意外上任的“項目經(jīng)理”

Margery Weinstein 胡德良

培訓專員要做的往往不只是設(shè)計培訓方案，促使培訓成功。他們還必須是干練的“項目經(jīng)理”，因為他們要負責監(jiān)督培訓項目的全過程。

一個充滿希望的新型培訓項目，無論在構(gòu)思階段還是規(guī)劃階段，都是非常鼓舞人心的。不過，培訓專員很快就會意識到，這種新項目所帶來的興奮往往也意味著一項令人難以招架的工程就要啟動了。對于大部分培訓人員而言，課程設(shè)計和教學技巧是他們所擅長的，但他們對項目管理往往談不上“擅長”，甚至有些不知所措。然而事實就是這樣——在他們對項目管理尚未理出頭緒時，設(shè)計培訓方案、培訓項目啟動等工作就已經(jīng)擺到面前，于是他們難免感覺有些力不從心。有人把這種出現(xiàn)在培訓人員身上的現(xiàn)象叫做“意外上任的‘項目經(jīng)理”——毫無準備地被推到項目管理的前臺，不得不承擔起自己并不擅長的項目管理責任，這也成為絕大多數(shù)培訓專員不得不面對的困境。

當然，一些企業(yè)在對這種挑戰(zhàn)有了越來越清晰的認識之后，也在想方設(shè)法為培訓專員提供幫助和支持，以保證剛剛制訂的培訓計劃不會被凌亂的項目管理所動搖。

培訓人員與項目管理的不解之緣

在全美互惠保險公司，較大的部門中都有專門的經(jīng)理來監(jiān)督培訓計劃項目的部署，因此培訓專員可以專心地進行教學設(shè)計和課程安排。然而，小的業(yè)務(wù)部門的培訓人員可能必須親自擔負起項目管理的任務(wù)。

全美互惠保險公司商業(yè)培訓顧問處的克里斯汀·馬西亞諾說：“較大的部門中擁有專門的培訓人員、課程開發(fā)人員和實際操作人員，這些部門能夠幫助培訓經(jīng)理擔負起項目管理的任務(wù)。在這種情況下，培訓經(jīng)理就起到了項目管理的作用?！彼f，“與較大部門相比，那些較小部門的培訓人員所面臨的挑戰(zhàn)是嚴峻的，但他們也是有所收獲的——正是較小的單位才能為培訓人員提供項目管理的最佳機會。他們不僅要去主動發(fā)現(xiàn)培訓需要，完成細致的規(guī)劃，還要拿出一個成功的商業(yè)文案呈獻給管理人員。這樣，我們才能夠有目的地承擔起一個培訓項目。所以說，自我發(fā)展的機會總是有的，而且真的是無處不在。”

威科集團全球人才培訓部副總裁凱蒂·麥克斯波倫指出，項目管理與最大規(guī)模的培訓項目通常是密不可分的?！安还艹跏嫉囊笫沁M行需求評估、制定培訓戰(zhàn)略/人才戰(zhàn)略、制訂培訓計劃、設(shè)置培訓課程、實施培訓支持，還是進行績效咨詢，對于確定范圍、規(guī)劃工作、找準方法、兌現(xiàn)承諾和達到管理期望來說，項目管理都是最基本的能力?！?/p>

高管培訓師羅斯·塔特爾博士曾經(jīng)擔任輝瑞公司和通用電氣公司的學習與發(fā)展部執(zhí)行官。他認為，對培訓的部署很容易快速地擴展成為特大型項目。“我在輝瑞公司工作的時候，公司開發(fā)出一門發(fā)展課程，主要來解決至關(guān)重要的領(lǐng)導績效問題，課程的成效最終由執(zhí)行總裁進行鑒定。這門課程后來發(fā)展成為一個延續(xù)多年、涉及范圍廣泛、系統(tǒng)的人才發(fā)展戰(zhàn)略計劃，這一人才發(fā)展戰(zhàn)略計劃也成為支持公司未來績效的優(yōu)勢所在。”據(jù)塔特爾博士介紹，管理這個項目的培訓人員所需要的不僅僅是對培訓工作和教學設(shè)計的理解，還需要能夠面對一系列項目管理方面的挑戰(zhàn)，其中包括要做出項目的長期預算?！懊磕甓夹枰龀鲰椖款A算和制訂項目計劃，以確保能夠?qū)崿F(xiàn)長期的戰(zhàn)略目標。許多培訓人員在執(zhí)行這個計劃的各個環(huán)節(jié)中起到了重要的作用。最終，解決職能部門發(fā)展或個人發(fā)展問題的長期人才發(fā)展戰(zhàn)略也為培訓人員提供了許多機會，每個機會都成為‘分配給培訓人員的小型工程?！?/p>

