，出現(xiàn)漏收、少收、錯收的情況。

三、系統(tǒng)功能模塊設(shè)計(jì)

以實(shí)際需求為原則，通過對系統(tǒng)需求的分析，共劃分為七個功能模塊，分別是：學(xué)生學(xué)籍管理、學(xué)生學(xué)費(fèi)管理、成教處收費(fèi)管理、代收往來款項(xiàng)收費(fèi)管理、退費(fèi)管理、助學(xué)金發(fā)放、收費(fèi)查詢統(tǒng)計(jì)及數(shù)據(jù)反饋。

1）學(xué)生學(xué)籍管理。該模塊由招生處和財(cái)務(wù)處共同使用，但權(quán)限不同，招生處負(fù)責(zé)將在校生的所有學(xué)籍信息通過EXCEL外部數(shù)據(jù)導(dǎo)入系統(tǒng)，有錄入、修改、查詢?nèi)齻€權(quán)限，而財(cái)務(wù)處只有查詢權(quán)限。其中包括在校生的學(xué)號、系別、專業(yè)、班級、姓名、性別、是否住校這些數(shù)據(jù)項(xiàng)。

2）學(xué)生學(xué)費(fèi)管理。僅財(cái)務(wù)處對該模塊有管理權(quán)限，招生處、學(xué)工處、后勤處和教務(wù)處只有查詢功能。該模塊分為兩個端口，一個是新生學(xué)費(fèi)，另一個是老生學(xué)費(fèi)。新生收費(fèi)系統(tǒng)管理流程：新生被我校錄取時將會得到一張校園一卡通，待報到時，新生會首先安排去招生處用校園一卡通注冊登記學(xué)籍信息，注冊成功后，學(xué)生數(shù)據(jù)會自動導(dǎo)入新生收費(fèi)管理模塊，再由學(xué)工處通知注冊成功的新生于規(guī)定期限內(nèi)往校園一卡通存入學(xué)費(fèi)，那么財(cái)務(wù)人員就可以在規(guī)定期限日后根據(jù)學(xué)生詳細(xì)信息進(jìn)行批扣處理。同時，進(jìn)行批扣處理的軟件將成功后的數(shù)據(jù)導(dǎo)入收費(fèi)軟件，由收費(fèi)軟件批量打印發(fā)票，最后按班級分發(fā)給各位新生。

老生收費(fèi)系統(tǒng)管理流程：老生報到時不同之處在于不用通過招生部門，而是可以直接在注冊機(jī)上操作。注冊成功后，仍然是在規(guī)定時間內(nèi)由財(cái)務(wù)人員進(jìn)行學(xué)費(fèi)批扣處理。

如果批扣處理的過程中碰到了一卡通余額不足的情況，將會輸出批扣不成功的數(shù)據(jù)，發(fā)送給學(xué)工處，由該處室將問題反饋給學(xué)生。

3）成教處收費(fèi)管理。財(cái)務(wù)處有管理權(quán)限，成教處有數(shù)據(jù)錄入和查詢收費(fèi)情況權(quán)限。成教這一塊收費(fèi)主要有兩塊內(nèi)容：一是等級考試報名費(fèi)，每年兩次；二是成人自考教育學(xué)費(fèi)及考試費(fèi)。成教處將需要收費(fèi)的學(xué)生名單和繳費(fèi)金額通過該模塊導(dǎo)入系統(tǒng)，財(cái)務(wù)人員根據(jù)數(shù)據(jù)人工收費(fèi)開票。

4）代收往來款項(xiàng)收費(fèi)管理。此模塊不同于其他，不需要提前的數(shù)據(jù)導(dǎo)入，因?yàn)橥鶃砜铐?xiàng)主要是學(xué)生超額的水電費(fèi)以及零星的維修費(fèi)，不需要提前制單告知財(cái)務(wù)，收費(fèi)信息實(shí)時反饋給后勤服務(wù)中心。

5）退費(fèi)管理。主要發(fā)生在新生報到繳費(fèi)后和畢業(yè)生離校之前，學(xué)生將辦好的退學(xué)手續(xù)和離校手續(xù)拿到財(cái)務(wù)部門，財(cái)務(wù)人員在系統(tǒng)里進(jìn)行退費(fèi)處理。該模塊學(xué)工處、學(xué)籍中心、后勤中心均有查詢權(quán)限。

6）助學(xué)金發(fā)放。此模塊由資助中心和財(cái)務(wù)部門共同管理。五年制一貫制和三年制都有國家助學(xué)金和國家免學(xué)費(fèi)發(fā)放，發(fā)放時間、學(xué)生信息、發(fā)放金額都由資助中心提供，數(shù)據(jù)導(dǎo)入后，財(cái)務(wù)人員通過收費(fèi)軟件批量打印發(fā)票。

7）收費(fèi)查詢統(tǒng)計(jì)及數(shù)據(jù)反饋。學(xué)生收費(fèi)查詢統(tǒng)計(jì)模塊有所有學(xué)生的收費(fèi)情況、按項(xiàng)目收費(fèi)統(tǒng)計(jì)、按年級收費(fèi)統(tǒng)計(jì)、按專業(yè)收費(fèi)統(tǒng)計(jì)、按班級收費(fèi)統(tǒng)計(jì)，可以滿足不同的查詢統(tǒng)計(jì)需求，并將各個部門所需要的數(shù)據(jù)及時反饋給職能部門。同時，每種統(tǒng)計(jì)結(jié)果都可以通過EXCEL文件格式導(dǎo)出進(jìn)行二次編輯和打印。

四、系統(tǒng)的技術(shù)特點(diǎn)

（一）良好的數(shù)據(jù)接口

收費(fèi)軟件與系統(tǒng)的連接、本部與分校區(qū)和教學(xué)點(diǎn)的數(shù)據(jù)對接、每個收費(fèi)端口的數(shù)據(jù)共享，各個相關(guān)職能部門的相互協(xié)作，都在此系統(tǒng)中得到充分體現(xiàn)。數(shù)據(jù)的輸入和輸出都可以通過EXCEL文件，方便錄入編輯、查詢和統(tǒng)計(jì)。

（二）完善的權(quán)限控制

此系統(tǒng)一共七大模塊，每個模塊均有不同的權(quán)限，每個部門的用戶通過各自的權(quán)限錄入、查詢、統(tǒng)計(jì)和導(dǎo)出數(shù)據(jù)。系統(tǒng)同時能夠通過權(quán)限控制，嚴(yán)格地限制操作人員，在確保了整個系統(tǒng)安全性的前提下，為財(cái)務(wù)部門帶來最大程度上的便利，提高收費(fèi)效率，降低收費(fèi)失誤率。

五、總結(jié)

在開發(fā)設(shè)計(jì)此收費(fèi)管理系統(tǒng)時，一定要以實(shí)用和滿足管理為目的，根據(jù)學(xué)院自身的收費(fèi)特點(diǎn)，以財(cái)務(wù)人員為主導(dǎo)，引導(dǎo)其他相關(guān)部門人員融入開發(fā)設(shè)計(jì)過程，與設(shè)計(jì)人員密切配合，提高系統(tǒng)管理效率，減少后期的數(shù)據(jù)清理工作量。

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