淺談基層事業(yè)單位有效的員工溝通

朱小艷

摘 要 “溝通”是協(xié)調(diào)人際關(guān)系、提高工作效率的重要手段。對個人而言，有效溝通是一種工作能力；對組織而言，它代表著這個組織的精神，是組織的生命線。許多管理得好的企業(yè)，都十分重視溝通的作用，因為溝通能給企業(yè)帶來極大的效益。例如，IBM公司通過Round Table、Speak Up、“門戶開放”政策、“溝通十戒”制度等一系列手段，建立了眾多“藍色溝通渠道”，保障了信息交流的暢通無阻。

關(guān)鍵詞 基層事業(yè)單位 員工溝通 有效

事業(yè)單位是我國整個組織機構(gòu)系統(tǒng)中一個重要組成部分，是國民經(jīng)濟和社會發(fā)展中不可缺少的力量，它參與社會事務(wù)管理、履行管理和服務(wù)職能。當前，事業(yè)單位分類改革正在逐步推進，在此過程中做好有效的員工溝通將直接影響到改革的進程，可謂至關(guān)重要。對事業(yè)單位而言，“溝通”的實質(zhì)就是我黨一直強調(diào)的“群眾路線”?！叭罕娐肪€”是我黨的根本工作路線，是黨事業(yè)發(fā)展成功的根本保證。毛澤東、周恩來、鄧小平等老一輩無產(chǎn)階級革命家無不都是走“群眾路線”的“溝通高手”，從2013年開始的黨的群眾路線教育實踐活動，正是以習近平總書記為核心的黨中央走“群眾路線”的生動體現(xiàn)。

由于歷史的原因以及管理者自身觀念的因素，目前一些基層的事業(yè)單位在執(zhí)行“群眾路線”或者說在溝通管理上出現(xiàn)了不少問題，這些問題阻礙了其部門的職能發(fā)揮，也影響了其部門的形象建設(shè)，甚至阻礙了機構(gòu)改革的步伐。這些問題主要表現(xiàn)在以下三個方面：

第一，有效溝通意識不強。事業(yè)單位是政府領(lǐng)導下的部門，或多或少行使著政府職能。因此，部分管理者認為只有他人來求我，我又何必主動與他人溝通。“面南而坐，以我為中心”的衙門作風還在影響著這些部門領(lǐng)導，長官意志、搞“一言堂”的現(xiàn)象也時有發(fā)生。管理者不主動也不積極地與被管理者溝通，被管理者不想也不愿意與管理者溝通，缺乏主動溝通的意識。在有些部門，即使推行了溝通，但也存在著保守型溝通的弊端，管理者往往以領(lǐng)導者自居，很少以平等對話、坦誠相見的方式進行溝通，被管理者則以應(yīng)付差事、敷衍了事的態(tài)度，不愿敞開心扉進行深層次的溝通，害怕言多必失，似乎要用“不溝通”的方式保護自己。

第二，溝通內(nèi)容范圍狹窄?；鶎拥暮芏嗍聵I(yè)單位每年都會與上級主管部門簽訂目標責任狀，然后與本單位內(nèi)設(shè)部門簽訂目標分解責任狀，各級管理者更多地關(guān)心其部門目標管理任務(wù)的完成情況，而對一些事關(guān)事業(yè)發(fā)展、凝心聚力的大事談之甚少或只字不提。例如，一項決策是否具有科學性、內(nèi)部管理制度是否具有合法性、事業(yè)發(fā)展是否具有前瞻性、部門形象是否具有代表性等一些重大問題缺乏縱向和橫向的有效溝通。而對其他一些問題，如職工的滿意度、職工職業(yè)前途等通常都不是管理者關(guān)心的溝通內(nèi)容。

第三，缺乏對有效反饋的研究。在基層事業(yè)單位內(nèi)部，上下級的關(guān)系潛藏著影響力、決策權(quán)的不平衡，往往造成只有單向的下行反饋，而缺少雙向反饋，或由于競爭、低信任度等因素的影響，造成反饋障礙。基層事業(yè)單位與企業(yè)、機關(guān)和其他社會組織之間，由于多種復雜因素，反饋的信息在一定程度上存在扭曲、失真現(xiàn)象。例如，某基層事業(yè)單位要推選一名當年度的優(yōu)秀黨員，單位集中全體黨員后發(fā)放測評推薦表，讓大家現(xiàn)場“打‘√”，結(jié)果得票最多的是單位書記，得票數(shù)列第二的是一名全年病休在家的領(lǐng)導，最后單位把這個優(yōu)秀名額給了得票數(shù)列第三的職工。推優(yōu)工作看似很規(guī)范、很民主、很順利地完成了，然而，面對為何會出現(xiàn)這種令人費解的測評反饋結(jié)果，管理者卻沒有再作深層次的認真研究。

針對上述問題，我們在基層事業(yè)單位管理中應(yīng)有意識、有針對性地加強溝通管理，特別是在事業(yè)單位改革時期，要通過有效溝通凝聚人心，努力營造和諧的工作環(huán)境和高效的管理氛圍。