項目管理陷阱，要么規(guī)避，要么超越

職責范圍“蔓延”對于培訓人員來說是一項關(guān)鍵的挑戰(zhàn)，如果在項目管理上還沒有經(jīng)驗，可能就會深受其累。為此，馬西亞諾建議，在項目章程中就要對項目進行詳細的規(guī)劃。“有時候，項目經(jīng)理試圖進行靈活的管理，于是就會接受項目之外的附加任務(wù)?？赶氯蝿?wù)時，他們通常沒有考慮到完成附加任務(wù)可能需要更多的時間、金錢、人力等資源，這時，職責范圍蔓延的現(xiàn)象就已經(jīng)發(fā)生了。”

正是由于這個原因，全美互惠保險公司啟用了適用于項目管理的一系列模板。這讓馬西亞諾頗感欣慰：“這一招的確有效，因為這些模板工具能夠幫助項目經(jīng)理跟利益相關(guān)方和團隊隊友進行溝通，而且還能夠?qū)藴驶芾砑舆M來，明確各個部門和團隊的職責，大家各司其職。在我們公司，雖然人員內(nèi)部流動頻繁，但在流動形式上卻具有一致性，這一點是令人欣慰的。”

為了避免培訓項目管理不力現(xiàn)象，全美互惠保險公司為培訓人員出資，使他們能夠完成項目管理方面的繼續(xù)教育。提到對培訓人員提供項目管理教育的資助，馬西亞諾說：“幾乎對于公司的每個人來說，操作程序都應(yīng)該是標準化的。我們每個人在任何時候都有可能會成為‘意外上任的項目經(jīng)理，所以我們有必要提前做好準備。此外，由于項目管理一直都在我們身邊，所以我們每個人都應(yīng)該熟知管理過程?；卮鹣铝袉栴}可能會對我們大家都有幫助，那就是‘我們?yōu)槭裁匆@樣做以及‘有沒有更好的辦法來處理這件事情。如果我們每個人都清楚各環(huán)節(jié)的管理過程，那么我們就能夠使公司發(fā)展得更快，經(jīng)營效率更高。顯而易見，這種做法對于公司來說也是值得的?！?/p>

Discover金融服務(wù)公司學習與發(fā)展團隊稱，在他們公司，項目管理是所有培訓人員課程中的標準組成部分?！盀榱顺晒Φ乇O(jiān)督培訓班的培訓部署，要求培訓人員都要具備項目管理技能。例如，一個新開設(shè)的培訓班需要有一名培訓人員來安排課程時間表和提供課堂支持。針對培訓的進度和成效，培訓人員還必須不斷地跟內(nèi)部業(yè)務(wù)合作單位進行溝通。此外，我們的培訓機構(gòu)內(nèi)部也存在一些需要培訓人員拿出管理技能和專業(yè)知識的項目。例如，公司必須有一組培訓人員負責監(jiān)督公司培訓標準的創(chuàng)建和調(diào)整?！?/p>

