不動(dòng)產(chǎn)登記檔案信息資源管理模式探討

呂芳

一、不動(dòng)產(chǎn)登記檔案信息資源概念

不動(dòng)產(chǎn)登記是指不動(dòng)產(chǎn)登記機(jī)構(gòu)依法將不動(dòng)產(chǎn)權(quán)利歸屬和其他法定事項(xiàng)記載于不動(dòng)產(chǎn)登記簿的行為，不動(dòng)產(chǎn)包括土地、海域以及房屋、林木等定著物。不動(dòng)產(chǎn)登記檔案是不動(dòng)產(chǎn)登記部門在不動(dòng)產(chǎn)權(quán)屬調(diào)查、登記、轉(zhuǎn)移、變更等工作中形成的真實(shí)記錄。不動(dòng)產(chǎn)登記檔案、不動(dòng)產(chǎn)登記簿及在不動(dòng)產(chǎn)登記行為中產(chǎn)生的相關(guān)資料，構(gòu)成了不動(dòng)產(chǎn)登記檔案信息資源的基本組成部分。

完整、準(zhǔn)確、安全的不動(dòng)產(chǎn)登記檔案信息資源是審查和確定產(chǎn)權(quán)、保障所有權(quán)人合法權(quán)益的重要依據(jù)，是進(jìn)行城市規(guī)劃和建設(shè)必不可少的基礎(chǔ)材料，是反映城市房屋和土地現(xiàn)狀的縮影，也是衡量一個(gè)城市管理和房地產(chǎn)管理水平的重要標(biāo)志之一，在國(guó)土資源保護(hù)、地籍調(diào)查、住房保障、法院訴訟、國(guó)家稅收、戶籍管理、個(gè)人信用管理等領(lǐng)域發(fā)揮重要作用。

二、不動(dòng)產(chǎn)登記檔案信息資源特點(diǎn)

（一）專業(yè)憑證性

不動(dòng)產(chǎn)登記檔案記載了不動(dòng)產(chǎn)產(chǎn)權(quán)的歸屬和沿革，反映了不動(dòng)產(chǎn)的權(quán)利狀況，專業(yè)性要求高。如房屋面積的丈量、土地界限的認(rèn)定、房地產(chǎn)平面圖的測(cè)繪等，都必須由具有專業(yè)資質(zhì)的部門出具報(bào)告。不動(dòng)產(chǎn)權(quán)屬狀況的記錄和管理都是唯一能夠合法證明權(quán)利人與房屋土地之間權(quán)利關(guān)系的原始憑證，為實(shí)施產(chǎn)權(quán)管理和產(chǎn)權(quán)保障提供可靠的法律依據(jù)。

（二）復(fù)雜多樣性

一是構(gòu)成復(fù)雜多樣，由土地、房屋、草原、林地、海域等五大方面構(gòu)成，涵蓋了不動(dòng)產(chǎn)登記的所有形式。二是形式復(fù)雜多樣，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案與現(xiàn)代電子檔案相結(jié)合，原始檔案資料以紙質(zhì)為主，現(xiàn)代電子檔案以圖像文件為主。三是信息復(fù)雜多樣，空間地理信息與屬性綜合信息相融合，既含有與地理分布有關(guān)的數(shù)據(jù)，也包括權(quán)利屬性、自然狀況等基本信息。

（三）動(dòng)態(tài)連續(xù)性

不動(dòng)產(chǎn)登記中的房屋土地登記與老百姓日常生活息息相關(guān)，現(xiàn)代社會(huì)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的高度發(fā)展，也促進(jìn)了房地產(chǎn)市場(chǎng)的交易劇增。從土地的劃撥、流轉(zhuǎn)，房屋的買賣、過(guò)戶、繼承，甚至是房屋的司法拍賣，一宗土地、一處房產(chǎn)的來(lái)龍去脈全部體現(xiàn)在不動(dòng)產(chǎn)登記檔案中，自始至終反映房屋產(chǎn)權(quán)的真實(shí)情況。在房地產(chǎn)市場(chǎng)中，產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)移在頻繁中更替，甚至存在一次買賣的過(guò)戶辦理尚未完成而下一次的買賣轉(zhuǎn)移已促成的現(xiàn)象。因此，具有動(dòng)態(tài)常規(guī)性和連續(xù)必然性。