首先，要把握好兩條原則：一是盡早溝通原則。盡早溝通是發(fā)現(xiàn)問題以及解決問題的前提。溝通要有前瞻性，定期或不定期溝通，不僅容易發(fā)現(xiàn)當前存在的問題，許多潛在的問題也能暴露出來。在工作中出現(xiàn)一些小問題并不可怕，可怕的是問題沒被發(fā)現(xiàn)，溝通得越晚，暴露得越遲，帶來的損失越大。二是主動溝通原則。主動溝通說到底是對溝通的一種態(tài)度。主動溝通不僅能建立緊密的聯(lián)系，更能表明你的重視和誠意，會使溝通的另一方服你的滿意度大大提高，在基層事業(yè)單位建設(shè)中，領(lǐng)導干部和職工都應(yīng)以積極的心態(tài)主動溝通，有效改善干群關(guān)系，加深上下級之間、部門與部門之間以及職工與職工之間的感情，提高工作績效，提高職工對組織的認同感和滿意度，加快組織目標的實現(xiàn)。

其次，我們可以從以下幾方面入手加以改善：一是建立、完善溝通管理制度。針對基層事業(yè)單位工作特點，制定一套溝通管理制度，如思想?yún)R報制度、工作例會制度、定期談話制度、職工投訴建議制度、職工滿意度調(diào)查等，使溝通管理步入制度化、經(jīng)?；?、規(guī)范化的軌道。在進行溝通之前，信息發(fā)送者必須對其想要傳遞的信息有詳盡的準備，做好溝通計劃，統(tǒng)籌安排。二是保證雙向溝通。基層事業(yè)單位應(yīng)根據(jù)組織結(jié)構(gòu)形式及個體特點選擇適宜的溝通通道、場所、方式，積極開展下行溝通、上行溝通和平行溝通?；ヂ?lián)網(wǎng)時代為實現(xiàn)溝通提供了前所未有的廣闊平臺，很多事業(yè)單位在傳統(tǒng)溝通方式如座談會、交流會、意見箱等基礎(chǔ)上，紛紛開通QQ、電子郵箱、官方微博、微信、服務(wù)投訴熱線等公眾交流平臺，利用網(wǎng)絡(luò)給職工及社會各界提供大量的訪問入口，人們可以打破時間、空間、層級等限制隨時隨地實施溝通。在運用電子、網(wǎng)絡(luò)科技平臺的同時，另一種傳統(tǒng)的溝通形式要加以重視，那就是豐富多彩的社團活動。非正式的臨時舉辦的娛樂活動不僅可以陶冶職工情操，而且可以為非計劃性的上行溝通提供絕好的機會。這些自發(fā)的信息交流比絕大多數(shù)正式溝通都能更好地反映真實情況，如利用各種節(jié)慶日、紀念日舉辦聯(lián)歡會、運動會等活動，上行溝通雖不是其主要目的，但卻是它們產(chǎn)生的寶貴的“副產(chǎn)品”。三是重視面對面溝通。在事業(yè)單位改革時期，對職工來說意味著外部環(huán)境的動蕩和不確定，內(nèi)心充滿了畏懼和擔憂。自身的工作會受到威脅嗎？需要學習新技能嗎？熟悉的工作群體需要解散嗎？經(jīng)濟收入、養(yǎng)老待遇會變低嗎？等等。而這些信息通常都是非常規(guī)的而且是模棱兩可的。管理者坦誠、開放、面對面地溝通可以最大程度地傳遞信息，讓職工從上級而不是從小道消息那里了解到改革對自己有什么影響，減少模棱兩可的信息，讓面對面交流在傳遞言語意義的同時傳遞細膩的情感，讓職工覺得領(lǐng)導者能理解自己的需要，同他們同呼吸共患難，滿足員工在情感上的需求。四是把溝通作為一個持續(xù)的過程。溝通應(yīng)該是不間斷的，尤其在事業(yè)單位機構(gòu)改革時間。當職工需要信息卻得不到它們時，則會通過非正式渠道尋求它們，即使這些渠道提供的都是一些缺乏根據(jù)的小道消息。如果管理者致力于保持信息溝通的持續(xù)性，職工會更體諒偶然出現(xiàn)的失誤或缺欠。

溝通是管理中最為重要的部分，有效溝通是任何管理藝術(shù)的精髓。美國著名未來學家奈斯比特指出，“未來競爭是管理的競爭，競爭的焦點在于每個社會組織內(nèi)部成員之間及其與外部組織的有效溝通上?！被鶎邮聵I(yè)單位作為服務(wù)于社會經(jīng)濟發(fā)展的重要職能部門，只有不斷探索有效溝通的管理方法，隨時隨地創(chuàng)造平等對話的機會，營造知識共享、信息共享的環(huán)境，建立讓人們充分表達思想與智慧的文化氛圍，才能實現(xiàn)組織與員工的共鳴、和諧、聯(lián)合。大力提高履職有效性是時代提出的迫切要求，勢在必行。

（作者單位為江陰市標準化研究所）

參考文獻

[1] 斯蒂芬·P·羅賓期（美）.組織行為學[M].