簡論民辦高校檔案數(shù)字化建設(shè)

【摘要】高校檔案數(shù)字化建設(shè)是高校檔案事業(yè)適應(yīng)時代和社會發(fā)展的需要，是信息技術(shù)快速發(fā)展的結(jié)果。民辦高校各項(xiàng)工作起步較晚，但隨著時間的推移，民辦高校檔案的數(shù)字化也逐漸提上了日程。本文闡述了民辦高校檔案數(shù)字化建設(shè)的內(nèi)涵和必要性，分析了民辦高校檔案數(shù)字化建設(shè)中存在的突出問題，提出了加快民辦高校檔案數(shù)字化建設(shè)的對策。

【關(guān)鍵詞】民辦高校；數(shù)字化建設(shè)；檔案

民辦高校作為高等教育的重要組成部分，其檔案現(xiàn)代化管理工作應(yīng)盡早提上工作日程，其數(shù)字化檔案的加工與建設(shè)應(yīng)順應(yīng)時代的發(fā)展，與紙質(zhì)檔案材料同步進(jìn)行歸檔、加工、保存和利用，以減少大量加工所帶來的資金、人力、設(shè)備方面的短缺，彌補(bǔ)民辦高校辦學(xué)經(jīng)費(fèi)不足的弱點(diǎn)，并能更好的完成檔案的數(shù)字化加工處理工作，達(dá)到高效準(zhǔn)確的目的，從而提高檔案管理工作的水平和效率，節(jié)省檔案存儲空間，緩解庫房緊張的壓力。

一、檔案數(shù)字化建設(shè)的必要性

檔案數(shù)字化是通過科學(xué)技術(shù)手段將紙質(zhì)檔案材料加工成數(shù)字檔案的形式，并能通過局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)等進(jìn)行計(jì)算機(jī)檢索和閱讀，有效提高管理和效率，增強(qiáng)檔案部門的業(yè)務(wù)能力，為檔案內(nèi)部管理和查找利用提供準(zhǔn)確高效的服務(wù)手段和信息。

（一）利于提高經(jīng)濟(jì)效益。從經(jīng)費(fèi)利用的角度來看，人工管理檔案存在辦公費(fèi)用高、管理成本大的缺點(diǎn)，而管理數(shù)字化檔案是管理存儲在各種媒介上的數(shù)字化信息。在檔案保管條件方面節(jié)省了占地空間，節(jié)約了保管費(fèi)用，減少了人員的配備，而檔案查閱方便迅速，在很大程度上也避免了反復(fù)印制資料而造成的紙張和人員的浪費(fèi)，進(jìn)一步提高了經(jīng)濟(jì)效益。

（二）利于提高辦公效率。檔案數(shù)字化管理能夠提高工作效率是被業(yè)界認(rèn)可的。在傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體檔案的管理模式中，檔案管理受到工作時間、地點(diǎn)和環(huán)境的諸多限制，但數(shù)字化檔案管理則可突破這些限制，更方便快捷的完成檔案整理、利用等工作。利用現(xiàn)代化的辦公設(shè)備、軟件和網(wǎng)絡(luò)，立檔單位和檔案管理部門之間可以實(shí)現(xiàn)有效的互通，完成不同介質(zhì)材料之間的復(fù)制和存儲，從而完成檔案的移交和歸檔工作。使用者也可以隨時隨地查閱檔案，極大地提高了辦公效率。

（三）利于保護(hù)檔案原件。將紙制檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化的電子檔案后，通過科學(xué)高效的加密手段，檔案的存儲和使用都更加安全。特別是對歷史悠久的或具有重要?dú)v史保存價(jià)值的檔案材料，數(shù)字化加工處理后減少了對檔案原件的損耗，對其信息具有更好的保護(hù)作用。

二、高校檔案數(shù)字化建設(shè)中存在的問題

（一）檔案數(shù)字化硬件技術(shù)缺乏。經(jīng)過幾十年的發(fā)展，各高校紙質(zhì)檔案的數(shù)量都很大，依靠現(xiàn)有的主要以辦公為主而配備的計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀等設(shè)備，來完成數(shù)量龐大的數(shù)字化加工工作是很難在短期內(nèi)完成的。只有依靠配置高運(yùn)算速度快的計(jì)算機(jī)、高速度自動化的掃描儀、先進(jìn)高效的檔案管理系統(tǒng)軟件、安全穩(wěn)定的存儲設(shè)備等硬件設(shè)備基礎(chǔ)，才有條件完成檔案的數(shù)字化加工工作，但高昂的費(fèi)用給檔案的數(shù)字加工工作帶來難度。