（四）流通增量性

不動(dòng)產(chǎn)登記檔案信息，通過(guò)房地產(chǎn)市場(chǎng)交易的流通，不斷擴(kuò)大不動(dòng)產(chǎn)登記信息的使用范圍，促進(jìn)區(qū)域間房地產(chǎn)市場(chǎng)的發(fā)展與壯大，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。不動(dòng)產(chǎn)交易的頻繁，決定了不動(dòng)產(chǎn)登記業(yè)務(wù)量不斷增加，從而導(dǎo)致不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的不斷擴(kuò)容。永久保存的不動(dòng)產(chǎn)登記檔案，必然要求高質(zhì)量的保存條件。

以上特點(diǎn)決定了不動(dòng)產(chǎn)登記檔案信息資源管理模式要有利于保障不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的專業(yè)性，全面管理復(fù)雜多樣的不動(dòng)產(chǎn)登記檔案，管理模式要適應(yīng)于其動(dòng)態(tài)連續(xù)性，保障不斷增長(zhǎng)的不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的保存和管理。

三、不動(dòng)產(chǎn)登記檔案信息資源管理模式

2015年3月1日《不動(dòng)產(chǎn)登記暫行條例》正式實(shí)行，不動(dòng)產(chǎn)統(tǒng)一登記工作在全國(guó)全面鋪開?！段餀?quán)法》規(guī)定，不動(dòng)產(chǎn)登記簿是物權(quán)歸屬和內(nèi)容的根據(jù)。《不動(dòng)產(chǎn)登記暫行條例》規(guī)定，不動(dòng)產(chǎn)登記簿由不動(dòng)產(chǎn)登記機(jī)構(gòu)永久保存。不動(dòng)產(chǎn)登記簿損毀、滅失的，不動(dòng)產(chǎn)登記機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)依據(jù)原有登記資料予以重建。由此可見，不動(dòng)產(chǎn)登記檔案是不動(dòng)產(chǎn)登記工作的原始依據(jù)，是不動(dòng)產(chǎn)登記工作開展的基礎(chǔ)和基石，其重要性不言而喻。因此，不動(dòng)產(chǎn)登記檔案信息資源管理模式的確定和建立至關(guān)重要。

不動(dòng)產(chǎn)登記檔案基本由兩種介質(zhì)構(gòu)成，電子檔案和紙質(zhì)檔案，因此，不動(dòng)產(chǎn)登記檔案信息資源管理模式涵蓋虛擬管理與物理管理兩個(gè)方面。

（一）不動(dòng)產(chǎn)檔案信息資源虛擬管理模式

虛擬管理是相對(duì)于物理管理模式而言的，是對(duì)不動(dòng)產(chǎn)檔案信息資源中電子檔案信息資源的管理，必須符合“四統(tǒng)一”中對(duì)信息平臺(tái)建設(shè)的要求，即應(yīng)建立不動(dòng)產(chǎn)登記信息管理基礎(chǔ)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)不動(dòng)產(chǎn)審批、交易和登記信息在有關(guān)部門間依法依規(guī)互通共享，消除“信息孤島”；推動(dòng)建立不動(dòng)產(chǎn)登記信息依法公開查詢系統(tǒng)，保證不動(dòng)產(chǎn)交易安全，保護(hù)群眾合法權(quán)益。

不動(dòng)產(chǎn)登記信息管理基礎(chǔ)平臺(tái)應(yīng)當(dāng)匯集管理行政區(qū)劃內(nèi)的各類不動(dòng)產(chǎn)檔案信息數(shù)據(jù)資源，成為不動(dòng)產(chǎn)登記檔案數(shù)據(jù)中心，建立統(tǒng)一的不動(dòng)產(chǎn)登記信息查詢系統(tǒng)，并按管理層次和登記類別設(shè)置查詢權(quán)限，統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)對(duì)內(nèi)、對(duì)外查詢服務(wù)，維護(hù)交易安全，保障個(gè)人隱私，確保信息數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、完整和安全。

（二）不動(dòng)產(chǎn)檔案信息資源物理管理模式

即不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的實(shí)體管理，主要指紙質(zhì)檔案、權(quán)籍圖冊(cè)的管理。筆者認(rèn)為，就目前全國(guó)各省市不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理的現(xiàn)狀而言，館藏檔案、管理水平、庫(kù)房條件、發(fā)展規(guī)模、人員管理狀況不一，面對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理問(wèn)題，要因地制宜，采取不同的管理模式，符合檔案管理的基本原則：統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理，維護(hù)檔案的完整與安全，便于社會(huì)各方面利用。不動(dòng)產(chǎn)登記檔案專業(yè)性程度較高，按照統(tǒng)一管理的程度不同，可劃分為高度集中式、相對(duì)集中式兩種模式。