當然，加盟該公司學習與發(fā)展部的培訓人員都要通過嚴格的培訓，包括職業(yè)技術(shù)、技能培訓和領(lǐng)導力開發(fā)課程學習。一旦培訓人員在基本崗位職能（包括提供便利、推動效益和業(yè)務(wù)合作關(guān)系等）方面獲得成功，他們就有資格負責公司的人才發(fā)展計劃。這個計劃是為了開發(fā)培訓師的項目管理技能而專門制訂的，通過團體和個人項目任務(wù)來實現(xiàn)。該計劃的參與者接受額外的能力開發(fā)，同意承擔正常職責范圍之外的工作。在項目經(jīng)理的指導和帶領(lǐng)下，這些人的職業(yè)技能得到提高，其中包括項目管理和領(lǐng)導技巧的提高。一旦培訓人員展示出高水平執(zhí)行任務(wù)的能力，他們也有資格晉升為高級培訓專家。而一旦被提升為高級培訓專家，其年度工作目標中自然就會包括項目管理的內(nèi)容了，而頂尖的培訓專家又會進一步推動內(nèi)部培訓項目的發(fā)展。

Discover公司的培訓組織是按照促進角色專業(yè)化的方式來構(gòu)建的，每一個培訓項目都需要一些情況分析、戰(zhàn)略部署和設(shè)計工作，然后再利用各種有力措施展開工作。例如，他們有一個學習戰(zhàn)略小組，負責監(jiān)督培訓計劃的安排，小組成員專門從事分析和部署工作。導師負責在制訂培訓計劃時提供反饋和見解，但并不負責培訓部署和培訓計劃的制訂。

已具備的培訓技能亦可獲得轉(zhuǎn)化

Discover公司會確保培訓專員在一開始就擁有項目管理的技能，因此他們已經(jīng)具備了承擔項目經(jīng)理職責的各項素質(zhì)。當然，Discover公司學習與發(fā)展團隊在最初招聘時，就致力于尋找組織能力和規(guī)劃能力突出的人，因為這樣的人才有可能在未來的工作中展示出更優(yōu)秀的項目管理能力。

Ascent管理咨詢公司創(chuàng)始人及顧問凱文·赫林認為，培訓管理部署的另外一個關(guān)鍵之處，是要使自己詳細地了解培訓所支持的業(yè)務(wù)領(lǐng)域?！斑@意味著業(yè)務(wù)素養(yǎng)、開發(fā)建議、令人信服的報價能力、合同簽訂、數(shù)據(jù)收集、情況分析、質(zhì)量保證、客戶管理、項目管理以及其他一些技能都是必不可少的?！?/p>

對于“意外上任的項目經(jīng)理”來說，盡管繼續(xù)教育和培訓支持是至關(guān)重要的，但是要知道，培訓人員自身必須具備諸多其他有助于使項目成功的技能，這一點至關(guān)重要。凱文·赫林說：“成功的培訓人員所具備的技能很容易轉(zhuǎn)化成開發(fā)培訓計劃所需要的技能，他們只需要調(diào)整一下計劃所適用的范圍即可?！?/p>

在線培訓市場企業(yè)OpenSesame公司的共同創(chuàng)始人約書亞·布蘭克說，“為了確定如何構(gòu)建一門課程，許多培訓人員開始時就有一系列的最終目標。這一原則通常被稱為‘逆向規(guī)劃，也可以應(yīng)用于培訓計劃的制訂。不同之處在于范圍上存在差異，培訓計劃要考慮到一門課程以外的目標，要確定一個理想員工需要知道什么、能夠做什么”。

在培訓人員意外承擔了項目經(jīng)理的職責之后，通常較易被忽略的一個環(huán)節(jié)是投資回報率（ROI）問題，這是許多公司已經(jīng)在跟蹤調(diào)查的問題，并將其作為培訓成功與否的一個評價環(huán)節(jié)。布蘭克說：“當培訓人員對領(lǐng)導寄予期望時，利用高層領(lǐng)導容易理解的語言是很重要的，需要重點說明培訓計劃會如何給公司和公司的收益帶來影響。培訓人員不要僅僅寫下目標，而是應(yīng)該創(chuàng)建可以衡量的目標——那些跟員工留任率、員工滿意度、年度考核等相關(guān)的、具體可見的目標。” 責編/張曉莉

文章來源于美國《Training》雜志，由美國《Training》雜志中國唯一合作伙伴Leadin Group獨家供稿