（二）檔案管理人員的工作能力有待提高。許多高校檔案館缺乏既具備檔案專業(yè)理論知識又熟悉計(jì)算機(jī)技術(shù)的雙重知識結(jié)構(gòu)的復(fù)合型人才。傳統(tǒng)的檔案管理人員已不能滿足高校檔案數(shù)字化建設(shè)和高校檔案事業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展的需要。長期從事檔案管理工作的人員有著豐富的檔案專業(yè)理論知識和實(shí)踐工作經(jīng)驗(yàn)，但利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行數(shù)字化處理的能力欠缺。計(jì)算機(jī)專業(yè)管理人員有著較強(qiáng)的數(shù)字化處理能力，但缺乏檔案專業(yè)理論知識和實(shí)踐能力。因此，在保證檔案管理基本業(yè)務(wù)能力的前提下有待進(jìn)一步提高檔案管理人員的數(shù)字化工作水平。

（三）檔案數(shù)字化安全難以得到保障。檔案數(shù)字化是檔案信息化的基礎(chǔ)工作，認(rèn)真安全地落實(shí)檔案數(shù)字化工作也是檔案信息化安全管理工作的基石。但是在建設(shè)過程中會出現(xiàn)因管理不力或技術(shù)方面原因發(fā)生安全漏洞或泄密事件；檔案丟失、損壞、涂改的情況也經(jīng)常發(fā)生。這些情況嚴(yán)重威脅到檔案原件與檔案信息的安全。在檔案數(shù)字化工作中如何保障檔案原件和檔案信息的安全，如何建立數(shù)字化團(tuán)隊(duì)、如何控制檔案數(shù)字化質(zhì)量，使數(shù)字化檔案與實(shí)體檔案的信息保持一致，保證信息從始至終不外泄，就成了檔案數(shù)字化安全工作的核心內(nèi)容。

三、高校檔案數(shù)字化建設(shè)的應(yīng)對策略

（一）加強(qiáng)人才培養(yǎng)，為檔案數(shù)字化建設(shè)提供智力支持。各高校檔案館普遍存在年齡偏大，學(xué)歷偏低，專業(yè)結(jié)構(gòu)不合理，計(jì)算機(jī)操作能力一般，習(xí)慣于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案模式等情況。檔案從業(yè)人員已不能滿足檔案數(shù)字化建設(shè)需要，應(yīng)培養(yǎng)一批既懂檔案業(yè)務(wù)管理，又掌握自動化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)等現(xiàn)代信息技術(shù)復(fù)合型人才。

（二）完善保障機(jī)制，增加經(jīng)費(fèi)投入。檔案事業(yè)是重要的基礎(chǔ)事業(yè)，具有重大的歷史意義。檔案信息化建設(shè)是推進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢，數(shù)字化工作又是實(shí)現(xiàn)檔案信息化的基礎(chǔ)工作。要實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化的快速發(fā)展，投入是關(guān)鍵，要逐步加大館藏檔案數(shù)字化建設(shè)投入，強(qiáng)化檔案數(shù)字化軟硬件設(shè)施建設(shè)，將檔案數(shù)字化經(jīng)費(fèi)納入下一年的財(cái)政預(yù)算，并逐年增加，保證落實(shí)。

（三）高度重視并認(rèn)真做好檔案收集工作。做好檔案收集工作要增強(qiáng)檔案法律意識，堅(jiān)持依法治檔，使檔案管理規(guī)范化、法制化。各級檔案員要更好地發(fā)揮主觀能動性，創(chuàng)造性開展工作，如認(rèn)真編制并執(zhí)行檔案歸檔范圍，積極爭取領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持等。今后，隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)一步的發(fā)展，數(shù)字化的數(shù)據(jù)、信息將滲透到我們生活的各領(lǐng)域，高校數(shù)字化檔案館、虛擬檔案館將會隨之而產(chǎn)生。未來檔案信息已經(jīng)全部變成計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)中的一組數(shù)字，民辦高校應(yīng)趕上時代步伐，盡早將檔案數(shù)字化工作納入工作日程，實(shí)現(xiàn)民辦高校檔案信息化、數(shù)字化，更好地為決策咨詢服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

[1]王運(yùn)鐸，張年瑞.簡論新時期高校檔案數(shù)字化建設(shè)[J].黑龍江史志，2015（9）.

[2]李松.試論高校檔案管理信息化的現(xiàn)狀及對策[J].科技信息，2010（7）.

作者簡介

王春玲，女，1980年2月生，館員，現(xiàn)任黑龍江財(cái)經(jīng)學(xué)院檔案科科長，從事檔案管理工作.

基金項(xiàng)目

黑龍江省教育廳2014年人文社會科學(xué)研究項(xiàng)目“信息化背景下高校檔案館數(shù)字化建設(shè)的模式研究”課題編號12514123