1.高度集中式

即實(shí)行不動(dòng)產(chǎn)登記檔案統(tǒng)一、集中管理，應(yīng)建設(shè)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案館庫(kù)，統(tǒng)一存儲(chǔ)各類不動(dòng)產(chǎn)登記實(shí)體檔案，確保檔案保管條件符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)本行政區(qū)劃內(nèi)土地、房屋等不動(dòng)產(chǎn)登記結(jié)果和原始資料進(jìn)行集中存放與保管。

高度集中式管理模式的優(yōu)點(diǎn)是能夠集中保管不動(dòng)產(chǎn)登記檔案，有利于不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的完整與安全，但其同時(shí)要求建設(shè)高標(biāo)準(zhǔn)的檔案庫(kù)房，以滿足不斷增長(zhǎng)的不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的存放，而不同地區(qū)的不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的增速和增量不同，難以預(yù)計(jì)。以無(wú)錫為例，目前無(wú)錫房地產(chǎn)檔案館藏房產(chǎn)檔案約為240萬(wàn)卷，庫(kù)房面積約為1500平方米，密集架總?cè)萘考s為1600立方米，日益增長(zhǎng)的房產(chǎn)檔案數(shù)量造成不小的庫(kù)房建設(shè)壓力。一方面是不斷地豐富館藏，另一方面要不斷地優(yōu)化館藏。如果采用高度集中式管理模式，在不動(dòng)產(chǎn)登記檔案庫(kù)房管理制度的基礎(chǔ)上，需要科學(xué)合理建設(shè)庫(kù)房甚至新建庫(kù)房，相關(guān)方案的制定、審批、動(dòng)工建設(shè)等手續(xù)需要一定的周期性，相關(guān)資金、人員也要及時(shí)到位。

2.相對(duì)集中式

即按照不動(dòng)產(chǎn)類型對(duì)不動(dòng)產(chǎn)登記檔案進(jìn)行相對(duì)集中保管，其中房屋等建筑物、構(gòu)筑物和森林、林木等定著物應(yīng)當(dāng)與相應(yīng)土地、海域登記檔案相關(guān)聯(lián)，可通過(guò)二維碼、物聯(lián)網(wǎng)等現(xiàn)代信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)。

相對(duì)集中式的管理模式，可在現(xiàn)有庫(kù)房管理?xiàng)l件基礎(chǔ)上進(jìn)行不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理，不需要大規(guī)模的人財(cái)物調(diào)動(dòng)，可以在不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理的實(shí)踐中逐漸摸索管理模式的適用性。缺點(diǎn)是庫(kù)房管理存在局限性，僅就某一類型的不動(dòng)產(chǎn)登記檔案進(jìn)行管理，分散的庫(kù)房存在一定的安全隱患，在登記機(jī)構(gòu)統(tǒng)一的前提下，分別存放保管的不動(dòng)產(chǎn)登記檔案易出紕漏，甚至造成檔案資料遺漏、遺失。

無(wú)論是高度集中式還是相對(duì)集中式，都應(yīng)當(dāng)執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、一體化、實(shí)用化和科學(xué)化原則，建設(shè)符合標(biāo)準(zhǔn)的現(xiàn)代庫(kù)房，建立高效、安全的管理模式，達(dá)到管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化。具體來(lái)說(shuō)，一是建立不動(dòng)產(chǎn)登記檔案各項(xiàng)管理制度，包括歸檔、鑒定與銷毀、庫(kù)房管理等，規(guī)范不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理；二是采用先進(jìn)的現(xiàn)代信息技術(shù)管理不動(dòng)產(chǎn)登記檔案，逐步實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理，由檔案管理向信息管理轉(zhuǎn)變，由數(shù)據(jù)管理向知識(shí)管理轉(zhuǎn)變；三是提高管理人員素質(zhì)，完善工作人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)，全面掌握檔案專業(yè)知識(shí)、不動(dòng)產(chǎn)登記業(yè)務(wù)知識(shí)及現(xiàn)代信息技術(shù)。

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陳品祿/責(zé)任編輯